Fungsi dan Proses Perencanaan serta Pengendalian Bab. 8 Departemen Teknik Kimia Fakultas Teknik Universitas Indonesia Dr. Ir. Asep Handaya Saputra, M.Eng

Definisi Perencanaan adalah “Proses yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran termasuk menyiapkan segala sumber daya untuk mencapainya”. Ini berarti memilih dan menentukan langkah-langkah kegiatan di masa datang yang diperlukan untuk mencapai tujuan

Definisi (Lanjutan) Pengendalian adalah “Proses memantau dan mengkaji (bila perlu mengadakan koreksi) agar langkah-langkah kegiatan tersebut terbimbing kearah tujuan yang telah ditetapkan”

Definisi (Lanjutan) Dari segi penggunaan sumber daya, perencanaan dapat diartikan sebagai memberi pegangan bagi pelaksana mengenai lokasi sumber daya untuk melaksanakan kegiatan, Sedangkan pengendalian diartikan memantau apakah hasil kegiatan yang telah dilakukan sesuai dengan patokan yang telah digariskan dan memastikan penggunaan sumber daya yang efektif dan efisien.

Mengambil Keputusan Fungsi faktor Objektif dalam mengambil keputusan berfungsi : Sarana komunikasi bagi semua pihak penyelenggara proyek. Dasar pengaturan alokasi sumber daya. Pendorong para perencana dan pelaksana melihat ke depan dan menyadari pentingnya unsur waktu; serta Pegangan dan tolak ukur fungsi pengendalian.

8-1. Proses dan Sistematika Perencanaan Proyek Menyusun suatu perencanaan yang lengkap minimal meliputi: Menentukan tujuan Menentukan sasaran Mengkaji posisi awal terhadap tujuan Memilih alternatif Menyusun rangkaian langkah mencapai tujuan

Proses dan Sistematika Perencanaan a. Menetapkan tujuan b. Menetapkan sasaran untuk mencapai tujuan c. Mengkaji “jarak“ posisi awal terhadap sasaran dan tujuan d. Memilih alternatif e. Menyusun rangkaian langkah untuk mencapai sasaran & tujuan

8-2. Hirarki Perencanaan

A. Perencanaan Strategis Perencanaan strategis adalah perencanaan yang meliputi pengambilan keputusan tentang kebijakan (policy) untuk mencapai sasaran dalam usaha memenuhi tujuan perusahaan.

Dalam Hubungannya dengan proyek, keputusan strategis yang penting diantaranya adalah: Go or not to go bagi kelanjutan proyek Menentukan filosofi desain Menentukan bobot sasaran pokok Memilih macam kontrak Menentukan mekanisme pelaksanaan, yaitu, memilih antara dikerjakan sendiri (pemilik), memakai jasa kontraktor atau konsultan atau kombinasi.

B. Perencanaan Operasional Perencanaan operasional adalah perencanaan terinci yang dimaksudkan untuk menjabarkan segala sesuatu yang telah digariskan dalam perencanaan strategis.

Check List dalam Menyusun RIP (Rencana Implementasi Proyek) Apakah materi RIP telah mengikuti perencanaan strategis? Adakah sumber daya tersedia untuk mencapai sasaran tersebut? Bagaimana dampak proyek baru terhadap beban pekerjaan yang telah ada? Apabila melebihi bagaimana memecahkannya. Apakah terdapat peralatan long delivery item yang membutuhkan waktu manufaktur (fabrikasi) lama? Apakah dasar filosofi disain telah digariskan dengan jelas? Apakah kebijakan subkontrak, pembelian dan pemakaian jasa dalam kaitannya dengan partisipasi nasional batasannya telah digariskan dengan jelas?

C. Unsur-unsur Perencanaan Operasional Perencanaan operasional proyek terdiri dari beberapa unsur sebagai berikut. Perencanaan lingkup proyek dan penyusunan SRK Rancangan organisasi yang akan menangani proyek Rencana jadwal kegiatan Perkiraan biaya atau anggaran Proyeksi keperluan tenaga kerja (man-power loading), material, dan peralatan.

D. Perencanaan Lingkup Proyek dan Penyusunan SRK Unit pemurnian umpan (bahan mentah) Unit proses pengolahan utama Unit pemurnian produk Unit utiliti dan penunjang Fasilitas dermaga dan tangki Perkantoran, control room, perumahan dan bangunan sipil lainnya.

8-3. Menyusun SRK Paket kerja sebagai SRK terkecil memenuhi sifat-sifat berikut: Dapat dikelola sebagai satuan unit kerja. Dapat diberi kode identifikasi, seperti kode akuntansi biaya. Dapat direncanakan jadwal pelaksanaan dan anggarannya Mudah diukur kemajuan pelaksanaan serta pemakaian biayanya. Dapat dikaji kualitas kerja dan hasil akhirnya Bila diintegrasikan dengan SRK yang lain akan menjadi lingkup proyek secara keseluruhan.

SRK Berdasarkan fasilitas yang akan dibangun

8-4. Teknik dan Metode Perencanaan Top-Down dan Bottom-Up Perencanaan yang Efektif

8-5. Fungsi dan Proses Pengendalian “Pengendalian adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standar, kemudian mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar sumber daya digunakan efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran”.

Langkah-langkah Pengendalian Proyek; Menentukan sasaran Definisi lingkup kerja Menentukan standar dan kriteria sebagai patokan dalam rangka mencapai sasaran Merancang/menyusun sistem informasi, pemantauan, dan pelaporan hasil pelaksanaan pekerjaan Mengkaji dan menganalisis hasil pekerjaan terhadap standar, kriteria, dan sasaran yang telah ditentukan Mengadakan tindakan pembetulan

Siklus perencanaan dan pengendalian proyek

8-6. Area (Obyek) dan Aspek Pengendalian Garis besar area/obyek pengendalian proyek sebagai berikut Organisasi dan Personil Waktu/Jadwal Anggaran Biaya dan Jam/Orang Pengendalian Pengadaan Pengendalian Lingkup kerja Pengendalian Mutu Pengendalian Kinerja

Garis besar aspek dan objek perencanaan dan pengendalian

8-7. Pengendalian Proyek yang Efektif dan Tidak Efektif Suatu pengendalian proyek yang efektif ditandai oleh hal-hal, sebagai berikut: Tepat waktu dan peka terhadap penyimpangan Bentuk tindakan yang diadakan tepat dan benar Terpusat pada masalah atau titik yg bersifat strategis Mampu mengkomunikasikan masalah Kegiatan pengendalian tidak lebih dari yg diperlukan Dapat memberi petunjuk berupa prakiraan hasil