BAB II MANAJEMEN PROYEK DAN TEKNOLOGI INFORMASI Oleh : Andri Wijaya, S.Pd., S.Psi., M.T.I. Program Studi Sistem Informasi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Global Informatika Multi Data Palembang

TUJUAN PEMBELAJARAN Menjelaskan sudut pandang sistem manajemen proyek dan bagaimana menerapkan untuk proyek-proyek teknologi informasi. Memahami organisasi, termasuk empat kerangka, struktur organisasi, dan budaya organisasi. Menjelaskan mengapa pihak manajemen dan komitmen manajemen puncak sangat penting untuk keberhasilan sebuah proyek.

TUJUAN PEMBELAJARAN Memahami konsep fase proyek dan siklus hidup proyek dan membedakan antara pembangunan proyek dan pengembangan produk. Mendiskusikan atribut dan sifat unik beragam proyek teknologi informasi

Proyek tidak dapat dijalankan secara terpisah Proyek harus beroperasi dalam lingkungan organisasi yang luas. Manajer proyek perlu menggunakan sistem berpikir: Mengambil pandangan menyeluruh dari proyek dan memahami bagaimana berhubungan dengan organisasi yang lebih besar. Manajer senior harus memastikan proyek-proyek terus mendukung kebutuhan bisnis saat ini.

SUDUT PANDANG SISTEM MANPRO Istilah pendekatan sistem muncul di tahun 1950-an untuk menggambarkan pendekatan holistik dan analitis untuk memecahkan masalah kompleks. Tiga bagian meliputi : Sistem filsafat: memandang segala hal sebagai sistem, merupakan interaksi komponen yang bekerja dalam lingkungan untuk memenuhi maksud tertentu. Sistem analisis: pendekatan pemecahan masalah. Sistem manajemen: mempertimbangkan isu bisnis, teknologi, dan masalah-masalah organisasi sebelum melakukan perubahan sistem.

THREE SPHERE MODEL FOR SYSTEMS MANAGEMENT

MEMAHAMI ORGANISASI Kerangka Struktur : Fokus pada peran dan tanggung jawab, koordinasi, dan pengendalian. Struktur organisasi membantu mendefinisikan kerangka ini. Kerangka Sumber Daya Manusia: Fokus dalam menjaga keserasian antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan orang. Kerangka Politik : Menganggap organisasi adalah koalisi terdiri dari individu bervariasi dan kelompok kepentingan. Konflik dan kekuasaan adalah isu utama. Kerangka Simbolis : Fokus pada simbol dan makna yang berkaitan dengan peristiwa. Kebudayaan adalah penting.

ORGANISASI FOKUS PADA KERANGKA STRUKTURAL Kebanyakan orang memahami struktur organisasi. Banyak manajer baru mencoba untuk mengubah struktur organisasi ketika perubahan lain yang justru diperlukan. Tiga organisasi struktur dasar : Fungsional: manajer fungsional melaporkan kepada CEO. Proyek: manajer program melaporkan kepada CEO. Matrix: posisi tengah antara fungsional dan struktur proyek; personil sering melaporkan dua atau lebih atasan, struktur bisa menjadi matriks lemah, seimbang, atau kuat.

FUNGSIONAL, PROYEK, DAN STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS

ORGANISASI FUNGSIONAL

ORGANISASI PROYEK

ORGANISASI FUNGSIONAL DAN PROYEK

ORGANISASI MATRIKS LEMAH

ORGANISASI MATRIKS SEIMBANG

ORGANISASI MATRIKS KUAT

PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI PADA PROYEK Karakteristik Proyek Tipe Organisasi Fungsional Matriks Lemah Matriks Seimbang Matriks Kuat Proyek Otoritas Tak Ada ke Rendah Terbatas Rendah ke Sedang Sedang ke Tinggi Tinggi ke Penuh % Personil Organisasi yang Penuh Waktu di Proyek - 0 - 25 % 15% - 60% 50 % - 95% 85 % - 100% Peran Manajer Proyek Tidak Penuh Waktu Penuh Waktu Sebutan Manajer Proyek Koordinator / Pimpinan Proyek Manajer Proyek Manajer Proyek/ Program Staf Administrasi

KERANGKA STRUKTUR ORGANISASI Organisasi berbasis proyek Sebagian besar operasinya dikelola secara proyek Organisasi yang menerima penghasilan karena mengerjakan proyek untuk organisasi lain Organisasi yang mengadopsi pengelolaan secara proyek bagi sebagian besar operasi internalnya Organisasi yang tidak berbasis proyek Jarang melaksanakan proyek, sehingga manajemen proyek tidak mudah

BUDAYA ORGANISASI Budaya organisasi adalah seperangkat asumsi bersama, nilai-nilai dan perilaku yang menjadi ciri fungsi dari organisasi. Banyak ahli percaya penyebab masalah di banyak perusahaan tidak struktur atau staf, tetapi budaya

10 KARAKTERISTIK BUDAYA ORGANISASI Identitas anggota * Penekanan berkelompok * Orang-orang fokus Unit integrasi * Kontrol Risiko toleransi * Kriteria reward * Toleransi konflik * Orientasi awal-akhir * Fokus sistem terbuka * * Pekerjaan proyek paling sukses dalam budaya organisasi di mana karakteristik ini sangat lazim dan karakteristik lain seimbang.

MANAJEMEN STAKEHOLDER Proyek manajer harus mengambil waktu untuk mengidentifikasi, memahami, dan mengelola hubungan dengan semua stakeholder proyek. Menggunakan empat kerangka organisasi dapat membantu untuk memenuhi kebutuhan stakeholder dan harapan. Eksekutif senior dan manajemen puncak sangat penting bagi stakeholder.

ANALISIS STAKEHOLDER Analisis stakeholder adalah dokumen penting mengenai informasi tentang stakeholder (bahkan kadang merupakan informasi yang sensitif), misalnya tentang: Nama dan organisasi stakeholder Peran stakeholder dalam proyek Fakta-fakta unik mengenai setiap stakeholder Tingkat pengaruh stakeholder pada proyek Ketertarikan stakeholder pada proyek Saran-saran untuk membina hubungan dengan setiap stakeholder

ANALISIS STAKEHOLDER Nama Stakeholder Ahmed Susan Erik Mark David Organisasi Internal Senior Management Tim Proyek Vendor perangkat keras Manajer proyek untuk proyek internal yang lain Peran dlm proyek Sponsor proyek dan salah satu pendiri perusahaan Ahli DNA Sequencing Programmer senior Supplier utk bbrp instrument perangkat keras Saingan dalam hal memperoleh sumber daya dari perusahaan Fakta-fakta unik Pendiam, banyak kemauan, suka pada detail, fokus pada bisnis, lulusan Stanford (MBA) Ph.D dalam biologi, mudah bekerja sama, mempunyai anak kecil usia balita Sangat pandai, programmer yang terbaik yang saya tahu, mempunyai rasa humor yang aneh Pimpinan pendiri perusahaan, dia tahu bahwa dia bisa kaya jika proyek ini berhasil Pria yang baik, salah satu yang tertua dalam perusahaan, mempunyai tiga anak yang sedang kuliah

ANALISIS STAKEHOLDER Nama Stakeholder Ahmed Susan Erik Mark David Tingkat ketertarikan pada proyek Sangat tinggi Tinggi Rendah hingga medium Tingkat pengaruh pada proyek Sangat tinggi; dapat membatalkan proyek Ahli dalam hal yang sangat penting dalam proyek; sangat berpengaruh pada kesuksesan proyek Tinggi; sangat sulit mencari penggantinya Rendah; banyak vendor lain yang bisa dipakai Saran untuk membina hubungan Selalu beri informasi, biarkan dia memimpin pembicaraan, kerjakan sesuai apa katanya dan cepat Pastikan dia melihat spesifikasinya dan pastikan dia yang memimpin tes; dia bisa mengerjakan tugasnya dari rumah Buat dia senang sehingga tetap mau bekerja dalam proyek; pastikan ada banyak makanan Meksiko Beri cukup waktu untuk mengirim perangkat keras Dia tahu proyeknya adalah saingan dari proyek ini, namun saya bisa belajar banyak dari dia

PENTINGNYA KOMITMEN MANAJEMEN PUNCAK Beberapa studi menyebutkan komitmen manajemen puncak sebagai salah satu faktor kunci yang terkait dengan keberhasilan proyek. Manajemen puncak dapat membantu manajer proyek : Keamanan sumber daya yang memadai. Dapatkan persetujuan untuk kebutuhan proyek unik pada waktu yang tepat. Menerima kerjasama dari orang-orang di seluruh organisasi. Mempelajari bagaimana menjadi pemimpin yang lebih baik.

KOMITMEN ORGANISASI UNTUK TI Jika organisasi memiliki sikap negatif terhadap TI, akan sulit untuk proyek TI untuk berhasil. Memiliki Chief Information Officer (CIO) pada tingkat tinggi dalam organisasi membantu proyek- proyek TI. Menempatkan orang-orang non-TI untuk proyek- proyek TI juga mendorong komitmen yang lebih.

KEBUTUHAN STANDAR ORGANISASI Standar dan pedoman membantu manajer proyek menjadi lebih efektif. Manajemen senior dapat mendorong : Penggunaan bentuk standar dan perangkat lunak untuk manajemen proyek. Pengembangan dan penggunaan pedoman untuk menulis rencana proyek atau memberikan informasi status. Pembentukan kantor manajemen proyek atau pusat keunggulan.

TAHAPAN PROYEK DAN SIKLUS HIDUP PROYEK Siklus hidup proyek adalah kumpulan dari tahapan proyek yang mendefinisikan : Pekerjaan apa yang akan dilakukan dalam setiap fase. Apa dan kapan pencapaian yang akan diperoleh. Siapa yang terlibat dalam setiap tahapan. Bagaimana manajemen akan mengendalikan dan meningkatkan kerja yang dihasilkan dalam setiap fase. Sebuah pencapaian adalah produk atau jasa yang dihasilkan atau diberikan sebagai bagian dari proyek.

TAHAPAN PROYEK Pada tahap awal siklus hidup proyek: Kebutuhan sumber daya biasanya terendah. Tingkat ketidakpastian (risiko) adalah tertinggi. Stakeholder proyek memiliki kesempatan terbesar untuk mempengaruhi proyek. Pada tahap tengah siklus hidup proyek : Kepastian untuk menyelesaikan peningkatan proyek. Sumber daya lebih banyak diperlukan. Pada tahap akhir dari sebuah siklus hidup proyek: Fokusnya adalah untuk memastikan bahwa kebutuhan proyek dipenuhi. Sponsor menyetujui penyelesaian proyek.

SIKLUS HIDUP PROYEK (TRADISIONAL)

SIKLUS HIDUP PROYEK (UMUM) KONSEP IMPLEMENTASI MENGAKHIRI (CLOSE OUT) PENGEMBANGAN KELAYAKAN PROYEK ( FOKUS PADA PERENCANAAN ) AKUISISI PROYEK ( FOKUS PADA PENYERAHAN HASIL KERJA )

PENTINGNYA TAHAPAN DAN REVIEW MANAJEMEN PROYEK Sebuah proyek harus berhasil melewati setiap tahapan proyek untuk melanjutkan ke berikutnya. Ulasan Manajemen, juga disebut fase keluar atau menghilangkan poin, harus terjadi setelah setiap tahap dapat mengevaluasi kemajuan proyek, kemungkinan keberhasilan, dan kompatibilitas dilanjutkan dengan tujuan organisasi.

KONTEKS PROYEK TI Proyek TI bisa sangat beragam dalam hal ukuran, kompleksitas, produk yang dihasilkan, aplikasi wilayah, dan kebutuhan sumber daya. Anggota tim proyek TI sering kali memiliki berbagai latar belakang dan keterampilan. Proyek IT menggunakan beragam teknologi yang berubah dengan cepat. Bahkan dalam satu bidang teknologi, orang harus sangat khusus.

RINGKASAN BAB Manajer proyek perlu mengambil pendekatan sistem ketika bekerja pada proyek-proyek. Organisasi memiliki empat frame yang berbeda: struktural, sumber daya manusia, politik, dan simbolis. Struktur dan budaya organisasi memiliki implikasi yang kuat bagi manajer proyek. Proyek harus berhasil melewati setiap tahapan siklus hidup proyek. Manajer proyek perlu mempertimbangkan beberapa faktor karena konteks yang unik dari proyek teknologi informasi.