PERENCANAAN Lecture 6 Disampaikan oleh: Dr. Ir. NUDDIN HARA

Pengertian Perencanaan Adalah: pemilihan sekumpulan kegiatan dan memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa. *Kebutuhan perencanaan ada disemua tingkatan. Manajer puncak pd rencana jangka panjang dan rencana strategi, manajer tingkat bawah pd rencana operasional dan jangka pendek. *Sifat perencanaan: mempertimbangkan fleksibilitas *Aspek penting perencanaan: Pembuatan keputusan

Tahapan Dasar Perencanaan (Stoner) Mengidentifikasi Kemudahan Dan Hambatan Tahap 1 Menetapkan Tujuan Tahap 2 Merumuskan Keadaan Sekarang T U J Tahap 4 Mengembangkan Serangkaian Kegiatan U A N

Manajemen Sebagai Penyesuai Dinamis, Aktif dan Kreatif PERENCANAAN HARUS AKTIF, DINAMIS Lingkungan Reaksi Manajemen Lingkungan Rencana Manajemen Manajemen Sebagai Reaktor Pasif Manajemen Sebagai Penyesuai Dinamis, Aktif dan Kreatif

Alasan dasar pentingnya perencanaan: “Protective benefits” dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan “Positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan

MANFAAT PERENCANAAN 1. Menyesuaikan Diri Dengan Perubahan Lingkungan 2. Kristalisasi Persesuaian Masalah Utama 3. Memudahkan Memahami Seluruh Gambaran Operasi 4. Penempatan Tanggung Jawab yang tepat 5. Pemberian Perintah Untuk Beroperasi 6. Memudahkan Koordinasi dengan Bagian Organisasi 7. Tujuan Lebih Khusus, terperinci dan Lebih Mudah Dipahami 8. Meminimumkan Pekerjaan Yang Tidak Pasti 9. Menghemat Waktu, Usaha dan Dana

KELEMAHAN PERENCANAAN 1. Memungkinkan pekerjaan yang berlebihan 2. Perencanaan cenderung menunda kegiatan 3. Terlalu membatasi manajemen berinisiatif dan berinovasi 4. Hasil penyelesaian terbaik kadang diperoleh pada situasi individu dan penanganan ketika masalah terjadi 5. Ada Rencana-rencana yang diikuti dgn cara yang tidak konsisten

Pengawasan Perencanaan HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN LAINNYA Pengawasan Pengarahan Peng-organisasian Penyusunan Personalia Perencanaan

TIPE UTAMA RENCANA 1. Rencana Strategik: Dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas – mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi 2. Rencana Operasional: Penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategik akan dicapai

Rencana Strategik Strategi adalah program umum untuk pencapaian tujuan-tujuan organisasi dalam pelaksanaan misi Strategi adalah pola tanggapan organisasi terhadap lingkungannya sepanjang waktu

Rencana Operasional 1. Rencana Sekali Pakai: serangkaian kegiatan terperinci yang kemungkinan tidak berulang dalam bentuk yang sama di waktu mendatang Program: meliputi serangkaian kegiatan yang relatif luas. Program menunjukkan: 1) langkah-langkah pokok mencapai tujuan 2) Satuan /anggota organisasi yang bertanggung jawab 3) Urutan dan waktu setiap langkah. Program dapat disertai anggaran bagi kegiatan-kegiatan yang diperlukan

Lanjutan….. Proyek, adalah rencana sekali pakai yang lebih sempit dan merupakan bagian terpisah dari program c. Anggaran, adalah laporan sumber daya keuangan yang disusun untuk kegiatan-kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu.

2. Rencana Tetap: wujud umum rencana ini adalah kebijaksanaan, prosedur dan aturan. Rencana-rencana ini sekali ditetapkan akan terus diterapkan sampai perlu diubah (modifikasi) atau dihapuskan. Kebijaksanaan : Pedoman umum pembuatan keputusan manajer. Alasan penetapan kebijaksanaan: Kebijaksaan meningkatkan efektivitas organisasi Cerminan nilai-nilai pribadi manajer pada berbagai aspek organisasi. Upaya menjernihkan berbagai konflik yang terjadi pada tingkat bawah dalam organisasi

Prosedur Standar : Kebijaksanaan dilaksanakan dengan pedoman-pedoman yang lebih terperinci Kegunaan prosedur : Menghemat usaha manajerial Memudahkan pendelegasian wewenang dan penempatan tanggung jawab Menimbulkan pengembangan metoda-metoda operasi yang lebih efisien Memudahkan pengawasan Memungkinkan penghematan personalia Membantu kegiatan-kegiatan koordinasi Aturan: adalah pernyataan (ketentuan) bahwa suatu kegiatan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasu tertentu

PROSEDUR DAN METODA STANDAR MISI MAKSUD TUJUAN SASARAN Untuk kegiatan-kegiatan yang tidak diulang Untuk kegiatan-kegiatan yang berulang RENCANA STRATEGIS RENCANA-RENCANA OPERASIONAL RENCANA TETAP RENCANA SEKALI PAKAI KEBIJAKSANAAN PROGRAM PROSEDUR DAN METODA STANDAR ANGGARAN PROYEK PERATURAN

FAKTOR WAKTU DAN PERENCANAAN Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan, yaitu: Waktu diperlukan untuk melaksanakan perencanaan efektif Waktu sering diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel-variabel dan alternatif-alternatif Jumlah (atau rentangan) waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan

PERENCANAAN STRATEGIK Adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan dan program-program strategik yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut dan penetapan metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan. Sedangkan perecanaan yang dilakukan pada tingkatan bawah disebut perencanaan operasional, yang memusatkan perhatiaanya pada operasi-operasi sekarang dan terutama berkenaan dengan efisiensi, bukan efektivitas.

PERENCANAAN OPERASINAL DENGAN PERENCANAAN STRATEGIK PERBEDAAN PERENCANAAN OPERASINAL DENGAN PERENCANAAN STRATEGIK Perbedaan Perencanaan Operasional Perencanaan Strategik Pusat Bahasan Masalah-masalah pengoperasian Kelangsungan dan pengembangan jangka panjang Sasaran Laba sekarang Laba di waktu yang akan datang Batasan Lingkungan sumber daya sekarang Lingkungan sumber daya waktu yang akan datang Hasil yang diperoleh Efisiensi dan stabilitas Pengembangan potensi mendatang Informasi Dunia bisnis sekarang Kesempatan di waktu yang akan datang Organisasi Birokrasi/ stabil Kewiraswastaan/ fleksibel Kepemimpinan Konservatif Mengilhami Perubahan Radikal Pemecahan masalah Berdasarkan Pengalaman Masa Lalu Antisipasi, menemukan pendekatan-pendekatan baru Risiko Rendah Tinggi

EFEKTIVITAS PERENCANAAN KRITERIA PENILAIAN EFEKTIVITAS RENCANA KETEPATAN WAKTU EFEKTIVITAS BIAYA KEGUNAAN EFEKTIVITAS PERENCANAAN KETETAPAN DAN OBYEKTIVITAS AKUNTABILITAS RUANG LINGKUP

Kegunaan, Agar berguna bagi manajemen dalam pelaksanaan fungsi-fungsi yang lain, suatu rencana harus fleksibel, stabil, berkesinambungan dan sederhana Ketepatan dan obyektifitas, Rencana-rencana harus dievaluasi untuk mengetahui apakah jelas, ringkas, nyata dan akurat Ruang lingkup, Perencanaan perlu memperhatikan prinsip-prinsip kelengkapan, kepaduan dan kosistensi Efektifitas biaya, Dalam hal ini perencanaan adalah menyangkut waktu, usaha dan aliran emosional Akuntabilitas, Ada dua aspek akuntabilitas perencanaan: tanggung jawab atas pelaksanaan perencanaan dan tanggung jawab atas implementasi rencana Ketepatan waktu, Para perencana harus membuat berbagai perencanaan