http://www.mercubuana.ac.id THE ANALYSIS AND DESIGN OF WORK/JOB MATERI KULIAH MSDM (PERTEMUAN KE- V) THE ANALYSIS AND DESIGN OF WORK/JOB Tujuan instruksional khusus (TIK), setelah mempelajari bab ini, anda diharapkan mampu untuk : 1. Menganalisa suatu proses alur kerja, mengidentifikasi output dan aktivitas- aktivitas dan input-input dalam memproduksi atau menghasilkan suatu produk atau jasa. 2. Memahami pentingnya nalisa pekerjaan dalam manajemen strategik dan SDM. 3. Memilih teknik analisa pekerjaan yang tepat untu beragam aktivitas- aktivitas SDM 4. Mengidentifikasi tugas-tugas yang harus dijalankan dan keterampilan yang diperlukan pada pekerjaan yang diberikan. 5. Memahami pendekatan-pendekatan berbeda terhadap disain pekerjaan. 6. Memahami trade-offs dari beragam pendekatan terhadap disain pekerjaan. The analysis and design of work/job INTRODUCTION Implementation strategi dibagian SDM: adalah proses menemukan/merencanakan struktur dan pengalokasian sumberdaya untuk menjalankan strategi yang dipilih perusahaan. Ada 5 komponen penting dalam proses implementasi strategi (tipe informasi, struktur organisasi, task design, reward system, dan seleksi hingga pengembangan), 3 diantaranya langsung terkait dengan fungsi MSDM, dan satu dari tiga tersebut yang akan dibahas dalam bab ini, yaitu “the task or job.” (The way a firm competes can have a profound impact on the ways jobs are designed and how they are linked via organizational structure. The fit between the company’s structure and environment can have a major impact on the firm’s competitive success. If a company wants to compete via a low cost strategy, it need to maximise efficiency. If a company wants to compete via innovation, it need to maximize flexibility, its mean by aggregating work into larger, holistic pieces that are executed by teams of higher- wage, higher skilled worker. Thus, it should be clear from the outset of this chapter that there is no “one best way” to design jobs and structure organization. The organization needs to create a fit between its environment, competitive strategy, and philosophy on the one hand with its jobs and organizatioal design on the other.) Job analysis has focused on analyzing existing jobs to gather information for other human resource management practices such as selection, training, performance appraisal, and compensations. It has had a passive, information-gathering orientation. (Job analysis adalah proses untuk mendapatkan informasi terperinci mengenai pekerjaan-pekerjaan(Jobs)). Hal : 1 Job design has focused on redesigning existing jobs to make them more efficient or more motivating to jobholders. (a more pro-active orientation toward changing the job.

http://www.mercubuana.ac.id Human Resources Konsep ini berguna untuk TQM karena menyediakan alat untuk manager memahami semua tugas-tugas wajib untuk menghasilkan produk berkualitas tinggi dan juga keterampilan-keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut. WORK FLOW ANALYSIS : Developing a Work-Unit Activity Analysis Proses arus kerja ini dicontohkan di figure 1. bagian/seksi ini merepresentasikan pendekatan untuk analisa proses pekerjaan di satu departemen sebagai cara/alat untuk memeriksa pekerjaan dalam konteks suatu organisasi. Figure 1. Developing a Work Unit Activity Analysis Work Inputs Raw Inputs What material’s, data, and information are needed? Equipment What special equipment, and systems are needed? Work Processes Activity What tasks are required in the production of the output? Work Outputs Output What product, information or service is provided? How is the output measured? Human Resources What knowledge, skills, and abilities are needed by those performing the tasks? Setiap unit kerja apakah suatu departemen, tim atau individu menghasilkan output tertentu: barang atau jasa. Setelah diketahui apa output dari unit kerja, maka perlu menetapkan standar kuantitas dan kualitas dari output. Terkait dengan Departemen MSDM, perlu menganalisa apa yang dibutuhkan pihak-pihak yang dilayani dalam perusahaan sesuai fungsi MSDM. Manajer SDM harus benar-benar memahami apa yang harus disediakan untuk perusahaan yang memungkinkan organisasi focus dalam menghasilkan output berkualitas tinggi. Analyzing Work Processes Hal : 3

http://www.mercubuana.ac.id  The Functional Structure cenderung lebih fleksibel dan inovatif. Struktur divisional paling sesuai untuk organisasi yang menghadapi lingkungan bisnis yang tidak stabil dan sulit diramalkan, dimana sulit untuk mengantisipasi permintaan sumberdaya, dan koordinasi antara pekerjaan tidak selalu konsisten setiap waktu. Tipe ini cocok untuk mendukung organisasi yang bersaing atas diferensiasi atau inovasi karena fleksibel, responsiveness adalah inti untuk membuat strategi ini berfungsi/bekerja. Dua dimensi paling kritis dari struktur organisasi adalah sentralisasi dan departementasi. Dimensi-dimensi struktur ORGANIZATIONAL STRUCTURE provides a cross sectional overview of the static relationships between individuals and units that create outputs CENTRALIZATION, degree to which decision-making autority resides at the top of the organizational chart. DEPARTEMENTALIZATION, degree to which work units are grouped based on fucntional similarity or similarity of work flow. ORGANIZATION STRUCTURE :  The Functional Structure  Division Structure : Product Structure  Divisional Structure : Geographic Structure Struktur dan sifat pekerjaanDivisional Structure : Client Structure Tipe struktur organisasi mempunyai implikasi-implikasi dalam mendesain pekerjaan. Pekerjaan-pekerjaan di struktur fungsional perlu dibatasi (sempit) dan sangat terspesialisasi, orang-orang cenderung untuk bekerja sendiri. Pekerja-pekerja di struktur ini (meskipun posisi sebagai manajer menengah) cenderung sedikit wewenangnya dalam membuat keputusan-keputusan atau tanggung jawab untuk berkoordinasi antara yang satu dengan yang lain. Pekerjaan-pekerjaan di struktur divisional perlu lebih luas, dan orang-orang bekerja dalam tim yang cenderung mempunyai wewenang mengambil keputusan lebih besar. Job Analysis Analisa pekerjaan adalah proses mendapatkan informasi rinci mengenai pekerjaan. Organisasi yang ingin sukses harus mempunyai informasi rinci mengenai persyaratan- persyaratan pekerjaan (melalui analisa pekerjaan) dan informasi tersebut harus menjamin bahwa ada kecocokan antara persyaratan-persyaratan kerja dengan kemampuan atau bakat  seseorang (melalui seleksi). JOB ANALYSIS refers to the process of the getting detailed information about jobs Hal : 5