BIMBINGAN TEKNIS PENGELOLA APLIKASI KEPEGAWAIAN TAHUN 2017 BIRO KEPEGAWAIAN DAN ORGANISASI SEMARANG, APRIL 2017

PERATURAN TERKAIT TATA KELOLA DATA PM NO 39 TAHUN 2009 TENTANG RENCANA INDUK PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMAS DAN KOMUNIKASI (TIK) DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN PERHUBUNGAN PM NO. 82 TAHUN 2011, TENTANG TATA CARA PELAKSANAAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN KEMENHUB PERATURAN TERKAIT TATA KELOLA DATA PEGAWAI PM NO 46 TAHUN 2012 TENTANG POLA KARIER PEGAWAI KEMENTERIAN PERHUBUNGAN PM NO 147, 117, 136, 121, 137, 113, 114, 88, 89 TAHUN 2016 PETA JABATAN DAN URAIAN JENIS KEGIATAN SETIAP UNIT KERJA DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PERHUBUNGAN KM 189 TAHUN 2015 TENTANG ORGANISASI DAN TATA KERJA KEMENTERIAN PERHUBUNGAN

ALUR PENGGUNAAN DATA PEGAWAI DI BIDANG KEPEGAWAIAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN Kenaikan Pangkat Kenaikan Gaji Berkala Assesment BAPERJAKAT Pensiun Disiplin Penghargaan DATA PEGAWAI Data Pribadi Riwayat Jabatan Riwayat Pangkat Riwayat Pendidikan Riwayat Diklat PENGEMBANGAN PEGAWAI Diklat Kursus POLA KARIER PEGAWAI Mutasi Promosi

DIPERANTUKAN /DIPEKERJAKAN KOMPOSISI PEGAWAI KEMENTERIAN PERHUBUNGAN POSISI APRIL 2017 TOTAL 29.494 SETJEN 834 ITJEN 257 DITJEN PHB DARAT 905 DITJEN PHB LAUT 15.103 DITJEN PHB UDARA 6.759 DITJEN KA 599 BPSDMP 2.810 BADAN LITBANG 193 BPTJ 104 DIPERANTUKAN /DIPEKERJAKAN 1.930

PENGERTIAN Data Kepegawaian adalah data tentang keadaan Pegawai Negeri Sipil (PNS) Kementerian Perhubungan mencakup keadaan sebelum maupun setelah diangkat menjadi PNS hingga Terhitung Mulai Tanggal (TMT) pensiun atau diberhentikan dari PNS. Database Kepegawaian adalah sekumpulan data yang terintegrasi dan diorganisasikan untuk memenuhi kebutuhan pemakai untuk keperluan organisasi. Pemutakhiran Data adalah kegiatan mengoreksi atau menyesuaikan data dengan keadaan kepegawaian sebenarnya baik data yang telah lampau maupun data terkini.

Data CPNS/PNS terdiri dari data Terhitung Mulai Tanggal (TMT) CPNS/PNS DATA PEGAWAI : Data Pokok Pegawai terdiri dari Biodata Pribadi, Data Pasangan, Data Anak, Orang Tua, Saudara. Data CPNS/PNS terdiri dari data Terhitung Mulai Tanggal (TMT) CPNS/PNS Data Diklat PNS terdiri dari Pra Jabatan, Penjenjangan, Teknis, Fungsional, Diklat Lainnya. Data Riwayat terdiri dari Pangkat, Jabatan, Pendidikan, Tugas Belajar, Seminar, Organisasi, Luar Negeri, Penghargaan, Sangsi, Fungsional, Keterangan Lain

MANFAAT APLIKASI KEPEGAWAIAN Pelacakan informasi data seseorang pegawai akan mudah dan cepat; Pembuatan laporan yang bersifat rutin dan berkala akan cepat dan mudah dikerjakan; Mengetahui gambaran tentang nama-nama pegawai yang akan pensiun di masa datang; Mengetahui gambaran tentang nama-nama pegawai yang akan naik pangkat dan mengetahui daftar kenaikan gaji berkala di masa akan datang; Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian; Mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai yang cepat dan akurat; Mengetahui dan merencanakan penyebaran pegawai; Merencanakan suatu pekerjaan dan penerimaan Pegawai Baru.

KOMPONEN UTAMA APLIKASI KEPEGAWAIAN Yang bertanggung jawab untuk memelihara data-data induk (Master Data Aplikasi ). Yang bertanggung jawab untuk dalam hal manajemen pengguna, yaitu memberikan hak-hak sesuai dengan jenis pengguna/ Administrator. ADMINISTRASI SISTEM Yang menghasilkan laporan-laporan manajemen, misalnya jumlah pegawai, informasi pendidikan. PELAPORAN MANAJEMEN Bertanggung jawab dalam memelihara data-data Kepegawaian komponen ini merupakan komponen yang sangat penting, karena komponen ini bertanggung jawab dalam memelihara data-data Kepegawaian, misalnya biodata pegawai, jabatan, pendidikan, dll DATA ENTRI Menghasilkan keluaran-keluaran berupa cetakan yang merupakan hasil dari proses yang dilakukan oleh Sistem Informasi Kepegawaian OUPUT/ KELUARAN

DAMPAK APABILA DATA KEPEGAWAIAN TIDAK UP TO UPDATE : Menghambat proses pengambilan keputusan manajemen SDM yang baik. Keputusan-keputusan strategis dan operasional dalam perencanaan SDM, rekrutmen, staffing/penempatan, mutasi jabatan, kepangkatan, pengembangan SDM, pendidikan dan pelatihan, remunerasi/benefit, disiplin, dan pensiun bergantung kepada aliran informasi yang akurat.

DATA PEGAWAI AKAN BERMANFAAT APABILA MENGELUARKAN SUATU INFORMASI KEPEGAWAIAN YANG AKURAT SESUAI DENGAN KEBUTUHAN ORGANISASI

Pengelolaan Aplikasi Kepegawaian : PENGELOLA APLIKASI KEPEGAWAIAN PEJABAT PENGELOLA PENGELOLA KEPEGAWAIAN ADMINISTRATOR Pejabat yang bertanggung jawab menangani urusan kepegawaian lingkup unit kerja Eselon II Setjen, Itjen, Ditjen dan Badan di lingkungan Kementerian Perhubungan. Petugas yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas perawatan dan pengelolaan database kepegawaian Kementerian Perhubungan yang memiliki otoritas melihat dan/atau mengubah informasi kepegawaian sesuai statusnya.

ADMINISTRATOR 12 ADMINISTRATOR TK. KEMENTERIAN ADMINISTRATOR TK. ESELON ADMINISTRATOR TK.UPT perekaman awal database pegawai pada unit kerja yang menjadi kewenangannya. Pemuktahiran Data klarifikasi terhadap data kepegawaian baik langsung maupun tidak langsung melalui Administrator Tingkat Eselon I dan ditembuskan kepada Administrator Tingkat Kementerian. Pemeliharaan Data Dukung Pegawai yang menjadi kewenangannya. penyajian data dan informasi pegawai dan bertanggung jawab atas kebenaran, kelancaran dan keamanan data dan informasi kepegawaian dibawah kewenangannya. mengusulkan perubahan/penggantian identitas pemakai (user id) dan password Administrator Tingkat UPT di bawah kewenangannya kepada Administrator Tingkat Kementerian. Mutasi antar intern unit eselon I. perekaman awal database pegawai pada unit kerja tingkat pusat yang menjadi kewenangannya. Pemuktahiran Data. klarifikasi terhadap data kepegawaian baik langsung maupun tidak langsung melalui pengelola kepegawaiannya; pemeliharaan data dukung pegawai tingkat pusat yang menjadi kewenangannya; penyajian data dan informasi pegawai dan bertanggung jawab atas kebenaran, kelancaran dan keamanan data dan informasi kepegawaian dibawah kewenangannya; dan Pelatihan, analisa dan evaluasi pengoperasian SIK pada tingkat Administrator UPT. Memberikan Identitas pemakai (used id) dan password kepada pengguna. Membuat otorisasi akses kepada pengguna. Pemuktahiran Data. Mutasi Lintas Eselon I Menyampaikan hasil monitoring dan evaluasi pengoperasian Aplikasi Kepegawaian kepada Pusdatin. Pemuktahiran KP Gol IV/a Keatas. Analisa dan Evaluasi pengoperasian aplikasi kepegawaian tingkat Eselon Secara Berkala. 12

ADMINISTRATOR APLIKASI KEPEGAWAIAN KOMPOSISI ADMINISTRATOR APLIKASI KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PERHUBUNGAN POSISI APRIL 2017 NO UNIT KERJA ADMINISTRATOR APLIKASI KEPEGAWAIAN JUMLAH ADMIN KEMENTERIAN ADMIN ESELON ADMIN UPT 1 SEKRETARIAT JENDERAL 11 25 37 2 INSPEKTORAT JENDERAL  1 3 DITJEN PERHUBUNGAN DARAT 16 19 4 DITJEN PERHUBUNGAN LAUT 14 529 543 5 DITJEN PERHUBUNGAN UDARA 9 366 375 6 DITJEN PERKERETAAPIAN 10 7 BADAN PENGEMBANGAN SDM PERHUBUNGAN 78 81 8 BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN TOTAL JUMLAH 32 1026 1.069

TATA CARA PENGAJUAN ADMINISTRATOR SIK/SIJ Unit kerja di lingkungan Kementerian Perhubungan mengusulkan pejabat atau pegawai untuk mendapatkan user id dan password kepada Biro Kepegawaian dan Organisasi selaku Administrator SIK/SIJ Tingkat Kementerian; Biro Kepegawaian dan Organisasi melaksanakan pemberian user id dan password kepada pejabat pegawai yang ditunjuk untuk mengakses Aplikasi data kepegawaian; dan Unit kerja dapat menggunakan aplikasi SIK/SIJ untuk pengolahan data kepegawaian setelah mendapatkan user id dan password dari Biro Kepegawaian dan Organisasi. DALAM RANGKA TERTIB ADMINISTRATOR DAN MONITORING ADMIN APLIKASI, PENGUSULAN/ PENGGANTIAN ADMIN HARUS DISAMPAIKAN MELALUI SURAT RESMI KEPADA BIRO KEPEGAWAIAN DAN ORGANISASI.

Mekanisme Perejamaan Data meliputi : Pindah Instansi; Peninjauan Masa Kerja; Perubahan Nama dan Tanggal Lahir; Update Informasi Keluarga CPNS/PNS; CPNS menjadi PNS (umum & > 2thn); Riwayat KP, Golongan ruang, dan Jabatan; Diklat dan Sertifikasi; Status dan Kedudukan; Hukuman dan Penghargaan; Alih Status.

PENGELOLA SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN HARUS MEMILIKI : BERJIWA MELAYANI INTEGRITAS DAN SEMANGAT YANG TINGGI, SIKAP TEKUN, TELITI, DAN CERMAT SEMANGAT KERJA PENUH KEIKHLASAN SEMANGAT MELAKUKAN DALAM PEMUTAKHIRAN DATA PENJAGA KEMANANAN DATA SEBAGAI ASET ORGANISASI