Manajemen Proyek Pertemuan XIII Mata Kuliah : F0532 – Manajemen Operasi Tahun : 2005 Pertemuan XIII Manajemen Proyek

Learning Outcomes Menunjukkan pentingnya strategi Manajemen Proyek Pada akhir pertemuan ini, diharapkan Mahasiswa akan mampu : Menunjukkan pentingnya strategi Manajemen Proyek Menunjukkan tentang Perencanaan Proyek Menunjukkan tentang kegunaan Penjadualan Proyek Menunjukkan tentang Teknik Manajemen Proyek

Outline Materi Strategi Manajemen Proyek Perencanaan Proyek Penjadualan Proyek Teknik Manajemen Proyek

Strategi Manajemen Proyek Proyek : sebagai suatu rangkaian tugas-tugas yang saling berkaitan dan terarah menuju output yang besar. Hampir semua industri merasa khawatir bagaimana mengelola proyek skala besar dan proyek yang kompleks Pelaksanaan Proyek memerlukan waktu bulanan dan bahkan tahunan dan biasanya dibuat diluar sistem produksi normal dengan membentuk organisasi proyek dalam perusahaan untuk menangani banyak pekerjaan dan organisasi proyek ini sering kali dibubarkan pada saat pelaksanaan proyek telah selesai. Manajemen Proyek besar mencakup tiga fase : (1) Perencanaan meliputi penetapan tujuan, pendefinisian proyek, dan organisasi tim, (2) Penjadualan, menghubungkan orang, supplies ke aktivitas khusus, (3) Pengendalian, mengawasi sumber-sumber daya (faktor produksi), biayanya, kualitas dan anggaran.

Perencanaan Proyek Organisasi Proyek : merupakan suatu cara yang efektif untuk mengumpulkan orang dan sumber daya fisik yang diperlukan untuk waktu yang terbatas guna menyelesaikan suatu proyek tertentu. Biasanya struktur organisasi proyek bersifat temporer (sementara) yang dirancang untuk mencapai hasil / tujuan tertentu dengan menggunakan tenaga ahli dari luar perusahaan. Organisasi Proyek Berfungsi dengan Baik , jika memenuhi kriteria sebagai berikut : (1) Pekerjaan bisa didefinisikan dengan tujuan tertentu dan tanggal batas waktunya, (2) Pekerjaan itu unik, atau sesuatu yang tidak lazim atas organisasi yang sudah ada, (3) Pekerjaan itu memuat tugas saling berkaitan dan kompleks yang membutuhkan kualitas tertentu, (4) Proyek bersifat temporer tapi sangat penting/kritis terhadap perusahaan. Perencanaan Proyek: Tim manajemen proyek sudah mulai bekerja sebelum proyek dilaksanakan, sehingga bisa dibuat rencana proyek : (1) menetapkan sasaran proyek (2) mendefinisikan proyek, dan memecahnya menjadi ke dalam bagian-bagian yang bisa dikelola.

Penjadualan Proyek (1) Penjadualan Proyek : menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan. Bahan baku dan tenaga kerja yang diperlukan dalam setiap tahapan produksi dihitung. Dalam fase ini, juga ditentukan waktu yang diperlukan oleh setiap aktivitas. Sedangkan penjadualan untuk kebutuhan personalia berdasarkan jenis kemampuan dibuat terpisah dalam diagram. Diagram juga dapat dikembangkan untuk menjadualkan bahan baku. Diagram Gantt : merupakan alat bantu visual yang berguna dalam pembebanan dan penjadualan. Penggunaan diagram Gantt membutuhkan biaya yang rendah dan dapat membantu manajer dalam : (1) merencanakan semua kegiatan, (2) perhitungan penyelesaian pesanan, (3) pencatatan perkiraan waktu kegiatan, dan (4) pengembangan keseluruhan jangka waktu proyek.

Kegunaan Penjadualan Proyek : Menunjukkan hubungan utama diantara kegiatan-kegiatan Menunjukkan hubungan antar tiap aktivitas / kegiatan dalam proyek Mendorong penentuan waktu yang diperlukan dan perkiraan biaya untuk setiap kegiatan Membantu meningkatkan penggunaan sumber daya manusia, uang, dan material dengan mengidentifikasi hambatan kritis dalam proyek. Keuntungan Diagram Gantt : (1) dapat digunakan dalam proyek sederhana yang membantu manajer dalam pengawasan kemajuan setiap aktivitas, (2) dalam proyek besar dapat dipakai sebagai ringkasan status proyek dan melengkapi pendekatan jaringan lain. (3) Biayanya relatif rendah (4) pembuatannya relatif lebih mudah. Kelemahan Diagram Gantt : (1) tidak mudah untuk diperbarui, (2) kurang memberikan ilustrasi yang nyata tentang hubungan antara kegiatan dan sumber dayanya

Teknik Manajemen Proyek (1) PERT dan CPM : untuk membantu para manajer dalam melakukan perencanaan, melakukan penjadualan dan melakukan pengawasan atau pengendalian terhadap proyek yang besar dan kompleks,maka dapat digunakan metode PERT (Program Evaluation and Review Technique / Teknik telaah dan evaluasi program) dan CPM (Critical Path Method / metode jalur kritis). PERT merupakan suatu metode analitik yang dirancang untuk membantu para manajer dalam penjadualan (scheduling) dan pengawasan kompleks yang memerlukan kegiatan-kegiatan tertentu yang harus dijalankan dalam urutan tertentu, dan kegiatan- kegiatan itu mungkin tergantung pada kegiatan-kegiatan lain. Walaupun PERT dan CPM berbeda dalam pengembangan terminologi dan konstruksi jaringannya, tetapi secara mendasar sasarannya adalah sama. Dengan demikian, analisis yang digunakan di kedua teknik tersebut adalah sangat mirip.

Teknik Manajemen Proyek (2) Kegunaan Analisa Jaringan kerja (PERT dan CPM) : adalah sangat menolong atau membantu dalam : (1) perencanaan suatu proyek yang kompleks, (2) penjadualan pekerjaan-pekerjaan sedemikian rupa sehingga praktis dan efisien, (3) mengadakan pembagian kerja dari tenaga kerja dan dana yang tersedia, (4) penjadualan ulang (rescheduling) untuk mengatasi hambatan-hambatan dan keterlambatan-keterlambatan, (5) menentukan “trade off” (kemungkinan pertukaran) antara waktu dan biaya, (6) menentukan probabilitas penyelesaian suatu proyek tertentu. Kerangka PERT dan CPM : (1) mendefinisikan proyek dan semua aktivitas atau tugas yang signifikan, (2) membuat keterkaitan antar aktivitasnya dan putuskan aktivitas mana yang harus mendahului dan aktivitas mana yang mengikuti aktivitas yang lain, (3) menggambar jaringan kerja (net work) yang menghubungkan semua aktivitas, (4) membebankan estimasi waktu dan atau biaya ke masing-masing aktivitas, (5) hitunglah jalur kritis (critical path), yaitu jalur waktu yang paling panjang, (6) gunakan jaringan untuk membantu perencanaan, penjadualan dan pengendalian proyek.

Teknik Manajemen Proyek (3) Pengertian Komponen-Komponen PERT : Peristiwa atau Kejadian (event) : menandai mulainya atau berakhirnya suatu kegiatan (activity) atau tugas. Biasanya peristiwa atau kejadian digambarkan dengan suatu lingkaran (nodes) yang diberi nomor. Kegiatan atau aktivitas : yaitu bagian dari keseluruhan pekerjaan proyek yang terjadi diantara dua peristiwa atau kejadian. Aktivitas atau kegiatan digambarkan dengan tanda panah. Waktu kegiatan (time activity): PERT menggunakan tiga estimasi waktu, yaitu : (1) Waktu optimistis (a), yaitu waktu kegiatan bila semuanya berjalan baik tanpa hambatan dan penundaan, (2) Waktu realistis (m), yaitu waktu yang kegiatan yang akan terjadi bila suatu kegiatan dilaksanakan dalam kondisi normal (waktu paling tepat untuk penyelesaian kegiatan) dengan penundaan-penundaan yang dapat diterima, (3) Waktu pesimistis (b), yaitu waktu kegiatan bila terjadi hambatan atau penundaan lebih dari semestinya.

Teknik Manajemen Proyek (4) Waktu yang Diharapkan (Expected Time / ET) : ketiga waktu aktivitas / kegiatan tersebut diatas ( a, m dan b) digunakan untuk menghitung waktu yang diharapkan dalam penyelesaian suatu proyek, dengan menggunakan rumus : ET = a + 4m + b dan V = [ b – a]² 6 6 ET = Waktu yang Diharapkan (Expected Time) V = Selisih waktu penyelesaian aktivitas / kegiatan Dalam PERT, setelah jaringan kerja (net work) dibuat, selanjutnya dapat dihitung waktu yang diharapkan dan selisih waktu untuk masing-masing aktivitas.

Teknik Manajemen Proyek (5) Analisis Jalur Kritis (Critical Path Analysis) : sasaran analisis jalur kritis adalah untuk menentukan kuantitas masing-masing aktivitas / kegiatan berikut ini : Earliest Start Time (ES) : adalah waktu mulai aktivitas paling awal atau waktu paling awal (tercepat) suatu aktivitas dapat dimulai, dengan memperhatikan waktu kegiatan yang diharapkan dan persyaratan urutan pengerjaan, Latest Start Time (LS) : adalah waktu mulai aktivitas paling akhir atau waktu paling lambat untuk dapat memulai suatu aktivitas tanpa penundaan keseluruhan proyek, Earliest Finish Time (EF) : adalah waktu penyelesaian aktivitas paling awal atau waktu paling awal suatu kegiatan dapat diselesaikan atau sama dengan : EF = ES + ET, Latest Finish Time (LF) : adalah waktu penyelesaian aktivitas paling akhir atau waktu paling lambat untuk dapat menyelesaikan suatu aktivitas / kegiatan tanpa penundaan penyelesaian proyek secara keseluruhan, atau sama dengan : LF = LS + ET, Slack Time (S) : adalah waktu mundur aktivitas, atau sama dengan S = LS – ES atau S = LF - EF