Proses Penulisan Pesan Bisnis (Pengorganisasian dan Revisi) Pertemuan 7 Proses Penulisan Pesan Bisnis (Pengorganisasian dan Revisi) RIKA KHARLINA EKAWATI, S.E., M.T.I

Pengorganisasian Pesan Bisnis 4 Hal Untuk Mengorganisasi Pesan Dengan Baik Bertele-tele. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan. Menyajikan ide-ide secara tidak logis. Informasi penting kadangkala tidak tercakup di dalam pembahasan.

Pengorganisasian Pesan Bisnis Penyebab Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik Subjek dan tujuan harus jelas Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis Semua informasi yang penting harus sudah tercakup

Pengorganisasian Pesan Bisnis Pentingnya Pesan yang Baik Bagi Audiens Membantu audiens memahami suatu pesan Membantu audiens menerima suatu pesan Menghemat waktu Mempermudah pekerjaan komunikator

Pengorganisasian Pesan Bisnis Pengorganisasian Pesan Melalui Outline Mendefinisikan dan Mengelompokkan ide-ide Mulialah dengan ide pokok Nyatakan point-point pendukung yang penting Ilustrasi dengan bukti-bukti

Pengorganisasian Pesan Bisnis Pengorganisasian Pesan Melalui Outline Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Pendekatan langsung Disebut juga pendekatan deduktif Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini jika audiens cenderung positif dan menyenangkan Pendekatan tidak langsung Disebut juga pendekatan induktif Bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan

Pengorganisasian Pesan Bisnis Empat Rencana Organisasional Untuk Pesan-pesan Singkat Reaksi Audiens: Tertarik Rencana Organisasional: Direct Request Pembuka: Mulai dengan permintaan atau ide pokok Isi: Rinci/detail Penutup: Rasa hormat dan adanya tindakan khusus

Pengorganisasian Pesan Bisnis Empat Rencana Organisasional Untuk Pesan-pesan Singkat Reaksi Audiens: Senang Rencana Organisasional: pesan rutin, good news Pembuka: Mulai dengan ide pokok atau good news Isi: Rinci/detail Penutup: Rasa hormat, referensi ke good news

Pengorganisasian Pesan Bisnis Empat Rencana Organisasional Untuk Pesan-pesan Singkat Reaksi Audiens: Tidak Senang Rencana Organisasional: bad news, pernyataan netral sebagai transisi ke bad news Pembuka: Mulai dengan pernyataan netral, nyatakan bad news dan beri saran positif Isi: beri alasan yang rasional dan logis Penutup: Rasa hormat

Pengorganisasian Pesan Bisnis Empat Rencana Organisasional Untuk Pesan-pesan Singkat Reaksi Audiens: Tidak Tertarik Rencana Organisasional: pesan persuasif Pembuka: Mulai dengan pernyataan yang mengundang perhatian Isi: tumbuhkan hasrat audiens Penutup: perlu tindakan

Revisi Pesan-pesan Bisnis Pesan-pesan Bisnis Tertulis Mengedit isi, pengorganisasian, dan gaya penulisan Beberapa hal yang perlu diperhatikan: Apakah telah memasukkan point-point dengan urutan yang logis? Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal-hal yang bersifat umum dan bersifat khusus? Apakah ide yang paling penting telah memperoleh porsi pembahasan yang cukup? Apakah telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang terhdap fakta-fakta yang ada? Apakah ingin menambahkan informasi baru?

Revisi Pesan-pesan Bisnis Pesan-pesan Bisnis Tertulis Mengedit Mekanik/Teknik Penulisan Beberapa hal yang perlu diperhatikan: Susun kalimat yang digunakan agar dipahami dengan baik Penggunaan kapitalisasi yang tepat Penulisan tanda baca secara benar Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah. Pehatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat.

Revisi Pesan-pesan Bisnis Pesan-pesan Bisnis Tertulis Mengedit Format dan Layout Jika format penulisan menarik, ditata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik, memudahkan audiens untuk memahaminya.

Revisi Pesan-pesan Bisnis Pesan-pesan Bisnis Lisan Substansi Pesan Apakah substansi (inti) pesan yang ingin disampaikan telah tercantum didalamnya? Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audio visual) juga sudah tercantum didalamnya?

Revisi Pesan-pesan Bisnis Pesan-pesan Bisnis Lisan Pengorganisasian Pesan Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri) Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengantar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan) Penutup (misalnya, simpulan, saran, rekomendasi, implikasi).

Revisi Pesan-pesan Bisnis Pemilihan Kata yang Tepat Pilihlah kata yang sudah familier/dikenal Pilihlah kata-kata yang singkat Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Revisi Pesan-pesan Bisnis Membuat Kalimat yang Efektif Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik. Dalam menyusun suatu kalimat, perlu diperhatikan tiga hal: Kesatuan pikiran Kesatuan susunan kelogisan

Revisi Pesan-pesan Bisnis Membuat Kalimat yang Efektif Tiga Jenis Kalimat Kalimat sederhana Suatu kalimat sederhana yang hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat. Namun tidak tertutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung. Contoh: Andi mengirim pesanan buku ke konsumen

Revisi Pesan-pesan Bisnis Membuat Kalimat yang Efektif Tiga Jenis Kalimat Kalimat majemuk Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa Independen dan tidak memiliki klausa dependen. Klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh. Klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri, sehingga tidak memiliki pengertian yang utuh. Contoh: Adik membeli kertas dan kakak membeli baju.

Revisi Pesan-pesan Bisnis Membuat Kalimat yang Efektif Tiga Jenis Kalimat Kalimat kompleks Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat Contoh: Meskipun gaji tidak naik, para pegawai bekerja sebagaimana mestinya.

Revisi Pesan-pesan Bisnis Cara Mengembangkan Paragraf Terdapat dua pendekatan Pendekatan induktif Dimulai dengan mengemukakan berbagai alasan terdahulu, kemudian baru buat simpulan. Pendekatan deduktif Dimulai dari simpulan, kemudian baru diikuti dengan alasan-alasannya.

Revisi Pesan-pesan Bisnis Cara Mengembangkan Paragraf Pendekatan yang dipilih, sangat bergantung pada subjek anda, maksud audiens, dan maksud suatu pesan Ilustrasi Mengembangkan suatu paragraf dengan memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum. Perbandingan (Persamaan atau Perbedaan) Memberikan perbandingan persamaan atau perbedaan suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain. Cara pengembangan paragraf ini memerlukan wawasan berfikir yang luas bagi penyampai pesan-pesan bisnis.

Revisi Pesan-pesan Bisnis Cara Mengembangkan Paragraf Pendekatan yang dipilih, sangat bergantung pada subjek anda, maksud audiens, dan maksud suatu pesan Pembahasan Sebab-Akibat Memfokuskan perhatian pada alasan-alasan mengenai suatu hal, yang menjelaskan tentang sebab suatu hal dan akibat yang ditimbulkan.. Klarifikasi Pengelompokkan ide-ide umum ke dalam ide-ide yang lebih khusus. Pembahasan Pemecahan Masalah Menyajikan masalah, kemudian menjelaskan cara pemecahan masalah tersebut.