Komunikasi dalam Organisasi Pertemuan 6-7

Komunikasi dalam Organisasi Pengertian Komunikasi Proses dimana seseorang berusaha untuk memberikan pengertian atau pesan kepada orang lain melalui pesan simbolis. Komunikasi dapat didefinisikan sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan yang memiliki makna (Wayne Weiten,Margaret A. et al. 2009) Komunikasi adalah proses transmisi atau pertukaran informasi, pikiran, atau ide melalui pidato, menulis, gambar, atau tanda-tanda (Richard L. Irwin,William Anthony, et al. 2008)

Para pakar di bidang komunikasi memberikan arti bahwa communication yang berarti perhubungan atau perkabaran. Communicate berarti memberitahukan atau berhubungan. Secara etimologis, komunikasi berasal dari bahasa latin communicatio dengan kata dasar communis artinya sama. Definisi umum Komunikasi : Proses di mana individu, kelompok/group atau organisasi mengirimkan berbagai bentuk informasi atau pesan kepada orang lain, kelompok atau organisasi Berdasarkan definisi ini maka baik individu, kelompok atau organisasi dapat bertindak sebagai pengirim/sender maupun sebagai penerima/receiver

Komunikator adalah pengirim (sender) yang mengirim pesan kepada komunikan dengan menggunakan media tertentu. Komponen yang sangat berpengaruh dalam suatu komunikasi, awal (sumber) terjadinya suatu komunikasi, atau sender yaitu pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain. Komunikasi berguna untuk menyampaikan ide, keinginan dan harapan peserta didik dalam menjalankan bisnis. Komunikan, penerima (receiver) atau sering menerima pesan dari komunikator, kemudian memahami, menerjemahkan dan akhirnya memberi respon di sebut dengan komunikan, receiver adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain. (Etika Muslimah, 2009)

PROSES KOMUNIKASI Komunikator Pesan Media Penerima Pesan Umpan Balik

Model proses Komunikasi tersebut melibatkan 5 unsur, al : Komunikator/sender, yaitu orang yang ingin menyampaikan pesan Pesan/message yang akan disampaikan Media/medium penyampai pesan Penerima pesan/receiver Umpan balik/feed back

Komunikator/sender, yaitu orang yang ingin menyampaikan pesan Pesan, adalah isi dari komunikasi, yang berupa pesan (message) yang dapat disampaikan oleh komunikator kepada komunikan. Pendek kata message adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.

Media, Dalam komunikasi di kenal yang namanya media, media adalah saluran (channel) yang digunakan untuk menyampaikan pesan sebagai sarana berkomunikasi. Media bisa berujud bahasa verbal maupun non verbal, wujudnya berupa ucapan, tulisan, gambar, bahasa tubuh, bahasa mesin, sandi, gerakan dan lain sebagainya. Yang jelas apa yang ingin di sampaikan oleh komunikator mampu di terima dan di tangkap oleh komunikan.

Penerima pesan/receiver, biasanya penerima pesan akan menginterpretasikan pesan yang disampaikan berdasarkan pengalaman sebelumnya untuk dapat benar-benar memahami pesan. Umpan balik/feed back Dalam komunikasi ada pesan, kemudian ada pula namanya tangapan. Tanggapan adalah merupakan dampak (effect) dari komunikasi sebagai respon atas penerimaan pesan. Hal ini akan di implentasikan dalam bentuk umpan balik (feed back) atau tindakan sesuai dengan pesan yang diterima. Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya (Suranto, 2012)

Komunikasi Sehat Kegiatan komunikasi akan berjalan lancar jika memiliki kualitas,berupa: saling menjalin komunikasi yang sehat; saling menjaga, menghargai dan iktikad baik untuk saling tidak menyakiti; saling rendah hati, pelankan suara, jangan tinggi hati dan jangan remehkan orang lain; adanya umpan balik dan saling komunikatif; saling melihat dan memberikan kesan kooperatif; komunikasikan segala sesuatu yang mempunyai pesan dan makna yang menimbulkan hubungan nyaman dan sejuk; ekspresikan hubungan dengan baik, tidak emosional dan saling asah, asih, dan asuh; bersifat komunikatif, artinya orang yang di ajak bicara tidak nyambung jangan dilanjutkan, nantinya akan menjadi masalah; dan komunikasi bahan atau materi pembicaraan yang bermoral dan beretika.

Fungsi dan manfaat komunikasi Adalah: fungsi informasi, artinya komunikasi mempunyai makna media untuk memberitahukan sesuatu (pesan) kepada pihak tertentu, dengan maksud agar komunikan dapat memahaminya, sehingga terjalin hubungan dan interaksi; sebagai ekspresi, artinya orang yang berkomunikasi berarti ia melakukan ekpresi diri. Hal ini sebagai bentuk atau wujud ungkapan perasaan, pikiran atas apa yang dia pahami terhadap sesuatu permasalahan; komunikasi sebagai fungsi kontrol, artinya komunikasi dapat menghindari terjadinya sesuatu yang tidak diinginkan, dengan memberi pesan berupa perintah, peringatan, penilaian, pertanyaan dan lain sebagainya;

Fungsi dan manfaat komunikasi (lanjutan...) fungsi sosial, artinya komunikasi sebagai kebutuhan dan keakraban hubungan di antara komunikator dan komunikan (antar teman, saudara, dan sesama manusia); berfungsi dalam bidang bisnis, artinya komunikasi sebagai kebutuhan dunia bisnis yang berkaitan dengan finansial, barang dan jasa; fungsi da’wah untuk menyampaikan sesuatu, hal ini memiliki makna sebagai media penyampai pesan-pesan keagamaan dan perjuangan bersama baik bidang pendidikan, sosial dan hubungan kemasyarakatan; fungsi komunikasi sebagai media menyampaikan ide dan berbagai keinginan dalam bidang jasa.

Secara umum untuk menjaga komunikasi yang baik itu adalah : Jalinlah komunikasi yang sehat Saling menjaga, menghargai dan iktikad baik untuk saling tidak menyakiti Saling rendah hati, pelankan suara, jangan tinggi hati dan jangan remehkan orang lain. Adanya umpan balik dan saling komunikatif Saling melihat dan memberikan kesan kooperatif. Komunikasikan segala sesuatu yang mempunyai pesan dan makna yang menimbulkan hubungan nyaman dan sejuk. Ekspresikan hubungan dengan baik, tidak emosional dan saling asah asih dan asuh. Bersifat komunikatif dan saling nyambung, artinya jika teman atau orang yang kita ajak bicara tidak selevel atau tak nyambung jangan kita lanjutkan, nanti akan menjadi masalah. Komunikasikan bahan atau materi pembicaraan yang bermoral, jangan jorok atau norak, belum tentu lawan bicara kita mau dengan keinginan kita. (Suranto, 2012) Komunikasilah dengan lawan yang efektif dan jangan bertele-tele. Bicaralah atau komunikasikanlah dengan orang yang sepaham atau berkomunikasi sesuai dengan bahasa mereka. Jika mereka petani sesuai bahasa petani, jika pedagang bicaralah dengan bahasa pedagang. Jangan terlalu tinggi nanti akan membuat ketimpangan diantara mereka. Jadilah komunikator dan komunikan yang baik

Adapun sikap yang perlu di cermati oleh seseorang dalam melakukan komunikasi, khususnya komunikasi verbal, yaitu : Bersikap santun, lembut dan menjunjung nilai kebenaran (truth). Baik itu dengan sesama umurnya, adik, kakak atau yang lebih tua sekalipun. Jadi bersikap dan bertutur kata yang lembut, dingin, sejuk dan enak di ajak komunikasi. Berkomunikasilah dengan ikhlas dan saling menjaga ketulusan (sincerity). Menjaga nilai moral dan asas persaudaraan (friendship). Berkomunikasilah dengan jujur, tidak mendramatisir, dan selalu sungguh-sungguh (seriousness). Apapun kata dan kalimat yang terucap, isilah kalimat atau kata yang disampaikan penuh dengan ketenangan (poise). Berkomunikasi harus penuh kepercayaan diri (self convidence). Berkomunikasilah dengan saling menghargai dan mendengarkan dengan baik (good listener) Saling memberi manfaat dan saling interaksi dengan seimbang dan saling nyambung Gunakan mimik yang sejuk dan kata yang indah sehingga tidak adanya tekanan atau kasar di antara mereka. Lakukan dengan saling memandang dan saling mengutamakan kenyamanan Sekasar dan setidak nyaman apapun di dalam komunikasi, jangan sampai keluar kata kotor, jangan sampai berantem atau saling memukul Ajukan argumentasi yang cerdas, bukan sentimen Boleh humor tapi jangan terlalu, dan jangan menyakiti orang lain (Renald Kasali, 2007) (Bisri Mustofa, 2010)

Tujuan Komunikasi Efektif Menghasilkan maksud dan tujuan yang benar di dalam berkomunikasi. Saling mengenal, baik komunikan dan komunikator Dalam melakukan komunikasi harus saling memahami apa yang akan di omongin, jadi sesuai dengan tema yang di bahas. Adanya pesan dan pembahasan yang jelas Bisa menggunakan alat bantu untuk memperjelas komunikasi yang sesuai. Menjadi pendengar dan pelaku yang baik. Saling membahas dan menfokuskan pada masalah yang dikomunikasikan. Buatlah suasana yang nyaman dan gunakan bahasa tubuh yang benar

HUKUM KOMUNIKASI Hukum1 : Respect (menghargai/menghormati) Hukum 2: Emphaty Hukum 3: Audible (didengarkan/dimengerti dengan baik) Hukum 4: Clarity (keterbukaan) Hukum 5: Humble (rendah hati)

Hukum Komunikasi Hukum 1: Respect Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan. Rasa hormat dan saling menghargai merupakan hukum yang pertama dalam kita berkomunikasi dengan orang lain. Ingatlah bahwa pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita bahkan harus mengkritik atau memarahi seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri seseorang. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerjasama yang akan menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja kita baik sebagai individu maupun secara keseluruhan. (Bisri Mustofa. 2009)

Hukum 2: Emphaty Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengar atau mengerti terlebih dahulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain. Rasa empati akan memampukan kita untuk dapat menyampaikan pesan dengan cara dan sikap yang memudahkan penerima pesan menerimanya. Demikian halnya dengan bentuk komunikasi untuk membangun kerjasama tim dalam membangun teamwork. Jadi sebelum kita membangun komunikasi atau mengirimkan pesan, kita perlu mengerti dan memahami dengan empatik calon penerima pesan kita, sehingga nantinya pesan kita akan dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima. (Bisri Mustofa. 2009)

Hukum 3: Audible Makna dari audible antara lain dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh orang lain dengan baik. Hukum ini mengatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui media sedemikian hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. (Bisri Mustofa. 2009)

Hukum 4: Clarity Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan transparansi. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tim kita, karena tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita. (Bisri Mustofa. 2009)

Hukum 5: Humble Hukum kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Rendah hati tidak sama dengan rendah diri. Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa saling menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Jika komunikasi yang kita bangun didasarkan pada lima hukum pokok komunikasi yang efektif ini, maka kita dapat menjadi seorang komunikator yang handal dan pada gilirannya dapat membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dan saling menguatkan. (Bisri Mustofa. 2009)

ARAH ALIRAN KOMUNIKASI Komunikasi ke bawah/ downward communication Komunikasi ke atas/ upward communication Komunikasi horizontal/ horizontal communication Komunikasi Lintas Saluran

Komunikasi ke bawah/ downward communication Adalah komunikasi yang mengalir dari level yang lebih tinggi ke level yang lebih rendah Komunikasi ini digunakan oleh manajer kepada karyawannya ketika menyampaikan instruksi, menginformasikan kebijakan dan prosedur, menunjukkan masalah-masalah yang membutuhkan perhatian, dan memberikan umpan balik mengenai kinerja.

Komunikasi ke atas/ upward communication Adalah komunikasi yang mengalir dari individu yang berada pada level yang lebih rendah (bawahan) ke level yang lebih tinggi(atasan) Komunikasi ini digunakan untuk memberikan umpan balik kepada pemegang kekuasaan, menyampaikan informasi mengenai pencapaian tujuan dan menyampaikan berbagai masalah

Komunikasi horizontal/ horizontal communication Adalah komunikasi yang terjadi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama Tujuan komunikasi horisontal antara lain untuk mengkoordinasikan penugasan kerja, berbagai informasi mengenai rencana dan kegiatan, untuk memecahkan suatu masalah, menyelesaikan konflik dan untuk menumbuhkan dukungan bersama.

Komunikasi Lintas Saluran Adalah komunikasi yang terjadi melewatibatas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan atau bawahan mereka. Misalnya, bagian pelatihan atau pengembangan berhubungan dengan bagian produksi, penjualan, relasi industri, pembelian, penelitian, teknik dan pelanggan, untuk pelatihan pelanggan.

Jaringan komunikasi Jaringan formal : komunikasi wewenang / formal dan Jaringan informal : komunikasi tidak formal Komunikasi non verbal Pesan yang dikirim lewat gerakan tubuh, intonasi atau tekanan pada kata-kata, jarak fisik antara pengirim dan penerima

Gagalnya komunikasi jika terjadi: Emosi Bahasa komunikasi, tidak paham Tidak sepaham dari masalah Tingkat pendidikan Budaya Kultur, dll (Etika Muslimah, 2009

Sumber Bacaan Alusine M. Kanu. 2009. Communication: An Interdisciplinary Approach. UK. USA Doris Zumpe,Richard Phillip Michael. 2001. Notes on the Elements of Behavioral Science. Plenum Publisher. New York, USA. Etika muslimah. 2009. Perancangan Organisasi, Hand Out. UMS. Surakarta. Renald Kasali. 2007. Teknik Presentasi. Jakarta Richard L. Irwin,William Anthony Sutton,Larry M. McCarthy. 2008. Human Kinetics. Ilinois, USA Suranto. 2009. Teknik Negosiasi Meyakinkan. Mediatama. Surakarta. Suranto. 2012. Teknik Komunikasi Ideal. Mediatama. Surakarta. Bisri Mustofa. 2009. Memenangkan KOmunikasi. Jakarta. Wayne Weiten,Margaret A. Lloyd,Dana S. Dunn,Elizabeth Yost Hammer. 2009. Psychology Applied to Modern Life: Adjustment in the 21st Century. Wadsworth CEngage Learning. California USA

Matur Nuwun