PERUBAHAN STRUKTUR ORGANISASI

PENGERTIAN STRUKTUR ORGANISASI MINZBERG : Struktur organisasi adalah akumulasi semua cara terbaik yang digunakan dalam mengatur pembagian tugas dan mengkoordinir pelaksanaannya. LEACH, ET AL : Struktur organisasi sebagai pola aturan, kedudukan, dan peranan yang memberi bentuk dan koherensi atas proses strateginya.

GILLEY DAN MAYCUNICH : Struktur organisasi sering dilukiskan dalam bentuk konsep arsitektur organisasi. Arsitektur organisasi menunjukkan karakteristik organisasi DAFT : Struktur organisasi tercermin dalam bagan organisasi. Bagan organisasi adalah representasi nyata tentang rangkaian yang mendasari semua aktivitas dan proses organisasi

TIGA KOMPONEN KUNCI DALAM STRUKTUR ORGANISASI Struktur organisasi menunjukkan hubungan pelaporan formal , termasuk jumlah level dalam hirarhi dan rentang kendali manajer dan supervisor Struktur organisasi mengidentifikasi pengelompokan individu secara bersama-sama ke dalam departemen atau bagian dan pengelompokkan departemen ke dalam seluruh organisasi Struktur organisasi meliputi desain sistem yang menjamin efektivitas komunikasi, koordinasi, dan integrasi upaya seluruh departemen

ELEMEN STRUKTUR ORGANISASI : DAFT FORMALISASI SPESIALISASI STANDARDISASI HIRARKI KEWENANGAN KOMPLEKSITAS SENTRALISASI PROFESIONALISME RASIO PERSONALIA

ELEMEN STRUKTUR ORGANISASI : DAFT FORMALISASI Formalisasi adalah kondisi di mana organisasi berjalan di atas rel , peraturan dan prosedur yang jelas, tercermin dalam bentuk dokumen tertulis yang harus dipedomani dalam organisasi yaitu berupa prosedur, deskripsi tugas, regulasi (kebijakan, keputusan. SPESIALISASI tingkat kompleksitas pekerjaan yang memerlukan keahlian atau kecakapan khusus untuk melaksanakannya STANDARDISASI penetapan dasar pengukuran kegiatan yang sama ke dalam satu kesatuan yang sejenis. (Mis: MCDonald, materi pekerjaannya digambarkan secara detail dan pekerjaan yang sama dilakukan dengan cara yang sama pada semua lokasi HIRARKI KEWENANGAN menggambarkan siapa (bawahan) yang melapor kepada siapa (atasan) dan rentang kendali bagi setiap manajer.

ELEMEN STRUKTUR ORGANISASI : DAFT KOMPLEKSITAS keragaman jumlah kegiatan atau sub-sistem organisasi. SENTRALISASI jenjang hirarki yang berwenang membuat keputusan PROFESIONALISME Jenjang pendidikan dan pelatihan formal pekerja RASIO PERSONALIA Penyebaran pekerja dalam berbagai fungsi dan departemen. Mencakup : rasio tenaga administratip, rasio tenaga klerikal, rasio staf profesional, dan rasio pekerja kangsung dan tidak langsung

DUA MODEL DESAIN ORGANISASI MODEL MEKANIK MODEL ORGANIK karakteristik struktur yang mempunyai departementalisasi eksternal struktur yang datar, menggunakan tim lintas hierarkhi dan fungsional formalisasi tinggi, memiliki formalisasi rendah, jaringan informasi terbatas, jaringan informasi yang luas yang bebas sentralisasi mempercayakan pada partisipasi pengambilan keputusan.

DUA MODEL DESAIN PEKERJAAN MODEL MEKANISTIK : karakteristik struktur yang mempunyai departementalisasi eksternal, formalisasi tinggi, jaringan informasi terbatas, dan sentralisasi MODEL ORGANIK : struktur yang datar, menggunakan tim lintas hierarkhi dan fungsional, memiliki formalisasi rendah, jaringan informasi yang luas yang bebas, mempercayakan pada partisipasi pengambilan keputusan.

CONTINGENCIES INFLUENCING STRUCTURAL DESIGN ENVIRONMENT WORLDWIDE OPERATIONS STRUCTURAL DESIGN ORGANIZATION SIZE ORGANIZATION STRATEGY TECHNOLOGY

MENGAPA STRUKTUR ITU BERBEDA? Struktur organisasi mengikuti strategi

Strategi struktur dan pilihan struktur: Inovasi strategi yang menekankan pengenalan pada produk dan jasa utama baru Organik : struktur lepas, spesialisasi rendah, formalisasi rendah, desentralisasi Minimisasi biaya strategi yang menekankan kontrol pengaturan biaya, menghindari biaya inovasi dan pemasaran yang tidak perlu, dan pemangkasan harga. Mekanik : kontrol ketat, spesialisasi pekerjaan eksekutif, formalisasi tinggi, sentralisasi tinggi Imitasi strategi yang berusaha untuk bergerak dalam produk baru hanya setelah kelangsungannya telah terbukti Mekanik dan Organik : campuraan secara lepas dengan pengetatan hak milik, kontrol yang ketat pada aktivitas langsung dan perluasan kontrol pada sesuatu yang ditetapkan

STRATEGI STRUKTUR Strategi inovasi : strategi yang menekankan pengenalan pada produk dan jasa utama baru

STRATEGI STRUKTUR Strategi minimisasi biaya : strategi yang menekankan kontrol pengaturan biaya, menghindari biaya inovasi dan pemasaran yang tidak perlu, dan pemangkasan harga.

STRATEGI STRUKTUR Strategi imitasi : strategi yang berusaha untuk bergerak dalam produk baru hanya setelah kelangsungannya telah terbukti

HUBUNGAN TEKNOLOGI DENGAN STRUKTUR Yang membedakan teknologi adalah tingkat kerutinan Kerutinan berkaitan dengan petunjuk aturan, uraian jabatan dan dokumentasi formal lain Teknologi rutin dikaitkan dengan struktur tersentral Teknologi tidak rutin lebih mengandalkan pengetahuan para spesialis, akan dicirikan dengan keputusan yang didelegasikan

MACAM-MACAM BENTUK STRUKTUR ORGANISASI THE FUNCTIONAL STRUCTURE THE DIVISIONAL STRUCTURE THE MATRIX STRUCTURE THE PROCESS STRUCTURE THE NETWORK STRUCTURE

FUNCTIONAL STRUCTURE Keuntungan : Efisiensi karena adanya spesialisasi Kerugian Karena para ahli bekerja di bidang keahlian dan perhatian yang sama, maka tujuan organisasi bisa dikorbankan demi sasaran departemental

DIVISIONAL STRUCTURE Keuntungan Memudahkan koordinasi diantara spesialisasi untuk mencapai penyelesaian tepat waktu dan memenuhi target anggaran Memberikan tanggungjawab yang jelas untuk semua aktivitas yang dikaitkan dengan divisi Kerugian : Duplikasi aktivitas dan biaya

MATRIC STRUCTURE Kekuatan Kemampuannya untuk mempermudah koordinasi bila organisasi mempunyai asuatu keragaman dari aktivitas yang rumit dan saling tergantung. Kontak langsung dan sering antara bidang keahlian yang berbeda dalam matriks dapat menghasilkan komunikasi yang lebih baik dan luwes Mengurangi biropatologi Mempermudah alokasi yang efisien dari para spesialisasi

MATRIC STRUCTURE Kerugian : Kebingungan yang diciptakan, kecenderungan untuk menciptakan perebutan kekuasaan, dan stres yang diderita para individu

PILIHAN DESAIN BARU CROSS FUNCTIONAL ORGANIZATION STRUKTUR TIM ORGANISASI VIRTUAL ORGANISASI TANPA TAPAL BATAS

Business Process Reengineeering requires Cross Functional Organization

Cross Functional Layers

Charracteristics of Cross functional Organization Aktivitas berdasar pada kerjasama antar divisi Suatu proses integrasi horisontal untuk mencapai prestasi organisasi- fleksibilitas tujuan luas Suatu pendekatan pematahan penghalang yang mengurangi lapisan kompleks Suatu cara untuk memperluas lingkup dari tindakan dan aktivitas strategis

Charracteristics of Cross functional Organization Suatu proses untuk membagi fungsi sebagian dari management puncak Suatu agen perubahan budaya Suatu proses untuk memperluas konsep pemberdayaan Suatu proses yang menegaskan landasan umum antar unit fungsi dengan memudahkan pekerjaan secara horisontal.

Five Major Responsibilities of Cross Functional Organization Tegaskan sasaran dan tujuan Ciptakan suatu atmospir baru dan perilaku baru Kembangkan pelajaran dan pengetahuan Tetapkan tanggung-jawab dan pengawasan Dokumen dan teratur meninjau ulang kemajuan

Major Areas of Cross Functional Organization Creates New atmosphere New behaviors New Location Define Purpose Goals Roles Commitment Cross Function Org Establish Accountability Responsibility Trust Reviews Develop Knowledge transfer Learning experiences Documentation process

Major Areas of Cross Functional Organization Define Purpose : Alasan untuk keberadaan harus menggambarkan manfaat Perbandingan untuk proyek untuk dikerjakan harus dinyatakan Goal : Apa yang diharapkan dari tim lintas fungsi harus dengan jelas dinyatakan. Batasan-batasan dari proyek harus dijelaskan Harapan manajemen harus terperinci.

Major Areas of Cross Functional Organization Define Role : Manajemen harus menegaskan struktur , peranan umum dari tiap posisi pada tim lintas fungsi, peran nya. Commitment : Bagaimana manajemen nantinya menunjukkan komitmen, Bagaimana nantinya kita memberi penghargaan , Bagaimana nantinya kita mendukung , Berapa besar pemberdayaan kita akan beri sanksi.

Major Areas of Cross Functional Organization Create Atmospir Baru: percaya, mengurangi kebingungan, menciptakan gairah, kebersamaan, kemampuan/ wewenang, kerendahan hati, bebas stress, kepemilikan, bukan negotiating/ bukan berdagang kebaikan, tidak kompetitif, terbuka dan kolaboratif, solusi sama-sama untung,

Atmospir Baru perasaan urgensi/berkepentingan, pentingnya program atau proyek, prioritas organisasi tinggi, keterlibatan yang luas menyangkut organisasi, terus terang mencari masukan dari suatu bagian yang luas dari organisasi.

Major Areas of Cross Functional Organization CREATE NEW BEHAVIOR Mempunyai tujuan, dimuka menyembunyikan konflik, Memusatkan pada : proses, sebab utama bukan orang-orang, Mendukung panutan, bersama-sama menegaskan roles-process-relationship, dan mengharapkan hasil, Kebersamaan bukannya kompetisi, Nepati janji, menindaklanjuti komitmen, mengakui kesalahan, Menggunakan pengaruh bukannya otoritas dan kuasa, bebas untuk menyatakan gagasan.

Major Areas of Cross Functional Organization CREATE NEW LOCATION Tetapkan suatu co-location untuk tim lintas fungsi, Hapuskan penghalang fungsional dengan menggerakkan anggota tim untuk penempatan umum, Co-Location : mempertimbangkan interaksi yang mengalir bebas dengan membangun kepercayaan, peningkatan produktivitas ( selalu bersama-sama pada setiap waktu), berperan untuk proses membangun kepercayaan , berperan untuk memperlancar arus informasi .

Establish Accountability : keadaan bisa dipertanggung jawabkan Responsibility : tanggung jawab Trust : bisa dipercaya Reviews : ditinjau ulang

Develop Knowledge transfer : transfer ilmu pengetahuan Learning experience : pengalaman belajar Documentation process : proses dokumentasi

STRUKTUR TIM STRUKTUR INI MEMECAH-MECAH PENGHALANG DEPARTEMENTAL DAN MENDESENTRALISAI PENGAMBILAN KEPUTUSAN SAMPAI TINGKAT TIM STRUKTUR INI MENUNTUT PARA KARYAWAN UNTUK MENJADI GENERALISASI MAUPUN SPESIALISASI

ORGANISASI VIRTUAL (ORGANISASI JARINGAN ATAU ORGANISASI MODULAR) SUATU ORGANISASI INTI YANG KECIL YANG MENGGUNAKAN SUMBER LUAR BAGI FUNGSI-FUNGSI BISNIS UTAMA ORGANISASI YANG SANGAT TERSENTRALISASI DENGAN SEDIKIT ATAU TANPA DEPARTEMENTALISASI

ORGANISASI VIRTUAL PERUSAHAAN PENELITIAN AGEN INDEPENDEN DAN KONSULTAN PENGEMBANGAN AGEN PERIKLANAN KELOMPOK EKSEKUTIF KOMISI PENJUALAN REPRESENTATIF PERUSAHAAN DI KOREA

ORGANISASI TANPA TAPAL BATAS ORGANISASI YANG MENGHAPUSKAN RANTAI PERINTAH, MEMPUNYAI BATAS RENTANG PENGAWASAN, DAN MENGGANTI DEPARTEMEN DENGAN TIM YANG DIBERI KEKUASAAN STRUKTUR INI MENGHILANGKAN BATAS VERTIKAL DAN HORISONTAL BERUSAHA MENGHAPUSKAN KOMANDO, MEMPUNYAI RENTANG KENDALI YANG TIDAK TERBATAS MENGANDALKAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN DISEBUT T- FORM (BERBASIS TEKNOLOGI)

MENYINGKIRKAN BATAS VERTIKAL MANAJEMEN MENDATARKAN HIRARHI STATUS DAN PERINGKAT DIMINIMALKAN TIM HIRARHI SILANG PENGAMBILAN KEPUTUSAN PARTISIPATIF PENGGUNAAN PENILAIAN KINERJA 360 DERAJAT

MENGHILANGKAN BATAS HORISONTAL MENGGANTIKAN DEPARTEMEN FUNGSIONAL DENGAN TIM-TIM LINTAS FUNGSIONAL MENGORGANISASIKAN KEGIATAN DISEKITAR PROSES

STRATEGI MERUBAH STRUKTUR ORGANISASI DOWNSIZING : memangkas atau memotong bagian-bagian organisasi yang dianggap menjadi beban atau menjadi sumber biaya. bentuk downsizing adalah pemberhentian sejumlah pegawai, pensiun dini, outsourcing

STRATEGI MERUBAH STRUKTUR ORGANISASI FLATENING : mebuat struktur organisasi menjadi lebih pendek, lebih horisontal. ini dilakukan dengan menghilangkan jabatan wakil direktur atau asisten manajer dan sebagainya. REENGINEERING : redesain organisasi secara radikal.