TM 13 Event Seminar Dra. Lidia Evelina, MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Jenis–jenis Pertemuan Konferensi Kongres Seminar Simposium Lokakarya Diskusi Panel Sarasehan Forum Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

1. Konferensi (conference) Pertemuan resmi para ahli atau pakar dari berbagai instansi dan lembaga dengan tujuan mencoba menyepakati hal-hal penting dan khusus, sehingga diperoleh hasil lebih baik dan memadai karena diungkapkan dari pemikiran-pemikiran para ahli. Berskala luas, tingkat nasional dan internasional, melibatkan peserta dari berbagai negara dengan kualifikasi khusus. Contoh: “Konferensi Pemberantasan dan pencegahan Flu Burung di Kawasan ASEAN” Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

2. Kongres (congress) Kongres merupakan forum bertemunya wakil-wakil yang berwenang dari suatu kelompok atau organisasi yang mempunyai kekuasaan tertinggi dalam menentukan pedoman, kebijakan-kebijakan, program kegiatan atau organisasi. Bersifat nasional dan internasional. Contoh: Kongres ISKI (Ikatan Sarjana Komunikasi Indonesia) yang dihadiri oleh pengurus pusat dan cabang organisasi tersebut. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

3. Seminar Pertemuan ilmiah yang membahas masalah yang diikuti banyak peserta dan ahli di bidangnya dan akhirnya akan memperoleh suatu rumusan yang disepakati bersama. Seminar merupakan suatu kegiatan pemecahan masalah pada tema tertentu yang melibatkan para pakar, biasanya dari perguruan tinggi sebagai pembawa makalah atau pembanding/penyanggah. Seminar adalah kegiatan yang diadakan untuk membahas suatu studi kasus atau topik tertentu yang biasanya diikuti banyak peserta, dipimpin oleh ahli dalam bidang yang dipelajarinya, sehingga seminar tersebut berfungsi memberikan kesempatan diskusi kepada pesertanya dan menstimulasi partisipasi anggota kelompok menjadi aktif. Seminar merupakan pertemuan sejumlah mahasiswa perguruan tinggi bidang keilmuan di bawah pimpinan mahaguru yang bersangkutan. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

4. Simposium Berasal dari bahasa latin artinya pertemuan. Merupakan suatu rangkaian ceramah yang diberikan oleh dua atau sampai lima orang, dengan topik yang berlainan, tetapi berhubungan erat satu sama lain yang bertujuan untuk memberikan kesempatan kepada peserta untuk menganalisis beberapa aspek yang saling berhubungan dan yang dapat diperdebatkan, serta membantu peserta untuk dapat mengerti hubungan dari macam-macam bagian dari satu inti permasalahan. Simposium dipimpin moderator yang mengkoordinasi jalannya pembicaraan dari pembicara atau pembahas dan penyanggah serta pertanyaan-pertanyaan yang diajukan peserta. Peserta dapat mengajukan pendapat atau pertanyaan setelah pembicaraan atau penyanggah selesai berbicara. Simposium merumuskan pandangan-pandangan dari para pembicara atau peserta, namun tidak ada suatu kesimpulan akhir yang diambil. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

5. Lokakarya atau Workshop Pertemuan dari orang-orang yang berpengalaman dan bertanggung jawab dan ahli-ahli yang dapat membantu peserta guna membicarakan masalah atau pelajaran mereka yang dirasakan sukar untuk dipecahkan sendiri dan bersama-sama mencarikan solusinya. Peserta dari kelompok homogen dalam jumlah relatif terbatas dan intens sehingga keterlibatan peserta dalam pembicaraan dinamis. Lokakarya dapat dilakukan dalam rangka menindaklanjuti hasil atau rumusan suatu seminar untuk tema atau topik yang sama. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

6. Diskusi Panel Bersifat bertukar pikiran dan merupakan suatu pertemuan untuk mendengarkan percakapan antara 3 sampai 6 orang panelis yang mengemukakan topik-topik tertentu yang khusus. Dipimpin oleh moderator untuk didiskusikan bersama sehingga diperoleh masukan tentang pendapat-pendapat yang berbeda dan peserta distimulasi untuk berdiskusi. Selama panelis berdiskusi, hadirin aktif sebagai pendengar untuk mendapatkan berbagai perspektif pandangan yang disampaikan para panelis Setelah selesainya diskusi oleh para panelis, hadirin dapat membentuk kelompok-kelompok kecil untuk melakukan diskusi lanjutan. Jumlah peserta dibatasi agar jalannya diskusi berlangsung efektif. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

7. Sarasehan Bentuk pertemuan bersifat informal yang dihadiri oleh sekelompok undangan untuk membicarakan suatu masalah dengan cara menyampaikan gagasan dan saran untuk pemecahan masalah tertentu dan dalam suasana rileks dan tidak terikat aturan tertentu. Tempat duduk peserta cukup di lantai saja atau yang dikenal dengan istilah lesehan. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

8. Forum Merupakan diskusi terbimbing diikuti banyak peserta, misalnya sekitar 25 orang dengan narasumber yang mendiskusikan berbagai masalah. Peserta dalam forum dapat saling bertanya atau menanyakan pada narasumber yang ada, mengemukakan pikiran dan perasaannya. Narasumber akan berbicara menurut kebutuhan dan kepentingan peserta. Dalam forum ini, peserta dapat berpartisipasi penuh dan memperoleh pengetahuan dari narasumber maupun peserta lainnya, dan peran pimpinan forum atau moderator sangat membantu kelancaran diskusi. Tempat duduk antara peserta dengan narasumber dalam forum diatur tidak terpisah, seorang pembicaraan atau peserta forum, kalau sudah selesai bicara, akan kembali ke tempat duduknya semula. Dalam forum tidak ada keputusan yang diambil, pimpinan forum hanya menyampaikan ikhtisar pembicaraan dan himbauan kepada semua pihak yang telah mengikuti forum pada saat forum berakhir. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Jenis-Jenis Pertemuan No. Jenis Definisi Tujuan 1 Konferensi Pertemuan resmi para ahli atau pakar dari berbagai instansi dan lembaga Menyepakati hal-hal penting dan khusus 2 Kongres forum bertemunya wakil-wakil yang berwenang dari suatu kelpk atau organisasi yang mempunyai kekuasaan tertinggi Menentukan pedoman, kebijakan dan program kegiatan 3 Seminar kegiatan yang diadakan untuk membahas suatu studi kasus atau topik tertentu Pemecahan masalah 4 Simposium Menganalisis aspek yang berhubungan 5 Lokakarya/workshop Pertemuan dari orang-orang berpengalaman dan ahli-ahli Mencari solusi 6 Diskusi Panel Pertemuan untuk mendengarkan percakapan antara 3 - 6 orang panelis yang mengemukakan topik tertentu yang khusus Mendapat berbagai perspektif pandangan 7 Sarasehan Pertemuan bersifat informal yang dihadiri oleh sekelompok undangan 8 Forum Diskusi terbimbing diikuti banyak peserta Mendapatkan Ikhtisar Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Persiapan Pengembangan Tujuan dan Tema Seminar Pokok bahasan seminar Profil peserta seminar Pengembangan format dan desain seminar Pengembangan strategi penyelenggaraan dan logistik seminar. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Proposal dan Kerangka Acuan Seminar Judul Penyelenggaraan berisi tempat, hari/tanggal dan waktu. Latar belakang Tujuan Manfaat Agenda atau susunan acara Keynote speaker dan Pembicara Daftar Calon Peserta Sumber dana Penyelenggaraan: biaya operasional, perlengkapan (alat, bahan dan sewa) dan Honorium. Pembiayaan Kepanitiaan Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Pilihan waktu, tempat, penyelenggara dan ruang lingkup seminar Waktu seminar, tidak terlalu lama, maksimal 2 hari. Time management seminar harus dilakukan dengan ketat oleh penyelenggara. Pertimbangkan faktor cuaca dan musim, hindari musim hujan dan cuaca buruk. Perhatikan hari libur nasional dan libur panjang, masalah keamanan, kerusuhan, unjuk rasa dan bencana alam seperti banjir dan gempa bumi. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Tempat seminar Tergantung biaya, jenis seminar yang dilakukan, jumlah peserta dan pertimbangan lainnya. Secara internal dapat memanfaatkan auditorium, gedung serbaguna atau aula. Untuk seminar berskala besar dapat menggunakan convention center, yang dilengkapi dengan convention hall, ruang rapat ruang diskusi, ruang pertemuan dan aula pameran, VIP lounge, kantor management, ruang sekretariat, ruang makan, poliklinik dsb. Lokasi tempat, efektifnya diadakan di tengah kota atau dalam kota tetapi karena pertimbangan tertentu dapat diadakan di tempat peristirahatan di pegunungan atau pantai dengan maksud agar peserta terkonsentrasi dan seusai seminar dapat melakukan rekreasi atau olahraga. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Penyelenggara seminar Panitia internal mempunyai kelemahan-kelemahan karena bersifat amatiran, kurang berpengalaman, kurang profesional, namun biaya bisa ditekan seminimal mungkin. Panitia dari EO lebih bagus dan rapi konsekuensinya lebih mahal. Panitia gabungan antara panitia lokal dan internal dengan panitia dari EO dimaksudkan untuk pembelajaran bagi penyelenggaraan oleh panitia lokal pada masa yang akan datang. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Komposisi tempat duduk Class room Round table Theatre Amphitheatre Square U-shape Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Class room Round table Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Theatre Amphitheatre Setengah lingkaran berundak bersifat permanen. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Square U-shape Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Kelengkapan seminar Seminar kit (goody Bag) biasanya berbentuk tas tangan atau map yang diisi bahan seminar (makalah) dan dilengkapi pula dengan note book dan alat-alat tulis. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Papan Nama Papan nama ini diletakkan di atas meja pemakalah, moderator dan, pembanding, pengamat, notulis, penerima tamu dan meja panitia, bila diperlukan peserta disediakan papan nama. Tulisan harus dapat terbaca jelas, menggunakan tulisan yang kontras dengan warna pada latar belakangnya. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Name Tag Sebagai identitas untuk peserta selama seminar berlangsung, dilengkapi dengan foto, nama perusahaan dan instansi yang bersangkutan. Selain memudahkan komunikasi antarsesama, panitia dapat dengan cepat mencari dan mengenali peserta. Ada dua jenis name tag, ada yang dijepit dan ada yang digantung. Pilihlah yang tidak gampang copot atau jatuh selama dipakai peserta. Bila diantara peserta sudah saling kenal, maka cukup memberikan name tag yang mencantumlan “PESERTA” dan “PANITIA”. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Sertifikat Panitia seminar menyediakan sertifikat kepada para peserta seminar, keynote speaker, para pemakalah, pembanding, moderator dan pengamat. Pada sertifikat dicantumkan nama dan gelar serta instansi atau perusahaannya dan disampaikan pada saat seminar berakhir. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Cenderamata (Souvenir) Dapat berupa plakat, vandel atau benda serahan lainnya yang diberikan oleh panitia kepada keynote speaker, pemakalah dan Moderator. Selain panitia kadangkala sponsor juga memberikan cenderamata yang terkait dengan produk mereka. Tidak tertutup kemungkinan panitia memberikan cenderamata keapda seluruh peserta sebagai ucapan terima kasih . Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Fomulir umpan balik Untuk mengetahui dan bahan evaluasi keberhasilan seminar, panitia menyiapkan fomulir (kuisioner) Dibagikan atau disampaikan kepada peserta pada saat akan berakhirnya seminar, kemudian dikumpulkan. Peserta diminta meninggalkan fomulir di atas meja pada waktu mereka meninggalkan ruang seminar atau menaruh di meja penerima tamu. Untuk kegiatan workshop disebut pre test yang dibagi sebelum acara dan Post test yang dibagikan sesudah kegiatan selesai untuk mengetahui apakah ada kemajuan dari peserta setelah mengikuti acara. Bentuk pertanyaan keduanya sama. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Hasil seminar Hasil seminar berupa konsep seminar yang telah dibuat tim perumus dan dibacakan saat sebelum penutupan seminar, harus segera dirapikan oleh sekretariat, digandakan dan bersamaan dengan sertifikat, akan dibagikan kepada peserta. Sekretariat wajib mengirimkan hasil rumusan seminar tersebut ke alamat peserta yang kebetulan sudah meninggalkan ruang seminar sebelum ditutup secara resmi. Secara resmi, hasil rumusan seminar beserta rekomendasi tindak lanjutnya akan dikirim ke lembaga-lembaga dan instansi terkait sebagai pertanggung jawaban ilmiah ataukeilmuan dari lembaga penyelenggara seminar. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Pasca Seminar Laporan hasil seminar berupa keputusan-keputusan, rumusan-rumusan atau rekomendasi yang diperoleh dalam forum pertemuan. Dilengkapi dengan soft copy, foto dan rekaman video. Laporan kegiatan pelaksanaan seminar Sejak dari awal sampai selesai termasuk kendala-kendala yang terjadi selama seminar dan hasil evaluasi dan saran panitia untuk pelaksanaan seminar yang akan datang. Laporan pertanggungjawaban keuangan melaporkan secara rinci seperti dana yang diperoleh sebagai pemasukan, biaya yang dikeluarkan dan saldo yang masih ada pada panitia. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Laporan pertanggung jawaban keuangan Panitia harus mengadakan rapat dan meminta setiap seksi untuk menyampaikan pertanggungjawaban tugas mereka masing dan laporan akan dikompilasi oleh sekretaris atau ketua panitia penyelenggara. Dapat menunjuk eksternal auditor untuk mengaudit pertanggungjawaban keuangan seminar. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Pembubaran Panitia Seminar Panitia seminar dapat dibubarkan jika pemberi tugas telah menerima laporan hasil semianr, laporan kegiatan pelaksanaan, pertanggungjawaban keuangan dan jika diperlukan laporan evaluasi pelaksanaan seminar sebagai pelengkap. Dalam kasus-kasus tertentu, pemberi tugas dapat saja menolak pertanggunjawaban panitia seminar atau meminta penjelasan untuk hal-hal tertentu. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul