PERENCANAAN PROYEK PENGORGANISASIAN PELATIHAN MANAJEMEN PROYEK Oleh IR EDUARD PAUNER, MT, ERMAP, CRMP Email : eduardpauner@yahoo.co.id JAKARTA 17 Februari 2012

ARTI PENGORGANISASIAN • PENGORGANISASIAN ADALAH SALAH SATU FUNGSI MANAJEMEN UNTUK MENGKOORDINASIKAN HUBUNGAN BERBAGAI SISTEM KEWENANGAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN TUGAS-TUGAS YANG ADA DI DALAM ORGANISASI. • KEWENANGAN, TUGAS-TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TERSEBUT KEMUDIAN DIATUR DALAM SUATU STRUKTUR ORGANISASI. Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian PU

R TERRY : MANAJEMEN merupakan suatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN, PEGERAKAN, DAN PENGENDALIAN. STRUKTUR ORGANISASI

PENGORGANISASIAN PENTING KARENA : MENGAPA PENGORGANISASIAN PENTING ? PENGORGANISASIAN PENTING KARENA : • MENGATUR PEMBAGIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DALAM ORGANISASI MELALUI STRUKTUR YANG JELAS MENGKOORDINASIKAN BERBAGAI SUMBER YANG ADA DI DALAM ORGANISASI MENGATUR PENGGUNAAN SUMBER-SUMBER SECARA EFISIEN DAN EFEKTIF MENGATUR HUBUNGAN-HUBUNGAN FORMAL YANG TERJADI DALAM ORGANISASI Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian PU

PRINSIP-PRINSIP PENGORGANISASIAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. DIVISION OF WORK DEPARTEMENTALIZATION CHAIN OF COMMAND SPAN OF CONTROL CENTRALIZATION & DECENTRALIZATION FORMALIZATION COMPLEXITY Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian PU

1). DIVISION OF WORK DIVISION OF WORK SERING PULA DIARTIKAN SEBAGAI SPESIALISASI TUGAS. UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI SECARA EFISIEN DAN EFEKTIF, TUGAS-TUGAS DIDISTRIBUSIKAN SESUAI DENGAN KEWENANGAN DAN FUNGSI SETIAP TINGKATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI. DENGAN DEMIKIAN SETIAP TINGKATAN MEMILIKI SPESIFIKASI TUGAS SENDIRI-SENDIRI. Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian PU

2). DEPARTEMENTALISASI SETELAH PEMBAGIAN TUGAS (DIVISION OF WORK) DILAKUKAN, MAKA UNTUK KEPERLUAN MEMUDAHKAN KOORRDINASI TUGAS-TUGAS YANG SEJENIS/BERTUJUAN SAMA, DIPERLUKAN DEPARTEMENTALISASI DEPARTEMENTALISASI ADALAH PENYATUAN ATAU PENGELOMPOKAN TUGAS-TUGAS SEJENIS/BERTUJUAN SEARAH Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian PU

3). RANTAI KOMANDO (CHAIN OF COMMAND) RANTAI KOMANDO MERUPAKAN PRINSIP YANG MENGATUR GARIS KEWENANGAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN TUGAS-TUGAS, DIMULAI DARI TOP, MIDDLE, HINGGA LOWER MANAGER. SECARA FORMAL RANTAI KOMANDO MENUNJUKKAN HIRARKHI/TINGKAT KEWENANGAN YANG BERSUMBER PADA LEVEL TERTINGGI HINGGA LEVEL TERBAWAH. Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian PU

KONSEP-KONSEP YANG BERHUBUNGAN DENGAN RANTAI KOMANDO 1. 2. 3. AUTHORITY MERUPAKAN KEWENANGAN UNTUK MEMBERIKAN TUGAS/PERINTAH KEPADA BAWAHAN, DAN MEMINTA PERTANGGUNGJAWABANNYA SEKALIGUS. RESPONSIBILITY PERTANGGUNGJAWABAN DARI TUGAS-TUGAS YANG DIPERINTAHKAN OLEH ATASAN. UNITY OF COMMAND PRINSIPNYA SESEORANG HANYA MEMILIKI SATU ATASAN YANG MEMBERIKAN PERINTAH. Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian PU

4). RENTANG PENGAWASAN (SPAN OF CONTROL) PRINSIP SPAN OF CONTROL MEMBERIKAN PEDOMAN PADA PARA MANAJER TENTANG KEMAMPUAN MANAJER DALAM MENGONTROL JUMLAH BAWAHANNYA. DIASUMSIKAN JIKA JUMLAH BAWAHAN SEMAKIN BESAR/BANYAK, MAKA MANAJER MEMILIKI KETERBATASAN UNTUK MENGONTROLNYA. Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian PU

5).CENTRALIZATION & • CENTRALIZATION ADALAH TINGKAT DECENTRALIZATION • CENTRALIZATION ADALAH TINGKAT MELALUI MANA TITIK SUATU PENGAMBILAN KEPUTUSAN DIPUSATKAN • DECENTRALIZATION ADALAH TINGKAT MELALUI MANA PARA PEGAWAI DI LEVEL BAWAH DAPAT MEMBERIKAN INPUT SECARA AKTUAL DALAM PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN. Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian PU

6). FORMALIZATION • FORMALISASI ADALAH TINGKAT MELALUI MANA PEKERJAAN- PEKERJAAN DI DALAM ORGANISASI DISTANDARISASI MELALUI PERATURAN-PERATURAN, PROSEDUR, YANG MENJADI PEDOMAN DAN MENGIKAT PERILAKU PEGAWAI Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian PU

7). KOMPLEKSITAS (COMPLEXITY) KOMPLEKSITAS MERUPAKAN PRINSIP ORGANISASI YANG MENGGAMBARKAN SEBERAPA BANYAK BAGIAN-BAGIAN DAN TINGKATAN-TINGKATAN YANG TERDAPAT DI DALAM ORGANISASI. KOMPLEKSITAS DAPAT DITUNJUKKAN MELALUI : a). KOMPLEKSITAS VERTIKAL (MENUNJUK JUMLAH TINGKATAN-TINGKATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI) b). KOMPLEKSITAS HORISONTAL (MENUNJUK JUMLAH BAGIAN-BAGIAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI) Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian PU

Pengorganisasian Proyek Organisasi Proyek harus mengelola pembagian Tugas dan Tanggung Jawab dengan jelas dari tiap-tiap Tim sesuai dengan Lingkup Proyek. 2.Organisasi Proyek harus sesuai dengan Metode yang ditetapkan misalnya WBS dan Tahap-Tahap daur ulang proyek.

ORGANISASI DISAIN STRUKTUR PENGERTIAN STRUKTUR ORGANISASI STRUKTUR ORGANISASI ADALAH SISTEM FORMAL DARI TUGAS-TUGAS DAN HUBUNGAN PELAPORAN PERTANGGUNG JAWABANNYA, DI MANA SISTEM TERSEBUT MENENTUKAN BAGAIMANA PARA ANGGOTA ORGANISASI MENGGUNAKAN SUMBER-SUMBER UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI. (JONES &GEORGE, 2007:243) Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian PU

DISAIN ORGANISASIONAL DISAIN ORGANISASIONAL BERHUBUNGAN DENGAN STRUKTUR ORGANISASI, SEBAB DISAIN ORGANISASIONAL ADALAH SUATU PROSES MELALUI MANA PARA MANAJER MEMBUAT PILIHAN-PILIHAN KHUSUS TENTANG HUBUNGAN- HUBUNGAN TUGAS-TUGAS DAN PEKERJAAN YANG DIBANGUN DALAM SEBUAH STRUKTUR ORGANISASI. Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian PU

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI STRUKTUR ORGANISASI 1.ORGANIZATIONA L ENVIRONMENT 4.STRATEGY 2.TECHNOLOGY 3.HUMAN RESOURCES DETERMINE THE DESIGN OF ORGANIZATIONAL STRUCTURE

STRUKTUR FUNGSIONAL SUATU FUNGSI ADALAH SUATU KELOMPOK ORANG, PEKERJAAN YANG DILAKSANAKAN SECARA BERSAMA-SAMA, KEMUDIAN PENEKANAN PADA KEMAMPUAN YANG SAMA ATAU PENGGUNAAN BEBERAPA PENGETAHUAN,ALAT DAN TEKNIK YANG SEJENIS DALAM PEKERJAAN MEREKA. SUATU STRUKTUR ORGANISASIONAL YANG DISUSUN DARI SELURUH DEPARTEMEN- DEPARTEMEN YANG ADA DI DALAM ORGANISASI, DI MANA MASING-MASING DEPARTEMEN MEMILIKI PRODUK BARANG JASA YANG BERBEDA-BEDA Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian PU

STRUKTUR DIVISIONAL STRUKTUR DIVISIONAL MERUPAKAN PEMECAHAN MASALAH AKIBAT ADANYA PERTUMBUHAN DAN PENINGKATAN DIVERSIFIKAS. STRUKTUR DIVISIONAL DISUSUN BERDASARKAN PEMISAHAN UNIT-UNIT DI DALAM MANA SUATU FUNGSI-FUNGSI YANG MEMPRODUKSI BARANG JASA KHUSUS DIKELOMPOKAN DALAM SUATU FUNGSI PEKERJAAN TERTENTU Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian PU

STRUKTUR DIVISIONAL PRODUK CEO MANAGER DIVISI MESIN PENGERING DIVISI ALAT PENERANGAN DIVISI STEREO DAN TELEVISI Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian PU

STRUKTUR DIVISIONAL MARKET CEO MANAGER DIVISI PELANGGAN INSTANSI DIVISI PELANGGAN SKALA KECIL DIVISI PELANGGAN ECERAN Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian PU

STRUKTUR DIVISIONAL GEOGRAFI CEO MANAGER DIVISI WILAYAH UTARA DIVISI WILAYAH BARAT DIVISI WILAYAH TIMUR Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian PU

KPA PA MENTERI SATKER ULP ORGANISASI PENYELENGGARA KEGIATAN - SATUAN KERJA PA MENTERI SATKER TETAP PUSAT SATKER SATKER UNIT PELAKSANA TEKNIS PUSAT KPA ULP SATKER NON VERTIKAL TERTENTU (SNVT) Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian PU

a. KEPALA c.PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN (PPK) PEJABAT INTI SATKER SATUAN KERJA/KPA/KPB b.PEJABAT PEMUNGUT PENERIMAAN NEGARA c.PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN (PPK) d.PEJABAT YG MELAKUKAN PENGUJIAN DAN PERINTAH PEMBAYARAN e.BENDAHARA PENERIMAAN f.BENDAHARA PENGELUARAN Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian PU

SATKER UNIT PELAKSANA TEKNIS PUSAT SDA DAN BM MENTERI PU PenggunaAnggaran/Barang PEJABAT ESELON IA Pembantu Pengguna Anggaran/Barang/Atasan/Atllas SATKER PEJABAT ESELON II TERKAIT PembantuTlas KEPALA BALAI BESAR/BALAI KA.SATKER/Kuasa Pengguna Anggaran/Barang Pejabat Pemungut PNBP Pembant u Bendahara Penerimaan PNBP Pembant u Pejabat PEJABAT Bendahar Pejabat PEMBUAT PEMBUAT SPM KOMITMEN Pengelua- N N ran Petugas Pembant Pembant Pembant UAKP E Gudang dan UAKPB A Mnt Persediaan 23

Organisasi Proyek Konstruksi Organisasi proyek bertujuan untuk membentuk hubungan atau ikatan berbagai pihak yang terlibat dalam proyek untuk mencapai tujuan yang sama (berkaitan dengan Biaya yang tersedia,Mutu yang harus dicapai, Waktu yang telah ditetapkan). Dua jenis hubungan/ikatan dalam organisasi proyek konstruksi,yaitu:  Hubungan fungsional,yaitu hubungan/ikatan yang terbentuk atas dasar keterkaitan pekerjaan,baik berdasarkan kontrak maupun tidak. Contoh: hubungan antara konsultan perencana dengan kontraktor, Kontraktor dengan konsultan pengawas,dst.  Hubungan kontraktual,yaitu hubungan/ikatan yang terbentuk Melalui mekanisme kontrak sehingga memiliki kekuatan hukum. Contoh: hubungan antara pemilik proyek dengan kontraktor, kontraktor dengan sub-kontraktor,dst. 24

ORGANISASI PELAKSANAAN SATKER Hub. Birokrasi Hub. Kontraktual Hub. Fungsional PPK KONTRAKTOR KONSULTAN

STRUKTUR ORGANISASI KEPALA BALAI Teknik Adm Pengawas

Tugas • TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PELAKSANA KEGIATAN (Permen PU No 14/PRT/M/2011) Melaksanakan sebagian tugas Kasatker yaitu: 1. 2. 3. 4. Menetapkan rencana pelaksanaan pengadaan B/J : Spesifikasi Teknis,HPS dan Rencana Kontrak Menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) Menandatangani Kontrak/SPK Melaksanakan Kontrak dengan Penyedia B/J 5. Mengendalikan pelaksanaan kontrak 6. Melaporkan pelksanaan/Penyelesaian Pengadaan B/J kepada Kasatker 7. Menyerahkan hasil pekerjaan Pengadaan B/J kepada Kasatker dengan BA penyerahan 8. Melaporkan kemajuan pekerjaan dan penyerapan anggaran kepada Kasatker/triwulan 9. 10. 11. 12. 13. 14. Menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelksanaan Mengusulkan perubahan paket pekerjaan,perubahan jadwal pengadaan kepada Kasatker Menetapkan tim pendukung panitian peneliti kontrak ,Pejabat Pelksana Teknis Kegiatan (PPTK),Direksi Lapangan,Konsultan Pengawas,Tim pelaksana Swakelola Menetapkan tim atau TA untuk aanwijing Menetapkan besaran uang muka Menyiapkan ,menandatangani

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PELAKSANA KEGIATAN PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN 16. Menyerahkan aset hasil pengadaan B/J dan aset lainnya kepada Menteri melalui Kasatker 17. Menandatangani pakta integritas 18. Melksanakan rencana kerja dalam DIPA 19. Menandatangani SK yg mengakibatkan pengeluaran,SPT,SPPD berdasarkan SPT 20. Menyusun draft kontrak yg tercantum dlm DIPA,dokumenpendukungnya dan rencana kegiatan Swakelola 21. Menandatangani bukti-bukti dokumen pengeluaran anggaran Satker 22. Menandatangani Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dan pendukung dan diteruskan kepada Pejabat Pengujian dan Perintah Pembayaran 23. Mengajukan tagihan pembayaran kepada Bendahara Pengeluaran 24. Menyusun laporan seluruh kegiatan yg dilakukan sesuai DIPA dan menyampaikan ke Kasatker 25. Menyusun usulan Rencana kegiatan Satker Tahunan yg merupakan RKA-KL tahun berikutnya. 28

PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PELAKSANA KEGIATAN PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN Tanggung jawab 1. Bertanggungjawab atas kebenaran material dan akibat yg timbul dari kontrak/SPK atau keputusan 2. Bertanggungjawwab atas realisasi keuangan dan keluaran/output kegiatan yg dilksanakan sesuai rencana kerja yg ditetapkan dalam DIPA 3. Bertanggungjawab kepada Kepala Satker 29

TERIMAKASIH Ir.T.Reinhart P Simandjuntak Dipl HE,MT/WI Utama Kementerian PU

Evaluasi Pengorganisasian Proyek Gambarkan struktur organisasi tempat saudara bekerja dan jelaskan keuntungan dan kerugian struktur tsb.