PERENCANAAN SDM ENDAH SETYOWATI, FIA UB, 2012

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA Perencanaan merupakan pengambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa depan. Perencanaan SDM berarti langkah-langkah tertentu yang diambil pihak manajemen guna lebih menjamin bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat, kesemuanya dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan.

3. Faktor-faktor Penyebab Timbulnya Perencanaan Pegawai a. Lingkungan Eksternal b. Keputusan-keputusan organisasi c. Faktor persediaan karyawan Jumlah, waktu dan kualifikasi SDM yang pensiun Prediksi jumlah dan kualifikasi SDM yang akan berhenti/keluar dan PHK Prediksi yang meninggal dunia

MANFAAT PERENCANAAN SDM Terdapat paling sedikit 6 manfaat yang dapat dipetik dari perencanaan SDM: Organisasi dapat memanfaatkan SDM yang sudah ada didalamnya secara lebih baik. Melalui perencanaan SDM yang matang, produktivitas kerja dari pegawai yang sudah ada dapat ditingkatkan. Perencanaan SDM berkaitan dengan penentuan kebutuhan akan tenaga kerja di masa depan. Salah satu segi manajemen SDM yang saat ini semakin penting ialah pengelolaan informasi ketenagakerjaan. Salah satu kegiatan pendahuluan dalam perencanaan SDM adalah penelitian. Dari proses penelitian ini akan diperoleh pemahaman tentang situasi pasar kerja yang tepat. Rencana SDM merupakan dasar bagi penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang menangani SDM dalam organisasi.

BERBAGAI TANTANGAN DI BIDANG SDM Pada dasarnya tantangan bagi manajemen SDM (terkait dengan perencanaan) dapat dikategorikan pada tiga jenis utama: Tantangan Eksternal Tantangan Internal Situasi Ketenagakerjaan Internal

TEKNIK-TEKNIK PERAMALAN SEBAGAI INSTRUMEN PERENCANAAN Pre definisi perencanaan mengandung sifat peramalan, karena secermat apapun perencanaan tetap tidak bebas dari ketidakpastian. Meminimalisasikan ketidaktepatan ini dapat diusahakan dengan menggunakan 6 teknik peramalan sebagai instrumen perencanaan, yaitu: Ekstrapolasi Indeksasi Analisis statistikal Analisis anggaran Analisis kegiatan baru Permodelan dengan bantuan komputer

PP 54 TAHUN 2003 TENTANG FORMASI PEGAWAI NEGERI SIPIL FORMASI adalah jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. FORMASI PEGAWAI NEGERI SIPIL PUSAT adalah formasi bagi Pegawai Negeri Sipil yang bekerja pada suatu satuan organisasi Pemerintah Pusat. FORMASI PEGAWAI NEGERI SIPIL DAERAH adalah formasi bagi Pegawai Negeri Sipil yang bekerja pada suatu satuan organisasi Pemerintah Daerah .

FORMASI Dasar Hukum : 2. Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 1. Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999, Pasal 15 2. Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 3. Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 4. Keputusan Kepala Bkn Nomor 26 Tahun 2004 5. Peraturan Pemerintah Nomor 48 Tahun 2005 6. Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 2007

PETA JABATAN adalah susunan nama dan tingkat jabatan struktural yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai dengan yang paling tinggi. PENYEDIAAN PEGAWAI adalah upaya suatu satuan organisasi negara untuk mencari dan mengembangkan pegawai sesuai dengan standar, kualifikasi dan kompetensi jabatan dalam rangka memenuhi kebutuhan suatu satuan organisasi negara.

MEKANISME USUL DAN PENETAPAN FORMASI PNS PUSAT DAN DAERAH BERDASARKAN PP 54 TAHUN 2003 Penetapan & persetujuan tertulis oleh Men.PAN Perumusan kebijakan oleh Men.PAN Dikoordi-nasikan Oleh Usul ditujukan Pertimbangan Usul Men.Keu Men. PAN TAP FORMASI PNS PUSAT Inst. Pusat KEBIJAKAN FORMASI PNS MENCAKUP: JUMLAH FORMASI PNS NAS. PRIORITAS BKN PERSETU JUAN TERTULIS ALOKASI FORMASI PNSD Prop/ Kab/ Kota Gub BKN TAP FORMASI OLEH PPKD

PROSEDUR DAN STANDAR WAKTU PENETAPAN FORMASI BATAS WAKTU DEP/LEMBAGA PADA AWAL TIAP TAHUN ANGGARAN MENYUSUN DAFTAR SUSUNAN KEKUATAN PEGAWAI BAGI TIAP UNIT ORGANISASI/KANTOR/SATUAN KERJA. PPK, PUSAT DAN DAERAH MENYUSUN FORMASI PPK PUSAT MENGAJUKAN USUL PENETAPAN FORMASI KEPADA MENPAN DAN BKN GUBERNUR MENGAJUKAN USUL FORMASI PROPINSI/ KAB/KOTA KEPADA MENPAN DAN KA. BKN PERTIMBANGAN OLEH KEPALA BKN KEPADA MENPAN PERSETUJUAN PENETAPAN FORMASI PNS DAERAH OLEH MENPAN PERSETUJUAN FORMASI TERSEBUT DISAMPAIKAN KEPADA GUBERNUR DAN GUBERNUR MENYAMPAIKAN KEPADA PPK KAB/KOTA AKHIR BULAN JANUARI AKHIR BULAN FEBRUARI AKHIR BULAN MARET AKHIR BULAN MEI BULAN JUNI TUJUH HARI SETELAH PERSETUJUAN

JUMLAH PEGAWAI SESUAI DENGAN BEBAN KERJA PRINSIP PENYUSUNAN FORMASI JUMLAH PEGAWAI SESUAI DENGAN BEBAN KERJA FORMASI TERSEDIA KARENA ADANYA POSISI JABATAN YANG LOWONG. KEBUTUHAN PEGAWAI DINYATAKAN DALAM JABATAN DAN SYARAT JABATAN TERSEDIA PETA JABATAN DAN URAIAN JABATAN PETA JABATAN DAN URAIAN JABATAN HASIL ANALISIS JABATAN

TUJUAN PENETAPAN FORMASI AGAR SETIAP SATUAN ORGANISASI NEGARA MEMPUNYAI JUMLAH DAN MUTU PEGAWAI SESUAI DENGAN BEBAN KERJA DAN TANGGUNG JAWAB PADA MASING-MASING ORGANISASI

PENYUSUNAN FORMASI PNS KEBUTUHAN PEG MENURUT JABATAN KEBUTUHAN PEG MENURUT SYARAT JABATAN SUSUNAN PNS MENURUT JAB, GOL RUANG, JENIS KELAMIN, & USIA KEBUTUHAN PEG MENURUUT KUALIFIKASI PENDIDIKAN ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI PETA JABATAN ANALISIS JABATAN PENYUSUNAN FORMASI KEBIJAKAN PEMERINTAH

Subbag Umum Kepegawian Contoh peta jabatan : Jumlah Kekuatan Pegawai = 11 IV/b = 1 III/b = 4 IV/a = 1 III/a = 1 III/d = 2 II/c = 1 III/c = 1 Bagian Kepegawaian IV/b Subbag Umum Kepegawian III/d Subbag Mutasi Pegawai IV/a Subbag Pengadaan Pegawai III/d Subbag Diklat Pegawai III/c Penyusun rencana Kebutuhan pegawai, III/b 1. Penyusun rencana Mutasi pegawai, III/b Operator Komputer, II/c Penyusun rencana Pengadaan pegawai, III/b Operator Komputer, III/a Penyusun rencana Diklat pegawai, III/b

Contoh Lain Nama Jabatan Fungsional Umum NAMA JABATAN TUGASNYA : PRAMU TAMU MELAYANI TAMU PRAMU ACARA PELAYANAN ACARA PRAMU KANTOR MELAYANI KANTOR PRAMU PERIZINAN MELAYANI PEMBERIAN IZIN PENGUMPUL MENGUMPULKAN DATA PENGEVALUASI MENILAI KELAYAKAN PENYUNTING MENGEDIT PENYAJI MENYAJIKAN TABEL PENGENTRI MEMASUKAN DATA

PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI DENGAN MENGIDENTIFIKASI BEBAN KERJA ADA 4 PENDEKATAN : v  HASIL KERJA v  OBYEK KERJA v  PERALATAN KERJA v  TUGAS PER TUGAS JABATAN

1.PENDEKATAN HASIL KERJA adalah metoda penghitungan formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan. Perlu diperhatikan juga bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis. CONTOH : JABATAN PENGENTRI DATA

PENDEKATAN HASIL KERJA : RUMUS : Σ BEBAN KERJA X 1 ORANG STANDAR KEMAMPUAN RATA-RATA   CONTOH :  JABATAN : PENGENTRI DATA HASIL KERJANYA : DATA ENTRIAN BEBAN KERJA : 200 DATA ENTRIAN STANDAR KEMAMPUAN : 30 DATA PER HARI PENGHITUNGANNYA ADALAH : 200 DATA ENTRIAN X 1 ORANG = 6,67 ORANG = 7 ORANG 30  DATA PER HARI (DIBULATKAN)

2. PENDEKATAN OBJEK KERJA Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. contoh : dokter melayani pasien, maka objek kerja untuk JABATAN DOKTER adalah pasien.

PENDEKATAN OBJEK KERJA : RUMUS : X 1ORANG STANDAR KEMAMPUAN RATA-RATA   CONTOH : JABATAN : DOKTER OBYEK KERJA : PASIEN BEBAN KERJA : 80 PASIEN STANDAR KEMAMPUAN : 25 PASIEN PER HARI PENGHITUNGANNYA ADALAH : 80 PASIEN X 1 DOKTER = 3,2 ORANG DOKTER = 3 ORANG 25  PASIEN (DIBULATKAN)

3. PENDEKATAN PERALATAN KERJA adalah metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerja. contoh : JABATAN PENGEMUDI pengemudi beban kerjanya bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan.

PENDEKATAN PERALATAN KERJA RUMUS : CONTOH : SATUAN ALAT KERJA : BUS JABATAN YANG DIPERLUKAN : PENGEMUDI BUS, KERNET BUS DAN MONTIR BUS JUMLAH ALAT KERJA YANG DIOPRS : 20 BUS RASIO PENGOPRS ALAT KERJA : 1 PENGEMUDI 1 BUS : 1 KERNET 1 BUS : 1 MONTIR 5 BUS Σ PERALATAN KERJA X 1 ORANG RASIO PENGUNAAN ALAT KERJA

20 BIS 1 BIS PENGHITUNGANNYA ADALAH : PENGEMUDI BUS = KERNET BUS = MONTIR BUS = 20 BIS 1 BIS X 1 Pengemudi = 20 Pengemudi 20 BUS 1 BUS X 1 Kernet = 20 Kernet 20 BUS 5 BUS X 1 Montir = 4 Montir

4. PENDEKATAN TUGAS PER TUGAS JABATAN adalah metoda ini dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam, beragam artinya hasil kerja dalam jabatan tersebut banyak jenisnya contoh : JABATAN PENGADMINISTRASI UMUM.

PENDEKATAN TUGAS PER TUGAS RUMUS : WAKTU PENYELESAIAN TUGAS (WPT) adalah waktu yg digunakan dalam menyelesaikan tugas tersebut. WAKTU KERJA EFEKTIF (WKE) adalah Jam kerja efektif yang digunakan dalam 1 hari

CONTOH : JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM NO URAIAN TUGAS BEBAN TUGAS SKR WPT 1 2 3 4 5 ( 3 x 4 ) Mengetik Surat 70 lb/hari 12 menit/lb 840 menit Mengagenda Surat 24 surat/hari 6 menit/surat 144 menit Mengarsip Surat 5 menit/surat 120 menit Melayani Tamu 4 tamu/hari 6 menit/tamu 24 menit 5 Menyusun Laporan Daftar Hadir 1 laporan/hari 30 menit/data 30 menit 6 dan seterusnya n menit Σ WPT 1.158 menit + n Menit

Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan pengadministrasi umum adalah : 1.158 + n menit ( WPT) x 1 Orang = …………. Orang 300 menit ( WKE/hari) 1.158 menit ( WPT) x 1 Orang = 3,86 Orang = 4 org 300 menit (WKE/hari)

PENGHITUNGAN JAM KERJA EFEKTIF : Satu Tahun = 365 Hari Hari Libur Sabtu, Minggu = 104 Hari Hari Libur Nasional = 12 Hari Cuti Dalam Satu Tahun = 12 Hari = 128 Hari (-) Jadi Hari Kerja Efektif/Tahun = 237 Hari KEPPRES NO. 58 TAHUN 1964 JO KEPPRES NO. 24 TAHUN 1972 JO KEPPRES NO. 68 TAHUN 1995 : Jumlah Jam Kerja/Minggu = 37,5 Jam Hari Kerja Dalam Seminggu = 5 Hari/6 Hari Jumlah Jam Kerja/Hari (Unt. 5 Hari Kerja) = 37,5 : 5 = 7,5 JAM Allowance (Waktu Boros) Standar Ilo = 30 % Jumlah Jam Kerja/Hari = 7,5 Jam Waktu Boros = 30 % X 7,5 = 2,25 Jam (-) Jumlah Jam Effektif/Hari = 5,25 Jam (5 Jam)

Jam Kerja Efektif/Hari (Pola 5 Hari Kerja) dibulatkan menjadi 5 Jam; Maka didapat Jam Kerja Efektif : - Per Hari : 1 hari x 5 jam = 5 jam = 300 menit Per Minggu : 5 hari x 5 jam = 25 jam = 1.500 menit Per Bulan : 20 hari x 5 jam = 100 jam = 6.000 menit Per Tahun : 240 hari x 5 jam = 1.200 jam = 72.000 menit

DASAR PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI MENURUT JENIS JABATAN NORMA WAKTU X BEBAN KERJA = JAM KERJA EFEKTIF JML KEB PEG PER JABATAN Norma Waktu = adalah jml waktu yg wajar & benar yang digunakan utk menyelesaikan satu satuan produk/hasil kerja dlm satu tahapan proses penyelesaian pekerjaan oleh pemangku jabatan Beban Kerja = adalah Frekuensi dan Volume rata-2 masing-2 jenis pekerjaan/jabatan unit organisasi dlm jangka waktu tertentu

K E S I M P U L A N DAPAT DIKETAHUI JUMLAH PEGAWAI YANG ADA PERJABATAN PADA UNIT KERJA SAUDARA 2. DAPAT DIHITUNG BERAPA KEBUTUHAN PEGAWAI RIIL PER JABATAN SESUAI BEBAN TUGAS PADA UNIT KERJA TERSEBUT 3. DAPAT DIKETAHUI BERAPA KEKURANGAN ATAU KELEBIHAN PEGAWAI PER JABATAN PADA UNIT KERJA TERSEBUT