PowerPointPresentation by : E. Sutisna Manajemen Sumber Daya Manusia E. Sutisna, SE, MM PowerPointPresentation by : E. Sutisna

Influences Affecting Jobs, People, and Related HR Policies © 2002 Southwestern College Publishing. All rights reserved.

Kuliah 3, Analisis dan Perancangan Jabatan Definisi Tujuan dan Metoda Analisis Jabatan Hubungan Analisis Jabatan dgn Fungsi-fungsi SDM Perancangan Jabatan PowerPointPresentation by : E. Sutisna

Definisi Analisis jabatan (Job Analisys) Proses sistematis utk mengumpulkan informasi tentang tugas, kewajiban, dan tanggung- jawab sebuah jabatan (Mondy & Noe) Deskripsi/Uraian Jabatan (Job Description) Dokumen yg memuat informasi ttg tugas-tugas, kewajiban, dan tanggung jawab sebuah jabatan/pekerjaan Spesifikasi jabatan (Job specification) Uraian tertulis ttg pengetahuan, ketrampilan, kemampuan, sifat, dan karakteristik lainnya yg diperlukan utk menjalankan sebuah jabatan dgn efektif. Tugas (Task) Rangkain unsur-unsur pekerjaan yg terkordinasi dan terakumulasi, yg digunakan utk menghasilkan sebuah keluaran (output). PowerPointPresentation by : E. Sutisna

Definisi Posisi (Jabatan) Pengelompokan tugas-tugas, kewajiban, dan tanggung jawab yg diemban oleh seorang pekerja  di mana setiap karyawan memiliki satu posisi Pekerjaan atau Jabatan (Job) Sekelompok posisi dgn tugas-tugas, kewajiban, dan tanggung jawab yg serupa. Contoh : sekretaris Kelompok Jabatan (Job Family) Kelompok dari dua atau lebih jabatan yg memiliki kewajiban-kewajiban atau fungsi yg sama/serupa. Contoh ; SDM, Pemasaran, Akuntansi) Kategori Jabatan (Job Category) Pengelompokan jabatan yg sama nama jabatan atau pekerjaannya. Misalnya ; pekerjaan administratif, manajerial, dan teknis) PowerPointPresentation by : E. Sutisna

Contoh Penerapan Istilah Kategori Jabatan Tenaga kependidikan Kelompok Jabatan Dosen Jabatan Profesor/Guru besar Posisi Dosen Manajemen SDM Salah satu Tugas Mengajar MK MSDM 1 Salah satu Spesifikasi Jabatan Berpendidikan S2 Deskripsi Jabatan Mengajar, meneliti, dan melaksanakan kegiatan pengabdian kpd masyarakat PowerPointPresentation by : E. Sutisna

Kapan Analisis Jabatan dilakukan ? Pada saat organisasi didirikan/dibentuk Pada saat seperti itu, organisasi memerlukan sejumlah jabatan utk menjalankan kegiatannya Pada saat diciptakan jabatan/pekerjaan baru Karena adanya perkembangan organisasi diperlukan jabatan baru Pada saat Jabatan/pekerjaan berubah secara signifikan Perubahan teknologi, metoda, dan sistem mengharuskan organisasi mendefinisikan kembali deskripsi dan spesifikasi jabatan-jabatan yg sudah ada. PowerPointPresentation by : E. Sutisna

Tujuan Analisis Jabatan Tujuan Analisis Jabatan adalah memperoleh jawaban atas beberapa pertanyaan penting berikut ini : Tugas-tugas fisik dan mental apa yg dijalankan oleh pekerja ? Kapan pekerjaan tsb harus diselesaikan ? Di mana pekerjaan itu harus dilakukan ? Bagaimana pekerja melakukan pekerjaannya ? Untuk apa pekerjaan tsb dilakukan ? Persyaratan apa yg diperlukan utk menjalankan pekerjaan itu ? PowerPointPresentation by : E. Sutisna

Metoda Analisis Jabatan Angket terstruktur ; Fokus pd apa yg dihasilkan oleh pekerjaan (job-oriented approach) Fokus pada bagaimana sebuah pekerjaan dilakukan (worker-oreinted approach). Pengamatan Analis mengamati seorang atau sekelompok pekerja yg sedang melakukan pekerjaannya. Wawancara Karena proses pengamatan sulit dilakukan, analis mengandalkan deskripsi dari pekerja ttg apa yg ia kerjakan, mengapa, dan bagaimana pekerjaan dilakukan. Catatan karyawan Analis mengandalkan pada informasi yg berasal dari catatan karyawan ttg apa, mengapa, dan bagaimana ia melakukan pekerjaannya. Kinerja Analis benar-benar melakukan pekerjaan yg sedang dikajinya utk memperoleh informasi tangan pertama. Kombinasi dari metoda-metoda di atas. PowerPointPresentation by : E. Sutisna

Perencanaan Analisis Jabatan Menentukan informasi jabatan Informasi jabatan yg dibutuhkan antara lain identifikasi jabatan, pelaksanaan pekerjaan, persyaratan jabatan. Analisis jabatan hendaknya mengumpulkan informasi dari bidang-bidang sbb ; Kewajiban dan tugas (frekuensi, durasi, upaya, ketrampilan, kerumitan, perlengkapan, standar, dsb). Lingkungan (resikp thdp pelaksana pekerjaan ; gas beracun, bahan radio aktif, kekerasan, bahan yg mudah meledak, dsb) Peralatan dan perlengkapan (komputer, mesin, pakaian pelindung, dsb) Hubungan kerja (supervisi dari dan kpd siapa, hubungan kerja di dalam dan luar organisasi) Persyaratan kerja (pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan) Menentukan metoda pengumpulan data Memilih pendekatan yg digunakan (pendekatan individual atau melaui pengambilan sampel) Menentukan sumber data Memilih teknik pengumpulan data PowerPointPresentation by : E. Sutisna

Metoda Pengumpulan Data Memilih unit kerja yg akan diambil data jabatannya  pilih sampel Menginventarisasikan semua jabatan dlm unit kerja tersebut. Menginventarisasikan para pemangku jabatan Menentukan jumlah sampel pada unit kerja Memilih nama pemangku jabatan sbg sampel. Mengumpulkan data dgn teknik tertentu (angket, wawancara, dsb) Mencatat semua data dlm lembar kerja PowerPointPresentation by : E. Sutisna

Prosedur Analisis Jabatan Berdasarkan kajian oleh Siegel & Lane ada 3 jenis prosedur Analisis Jabatan : Prosedur yg berorientasi pada jabatan (job-oriented procedures) Analisis menekankan pada hasil spesifik atau hasil akhir dlm jabatan tertentu. Prosedur yg berorientasi pada sifat (trait-oriented procedures) Analisis menekankan pada kemampuan atau karakteristik yg mempengaruhi kinerja yg memuaskan atau kinerja efektif. Prosedur yg berorientasi pada pekerja (worker-oriented procedures) Analisis menekankan pada apa yg dilakukan (perilaku) oleh pegawai agar diperoleh hasil tertentu. PowerPointPresentation by : E. Sutisna

Langkah-langkah dalam Analisis Jabatan Mengkaji organisasi secara keseluruhan & kesesuaian tiap jbtn Langkah 2 Menentukan bgmn informasi analisis jbtn akan digunakan Langkah 3 Memilih jabatan-jabatan yg akan dianalisis Langkah 4 Mengumpulkan data dgn teknik analisis tertentu Menggunakan informasi dari langkah 1- 6 untuk : Perencanaan jabatan Perencanaan SDM Rekrutmen dan Seleksi Pelatihan & Pengembangan Penilaian kinerja Balas jasa/kompensasi Kepatuhan pada regulasi Langkah 6 Menyiapkan spesifikasi jabatan Langkah 5 Menyiapkan uraian jabatan PowerPointPresentation by : E. Sutisna

Deskripsi Jabatan Dokumen yg memuat informasi tentang tugas-tugas, kewajiban, dan tanggung jawab sebuah jabatan/pekerjaan Deskripsi Jabatan memuat informasi : Identifikasi jabatan (nama jabatan, depertemen/bagian, hubungan pelaporan, kode jabatan) Tanggal analisis jabatan Ringkasan jabatan Tugas-tugas yg dijalankan PowerPointPresentation by : E. Sutisna

Spesifikasi Jabatan Uraian tertulis ttg pengetahuan, ketrampilan, kemampuan, sifat, dan karakteristik lainnya yg diperlukan utk menjalankan sebuah jabatan dgn efektif. Spesifikasi jabatan berisi informasi ; Persyaratan pendidikan Pengalaman Sifat-sifat kepribadian Kemampuan fisik PowerPointPresentation by : E. Sutisna

Hubungan antara Analisis Jabatan dan Fungsi-fungsi SDM Rancangan dan Struktur Organisasi Perencanaan SDM Evaluasi jabatan dan Balas jasa Rekrutmen dan Seleksi Meningkatkan efisiensi dan meminimalkan tumpang tindih atau duplikasi Memudahkan peramalan kebutuhan SDM dan pembuatan rencana pelatihan, mutasi, dan promosi, dll Memudahkan dalam melakukan penilaian jabatan  utk pengaturan kompensasi/balas jasa Memberikan arah bagi prosedur rekrutmen dan seleksi PowerPointPresentation by : E. Sutisna

Hubungan antara Analisis Jabatan dan Fungsi-fungsi SDM... Penilaian Kinerja Hubungan kerja Perancangan Jabatan/Pekerjaan Keselamatan Kerja Analisis Jabatan dpt diterjemahkan ke dlm kriteria kinerja yg relevan Memudahkan manajemen maupun serikat pekerja untuk merundingkan kesepakatan kerja atau kontrak kerja Berfungsi sbg titik awal dari “studi gerak” (motion study) yg dirancang utk mengembangkan metoda kerja yg lebih efisien Dapat meningkatkan upaya keselamatan kerja sehingga menjadi lebih baik PowerPointPresentation by : E. Sutisna

Perancangan Jabatan Umpan balik Masukan Proses Transformasi Unsur-unsur Organisasi Pekerjaan yg produktif & memuaskan Unsur-unsur Lingkunga Perancangan Jabatan Unsur-unsur Perilaku Masukan Proses Transformasi Keluaran yg diharapkan Sumber : Davis & Werther, Human Reasource and Personnel Management, 1998 PowerPointPresentation by : E. Sutisna

Unsur-unsur Organisasi Pendekatan mekanistik Tugas-tugas dlm sebuah jbtn diidentifikasi agar dpt ditata utk meminimalkan waktu dan upaya pekerja. Sekumpulan tugas dikelompokkan dlm satu jbtn  spesialisasi. Penekanan pada efisiensi upaya (fisik), biaya tenaga kerja, pelatihan, dan waktu belajar bagi karyawan. Aliran kerja (work flow) Aliran kerja sangat dipengaruhi oleh karakteristik barang dan jasa. Contoh di pabrik mobil ; chassis harus dibuat lebih dulu sblm spatbor dan pintu-pintu dipasang Ergonomika Ilmu mengenai perancangan jabatan dan peralatan kerja agar jabatan dan perlatan cocok dgn kemampuan fisik individu. PowerPointPresentation by : E. Sutisna

Unsur-unsur Lingkungan Kemampuan dan ketersediaan karyawan Tugas-tugas yg dirancang utk sebuah pekerjaan harus mempertimbangkan kamampuan dan ketersediaan karyawan. Contoh ; aktivitas mengangkut barang lebih dari 100 kg. Ekspektasi sosial dan budaya Harapan masyarakat dan budaya yg berlaku di suatu daerah akan mempengaruhi pekerjaan yg dirancang. Contoh : penetapan waktu kerja malam hari bagi pekerja perempuan dan jam istirahat kerja pada hari Jum’at di negara-negara yg mayoritas muslim. PowerPointPresentation by : E. Sutisna

Unsur-unsur Perilaku Keragaman ketrampilan (skill variety) Para pekerja pd dasarnya lebih meyukai pekerjaan yg menuntut keragaman ketrampilan. Variasi yg kurang dalam pekerjaan dpt menyebabkan kebosanan, dan akhirnya dapat menurunkan produktivitas Identitas tugas (task identity) Tugas-tugas yg dikelompokkan dgn baik, akan membuat pekerja merasa memberikan kontribusi yg terindentifikasi dgn jelas. Signifikansi arti penting tugas (task significance) Sebuah pekerjaan memiliki signifikansi ketika pekerjaan ini dianggap penting bagi org lain dlm organisasi. Otonomi (autonomy) Kebebasan seseorang utk mengendalikan responnya terhadap lingkungan. Pekerjaan yg memberi kewenangan kpd pemangkunya utk membuat keputusan, akan memberikan tambahan tanggung jawab yg cenderung meningkatkan rasa diakui dan harga diri karyawan. Umpan balik (feedback) Umpan balik mengarah pada meningkatnya motivasi kerja Contoh : perakit radio PowerPointPresentation by : E. Sutisna

Teknik-teknik perancangan ulang Pekerjaan Rotasi Jabatan (job rotation) Proses memindahkan karyawan dari satu jabatan ke jabatan yg lain  variasi jbtn Perluasan jabatan (job enlargemnet) Menambah tugas-tugas ke dalam suatu jabatan utk meningkatkan siklus pekerjaan Pengayaan jabatan (job enrichment) Menambah tanggung jawab, otonomi, dan kontrol atas sebuah jabatan. Kelompok-kelompok kerja otonom (autonomous work) Team pekerja tanpa pimpinan formal yg dingkat oleh perusahaan, yg mengambil keputusan bersama. PowerPointPresentation by : E. Sutisna

Teknik-teknik perancangan ulang Pekerjaan Hari kerja dan penjadwalan kerja Minggu kerja yg lebih pendek, misalnya dari 5 hari kerja menjadi 4 hari kerja. Flextime Karyawan bekerja dgn jumlah jam kerja tertentu dlm satu minggu dan dlm periode waktu inti. Di luar waktu tsb mereka boleh memilih waktu kerja harian. Job sharing Kebijakan membagi pekerjaan 40 jam per minggu, misalnya, kpd dua org pekerja atau lebih. Telecommuting Pekerja melakukan pekerjaannya di rumah dgn menggunakan komputer yg tersambung ke kantor. PowerPointPresentation by : E. Sutisna

Job Analysis in Perspective © 2002 Southwestern College Publishing. All rights reserved.