Proses Pembuatan Event TM 3 Dra.Lidia Evelina, MM Materi Kuliah Event Organizing EO, Univ. Esa Unggul By Lidia Evelina

Objectives Internal Five elements (5 W) Mengerti tujuan perusahaan Demografi Budget Pengalaman sebelumnya. EO, Univ. Esa Unggul By Lidia Evelina

Merencanakan Event Studi kelayakan Membuat kerangka acuan (TOR: Term of Reference) Membuat detail tentang event mencakup 5 W + 1 H Membuat proposal Event Menentukan Tema, SDM, Pembiayaan, Menentukan skala ukuran event Menentukan SDM, audience atau pengunjung Menentukan isi acara dan pengisi acara Menentukan waktu, publikasi, Media partner, kerjasama dengan Organisasi Menentukan nilai-nilai apa yang dijadikan parameter keberhasilan EO, Univ. Esa Unggul By Lidia Evelina

Studi Kelayakan Untuk mendapatkan data dan fakta yang aktual di lapangan. Untuk mengetahui penerimaan masyarakat terhadap Event tersebut dapat menjadi pijakan untuk menggali kreativitas. Bahkan dari data ini EO dapat memberikan sesuatu yang pas, artinya, suatu sajian yang tidak berlebihan sehingga dari sisi budget juga tidak membengkak. Dengan riset kegagalan event dapat diantisipasi dengan menggunakan hubungan sebab akibat. Mengetahui tanggapan positip atau citra dari masyarakat tentang perusahaan.. EO, Univ. Esa Unggul By Lidia Evelina

Faktor-Faktor yang harus dipertimbangkan Regulasi dan kebijakan pemerintah Geografis Demografi Agenda tahunan Iklim atau cuaca/musim Peraturan dari Venue Waktu persiapan EO, Univ. Esa Unggul By Lidia Evelina

Menemukan Venue/Lokasi Pilihlah lokasi yang sesuai dengan kebutuhan acara, ketersediaan anggaran dan infrastruktur yang ada. Bandingkan beberapa lokasi sebelum menentukan pilihan (hotel, public hall, function hall di business area/office building, convention center, dsb.) Buatlah daftar periksa (check list) sesuai dengan kebutuhan acara dan periksalah pada saat kunjungan. Konfirmasikan segera apabila pilihan sudah final dan penuhi semua syarat administrasi secepatnya EO, Univ. Esa Unggul By Lidia Evelina

Pertimbangan dalam Pemilihan Lokasi Strategis (mudah dijangkau), akses dan ketersediaan tranportasi umum ke lokasi Terjaga kebersihan dan kenyamanan Terjamin keamanan Tersedianya lahan parkir yang memadai Kapasitas ruangan atau area sesuai jumlah audience. Tersedia fasilitas lainnya seperti toilet, kantin, press room. Dekat dengan Mesin ATM, tempat fotokopi, Dokter dan Balai kesehatan atau Rumah Sakit dan supermarket. EO, Univ. Esa Unggul By Lidia Evelina

Menentukan Tema Ikut trend atau menciptakan trend baru Tema akan berpengaruh dalam memilih peserta dan menetapkan target pengunjung Pemilihan tema akan berpengaruh terhadap partisipan sebuah event. Timing harus tepat sesuai dengan tema Waktu persiapan cukup EO, Univ. Esa Unggul By Lidia Evelina

Menentukan khalayak Menentukan khalayak diperlukan antara lain untuk mengidentifikasikan segmen yang tepat untuk dijadikan sasaran, menciptakan skala prioritas, memilih teknik dan media yang tepat dan mempersiapkan atau mengemas pesan yang mudah diterima. Sebaliknya, jika khalayak tidak ditentukan, dana akan terbuang sia-sia, pesan tidak dimengerti atau tidak sesuai karakteristik khalayak dan tujuan yang tidak tercapai. Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul

Menyusun Acara Susunlah dengan seksama dan terperinci – lengkapi dengan Technical Run Down termasuk durasi tiap mata acara Perhatikan waktu ibadah, jam-jam berkendaraan lalu lintas (3-in-1 atau peak hours) dan sebagainya Pilihan pemandu acara (MC) maupun pengisi acara (performer, pembicara) yang tepat sesuai kebutuhan acara dan segmentasi. Siapkan agenda alternatif (siapkan Plan “B” untuk cadangan) EO, Univ. Esa Unggul By Lidia Evelina

Strategi Perencanaan Event adalah Team work, masing-masing anggota saling mendukung. Buatlah rangkaian perkerjaan itu sederhana dan mudah dimengerti. Buatlah Job Desk dan Time Table untuk memudahkan. Rapat reguler untuk memantau perkembangan yang terjadi. Koordinasi dan selalu berkomunikasi dengan anggota Panitia sehingga hambatan atau tantangan mudah diatasi. EO, Univ. Esa Unggul By Lidia Evelina

Event Controling Cakupan Event Waktu Program Acara Biaya Risiko Sumber Daya manusia Koordinasi dan komunikasi Sistematika perencanaan dan pelaksanaan Mengabaikan salah satu akan berdampak bagi event. EO, Univ. Esa Unggul By Lidia Evelina

Faktor yang harus dipertimbangkan Kompleksitas Event Skala Event Event Management, Karakteristik para Vendors Stakeholders dan aspek legal Alokasi waktu dan merencanakan berbagai tugas Selalu waspada terhadap risiko event EO, Univ. Esa Unggul By Lidia Evelina

Keterlibatan Partisipan Pastikan kepada anggota panitia, Sukarelawan dan Vendors mengetahui visi,misi dan goals Event yang merupakan program charity. Pastikan semua yang bekerja dengan penuh semangat dan merasa gembira terlibat dalam Event. Informasi Event yang lengkap. Pastikan partisipan mengetahui alasan mereka mendukung dan menyebarkan berita baik tentang event. EO, Univ. Esa Unggul By Lidia Evelina

Terima kasih EO, Univ. Esa Unggul By Lidia Evelina