Penyelenggaraan SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL DAN JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL Muhammad Rustam Kepala Bidang Pengolahan Data Sistem Informasi Kearsipan ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Bogor, 25 Maret 2014

TREND LAYANAN KEARSIPAN Deskripsi arsip lebih rinci dan lengkap serta dilakukan hingga tingkat ITEM ARSIP Pengguna akan lebih cepat dan tepat dalam mencari dan memilih arsip sesuai kebutuhannya. Deskripsi hanya pada tingkat suatu agregasi, misalnya seri/berkas arsip dan dengan elemen data terbatas. Deskripsi sampai pada tingkat individual, yakni item arsip dan dengan Elemen data lebih lengkap/banyak.

Relasi/konteks cenderung hanya Relasi/konteks jamak dan TREND LAYANAN KEARSIPAN 2) “Penggabungan” pangkalan data di antara pengelola arsip/lembaga kearsipan Pengguna akan lebih dapat menemukan relasi suatu arsip dengan arsip lainnya secara lebih luas dan ini berarti konteks arsip dapat “terbaca” secara lebih tepat dan lengkap/luas yang pada akhirnya menjadikan arsip menjadi lebih kaya “isi”nya. Relasi/konteks cenderung hanya tunggal-vertikal, terbatas pada lembaga pencipta, pengelola, dan kurun waktu tertentu. Relasi/konteks jamak dan lebih luas lingkupnya.

TREND LAYANAN KEARSIPAN 3) Layanan dilakukan secara ELEKTRONIK-ONLINE Pengguna akan lebih mudah, tepat, cepat, dan murah dalam menggunakan arsip. Pengguna Pencipta Arsip/Lembaga Kearsipan Pengguna Pengguna dapat mencari, membaca, memesan, membayar, dan menerima arsip secara online (Internet). Pengguna harus datang langsung ke layanan onsite serta mencari dan membaca arsip secara manual.

TREND LAYANAN KEARSIPAN A2A Access to Archives (www.a2a.org.uk) SCAN Scottish Archives Network (www.scan.org.uk) NAD National Archival Database (www.nad.ra.se) Archives Canada Canadian Archival Information Network (www.archivescanada.ca)

PENGGUNA INTERNET INDONESIA Sumber: http://www.apjii.or.id/v2/index.php/read/page/halaman-data/9/statistik.html#

PENGGUNA INTERNET INDONESIA Sumber: http://m.news.viva.co.id/news/read/396221

PENGGUNA INTERNET INDONESIA Sumber: http://inkvibe.com/2013/01/pertumbuhan-jumlah-pengguna-internet-dan-pengaruhnya-ke-marketing/

SISTEM PE-NGELOLAAN ARSIP DINAMIS/STATIS SIKN DAN JIKN SISTEM PE-NGELOLAAN ARSIP DINAMIS/STATIS APLIKASI SIKN WEBSITE JIKN Modul Penghimpun Data Manual Pangkalan Data Simpul/Pusat JIKN PENGGUNA Aplikasi SIKD/SIKS Ekspor Data Aplikasi Lain Pembuatan Daftar Arsip Penghimpunan & Sinkronisasi Data Pengelolaan Data Layanan Informasi

TIMELINE IMPLEMENTASI SIKN dan JIKN Launching JIKN (Kepres No. 105/2004) 22 Januari 2007 Pengesahan UU No. 43/2009 tentang Kearsipan 23 Oktober 2009 Penandatangan MoU dan PKS PT. Telkom – ANRI 21 Mei 2012 Pengembangan Sistem Juli 2013 Launching SIKN dan JIKN Semester II 2014

PERSIAPAN TEKNIS OLEH SIMPUL JARINGAN Simpul jaringan akan menggunakan aplikasi SIKN untuk menghimpun data/informasi kearsipan yang dimiliki. Untuk itu, simpul jaringan harus mempersiapkan sumber daya yang dibutuhkan, yaitu: Aplikasi SIKN; Infrastruktur perangkat keras dan perangkat lainnya; Koneksi Internet Tempat penyimpanan arsip online; Sumber Daya Manusia (SDM).

PERSIAPAN TEKNIS OLEH SIMPUL JARINGAN APLIKASI SIKN Aplikasi berbasis Internet; Diperlukan koneksi Internet berkecepatan tinggi (broadband); Aplikasi dapat dipergunakan oleh simpul jaringan setelah mendapat persetujuan dari Administrator di Pusat Jaringan Nasional (ANRI).

PERSIAPAN TEKNIS OLEH SIMPUL JARINGAN Infrastruktur perangkat keras dan perangkat lainnya Perangkat komputer yang secara khusus digunakan untuk: input data/informasi kearsipan, validasi data, dan kontrol status akses publik terhadap informasi kearsipan. Jumlah perangkat komputer ditentukan berdasarkan kondisi dan kebutuhan. 2. Perangkat pemindai (scanner) untuk melakukan digitasi atau pembuatan kopi digital arsip kertas yang akan diinput ke dalam aplikasi SIKN.

PERSIAPAN TEKNIS OLEH SIMPUL JARINGAN Koneksi Internet Simpul jaringan berhak menentukan provider telekomunikasi yang digunakan untuk melakukan koneksi Internet berkecepatan tinggi/broadband ke TelkomCloud. Biaya koneksi Internet menjadi tanggungan masing-masing simpul jaringan.

PERSIAPAN TEKNIS OLEH SIMPUL JARINGAN Tempat Penyimpanan Arsip Online Penyelenggaraan SIKN dan JIKN memanfaatkan teknologi Cloud Computing PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. (TelkomCloud), atas pertimbangan efisiensi dan efektivitas : penggunaan dan pemeliharaan aplikasi, pengadaaan dan pemeliharaan infrastruktur jaringan, perangkat keras dan perangkat lunak, pengadaaan dan pemeliharaan sarana penyimpanan dan backup yang aman, sumber daya manusia TIK, sumber daya listrik, dan lain-lain. Penetapan tempat penyimpanan pada satu data center TelkomCloud dengan pertimbangan kemudahan dalam: kontrol terhadap autentisitas, reliabilitas, dan integritas arsip, menjamin keamanan data dan informasi, migrasi (perpindahan) data di kemudian hari. Biaya tempat penyimpanan arsip online menjadi tanggungan masing-masing simpul jaringan.

PERSIAPAN TEKNIS OLEH SIMPUL JARINGAN Sumber Daya Manusia Dalam operasional aplikasi SIKN di Simpul Jaringan terdapat 4 peran yang harus dilaksanakan oleh SDM di Simpul Jaringan: Admin Simpul Jaringan Tidak harus orang yang memahami TI, karena operasional fungsi Admin Simpul sangat sederhana; Petugas input data/informasi kearsipan; Petugas validator data/informasi; dan Petugas yang menetapkan status akses bagi publik terhadap informasi yang telah di-input ke dalam aplikasi SIKN. Jumlah SDM dapat bertambah berdasarkan kondisi dan kebutuhan serta strategi dalam implementasi di lingkungan masing-masing instansi.

PERSIAPAN TEKNIS OLEH SIMPUL JARINGAN Sumber Daya Manusia Dalam penyelenggaraan SIKN dan JIKN, ANRI melaksanakan: Rapat Koordinasi Nasional yang dilaksanakan setiap tahun dan dihadiri oleh para perwakilan dari simpul jaringan, Pendidikan dan Pelatihan yang dilaksanakan setiap tahun oleh Pusdiklat Kearsipan ANRI di Bogor, Jawa Barat, Penerimaan peserta magang di ANRI bagi simpul jaringan, Bimbingan Teknis bagi simpul jaringan yang membutuhkan. ANRI bersama PT. Telkom akan memfasilitasi kegiatan pelatihan bagi pengguna (user) SIKN dan JIKN, baik melalui kegiatan yang dilaksanakan oleh ANRI dan/atau PT. Telkom, atau pelatihan yang direncanakan lembaga kearsipan daerah atau simpul jaringan atas inisiatif sendiri.

ALTERNATIF DALAM IMPLEMENTASI Implementasi SIKN dan JIKN pada lingkungan simpul jaringan dapat dipilih sesuai dengan kesiapan masing-masing: Kesiapan dalam infrastruktur teknis pendukung (perangkat keras, perangkat jaringan, koneksi Internet, data storage pada cloud) Kesiapan SDM pendukung

ALTERNATIF DALAM IMPLEMENTASI Lingkup Implementasi SIKN dan JIKN pada lingkungan simpul jaringan: Pada lingkup terkecil adalah pada satu unit kerja yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip dinamis (aktif dan in-aktif) atau pada pengelolaan arsip statis. Perangkat yang dibutuhkan dapat hanya satu perangkat komputer, artinya semua fungsi pada aplikasi dilakukan menggunakan komputer dengan mc address yang sama (penggunaan secara bergantian) dengan peran pengguna dapat dibebankan pada satu orang atau dibagi menjadi dua atau tiga peran. Petugas penentu status akses Petugas validator Cloud Data Storage Petugas input data

ALTERNATIF DALAM IMPLEMENTASI Lingkup Implementasi SIKN dan JIKN pada lingkungan simpul jaringan: Pada lingkup terkecil adalah pada satu unit kerja yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip dinamis (aktif dan in-aktif) atau pada pengelolaan arsip statis. Perangkat yang dibutuhkan terdiri dari sejumlah perangkat komputer yang akan dipakai oleh masing-masing peran pengguna. Petugas penentu status akses Petugas validator Cloud Data Storage Petugas input data

ALTERNATIF DALAM IMPLEMENTASI Petugas input data validator Petugas input data validator Cloud Data Storage Central file I Central file II Petugas penentu status akses (PPID) Petugas input data validator Central file III

PENGERTIAN CLOUD COMPUTING Komputasi awan (cloud computing) adalah gabungan pemanfaatan teknologi komputer ('komputasi') dan pengembangan berbasis Internet ('awan'). Awan (cloud) adalah metafora dari internet, sebagaimana awan yang sering digambarkan di diagram jaringan komputer. Awan (cloud) dalam Cloud Computing juga merupakan abstraksi dari infrastruktur kompleks yang disembunyikannya. Ia adalah suatu metoda komputasi di mana kapabilitas terkait teknologi informasi disajikan sebagai suatu layanan (as a service), sehingga pengguna dapat mengaksesnya lewat Internet ("di dalam awan") tanpa mengetahui apa yang ada didalamnya, ahli dengannya, atau memiliki kendali terhadap infrastruktur teknologi yang membantunya.

PENGERTIAN CLOUD COMPUTING

PENGERTIAN CLOUD COMPUTING

MENGAPA CLOUD COMPUTING?

MENGAPA CLOUD COMPUTING? Efisiensi dan efektivitas penggunaan, pengadaaan dan pemeliharaan terhadap infrastruktur jaringan, server, penyimpanan, backup, sumber daya listrik, dan lainnya; Agar autentisitas, reliabilitas, dan integritas arsip tetap terjaga, terjaminnya keamanan data dan informasi, serta efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan SIKN dan JIKN, termasuk kemudahan dalam migrasi (perpindahan) data di kemudian hari.

MENGAPA TELKOMCLOUD?

SCOPE SOLUSI DARI TELKOM Features Layanan TelkomCloud Backup 7 Hari DRC Internet backhaul SLA 99.98% Application server lisence Database lisence Penyediaan infrastruktur berupa network, storage, server Penyediaan sistem securiti berupa antivirus, firewall, secure HTTPS, data in-transit & at-rest encryption First level support business hour Penyediaan layanan support 24x7 untuk customer services

RECORDS MANAGEMENT IN CLOUD Pada dokumen rencana strategis Arsip Nasional Amerika Serikat, disebutkan beberapa trend utama yang akan mempengaruhi strategi mereka untuk tahun 2014 hingga 2019. Satu diantaranya: “Cloud Computing and IT Shared Services—The Administration is encouraging agencies to move more applications and data storage to lower-cost, commercial hosting. NARA must develop a cloud archiving strategy so that records created and used “in the cloud” can also be archived, preserved, and made publicly available in the cloud.(Sumber: U.S. National Archives and Records Administration FY 2014 – 2019, Juni 2013)   Terkait dengan kebijakan mengenai Cloud Computing dari The Australian Government Information Management Office, pada bagian tujuan dinyatakan: “The Australian Government will be a leader in the use of cloud services to achieve greater efficiency, generate greater value from ICT investment, deliver better services and support a more flexible workforce.”

RECORDS MANAGEMENT IN CLOUD Oleh karena itu, instansi-instansi pemerintah Australia, harus: “consider cloud services for new ICT procurements. Agencies will choose cloud services where the cloud service represents the best value for money and adequate management of risk compared to other available options.” (Sumber: Australian Government Cloud Computing Policy, Australian Government Information Management Office, May 2013) Arsip Nasional Selandia Baru menegaskan bahwa: “keeping information 'in the cloud' does not itself breach the Public Records Act 2005. However, cloud-based systems do present particular challenges and opportunities for recordkeeping.” (Sumber: http://archives.govt.nz/advice/public-offices/digital-recordkeeping/what-are-recordkeeping-implications-cloud-computing)

Ilustrasi penggunaan* PAKET PENYIMPANAN PADA TELKOM SIGMA Services Capacity Biaya / bulan Ilustrasi penggunaan* Penyimpanan Media Elektronik Micro 150 GB Rp 1,850,000 300.000 item file elektronik Penyimpanan Media Elektronik Extra Small 250 GB Rp 2,450,000 500.000 item file elektronik Penyimpanan Media Elektronik Small 500 GB Rp 3,150,000 1.000.000 item file elektronik Penyimpanan Media Elektronik Medium 1000 GB Rp 4,500,000 2.000.000 item file elektronik Penyimpanan Media Elektronik Large 5000 GB Rp14,541,000 10.00.000 item file elektronik Penyimpanan Media Elektronik Extra Large 10,000 GB Rp25,562,000 20.000.000 item file elektronik * Untuk kopi digital dengan ukuran 500 Kb

MANFAAT SIKN DAN JIKN INSTANSIONAL NASIONAL Pelaksanaan UU Kearsipan No. 43/2009 Salah satu bentuk pelaksanaan UU KIP No. 14/2008; dan UU Pelayanan Publik No. 25/2009 Bukti implementasi instansi terhadap program OGI (Open Governement Indonesia) pemerintah (transparansi, akuntabilitas, partisipasi masyarakat dan inovasi menuju good public governance Pelaksanaan ‘elektronisasi dokumentasi/kearsipan’ yang merupakan salah satu kegiatan dari 9 Program RB dengan memanfaatkan teknologi terkini dalam hal infrastruktur jaringan dan aplikasi, serta praktik teknis dalam pengeolaan arsip elektronik Efisiensi pencarian arsip seseuai kategori tertentu baik menggunakan aplikasi SIKN maupun website JIKN (layanan prima) Pengelolaan arsip sepanjang daur arsip sesuai kaedah kearsiapan Pelaksanaan penyelamatan arsip (digital preservation) maupun untuk kemudahan akses Menyelamatkan data digital (non-kearsipan) instansi Alternatif tambahan untuk kegiatan kearsipan (pameran virtual, rakorda, bintek, diklat, dll.) Perolehan PAD dari pemanfaatan arsip oleh kalangan yang lebih luas Mengangkat ranah kearsipan agar pendapat perhatian yang lebih baik Efisiensi pencarian informasi kearsipan secara nasional melalui website JIKN (layanan prima) Efisiensi dalam sharing dan pemanfaatan informasi kearsipan Pengejawantahan dari arsip sebagai simpul pemersatu bangsa Salah satu bukti implementasi Indonesia terhadap Open Government Initiative (OGI) dimana Indonesia sebagai salah satu negara pelopor Meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap penyelenggara negara dan pemerintahan Dapat menjadi platform dalam pengelolaan dan pemanfaatan informasi secara nasional dalam suatu sistem yang terpadu

ALUR PENDAFTARAN SEBAGAI SIMPUL

ALUR PENDAFTARAN PENGGUNA

ALUR INPUT INFORMASI KEARSIPAN

ALUR INPUT INFORMASI KEARSIPAN

ALUR PENETAPAN STATUS AKSES ARSIP DINAMIS

ALUR PENYUSUTAN

ALUR PENETAPAN STATUS AKSES ARSIP STATIS

METADATA ARSIP DINAMIS

DEPUTI BIDANG INFORMASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN STRUKTUR ORGANISASI PENYELENGGARA DEPUTI BIDANG INFORMASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN Dra. Dini Saraswati, MAP KEPALA PUSAT PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN Drs. Sumrahyadi, MIMS BIDANG PENGUMPULAN DATA SIK Dra. Desi Pratiwi, MIM BIDANG PENGOLAHAN DATA SIK Drs. Muhammad Rustam BIDANG PENYAJIAN SIK Dra. Arih Murwati

Terima Kasih! Semoga memberi manfaat! Prepare slides for the appendix in the event that more details or supplemental slides are needed. The appendix is also useful if the presentation is distributed later.