PERENCANAAN dalam MANAJEMEN RESIKO PROYEK PERTEMUAN – 9 PERENCANAAN dalam MANAJEMEN RESIKO PROYEK MPPL–IF015 3 SKS

KELOMPOK PROSES KNOWLEDGE AREAS INTE GRATION SCOPE TIME COST LAHIRNYA PROYEK PERENCANAAN PENGAWASAN PROYEK PENUTUPAN WAKTU PELAKSANAAN PROYEK BAHASAN MEMULAI SCOPE TIME COST STAKE HOLDER QUALITY COMMU-NICATION HUMAN RESOURCE INTE GRATION MPPL IF015 3 SKS

BAHASAN Resiko Merencanakan Manajemen Resiko Proyek Mengidentifikasi Resiko Melakukan Analisis Resiko Tanggapan terhadap resiko MPPL–IF015 3 SKS

RESIKO PROYEK Resiko: Pada umumnya resiko dikaitkan dengan peluang mendapatkan kerugian atau akibat buruk lain. !!! ada kerugian & ketidakpastian Resiko yang tinggi punya peluang terjadi lebih kecil dari pada resiko yang rendah Preferensi manusia terhadap resiko: Penghindar resiko Netral Pencari resiko (demi hasil yang besar) MPPL–IF015 3 SKS

MANAJEMEN RESIKO PROYEK Seni dan pengetahuan dalam mengidentifikasi, menganalisis, dan menanggapi resiko selama proyek berlangsung demi tercapainya sasaran proyek Data: 55 % proyek yang pelaksanaannya tidak sesuai rencana (anggaran dan waktu) tidak mengelola resiko dengan benar MPPL–IF015 3 SKS

RISK Identified & analyzed Can not be managed proactively UNKNOWN KNOWN RISK RISK Identified & analyzed A risk response generates by the project team as it is worth Can not be managed proactively MM174

PROSES-PROSES DALAM MANAJEMEN RESIKO PROYEK 1. Merencanakan manajemen resiko 2. Mengidentifikasi resiko 3. Melakukan analisis kualitatif 4. Melakukan analisis kuantitatif 5. Merencanakan tanggapan terhadap resiko 6. Mengontrol resiko MPPL–IF015 3 SKS

Proses 1: MERENCANAKAN MANAJEMEN RESIKO PROYEK Proses yang memutuskan tentang pendekatan yang akan dilakukan, dan bagaimana melaksanakan kegiatan manajemen resiko untuk suatu proyek. MPPL–IF015 3 SKS

Proses 1: Merencanakan Manajemen Resiko Proyek MASUKAN: Rencana manajemen proyek Project charter Register stakeholder Faktor-faktor lingkungan organisasi, seperti: Kebijakan yang memuat kepedulian terhadap resiko dan toleransinya Aset proses organisasional Jenis resiko; toleransi; format pernyataan resiko; template standar; peran dan tanggung jawab; tingkat kewenangan dalam pengambilan keputusan; dll MPPL–IF015 3 SKS

Proses 1: Merencanaan Manajemen Resiko Proyek PIRANTI DAN TEKNIK : Teknik analisis Pertimbangan ahli Pertemuan-pertemuan manajer proyek dengan beberapa personil yang memiliki tanggung jawab mengelola resiko di perusahaan. MPPL–IF015 3 SKS

Proses 1: Merencanakan Manajemen Resiko Proyek LUARAN: Rencana Manajemen Resiko yang memuat: Metodologi Peran dan tanggung jawab Anggaran Waktu: kapan dan seberapa sering Kategori resiko Definisi peluang resiko dan dampaknya Matriks peluang vs dampak Toleransi stakeholder Format pelaporan Pelacakan, untuk mengaudit proses manajemen resiko MPPL–IF015 3 SKS

Merencanakan Manajemen Resiko Proyek LUARAN: Risk Breakdown Structure Project Technical Organizational Management Requirements Technology Complexity & Interfaces Performance & Reliability Quality Dependencies Resources Funding Prioritization Estimating Planning Controlling Communication

LUARAN: Probability & Impact Matrix for 4 Project Objectives Defined conditions for impact scales of a risk on major project objectives Project Objective Relative or numerical scales are shown Very low / 0,05 Low / 0,10 Moderate / 0,20 High / 0,40 Very high / 0,80 Cost Insignificant cost increase < 10% cost increase 10 – 20% cost increase 20 – 40% cost increase >40% cost increase Time Insignificant time increase < 5 % time increase 5 – 10% time increase 10 – 20% time increase >20% time increase Scope Scope decrease barely noticeable Minor areas of scope affected Major areas of scope affected Scope reduction unacceptable to sponsor Project end item is effectively useless Quality Quality degradation barely noticeable Only very demanding applications are affected Quality reduction required sponsor approval Quality reduction unacceptable to sponsor MPPL–IF015 3 SKS

Project Risk Management Worksheet Resiko Peluang Resiko Deskripsi dampak Tingkat dampak Tanggal Dampak Tingkat Prioritas Rencana Manajemen Resiko Peluang resiko & tingkat dampaknya dinyatakan dalam: VL=very low; L=low; M=medium; H=high; VH=very high MPPL–IF015 3 SKS

Proses 2: MENGIDENTIFIKASI RESIKO PROYEK Pengertian: Menentukan resiko yang berpengaruh pada proyek, dan mendokumentasikan karakteristiknya Mengidentifikasi resiko merupakan proses iteratif. MPPL–IF015 3 SKS

Proses 2: Mengidentifikasi Resiko Proyek MASUKAN: Rencana manajemen resiko Estimasi biaya dan durasi kegiatan Baseline cakupan Register stakeholder Pernyataan cakupan proyek Rencana manajemen waktu, mutu, dan SDM Dokumen-dokumen proyek Faktor-faktor lingkungan organisasi Aset proses organisasi MPPL–IF015 3 SKS

Proses 2: Mengidentifikasi Resiko Proyek PIRANTI & TEKNIK: Pemeriksaan dokumen Teknik-teknik pengumpulan informasi: Wawancara, brainstorming, metode Delphi, identifikasi akar penyebab resiko, dll Daftar pengecekan Teknik-teknik pembuatan diagram resiko: (Bagan arus; Diagram sebab akibat, misal diagram tulang ikan; Diagram pengaruh) Analisis SWOT MPPL–IF015 3 SKS

Proses 2: Mengidentifikasi Resiko Proyek LUARAN Register Resiko yang memuat: Daftar hasil identifikasi resiko Akar penyebab resiko Daftar tanggapan potensial Pengelompokan resiko (mutakhir) MPPL–IF015 3 SKS

Proses 3 MELAKUKAN ANALISA KUALITATIF RESIKO Deskripsi: Memberi nilai prioritas pada resiko-resiko proyek untuk dijadikan dasar analisa dan tindakan selanjutnya dengan cara melakukan asesmen dan menggabungkan peluang munculnya resiko dengan dampaknya Menentukan resiko yang berpengaruh pada proyek, dan mendokumentasikan karakteristiknya MPPL–IF015 3 SKS

Proses 3: Melakukan Analisis Kualitatif Resiko MASUKAN Register resiko Rencana manajemen resiko Pernyataan cakupan proyek Aset proses organisasi MPPL–IF015 3 SKS

Proses 3: Melakukan Analisis Kualitatif Resiko PIRANTI DAN TEKNIK Matriks peluang resiko dan dampaknya DAMPAK PELUANG RENDAH MENENGAH TINGGI RESIKO 6 RESIKO 9 RESIKO 1 RESIKO 4 RESIKO 3 RESIKO 7 RESIKO 2 RESIKO 5 RESIKO 11 RESIKO 8 RESIKO 10 RESIKO 12 Sumber: Schwalbe, Kathy. IT Project Management MPPL–IF015 3 SKS

Proses: Melakukan Analisis Kualitatif Resiko LUARAN: Hasil analisa kualitatif resiko berupa: Register resiko (yang mutakhir) MPPL–IF015 3 SKS

PROSES 4: MELAKUKAN ANALISIS KUANTITATIF RESIKO Pengertian: Melakukan analisa numerik akibat keseluruhan dari resiko yang diidentifikasi thd sasaran proyek MASUKAN yang perlu diperhatikan: Register resiko Rencana manajemen resiko dan biaya Aset proses organisasi Rencana manajemen proyek MPPL–IF015 3 SKS

Proses 4: Analisis Kuantitatif Resiko Proyek PIRANTI & TEKNIK Teknik pengumpulan data: Wawancara Distribusi peluang Pertimbangan ahli Teknik pemodelan dan analisis kuantitatif resiko: Analisis sensitifitas Analisis nilai uang yang diharapkan (EMV = expected monetary value) Analisis pohon keputusan MPPL–IF015 3 SKS

POHON KEPUTUSAN PELUANG X HASIL ($) = EMV ( Expected Monetary value) 300.000 60.000 - 40.000 - 32.000 - 50.000 - 10.000 - 20.000 - 2.000 42.000 P=0,2 PROYEK 1 P=0,8 KEPU-TUSAN P=0,2 P=0,1 PROYEK 2 P=0,7 PROYEK 1: EMV= 60.000 – 32.000 = 28.000 PROYEK 2: EMV= -10.000 – 2.000 + 42.000 = 30.000 SUMBER: SCWALBE, KATHY. IT PROJECT MANAGEMENT MPPL–IF015 3 SKS

Proses 4: Analisis Kuantitatif Resiko Proyek LUARAN: Hasil analisis kuantitatif berupa: Register resiko yang telah dilengkapi dengan: Analisis peluang Peluang pencapaian sasaran waktu dan biaya Daftar resiko sesuai prioritas Trend resiko, dari hasil analisis MPPL–IF015 3 SKS

Proses kuantifikasi resiko perlu mendokumentasikan : Sumber resiko dan kejadian resiko yang telah diputuskan untuk diabaikan Personil yang memutuskan hal diatas MPPL–IF015 3 SKS

Proses 5: MERENCANAKAN TANGGAPAN RESIKO Pengertian: Menyusun opsi dan tindakan untuk memperbesar peluang dan mengurangi ancaman bagi tercapainya tujuan / sasaran proyek Menetapkan: Tindak lanjut bagi peluang Tanggapan untuk ancaman MPPL–IF015 3 SKS

TIPE TANGGAPAN TERHADAP ANCAMAN Menghindari resiko Mitigasi Menekan nilai resiko dengan memperkecil peluang terjadinya resiko Menerima konsekuensi resiko Menerima secara aktif: misalnya, membuat rencana kontinjensi Menerima secara pasif: menerima yang terjadi. Misalnya karena nilainya kecil MPPL–IF015 3 SKS

Proses 5: Merencanaan Tanggapan Resiko MASUKAN : Rencana manajemen resiko Register resiko MPPL–IF015 3 SKS

Proses 6: Menentukan Tanggapan Thd Resiko Proyek PIRANTI & TEKNIK Strategi untuk ancaman (resiko negatif) Menghilangkan resiko Mentransfer resiko kepada pihak lain:Misal, melakukan pembelian (outsourcing) untuk pekerjaan yang kurang dikuasai dengan mahir, asuransi, dll Mitigasi (melakukan tindakan awal untuk memperkecil peluang timbulnya resiko negatif ) MPPL–IF015 3 SKS

PIRANTI & TEKNIK (lanj) Strategi untuk peluang (resiko positif) Eksploitasi Berbagi dengan pihak yang lebih mampu dalam memanfaatkan peluang Meningkatkan peluang Menyusun rencana kontinjensi: Langkah yang akan diambil bila resiko terjadi. Pendapat ahli MPPL–IF015 3 SKS

Proses 6: Penentuan Tanggapan Thd Resiko Proyek LUARAN: Register resiko (yang mutakhir), Rencana manajemen proyek (yang mutakhir) Perjanjian kontrak yang terkait dengan resiko Perbaikan dari dokumen proyek MPPL–IF015 3 SKS

Sampai Jumpa MPPL–IF015 3 SKS