Oleh Untung Widodo, SE, MM PERENCANAAN Oleh Untung Widodo, SE, MM

Definisi PERENCANAAN Pemilihan sekumpulan kegiatan, dan Pemutusan selanjutnya : Apa yg harus dilakukan Kapan dan di mana Bagaimana Oleh siapa

HIRARKI RENCANA ORGANISASI MISI MAKSUD TUJUAN SASARAN RENCANA STRATEGIS RENCANA-RENCANA OPERASIONAL Untuk kegiatan-kegiatan yang berulang Untuk kegiatan-kegiatan yang tidak diulang RENCANA SEKALI-PAKAI RENCANA TETAP KEBIJAKSANAAN PRO-GRAM PROSEDUR & METODA STANDAR ANGGARAN PROYEK PERATURAN

TAHAP PERENCANAAN T U J A N Tahap 2 Tahap 4 Tahap 1 Tahap 3 Menetapkan Tujuan Tahap 2 Merumuskan Keadaan Sekarang Tahap 3 Mengidentifikasikan Kemudahan & Hambatan Tahap 4 Mengem-bangkan Serangkaian Kegiatan

PROSES PENYUSUNAN PERENCANAAN STRATEGIK Nilai-nilai manajemen Tanggungjawab sosial perusahaan 1. Perumusan dan penetapan misi dan tujuan umum 2. Profil perusahaan, identifikasi tujuan dan strategi sekarang 3. Analisa lingkungan eksternal (mikro & makro) 4. Analisa internal perusahaan: kekuatan & kelemahan organisasi. 5. Identifikasi kesempatan & ancaman strategis 6. Pembuatan keputusan strategik: Mengembangkan alternatif-alternatif Mengevaluasi alternatif-alternatif Memilih alternatif Umpan balik Umpan balik 7. Tujuan-tujuan jangka panjang Strategi Umum Tujuan atau sasaran tahunan Strategi Operasional 8. Implementasi strategi 9. Peninjauan kembali & evaluasi

Dasar pengklasifikasian rencana-rencana Bidang fungsional Rencana produksi, pemasaran, keuangan, personalia, dsb. Tingkatan organisasional Keseluruhan organisasi / satuan-satuan kerja organisasi Karakteristik-karakteristik (sifat) rencana Faktor-faktor : kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif & kualitatif. Waktu Jangka pendek, jangka menengah, jangka panjang Unsur-unsur rencana Anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan, dsb

Alasan perlunya perencanaan Perencanaan dilakukan untuk : Mencapai “protective benefits” dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan. Mencapai “positif benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

Manfaat Perencanaan Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan. Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas. Membantu penempatan tanggungjawab lebih tepat. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi. Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian organisasi. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti. Menghemat waktu, usaha dan dana.

Kelemahan Perencanaan Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata. Perencanaan cenderung menunda kegiatan. Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi. Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi. Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.

HAMBATAN-HAMBATAN PERENCANAAN EFEKTIF INTERNAL PARA PERENCANA Manajer tidak bersedia dan tidak mampu untuk melakukan kegiatan-kegiatan perencanaan. Alasan : Kurang pengetahuan tentang lingkungan. Kurang pengetahuan tentang organisasi Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang. Biaya Takut gagal Kurang percaya diri Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternaitf.

HAMBATAN-HAMBATAN PERENCANAAN EFEKTIF DILUAR PERENCANA Keengganan umum para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana-rencana karena perubahan-perubahan yang ditimbulkannya. Alasan : Bertentangan dengan kepentingannya. Membatasi kebebasan karyawan untuk mengambil kegiatan kerja yang disukai. Meningkatkan beban kerja karyawan dan terutama tidak sebanding dengan peningkatan balas jasa yang diterima.

CARA MENGATASI HAMBATAN PERENCANAN EFEKTIF HAMBATAN INTERNAL PERENCANA Penciptaan sistem organisasi yang memudahkan penetapan tujuan dan perencanaan. Memberikan berbagai bentuk bantuan secara individual. HAMBATAN DILUAR PERENCANA Melibatkan karyawan dalam proses perencanaan. Mengembangkan pola perencanaan dan implementasi yang efektif. Memberikan lebih banyak informasi tentang rencana-rencana dan segala konsekuensinya. Bersikap hati-hati terhadap dampak perubahan yang diusulkan para anggota organisasi dan meminimumkan gangguan-gangguan yang tidak perlu.

Kriteria Penilaian Efektivitas Suatu Rencana Ketepatan Waktu Kegunaan Efektivitas biaya Fleksibel Stabil Kontinyu Sederhana Waktu Usaha Aliran emosional Efektivitas perencanan Evaluasi : Jelas, ringkas, nyata, akurat. Akuntabilitas Ketepatan dan obyektivitas ASPEK: tanggungjawab Pelaksanaan implementasi Ruang lingkup PRINSIP : Comprehensiveness, Unity, Konsistensi

TERIMAKASIH SEMOGA BERMANFAAT