Seminar dan Workshop Kearsipan Digital Perguruan Tinggi Universitas Airlangga Surabaya Kamis-Jumat, 22-23 Oktober 2015

Workshop Kearsipan Digital Perguruan Tinggi Universitas Airlangga Surabaya, Kamis-Jum’at, 22-23 Oktober 2015

Aplikasi Otomasi Kearsipan Workshop Aplikasi Otomasi Kearsipan Sistem Informasi Kearsipan – Database Khasanah Arsip

Drs. B. Mustafa, M.Lib. NIP 195605031982031006 Pustakawan Madya IPB Bogor Kepala Unit Arsip IPB Pengajar S2 MTP IPB Mobile: 08161821657, 085721416212 085814693664 (WA) PIN BB: 586712FD mus@ipb.ac.id dan mustafa.mustari@gmail.com (FB)

Tujuannya adalah ..... Agar peserta dapat mengelola khasanah arsip dengan sistem aplikasi otomasi kearsipan berbasis web

Dasar Hukum Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2012 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Surat Elektronik di Pencipta Arsip

Surat Elektronik adalah surat yang diciptakan (dibuat atau diterima dan disimpan) dalam format elektronik. PerKa ANRI No.15 /2012 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Surat Elektronik di Pencipta Arsip Pasal 1 Ayat 1

Sistem Surat Elektronik adalah aplikasi komputer yang digunakan untuk membuat, menerima, dan mengirimkan pesan serta dokumen lainnya di Local Area Network (LAN) dan Wide Area Network (WAN) serta melalui pintu gerbang (gateway) yang menghubungkan keduanya dengan Internet. PerKa ANRI No.15 /2012 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Surat Elektronik di Pencipta Arsip Pasal 1 Ayat 13

Pesan Surat Elektronik adalah adalah dokumen yang dibuat dan diterima pada suatu sistem surat elektronik termasuk catatan singkat, dokumen narasi yang lebih formal atau substantif, dan setiap lampiran, seperti dokumen pengolah kata dan dokumen elektronik lainnya, yang dapat ditransmisikan dengan pesan tersebut. PerKa ANRI No.15 /2012 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Surat Elektronik di Pencipta Arsip Pasal 1 Ayat 14

Sistem Informasi Kearsipan adalah suatu sistem elektronik di mana arsip dihimpun, disusun, dan diklasifikasikan untuk memfasilitasi pelestarian, penemuan kembali, penggunaan, serta penyusutannya. PerKa ANRI No.15 /2012 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Surat Elektronik di Pencipta Arsip Pasal 1 Ayat 15

Autentikasi merupakan proses pemberian tanda dan/atau pernyataan tertulis atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukkan bahwa arsip yang diautentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya. Autentisitas adalah kualitas suatu arsip yang sebagaimana adanya dan tidak mengalami perubahan. PerKa ANRI No.15 /2012 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Surat Elektronik di Pencipta Arsip Pasal 1 Ayat 20 dan 23

Autentik adalah layak diterima atau dipercaya berdasarkan fakta dan ini identik (tidak berbeda sedikit pun) dengan asli serta bonafide (dapat dipercaya dengan baik). PerKa ANRI No.15 /2012 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Surat Elektronik di Pencipta Arsip Pasal 1 Ayat 24

Jenis Surat Elektronik Surat Elektronik Dinas; Surat Elektronik Singkat (Ephemeral); Surat Elektronik Pribadi; Surat Elektronik Kombinasi.

Perlakuan Terhadap Surat Elektronik Surat Elekronik Harus Dapat Diakses ; Surat Elektronik Tidak Boleh Diubah; Surat Elektronik Harus Diklasifikasikan; Surat Elektronik Harus Dapat Dibaca untuk Jangka Panjang. (Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Surat Elektronik Di Pencipta Arsip)

Checklist Untuk Implementasi Pedoman Pengelolaan Surat Elektronik Sebagai Arsip Pada Pencipta Arsip Prinsip-prinsip Pengelolaan Arsip Elektronik sudah dipertimbangkan dalam pengembangan strategi pengelolaan surat elektronik pada pencipta arsip; Undang-Undang No. 43/2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah No. 28/2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 43/2009 tentang Kearsipan sudah dipertimbangkan dalam pengembangan strategi pengelolaan surat elektronik; Pimpinan pencipta arsip mendukung strategi pengelolaan surat elektronik dan menjamin cukup sumber daya dalam implementasinya; Rancangan pengelolaan arsip dan informasi yang lebih luas pada pencipta arsip memasukkan pengelolaan surat elektronik;

Checklist Untuk Implementasi Pedoman Pengelolaan Surat Elektronik Sebagai Arsip Pada Pencipta Arsip Prosedur penciptaan dan pengkapturan surat elektronik yang merupakan arsip dibuat dan diimplementasikan; Peraturan dan tanggung jawab pengelolaan arsip sudah diidentifikasi dan didokumentasikan ke dalam kebijakan dan prosedur pengelolaan surat elektronik; Semua pegawai dan kontraktor sadar akan tanggung jawab penciptaan dan pengkapturan seluruh arsip dinas yang akurat yang dibuat dalam surat elektronik; Semua pegawai dan kontraktor memiliki kemampuan untuk mengidentifikasi dan memulai pengkapturan arsip surat elektronik dinas;

Sistem informasi kearsipan didesain dan diimplementasikan dengan suatu cara yang dapat mengkaptur surat elektronik yang merupakan arsip; Metadata pengelolaan arsip dibuat dan dikaptur bersama dengan surat elektronik yang merupakan arsip; Pengkapturan arsip surat elektronik dinas dipantau dan strategi pengelolaan surat elektronik direvisi untuk mengatasi risiko; Program migrasi untuk surat elektronik dikaptur sebagai arsip elektronik dikembangkan dan diimplementasikan jika diperlukan; Surat elektronik yang merupakan arsip dipindahkan dari sistem surat elektronik ke sistem informasi kearsipan seperti surat elektronik yang dikirimkan atau diterima; Strategi untuk mengatasi backlogs surat elektronik dikembangkan dan diimplementasikan jika diperlukan;

Protokol dan prosedur keamanan informasi dikembangkan, diimplementasikan, dan dipelihara untuk menjamin arsip surat elektronik dinas tetap inviolate; Jadwal retensi arsip yang disetujui diimplementasikan untuk mengelola penyusutan surat elektronik yang merupakan arsip; Suatu penilaian risiko dilakukan sebelum pengembangan strategi pengelolaan surat elektronik; Peningkatan kesadaran dan pelatihan yang sesuai bagi staf yang menggunakan surat elektronik telah diidentifikasi dan dilakukan; Semua staf yang menggunakan surat elektronik menyadari dan mengerti kebijakan dan prosedur pengelolaan surat elektronik yang ada.

Perbandingan dengan aplikasi lain Aplikasi yang digunakan adalah modifikasi dari SLiMS (Senayan Library Information Management System) Perbandingan dengan aplikasi lain

Contoh Aplikasi Otomasi Kearsipan SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) SIKS (Sistem Informasi Kearsipan Statis) SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional) JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional) Beberapa aplikasi lain (Ica-Atom dll)

BackEndnya SIKN http://sikn.jikn.go.id FrontEndnya JIKN http://jikn.go.id

Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) http://www.jikn.go.id

Login SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional)

Login ke SIKN Berhasil

Manajemen Pengguna SIKN

Tipe Pengguna SIKN Admin SIKN (di ANRI); Admin Simpul (di Simpul Jaringan); Entry Data (di Simpul Jaringan); Editor (di Simpul Jaringan); PPID Arsip Dinamis (di Simpul Jaringan); PPID Arsip Statis (di Simpul Jaringan); Pimpinan Unit (di Simpul Jaringan).

SIKD dan SIKS adalah Aplikasi Pengolah Arsip Dinamis dan Statis SIKN dan JIKN Bukan Aplikasi Pengolah Arsip, tetapi Aplikasi Menyimpan Arsip SIKD dan SIKS adalah Aplikasi Pengolah Arsip Dinamis dan Statis SLiMS (Senayan) juga adalah Aplikasi Penyimpan Arsip Dinamis dan Statis

Aplikasi Pengolah Arsip VS Aplikasi Penyimpan Arsip

Aplikasi Pengolah Arsip Pemberkasan Disposisi JRA

Aplikasi Penyimpan Arsip Storage (Penyimpanan) Retrieval (Temu balik)

Otomasi Kearsipan Vs Kearsipan Digital

Otomasi Kearsipan : menggunakan program aplikasi komputer untuk melakukan pekerjaan rutin kearsipan Kearsipan Digital : menggunakan program aplikasi komputer untuk mengelola khasanah arsip format teks lengkap dokumen dalam format digital

Sistem Otomasi Kearsipan Menggunakan Modifikasi SLiMS (Senayan)

Otomasi Arsip dengan SLiMS (Senayan) SLiMS Dirancang untuk Otomasi Perpustakaan

Platform Dasar Aplikasi PHP MySQL Apache

xxx alamat atau IP Address Server Dapat dijalankan pada komputer stand-alone dan sistem jaringan lokal, intranet serta internet http://localhost/otomasi atau http://xxx/otomasi xxx alamat atau IP Address Server

XAMPP Setelah Apache dan MySQL Running, aplikasi otomasi arsip digital segera dapat diakses dan dijalankan stand-alone atau via jaringan

Pengguna Aplikasi Admin Operator Umum

Instansi Yang Sudah Menggunakan Aplikasi Ini Unair (?) Instansi lain ?

Jenis Arsip yang Dikelola Arsip Dinamis ? Arsip Statis ? Apa bedanya?

Karena itu fitur aplikasi otomasinya pun harus disesuaikan Bedanya Arsip Dinamis masih berubah-ubah status dan keberadaan serta perkembangannya; Arsip Statis sudah (hampir) tidak berubah lagi (permanen); Karena itu fitur aplikasi otomasinya pun harus disesuaikan

Bahan Perpustakaan Vs Arsip Bahan perpustakaan bisa banyak eksemplarnya - Arsip unik; Bahan perpustakaan umumnya dibeli – Arsip tercipta karena adanya transaksi; Bahan perpustakaan disiangi berdasarkan keterpakaian – Arsip disusutkan berdasarkan JRA, Bahan perpustakaan dibaca umum (information for all) - Arsip dimanfaat pengguna terbatas; (Hanya yang berhak saja)

Sesungguhnya dalam kearsipan tidak ada istilah keanggotaan tetap Pengguna arsip hanya saat-saat tertentu, tidak bersifat rutin

Bolehkah arsip di Unair dipinjam untuk dibawa pulang? Studi kasus... Di Unit Arsip Unair ada Layanan Penggunaan dan Layanan Peminjaman Arsip. Bolehkah arsip di Unair dipinjam untuk dibawa pulang?

Fitur Untuk Otomasi Arsip Fitur standar sistem temu balik (Perpustakaan dan Kearsipan) : Input data, Edit, Hapus, Indeks, Telusur, Tampilkan data, Laporan, Peminjaman (sirkulasi); Fitur khusus : Penyusutan (JRA dan Keputusannya), Disposisi, Tingkat perkembangan; Status (Terbuka, Terbatas, Rahasia);

Komentar Terhadap Sistem Aplikasi Istilah yang digunakan perlu disesuaikan Fitur-fitur perlu disesuaikan

Istilah Bibliografi (Daftar Inventaris Arsip) Sirkulasi (Peminjaman) Pengarang Penerbit Agen Subjek Stock take (Penyusutan) Pengembalian kilat Kala terbit dll Banyak istilah perpustakaan (library) masih digunakan, perlu modifikasi lebih lanjut menjadi istilah arsip

Beberapa error masih muncul Fitur JRA; Ini aplikasinya, bukan websitenya. Websitenya perlu dibuat lagi atau sudah ada? Datanya masih campur; Beberapa error masih muncul

Aplikasi harus ada Data ....... Data harus diUpdate ....... Update harus Rutin ....... Update Rutin harus Lengkap ....... Lengkap harus benar bagai ....... Benar dan harus Ikhlas .......

Dua Jenis Pengguna Sistem Administrator (Admin) dan Operator Pengguna Umum

User: Admin dan Operator

Sistem Informasi Database Kearsipan (Setelah masuk ke http://localhost/otomasi)

Sistem Informasi Database Kearsipan (Setelah masuk login ADMIN)

Perlu NSPK (Norma, Standar, Pedoman dan Kriteria) Pedoman Tata Naskah Dinas (Tata Persuratan) Pola Klasifikasi Jadwal Rentensi Arsip Pedoman Hak Akses dan Keamanan Arsip

Arsiparis/Pengelola Arsip Harus Punya Naluri kearsipan; Passion; Keterampilan; Wawasan;

Praktek SLiMS Arsip

Menjalankan Aplikasi Otomasi Arsip SLiMS Copy master file; Instal XAMPP; Copy aplikasi ke folder HTDOCS di XAMPP; Aktifkan Apache dan MySQL; Buat database; Import data; Jalankan aplikasi.

Terima Kasih Matur Suwun Selamat Berseminar dan Berworkshop