Jasa Layanan Arsip Statis Pertemuan -6 Jasa Layanan Arsip Statis

Kompetensi Umum Mahasiswa mampu menjelaskan jasa layanan arsip statis

Kompetensi Khusus Setelah mengikuti pertemuan keenam, mahasiswa dapat: menjelaskan tentang apa yang dimaksud dengan layanan jasa arsip statis mengidentifikasi dan menjelaskan berbagai prinsip layanan jasa arsip statis, termasuk sarana dan prasarana pendukung dalam kegiatan layanan arsip statis mengidentifikasi hal-hal yang perlu diperhatikan terkait dengan kegiatan layanan arsip statis menjelaskan layanan rujukan dan mengetahui prinsip layanan rujukan arsip statis

Jasa Layanan Arsip Statis

Hal Penting dalam Penyediaan Akses Arsip Akses intelektual Akses Legal Akses Fisik

Akses Intelektual Akses intelektual berkaitan dengan kemudahan akses yang diberikan oleh lembaga arsip untuk menginformasikan tentang keberadaan arsip kepada pengguna yang membutuhkan Akses intelektual ini didukung dengan penyediaan alat temu balik arsip (finding aids) dan bantuan atau layanan rujukan yang disediakan oleh arsiparis

Akses Legal Akses legal dapat dipahami sebagai kebijakan yang diterapkan untuk menentukan siapa yang boleh mengakses dan memanfaatkan arsip yang kita kelola. Langkah pertama yang harus kita lakukan adalah dengan mengidentifikasi siapakah komunitas atau kelompok pengguna yang kita layani. Apakah hanya dibatasi pada kelompok tertentu ataukah terbuka untuk semua anggota masyarakat.

Lanjutan Adakah syarat tertentu untuk dapat mengakses arsip yang kita kelola? Apakah seorang pengguna harus meminta izin khusus?

Akses Fisik Akses fisik berkaitan dengan kemudahan fasilitas yang disediakan oleh lembaga arsip bagi pengguna dalam mengakses dan memanfaatkan arsip Lembaga arsip menyediakan akses fisik dengan cara mengelola jam operasional layanan secara efektif, penyediaan ruang baca, fasilitas keamanan, hingga penyediaan layanan kepada pengguna untuk menyalin atau mereproduksi arsip

Layanan Rujukan Arsip Statis

Hal Penting dalam Layanan Rujukan Arsip Unsur intelektual Unsur interpersonal Unsur administratif

Unsur Intelektual Unsur intelektual dalam layanan rujukan dapat dibedakan menjadi tiga bagian, yaitu: layanan rujukan untuk membantu penelitian layanan rujukan untuk melaksanakan penelitian layanan rujukan dalam memberikan bimbingan pengguna

Unsur Interpersonal Salah satu elemen penting dalam layanan rujukan adalah komunikasi yang terjalin dengan baik antara arsiparis rujukan dengan pengguna Strategi komunikasi yang baik harus dipahami seutuhnya oleh arsiparis layanan rujukan agar dapat memahami kebutuhan informasi pengguna Berupaya menjaga kontak mata dan berbicara jelas ketika menghadapi pengguna menjadi komponen utama agar layanan rujukan dapat berjalan dengan lancar

Unsur Administratif Untuk mempermudah kegiatan administratif serta mendukung kinerja layanan rujukan, maka ada baiknya bila lembaga arsip menetapkan suatu kebijakan dan standar kegiatan administratif. Hal ini diperlukan agar dapat menghemat waktu, biaya, dan tenaga yang dikeluarkan dalam memberikan layanan rujukan kepada pengguna.

Lanjutan Layanan administratif dapat berupa; registrasi pengguna menyediakan formulir mencatat peminjaman arsip pencatatan dan idenfitikasi terhadap arsip-arsip yang akan direproduksi

Keahlian dalam Layanan Rujukan Kemampuan untuk melakukan wawancara kepada pengguna Kemampuan untuk menyediakan dan memaparkan strategi penelusuran kepada pengguna Kemampuan dalam menggunakan dan memanfaatkan sumber daya informasi yang ada

Sekian Semoga Bermanfaat