MANAJEMEN PERKANTORAN BAB 10 Pengawasan dan Anggaran Biaya

DISUSUN OLEH: 1.IKA ROHMAH NURJANNAH (15080314016) 2.SITI AYU R HUSNA (15080314028) 3.ROBIANDI ANGGI FANCA (15080314060)

ANGGARAN Menurut Garrison,Norren,dan Brewer (2005) adalah rencana detail mengenai perolehan dan penggunaan keuangan maupun sumber daya organisasi lainnya pada periode yang telah ditentukan. DEFINISI

ANGGARAN PERENCANAAN PENGONTROLAN Mencakup pengembangan tujuan dan mempersiapkan berbagai anggaran untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. ANGGARAN PENGONTROLAN Mencakup langkah-langkah yang akan diambil pihak manajemen untuk meningkatkan kemungkinan tercapainya tujuan yang telah ditetapkan melalui kontribusi semua bagian di dalam organisasi.

MANFAAT 1.Mengomunikasikan rencana manajemen ke seluruh bagian di dalam organisasi 2.Memaksa manajer untuk memikirkan masa depan organisasi dan bagaimana cara mencapainya 3.Mengalokasikan sumber daya organiasi ke seluruh bagian secara efektif dan efisien 4.Meminimalisir terjadinya bottlenecks activity 5.Mengoordinasi aktivitas-aktivitas di dalam organisasi 6.Mendefinisikan tujuan dan sasaran yang akan menjadi benchmark

BIAYA Biaya Tetap Biaya Variabel Biaya Semivariabel Contoh:Biaya sewa,asuransi dan pajak Biaya Variabel Contoh:Bahan baku dan Persediaan Biaya Semivariabel Contoh:Biaya sewa mesin foto kopi

Prinsip Pembuatan Anggaran Keterlibatan karyawan dalam menyusun anggaran kantor administrasi Anggaran harus dapat merefleksikan perkiraan dari biaya operasional Anggaran harus disiapkan untuk keadaan di luar perkiraan Pegawai harus merasa menjadi kesatuan dalam anggaran

Teknik Perbaikan Anggaran 1.Review Periodik JAN FEB MAR APR MEI JUNI JULI AGT SEP OKT NOV DES  X  /  . . .  

2.Review Progresif 3.Review Bergerak FEB MAR APR MEI JUNI JULI AGT SEP JAN FEB MAR APR MEI JUNI JULI AGT SEP OKT NOV DES  X  /  . . .    . . JAN FEB    /  . . . 3.Review Bergerak JAN FEB MAR APR MEI JUNI JULI AGT SEP OKT NOV DES  X  /  . . .   . . .  JAN FEB  /    . . .

ZERO –BASED BUDGETING Zero –Based Budgeting(ZBB) merupakan pendekatan alternatif yang mengharuskan manajer untuk menyesuaikan pengeluaran yang dianggarkan

Zero –Based Budgeting 3. Alokasikan pendapatan berdasarkan penganggaran yang dibutuhkan 2. Evaluasi kelompok keputusan tersebut dengan analisis cost-benefits 1. Deskripsikan setiap aktivitas administrasi kedalam sebuah kelompok keputusan

Manajer dan eksekutif mempunyai tanggung jawab yang selalu meningkat, sementara mereka hanya mempunyai sedikit waktu untuk memperhatikan aktivitas administrasi yang berjalan lancar dan sesuai rencana.

Apabila aktivitas administrasi melebihi anggaran yang disetujui,hal tersebut perlu dicatat pada laporan anggaran.

Keputusan-keputusan manajerial harus dilengkapi dengan sebuah mekanisme yang memungkinkan dilakukannya evaluasi dan perbandingan terhadap beberapa kegiatan administrasi.

Langkah-langkah dalam pembuatan keputusan : 1. Menganalisis secara detail setiap kegiatan administrasi masing-masing departemen 2. Manajer akan menganalisis fungsi dengan menggunakan ZBB(Zero –Based Budgeting) 3. Menentukan kegiatan administrasi mana yang akan didanai atau tidak berdasarkan status prioritasnya.

PENGENDALIAN ANGGARAN Pengendalian anggaran adalah proses yang terus menerus. Laporan anggaran akan digunakan secara berkala sebagai mekanisme untuk mengoordinasi,menimbang dan mengontrol berbagai kegiatan administrasi di kantor

Tujuan dasar penganggaran adalah meningkatkan keuntungan perusahaan dengan meminimalisir pengeluaran.

Penyiapan Laporan Anggaran Dalam menyiapkan laporan anggaran ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh manajer adalah: 1. Situasi tertentu. 2. Ketika menampilkan angka dalam laporan,perbandingan dasar harus disajikan. 3. Membantu pembaca meringkas inormasi laporan sebanyak mungkin. 4. Laporan harus mengandung informasi yang dapat memberikan penjelasan. 5. Laporan harus standart.

Tampilan data keuangan Berdasarkan sifat laporan anggaran dan penggunaannya bagian yang dapat dimasukkan adalah: Tujuan dari laporan Tampilan data keuangan Ringkasan Kesimpulan Rekomendasi

Kontrol Biaya Kontrol biaya diharapkan dapat menekan pengeluaran seminimal mungkin.Berikut menjelaskan beberapa hal penting dalam pengontrolan biaya: 1. Mengembangkan standart biaya pada beberapa kegiatan administrasi perkantoran. 2. Mengembangkan kesadaran akan biaya yang ditimbulkan pada karyawan. 3. Membantu pengembangan prosedur operasi yang efisien. 4. Mengalokasikan biaya kegiatan administrasi perkantoran sesuai dengan fungsi yang dilakukan. 5. Mengetahui kegiatan administrasi perkantoran yang tidak efisien dan mempersiapakan solusi untuk membenahinya.

Pada saat menentukan biaya kegiatan administrasi perkantoran,manajer harus memperhatikan hal-hal berikut: Jumlah kegiatan. Tingkat kegiatan yang terstandarisasi. Jumlah tugas yang terdapat dalam suatu operasi. Efisiensi kegiatan yang dilaksanakan. Tingkat biaya kegiatan yang akan dilaksanakan.

Mengambil tindakan koreksi Teknik yang dapat digunakan untuk mengontrol biaya kegiatan administrasi perkantoran,yaitu: Mengambil tindakan koreksi Studi analisis biaya Standar biaya Unsur penting dari pengontrolan biaya adalah penentuan apakah biaya aktual melebihi biaya yang dianggarkan.

PENGONTROLAN BIAYA DENGAN BALANCED SCORECARD Balanced Scorecard (BSC) diperkenalkan pertama kali oleh Prof. Robert S. Kaplan dan David Norton pada tahun 1992 melalui Harvard Business Review yang mengintegrasikan metode pengukuran kinerja yang disusun untuk mendukung pelaksanaan strategi perusahaan.

Penggunaan BSC ditujukan untuk mengurangi kelemahan penggunaan alat ukur yang fokus terhadap pengukuran keuangan.

Proses Bisnis Internal Pembelajaran dan Pertumbuhan Diagram BSC Pengukuran Kinerja Keuangan Apakah kinerja keuangan perusahaan telah meningkat Apakah tujuan keuangan perusahaan kita Pelanggan Apakah pelanggan menyadari bahwa perusahaan telah menyampaikan lebih banyak value Apa yang diharapkan pelanggan terhadap layanan perusahaan kita dan bagaimana kita membuat mereka tetap loyal Visi dan Strategi Perusahaan Proses Bisnis Internal Apakah perusahaan telah meningkatkan proses bisnis utama yang dapat menunjang penyampaian lebih banyak value ke pelanggan Apakah proses bisnis internal utama yang dapat meningkatkan value bagi pelanggan kita? Pembelajaran dan Pertumbuhan Apakah perusahaan telah menjaga dan meningkatkan kemampuan untuk menjadi lebih baik?

Dengan mengimplementasikan BSC pada kegiatan administrasi yang dilakukan perusahaan, diharapkan perusahaan dapat melakukan upaya efisiensi yang selaras dengan tujuan perusahaan.

Manajer Administrasi diharapakan dapat mengimplementasikan BSC dalam proses administrasi yang mereka kelola sehingga dapat selaras serta mendukung tercapainya tujuan dan sasaran perusahaan.