Bacaan 1-1 Pendahuluan mengenai Sistem Informasi Berbasis Komputer (Computer-Based Information System) Referensi: Bab 1, SIM, Raymond McLeod, Jr dkk, dll. 1

Topik Bacaan1-1 Informasi sebagai SD Faktor pendorong manajemen informasi Pengguna informasi – dimana dan apa yang dilakukannya Keahlian yang diperlukan untuk membantu pekerjaan pengguna informasi Pendekatan sistem untuk mempelajari SI Pengembangan SI

Sumberdaya paling bernilai TOPIK 1 Informasi: Sumberdaya paling bernilai 2

Lima Sumberdaya Utama Abad 21 TOPIK 1 Lima Sumberdaya Utama Abad 21 } Man + Woman /Personnel Material Machines (termasuk fasilitas dan energi) Money Informasi (dan data) Fisik } Konseptual 3

Sumber Daya Organisasi (4 M + 1 I) TOPIK 1 Sumber Daya Organisasi (4 M + 1 I) huMAN MATERIAL INFORMATION - DATA MONEY MACHINERY

INFORMASI adalah... TOPIK 1 data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang (Gordon B. Davis) pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan (Burch dan Strater) data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna (George R. Terry)

Langkah awal informasi

Bagaimana Sumber daya di-manage ? TOPIK 1 Bagaimana Sumber daya di-manage ? Diperoleh / acquire Dirakit / assemble, atau dipersiapkan / prepare Dipergunakan dengan maksimal / maximize use Digantikan / replace 4

Manajemen Informasi ialah... TOPIK 2 Manajemen Informasi ialah... SEGALA AKTIVITAS UNTUK: memperoleh dan mengumpulkan data untuk diproses menjadi informasi menggunakannya dengan cara yang paling efektif meng- update-nya pada saat-saat tertentu

Peran Penting Sistem Informasi

TOPIK 2 Faktor-faktor yang Mendorong Keinginan Menjalankan Aktivitas Manajemen Informasi Meningkatnya kompleksitas aktivitas bisnis Ekonomi Internasional Persaingan global / worldwide Meningkatnya kompleksitas teknologi Menciutnya kerangka waktu / time frames Meningkatnya kemampuan komputer dari tahun 1950-60 yang besar ukurannya, lambat dan sukar dioperasikan dibandingkan tahun 2000an yang kecil, cepat, dan mudah digunakan Ukuran / Kecepatan 4

Siapakah Penggunanya / Users ? TOPIK 3 Siapakah Penggunanya / Users ? Manajer Non-manajer Individu & organisasi yang berhubungan dengan lingkungan perusahaan  stakeholder 6

TOPIK 3 Manajer Dapat Ditemukan pada Semua Level dan Dalam Semua Daerah Fungsional Perusahaan Finance Function Human Resources Information Services Manufacturing Marketing Strategic planning level Management Control Level Operational Control Level 11

Pengaruh Level Manajemen pada Sumber Informasi - 1 TOPIK 3 Pengaruh Level Manajemen pada Sumber Informasi - 1 Environmental Strategic planning level Management control level Operational control level Internal 9

Pengaruh Level Manajemen pada Bentuk Informasi - 2 TOPIK 3 Pengaruh Level Manajemen pada Bentuk Informasi - 2 Summary Strategic planning level Management control level Operational control level Detail 9

Apa yang dilakukan Manajer - 1 Menurut Fungsi dari Fayol TOPIK 3 Apa yang dilakukan Manajer - 1 Menurut Fungsi dari Fayol Strategic Planning Level Management Control Level Operational Control Level 12

Apa yang dilakukan Manajer - 2 Menurut Peran dari Mintzberg TOPIK 3 Apa yang dilakukan Manajer - 2 Menurut Peran dari Mintzberg Peranan interpersonal Figurehead Leader Liaison Peranan informasional Monitor Disseminator Spokesperson Peranan pengambil keputusan / decisional Entrepreneur Disturbance handler Resource allocator Negotiator Interpersonal Roles–interacting with others figurehead role: managers perform ceremonial duties leader role: managers motivate and encourage workers to accomplish organizational objectives liaison role: managers deal with people outside their units Informational Roles–obtaining and sharing information monitor role: managers scan their environment for information, actively contact others for information disseminator role: managers share the information they have collected with their subordinates and others in the company Decisional Roles–making good decisions entrepreneur role: managers adapt themselves, their subordinates, and their units to incremental change disturbance handler role: managers respond to pressures and problems so severe that they demand immediate attention and action resource allocator role: managers decide who will get what resources and how many resources they get negotiator role: managers negotiate schedules, projects, goals, outcomes, resources, and employee raises 13

Pengetahuan Manajemen di Abad 21 TOPIK 4 Pengetahuan Manajemen di Abad 21 Melek komputer (Computer literacy) Melek informasi (Information literacy) Apa perbedaannya ? 16

Pengetahuan Manajemen = Tujuan SIM TOPIK 4 Pengetahuan Manajemen = Tujuan SIM INFORMATION LITERATE (MELEK INFORMASI) tahu cara menggunakan informasi dalam proses pemecahan masalah tahu dimana memperoleh informasi tahu bagaimana cara menyampaikan informasi kepada orang lain COMPUTER LITERATE (MELEK KOMPUTER) memahami terminologi komputer mengenal Strength -Weakness komputer mampu menggunakan komputer dll.

Keahlian Manajemen Komunikasi Pemecahan Masalah / Problem solving TOPIK 4 Keahlian Manajemen Komunikasi Pemecahan Masalah / Problem solving Renungkan bagaimana melek informasi & melek komputer dapat membantu! 14

Informasi Pemecahan Masalah Bentuknya Beraneka Ragam TOPIK 4 Informasi Pemecahan Masalah Bentuknya Beraneka Ragam Internal Sources External Sources Written Media Oral Media Tours Voice Mail Periodicals Business Meals Scheduled Meetings Telephone Computer Reports Noncomputer reports Letters & Memos Electronic mail Unscheduled Meetings Problem Solving

TOPIK 5 Pandangan Sistem Operasi setiap organisasi terletak dalam lingkungan yang luas sehingga perlu pandangan yang dapat: Mengurangi kompleksitas Tujuan / objektif yang baik Penekanan pada kerja sama (co-operations) Mengakui adanya keterhubungan (interconnections) Menghargai umpan balik (feedback) Pandangan ‘kesisteman’ dapat didekati dari: internal sistem  Closed Loop/Open Loop System eksternal sistem  Close/Open System bentuk dari unsur sistem  Physical/Conceptual System 22

TOPIK 5 Sistem Lingkaran Tertutup – Closed Loop System Bagian komponen dari sistem yang dapat mengawasi operasinya sendiri Tujuan Mekanisme Kontrol Transformasi Input Output 17

Sistem Lingkaran Terbuka / Open-Loop System TOPIK 5 Sistem Lingkaran Terbuka / Open-Loop System Input Transformasi Output 18

Sistem Terbuka versus Tertutup TOPIK 5 Sistem Terbuka versus Tertutup Sistem terbuka Terhubung dengan lingkungannya melalui aliran sumberdaya Sistem tertutup Tidak berhubungan dengan lingkungannya 19

TOPIK 5 Subsistem A-2 Subsistem A-3 Subsistem B-2 Subsistem B-1 Sistem Subsistem A Subsistem B Elemental Part C Subsistem A-1 part B1 Sistem dapat Tersusun dari Subsistem atau Bagian-Bagian Elementer/Dasar (Elemental Parts)

Sistem Fisik dan Konseptual TOPIK 5 Sistem Fisik dan Konseptual Sistem fisik Perusahaan bisnis Tersusun dari sumberdaya-sumberdaya fisik Sistem konseptual Mewakili sistem fisik Menggunakan sumberdaya konseptual Informasi Data 21

Data dan Informasi Pengolah informasi (information processor) TOPIK 5 Data dan Informasi Pengolah informasi (information processor) “Key element” dalam sistem konseptual Komputer Non-komputer Kombinasi Data ialah bahan mentah (raw material) yang ditransformasi menjadi informasi Pengetahuan adalah bentuk yang lebih tinggi dari informasi…

Evolusi CBIS Data Processing (DP) TOPIK 5 Evolusi CBIS Data Processing (DP) Management Information Systems (MIS) 1964 IBM mempromosikan konsep ini sebagai cara untuk menjual produknya (terminal komputer dan peripheral-nya) Decision Support Systems (DSS) 1971 Perbedaan menurut buku teks: MIS: Organisasi/grup - umum DSS: Individu - spesifik Office Automation (OA) 1964 Artificial Intelligence (AI)/ Expert Systems (ES) - 1990s Investasi besar-besaran oleh dunia bisnis 24

SI dulu…

SI sekarang…

Model CBIS TOPIK 5 Keputusan (CBIS) Masalah Informasi Pemecahan Computer-based Information System (CBIS) Masalah Accounting Information System Management Decision Support Systems The Virtual Office Knowledge-based Informasi Keputusan Pemecahan Masalah 25

Gambaran (Umum) Sistem Informasi TOPIK 5 Gambaran (Umum) Sistem Informasi EIS DSS MIS SI Horizontal …dibahas dalam modul 9-10B Sumber: Dimodifikasi dari Michael Zwass, Foundations of IS, Irwin/McGrawHill, 1998 …akan dibahas pada modul 11 KBS (ES) Keputusan Stratejik SDM Keputusan Manajerial Finansial Pemasaran Produksi/Operasi AIS(TPS),CRM …akan dibahas di modul 9-10A SI Fungsional /Vertikal (modul 9-10B) Keputusan Operasional …akan dibahas di modul 8 OA/PSS/OIS Pekerjaan Operasional dan “pengetahuan”

Aliran Informasi dalam Organisasi

Pengembangan CBIS TOPIK 6 System Life Cycle (SLC) atau Siklus Hidup Sistem ini akan dijelaskan lebih mendalam di modul 7 mengenai pengembangan Sistem Informasi 31

Reengineering CBIS Business Process Reengineering (BPR) TOPIK 6 Reengineering CBIS Business Process Reengineering (BPR) Mengerjakan ulang sistem (reworking systems) Sistem yang baik dipertahankan Menjadi pilihan metodologi pengembangan terbaru

TOPIK 6 Menilai Manfaat CBIS Sebelum mengembangkan CBIS, penilaian manfaat CBIS dilakukan dengan metode yang sama dalam menilai investasi lainnya Ekonomis Reduksi biaya Reduksi investasi persediaan barang Peningkatan produktivitas (CAD/CAM) Non-ekonomis Nilai yang dirasakan 30

Formula untuk mengevaluasi Investasi OA TOPIK 6 Formula untuk mengevaluasi Investasi OA Gunakan rumus “payback period” berikut ini: Dimana P = Payback period dalam tahun I = Total investasi modal untuk OA (hardware, software, dll) L = Biaya tahunan TK yang berkurang akibat penggunaan OA (gaji dan biaya ‘benefit’ per TK x jumlah shift per hari) E = Biaya maintenance per tahun untuk OA Z = Depresiasi per tahun q = Faktor percepatan (atau keterlambatan) dalam desimal. Contoh: Jika OA membantu kinerja TK sebesar 150 % dari yang mampu dilakukannya, faktor percepatannya ialah 1.5 3

TOPIK 6 Contoh Evaluasi OA (bisa dipergunakan untuk beberapa aplikasi SI lainnya) Umpamakan perusahaan ingin membeli OA. Bank ingin mengetahui berapa “payback period”-nya sebelum mereka memutuskan untuk meminjamkan Rp120 juta untuk pengadaan OA. Anda sebagai wakil perusahaan menetapkan bahwa sistem OA tersebut akan mengurangi jumlah TK yang diperlukan dalam satu kali shift sebesar satu orang. Penghematan per tahun TK ialah Rp35 juta. Biaya pemeliharaan OA diperkirakan sebesar Rp5 juta, dengan depresiasi tahun sebesar Rp12 juta. Produktivitas yang disumbangkan OA kepada kemampuan TK normal ialah 110%. Berapa “payback period” untuk OA tersebut? P = I = 120 juta = 1.47tahun L–E+q(L + Z) 35 juta–5 juta+1.1(35 juta+12 juta) 3

Ringkasan Informasi ialah satu dari lima sumberdaya utama Output komputer dipergunakan oleh manajer dan non-manajer Sistem terbentuk dari integrasi unsur atau elemen yang bekerja untuk mencapai tujuan Fisik Konseptual Data vs. Informasi

Ringkasan [sambungan] CBIS terdiri dari bermacam-macam komponen “Kantor maya” (virtual office) AIS MIS DSS Sistem berbasis pengetahuan (KBS) Pengembangan CBIS

TERIMA KASIH [bersambung]