Pengendalian Operasi BAB IV

Begitu jadwal dibuat, pengendalian operasi menuntut manajer untuk memantau kinerja dengan membandingkan hasil dengan rencana dan jadwal terinci. Jika jadwal atau standar mutu tidak tercapai, manajer mengambil tindakan korektif.

Tindak lanjut—pengecekan untuk memastikan bahwa keputusan yang diambil telah dilaksanakan—adalah satu sisi penting dari pengendalian operasi. pengendalian operasi Proses pengawasan kinerja produksi dengan cara membandingkan hasil yang dicapai dengan rencana yang dibuat

Pengendalian operasi memuat dua proses yang memastikan bahwa jadwal dan tujuan produksi memang terpenuhi: Manajemen material: Baik perusahaan jasa maupun perusahaan yang memproduksi barang sama-sama menggunakan material.

Proses manajemen material tidak hanya mengendalikan, melainkan juga merencanakan dan mengatur aliran material. Manajemen material bisa berfokus pada rancangan produk dengan menekankan standardisasi—penggunaan komponen standar dan seragam.

Berbagai alat membantu manajer dalam mengendalikan operasi: Pelatihan pekerja: Kepuasan pelanggan berhubungan erat dengan karyawan yang menyediakan jasa. Hal ini terutama berlaku dalam sistem jasa, yang para karyawannya merupakan penghasil produk sekaligus tenaga penjual.

Lean (kurus) system dirancang untuk membuat arus produksi yang mulus dengan cara mencegah terjadinya inefisiensi, menghilangkan persediaan yang tidak perlu, dan terus memperbaiki proses produksi.

Perencanaan kebutuhan material (MRP) berusaha memberikan jumlah bahan yang tepat pada saat dan tempat yang tepat. MRP menggunakan rancangan material—“resep” yang merincikan bahan-bahan yang diperlukan, urutan kombinasi, dan jumlah yang dibutuhkan untuk membuat sejumlah produk.

Pengendalian mutu adalah manajemen proses operasi yang menjamin barang atau jasa yang diproduksi memenuhi standar mutu tertentu.

Pada tahun 2002, R. R. Donnelley <www. rrdonnelley Pada tahun 2002, R.R. Donnelley <www.rrdonnelley.com>, perusahaan pembuat buku terbesar di AS, mengubah filosofi operasinya. Alih-alih mencetak 50.000 atau 100.000 eksemplar buku dan memberlakukan harga berdasarkan prinsip “sedolar per buku,” perusahaan memutuskan untuk mengikuti permintaan pelanggan—toko buku selalu mengeluhkan terlalu banyak stok, atau tidak ada stok sama sekali. Di pabriknya yang terletak di Roanoke, VA, Donnelley sekarang menerapkan prinsip “mencetak berdasarkan permintaan”: Berkat teknologi baru dan metode yang lebih efisien, percetakan mampu mencetak 50 eksemplar untuk beberapa judul buku, dan jutaan eksemplar untuk buku lainnya. Produktivitas pun meningkat 20% dalam dua tahun.

Operations Control Pengendalian Persediaan Just-in-Time (JIT) Kondisi Terbaik JIT Keuanggulan JIT Karakteristik JIT 1. Dekat dengan suppliers 2. Kualitas Tinggi atas materials yg dibeli dari suppliers 3. Penerimaan dan pengelolaan dari perusahaan atsa materials yg telah dibeli 4. Strong management commitment

Operations Control Pengendalian Pemeliharaan Pure-preventive maintenance policy Pure-breakdown (repair) policy Pengendalian Biaya Urutan 1. Standarisasi rencana pembiayaan 2. Pengukuran biaya yang digunakan 3. Pembandingan item 1 dan 2 4. Mereduksi biaya atas perencanaan yang rasional

Operations Control Perencanaan Anggaran Potensi Turunnya anggaran 1. Pengeluaran ekspenditure yang signifikan 2. Peningkatan budget tanpa informasi 3. Pemaksaan pembiayaan tanpa informasi Hubungan SDM dengen anggaran Mengurangi permasalahan hubungan SDM

Operations Control Analisa Ratio 1. Liquidity ratios 2. Leverage ratios 3. Activity ratios 4. Profitability ratios Using Ratios to Control Organizations Evaluasi keseluruhan secara kontinue Membandingkan nilai dengan rerata industri lain Incorporate trend analysis Pengendalian Material persediaan Material Penerimaan, pengiriman dan pemisahan pengenInventory and Shop-Floor Control

Operations Control

Pendekatan Umum Perbaikan Berkesinambungan (Annex ISO-9004 : 2000) Melaksanakan proyek-proyek terobosan : Merevisi dan memperbaiki proses yang ada saat ini Meng-implementasikan proses baru Dilakukan “tim lintas fungsional” Melakukan langkah-langkah kecil : Perbaikan proses Dilakukan pada proses yang ada oleh masing-masing pelaku proses

Proyek-Proyek Terobosan (Breakthrough Projects) Menerapkan perancangan ulang proses Tingkat perbaikan bisa mencapai 50% - 1000% Prinsip umum meliputi antara lain : Mengurangi pekerjaan tangan (manual) Mengurangi langkah proses Menyusun proses secara paralel daripada berurutan Melibatkan personil kunci lebih awal untuk mencegah kesalahan

Langkah Penting Perbaikan Proses Suatu Sistem 1.Menetapkan proses Mengumpulkan informasi tentang proses Mendokumentasikan proses Membuat diagram alir 2. Menganalisis proses Kondisi proses Kondisi setiap langkah proses (sub proses) Peluang perbaikan 3. Perancangan ulang proses Menggunakan hasil analisis Mendokumentasikan perbaikan (pengurangan waktu, biaya, waste, turnover pegawai, kecelakaan dan bahaya, peningkatan mutu, kondisikerja, provit dan kepuasan pelanggan)

Perangkat Perbaikan Mutu Seven Tools 1. Check sheet 2. Flowchart 3. Scatter diagram 4. Histogram 5. Pareto Analysis 6. Control chart 7. Course and effect diagram

Persyaratan Pokok Untuk Perbaikan Mutu Melatih karyawan mengenai metoda Statistical Process Control (SPC) Menerapkan SPC sebagai basis operasi harian Membangun tim kerja dan mendorong keterlibatan karyawan Menggunakan perangkat pemecahan masalah dalam tim kerja Membangun rasa memiliki terhadap operator dalam proses

Beberapa Metoda Perbaikan Mutu 1. Siklus PDCA / PDSA Deming SIKLUS DEMING (PDSA) RINCIAN KEGIATAN Mempelajari proses Menganalisis masalah/penyebab Menyusun rencana perbaikan Mencoba rencana perbaikan Mengukur kinerja Mengevaluasi hasil Merevisi rencana jika tidak berhasil Men-standarisasi jika berhasil PLAN DO STUDY ACT

PERANCANGAN (ULANG) PROSES 2. Model Six Sigma : DMAIC KEGIATAN PERBAIKAN PROSES PERANCANGAN (ULANG) PROSES DEFINE - Identifikasi masalah - Tetapkan tujuab perbaikan - Pemetaan proses - Identifikasi masalah khusus - Identifikasi peningkatan persyaratan pelanggan MEASURE - Mengukur kinerja proses saat ini ANALIZE - Analisis kinerja proses - Membuat hipotesis penyebab masalah - Verifikasi akar masalah - Identifikasi praktek-praktek terbaik - Evaluasi rancangan proses saat ini - Identifikasi peluang perancangan ulang IMPROVE - Menyusun alternatif solusi penghilangan akar masalah - Menguji solusi - Standarisasi hasil uji solusi - Merancang proses baru - Uji coba rancangan baru - Standarisasi proses sesuai hasil uji coba rancangan baru CONTROL - Mengukur kinerja proses sesuai kondisi perbaikan - Lakukan tindakan koreksi jika ada ketidak sesuaian - Mengukur kinerja proses baru - Melakukan evaluasi terhadap kinerja proses baru

3. Benchmarking Mencari praktek-praktek terbaik Ada beberapa jenis : Internal Competitive Functional Generic Langkah-langkah benchmarking : Memilih subyek Memilih perusahaan pembanding Mengumpulkan informasi eksternal Analisis data dan menerapkan perbaikan Evaluasi peningkatan kinerja