SOSIALISASI Penerapan Sistem Manajemen Mutu Berbasis ISO 9001:2000 Guna Terwujudnya Layanan Prima di UPT Perpustakaan Universitas Jember Presentasi Sosialisasi Kamis, 10 Juli 2008 Di Ruang Pertemuan UPT Perpustakaan UNEJ Disampaikan oleh: Eri Supriadi Kepala UPT Perpustakaan UNEJ

Latar Belakang UNDANG-UNDANG NO Latar Belakang UNDANG-UNDANG NO. 43 TAHUN 2007 TENTANG PERPUSTAKAAN terdiri dari 15 bab dan 54 pasal BAB V Pasal 14 Layanan perpustakaan dilakukan secara prima dan berorientasi bagi kepentingan pemustaka.

Visi Sebagai Perpustakaan modern dengan layanan prima yang mampu menunjang tujuan Universitas Jember dan dapat memenuhi kebutuhan informasi masyarakat

Misi Menyelenggarakan pembinaan dan pengembangan ketersediaan bahan pustaka dan informasi ilmiah sesuai dengan kebutuhan pengguna secara berkelanjutan; Meningkatkan kualitas dan sistem manajemen layanan perpustakaan secara profesional dengan memanfaatkan teknologi informasi; Membina dan mengembangkan jaringan kerjasama dengan pusat-pusat informasi dan lembaga terkait dalam dan luar negeri

Apa ISO 9001:2000 ISO (International Organization for Standarization) adalah suatu organisasi swasta yang berpusat di Geneva Swiss Standard sistem mutu untuk ISO 9001 adalah Requirement, jadi yang dinilai adalah proses untuk mencapai dan menjaga mutu untuk kepuasan pengguna

Lanjutan……… Dokumentasi ISO Pedoman Mutu Catatan Mutu : arsip dan penyimpanan. KPI ( Key Performance Indicator) : kegiatan, target, cara ukur. Struktur Organisasi Job Description : gambaran tugas Prosedur Kerja : alur kerja utama dan antar unit. Instruksi Kerja (IK) : urutan kegiatan Formulir : pelengkap IK

Mengapa ISO 9001:2000 Kegiatan, cara, pencapaian sasaran, dan evaluasi tergambar jelas sehingga karyawan dapat melakukan pekerjaan dengan pasti. Pengembangan layanan yang berbasis kebutuhan dan kepuasan pengguna ( Layanan Prima) terjaga karena evaluasi saran dan tindakan perbaikan selalu dilakukan. Pustakawan merasa dihargai sama dengan profesi lain ( dosen, peneliti, TI, akuntan, dsb) karena selalu dimonitor kegiatannya.

Lanjutan………………… Proses temuan audit dan verifikasinya membuat pustakawan dan staf “dewasa” , kreatif, dan berhati-hati dalam melakukan kegiatan sehingga mutu terjamin. Dokumentasi dan pengarsipan terjaga karena semuanya tercatat di Catatan Mutu dengan akses yang mudah. Pustakawan dan staf semakin mahir memanfaatkan sarana ICT karena semua dokumentasi dan proses sudah dimasukkan ke sistem informasi.

KUNCI SUKSES PENERAPAN LAYANAN PRIMA BERBASIS ISO Karyawan dan pimpinan patuh untuk menjalankan dan memegang komitmen dalam menjalankan Layanan Prima berbasis ISO. Konsisten terhadap janji/pekerjaan yang dilakukan. Senantiasa menggunakan data untuk mengambil keputusan. Memegang teguh dan menerapkan budaya mutu

Hambatan Keengganan untuk berubah mengikuti sistem yang memerlukan kecermatan dalam bertindak. Keengganan untuk mempelajari hal baru. Kurangnya pengertian dan komunikasi di dalam melakukan Layanan Prima berbasis ISO . Karyawan merasa terbebani dengan penerapan standard kualitas bertaraf internasional (ISO). Karyawan terganggu dengan rutinitas audit karena mereka telah sibuk dengan tugasnya. Karyawan yang belum mandiri merasa terbebani dengan pelaksanan Layanan Prima.

PENUTUP Layanan Prima berbasis ISO 9001:2000 penting diterapkan pada operasional perpustakaan karena kita menghasilkan produk layanan, mengembangkan kompetensi, komitmen pustakawan dan staf ke arah profesionalisme. Tata kerja yang rapi dapat menaikkan mutu layanan prima dan memudahkan pustakawan dan staf di dalam melakukan tugas.

Lanjutan… Layanan Prima adalah layanan yang dilakukan dengan hati, yaitu empati terhadap pengguna, rekan kerja, dan pimpinan. Oleh sebab itu Pengembangan moral dan spiritual harus dilakukan sejalan dengan kegiatan operasional. Kepala Perpustakaan harus memastikan bahwa Information Awareness bagi karyawan perpustakaan harus selalu terjaga.

TERIMA KASIH