MK Manajemen Proyek S1- Kesmas ORGANISASI PROYEK MK Manajemen Proyek S1- Kesmas

Organisasi Struktur organisasi = pengkhususan atau spesialisasi orang pada bidang tertentu. Dasar penyusunan struktur organisasi : Berdasar produk = dapat terbentuknya divisi, contoh perusahaan General membentuk divisi General Motor, General Food, dan General elektrik Berdasar lokasi = perusahaan BUMN membagi organisasi berdasar wilayah regional, seperti : Telkom Devisi Regional Jawa Tengah

Organisasi 3. Berdasar proses : dapat dibagi berdasarkan proses pembuatan produk, seperti : departemen pengecoran, pengelasan dan finishing 4. Berdasar pelanggan 5. Berdasar fungsi : seperti fungsi keuangan, produksi, dsb

Organisasi Proyek bagian dari organisasi yang lebih besar, seperti pemerintah, institusi, badan atau lembaga atau dapat juga dalam skala yang lebih kecil, seperti perusahaan, lembaga penelitian, kumpulan dari kelompok kepentingan lainnya. Pengelolaan proyek perlu organisasi yang kuat dengan program, visi dan misi serta tujuan jelas, dengan kegiatan dilakukan dengan maksimal oleh personel penanggung jawab masing-masing kegiatan

Organisasi Proyek sebagai sarana dalam pencapaian tujuan mengatur dan mengorganisasi sumber daya, tenaga kerja, material, peralatan, dan modal secara efektif dan efisien dengan menerapkan sistem manajemen sesuai kebutuhan proyek

Organisasi Proyek Tujuan organisasi dapat tercapai dengan proses = Identifikasi dan pembagian kegiatan : perlu diketahui untuk menentukan volume pekerjaan, macam dan jenisnya, kebutuhan sumber daya, jadwal pelaksanaan serta anggarannya sehingga dapat dilaksanakan oleh penanggung jawab kegiatan sesuai dengan sasaran dan tujuan proyek Pengelompokan penanggung jawab kegiatan : agar hasilnya maksimal, pemilihan, penanggung jawab organisasi disesuaikan keterampilan dan kemampuan personel di bidangnya agar ujuan dan sasaran proyek tercapai

Organisasi Proyek Tujuan organisasi dapat tercapai dengan proses = 3. Penentuan wewenang dan tanggung jawab : setiap personel harus mengetahui wewenang dan tanggung jawab pekerjaannya, dengan membuat penjabaran kerja serta standar prosedur operasional pekerjaan yang dikelolanya 4. Menyusun mekanisme pengendalian : agar tidak terjadi penyimpangan proyek, dengan membuat format yang dapat menggerakkan organisasi dalam mengidentifikasi, memecahkan masalah, serta melakukan tindakan koreksi

Susunan Organisasi Proyek 1. Organisasi Proyek Fungsional = struktur organisasi dikelompokkan menurut fungsinya, memiliki struktur dengan konsep otoritas dan hierarki vertikal. Tanggung jawabnya biasa dirangkap dengan tugas sehari-hari pada organisasi perusahaan sehingga bila proyek besar dapat mengganggu kegiatan keseluruhan. contoh : organisasi fungsional membagi departemennya berdasarkan fungsi-fungsinya seperti fungsi pemasaran, fungsi personalia, fungsi produksi, fungsi keuangan, dsb

Susunan Organisasi Proyek Organisasi fungsional General Manager Keuangan Produksi Personalia Pemasaran PPIC Kualitas

Susunan Organisasi Proyek 1. Organisasi Proyek Fungsional = Keuntungan atau kelebihan : - Fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staf/ karyawan, yang memungkinkan divisi tepat untuk base administrasi bagi orang-orang dengan keahlian tertentu - orang-orang dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan di banyak proyek yang berbeda, dapat ditukar

Susunan Organisasi Proyek 1. Organisasi Proyek Fungsional = Keuntungan atau kelebihan : - orang-orang dengan keahlian berbeda dapat dikelompokkan dalam 1 group untuk berbagai pengalaman dan pengetahuan yang bermanfaat untuk pemecahan masalah teknis - divisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis bagi kelangsungan teknologi bila para personel keluar dari organisasi proyek - divisi fungsional punya jalur-jalur karir bagi yang punya keahlian tertentu, proyek bisa jadi ajang prestasi dan perkembangan karir

Susunan Organisasi Proyek 1. Organisasi Proyek Fungsional = keterbatasan atau kekurangan : - klien tidak jadi perhatian utama dari aktivitas yang dilakukan tim proyek - divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas-aktivitas khusus sesuai dengan fungsinya, jarang berorientasi pada problem oriented - kadang-kadang dalam proyek ini tidak ada individu yang diberi tanggung jawab penuh untuk mengurus proyek , kegagalan memberikan tanggung jawab ini berarti manajer proyek diberi tanggung jawab pada beberapa bagian sementara yang lain diberikan pihak lain

Susunan Organisasi Proyek 2. Organisasi Proyek Murni : bagian tersendiri dari organisasi fungsional perusahaan, manajer mempunyai otoritas penuh terhadap proyek, dimana tim proyek memiliki komitmen dan wewenang mandiri, namun dalam koordinasi perusahaan. terpisah dari organisasi induk menjadi organisasi tersendiri dengan staf teknis tersendiri, administrasi yang terpisah dan ikatan dengan organisasi induk berupa kemajuan atau kegagalan secara periodik proyek

Organisasi Proyek Murni Pimpinan Perusahaan Divisi Engineering Divisi pemasaran PROYEK Divisi administrasi umum Otoritas Proyek Engineering Kontruksi Pengendalian Pengadaan

Susunan Organisasi Proyek 2. Organisasi Proyek Murni : kelebihan dari struktur ini = - Manajer proyek (MP) mempunyai wewenang penuh untuk mengelola proyek, meski MP harus melapor ke eksekutif senior, ada perhatian khusus proyek - Semua anggota Tim Proyek secara langsung bertanggung jawab terhadap MP yang satu-satunya direktur proyek - rantai komunikasi menjadi pendek, antara MP dengan eksekutif secara langsung, akan mengurangi kesalahan akibat distorsi informasi dalam komunikasi

Susunan Organisasi Proyek 2. Organisasi Proyek Murni : kelebihan dari struktur ini = - bila ada proyek sejenis berturut-turut, organisasi ini bisa memanfaatkan para ahli yang sama sekaligus untuk kaderisasi dalam teknologi tertentu - karena kewenangan terpusat maka kemampuan untuk membuat keputusan bisa cepat dilakukan, dapat berinteraksi secara cepat terhadap kebutuhan klien maupun eksekutif senior dari organisasi induk

Susunan Organisasi Proyek 2. Organisasi Proyek Murni : kelebihan dari struktur ini = - adanya kesatuan komando, orang-orang yang terlibat dalam proyek hanya bertanggung jawab pada satu atasan - bentuk ini cukup simpel dan mudah dilaksanakan - adanya dukungan secara menyeluruh terhadap proyek

Susunan Organisasi Proyek 2. Organisasi Proyek Murni : keterbatasan dari struktur ini = - bila organisasi induk mempunyai banyak proyek yang harus dikerjakan, biasanya proyek akan mengusahakan sendiri Sumber daya sehingga terjadi duplikasi usaha dan fasilitas - struktur ini akan tambah biaya cukup mahal bagi organisasi induk karena biasanya akan berdiri sendiri dengan staf penuh - sering kali MP menumpuk SD secara berlebihan untuk dapatkan dukungan teknis dan teknologi saat diperlukan

Susunan Organisasi Proyek 2. Organisasi Proyek Murni : keterbatasan dari struktur ini = - bila proyek selesai akan terjadi masalah tentang nasib pekerja proyek yang ada, apakah dihentikan atau tetap digaji selama menunggu proyek selanjutnya - ketidakkonsistenan prosedur bisa sering terjadi dengan memakai alasan “memenuhi permintaan klien”

Susunan Organisasi Proyek 3. Organisasi Proyek Matriks : gabungan dari organisasi proyek fungsional dan murni, memanfaatkan ahli dari berbagai disiplin ilmu yang terlibat dalam organisasi fungsional sebagai bagian proyek tetapi tidak mengganggu proses pelaksanan proyek serta organisasi fungsional perusahaan.

Organisasi Proyek Matriks Arya Internasional Divisi Elektrik Divisi otomotif Divisi Kimia Accounts dan Pengendalian Fasilitas dan Produksi Riset dan Engineering Safety dan Personalia Elektrik Proyek A Proyek B

Susunan Organisasi Proyek 3. Organisasi Proyek Matriks : kelebihan dari struktur ini = - proyek mendapatkan perhatian secukupnya, satu orang sebagai MP bertanggung jawab mengelola proyek agar proyek selesai tepat waktu dalam batas biaya dan spesifikasi yang ada - organisasi matriks melekat pada unit fungsional organisasi maka tidak mudah mendapatkan orang potensial yang dibutuhkan dari setiap unit fungsional, jika terdapat banyak proyek maka orang-orang yang tersedia bagi semua proyek sehingga secara nyata mengurangi duplikasi penyediaan SD

Susunan Organisasi Proyek 3. Organisasi Proyek Matriks : kelebihan dari struktur ini = - tidak ada masalah yang berat yang akan menyusul berkenaan dengan nasib pekerja proyek jika proyek sudah selesai, karena orang-orang yang terlibat kembali bekerja pada unit fungsional - tanggapan tehadap keinginan yang diminta oleh klien biar cepat diberikan sepert organisasi murni, serta respon terhadap organisasi induk bisa dilakukan dengan cepat

Susunan Organisasi Proyek 3. Organisasi Proyek Matriks : kelebihan dari struktur ini = - mempunyai akses perwakilan dari divisi administrasi perusahaan induk, sehingga konsistensinya dengan kebijaksanaan, prosedur dari perusahaan induk tetap terjaga - bila ada beberapa proyek yang bersamaan, organisasi matriks memungkinkan distribusi SD yang lebih seimbang untuk mencapai berbagai target dari beberapa proyek yang berbeda

Susunan Organisasi Proyek 3. Organisasi Proyek Matriks : kelebihan dari struktur ini = - pendekatan holistik terhadap kebutuhan organisasi secara menyeluruh memungkinkan proyek dijadwalkan dan diberi porsi personel untuk mengoptimalkan performansi organisasi secara menyeluruh dan tidak hanya mengutamakan keberhasilan suatu proyek dengan mengorbankan proyek lain

Susunan Organisasi Proyek 3. Organisasi Proyek Matriks : Keterbatasan = Dalam organisasi proyek murni jelas bahwa MP adalah sentral pengambilan keputusan yang berhubungan dengan proyek, dan proyek yang dikelola oleh satu unit fungsional tidak ada keraguan bahwa divisi fungsional yang bersangkutan yang memegang pengambilan keputusan Dalam organisasi matriks terdapat kekuatan seimbang antara manajer fungsional dan MP, sehingga bila terdapat perintah dari 2 manajer ada keraguan perintah manajer mana yang dipenuhi

Susunan Organisasi Proyek 3. Organisasi Proyek Matriks : Keterbatasan = Perpindahan SD dari satu proyek ke proyek lain dalam rangka memenuhi jadwal proyek bisa meningkatkan persaingan antar MP, masing-masing MP ingin memastikan proyeknya yang akan sukses Manajemen matriks melanggar prinsip utama dari manajemen yaitu kesatuan komando (unity of command), pekerjaan minimal mempunyai 2 atasan yaitu manajer fungsional dan MP

Memilih Bentuk Organisasi Proyek Kriteria-kriteria pemilihan = 1. Frekuensi adanya proyek baru : berapa sering perusahaan mendapat proyek dan sejauh mana perusahaan induk teribat langsung dengan proyek 2. Berapa lama proyek berlangsung 3. Ukuran proyek : tingkat pemakaian tenaga kerja, modal dan SD yang dibutuhkan 4. Kompleksitas hubungan : jumlah bidang fungsional yang terlibat dalam proyek dan bagaimana hubungan ketergantungannya