e-Vehicle Application e-Office e-Vehicle Application

1. Login e-Office http://172.16.162.27/eoffice/ Untuk menggunakan e-Office system anda harus login terlebih dahulu dengan mengisi Global ID (CUIS ID) dan Password. Jika anda belum mempunyai Global ID atau lupa Password, hubungi USC/Helpdesk. Untuk menggunakan e-Office system anda harus login terlebih dahulu dengan mengisi Global ID (CUIS ID) dan Password.

2. Menu e-Office dan Folder Inbox : Daftar Mail masuk Draft : Mail yang belum di kirim Sent : Mail yang terkirim Trash : Mail yang hapus My Profile : Profil User yang sedang Login Status dari dokumen yang pernah anda buat, informasi mobil, driver dan rekan yang 1 mobil dengan anda Apply Mobil Baru

e-Office User Profile

3. Membuat transaksi (apply mobil) baru Field applicant sebagai default akan berisi nama anda (user login), tetapi anda bisa mengubahnya/memilih orang lain yang artinya anda meng-apply-kan mobil untuknya. Nama-nama yang muncul dalam list adalah orang yang mempunyai organisasi unit sama dengan anda (1 bagian)

3. Membuat transaksi (apply mobil) baru

Tambah penumpang Dokumen secara otomatis akan masuk ke dalam Inbox folder approver yang bersangkutan, selain itu sistem juga mengirimkan email pemberitahuan via lotus notes ke approver bahwa ada dokumen yang harus diapprove

4. Approve/Reject oleh Approver – Approver#1 Inbox Approver#1

4. Approve/Reject oleh Approver – Approver#1 Detail e-Vehicle Approver Application Apabila dokumen disetujui (approve), maka dokumen akan terkirim approver#2 untuk proses selanjutnya

Lotus Notes Notification Mail

e-Vechile Approval Application – Approver#2 Inbox Approver#2

e-Vechile Approval Application – Approver#2

Lotus Notes Notification Mail Apabila dokumen disetujui (approve), maka dokumen akan terkirim ke GA untuk proses selanjutnya yaitu pengaturan/penyediaan mobil oleh GA, pihak GA akan menerim email pemberitahuan via lotus notes juga bahwa ada penumpang baru yang harus diproses. Namun jika dokumen ditolak (reject), maka dokumen akan dibatalkan, applicant/pemohon akan menerima email (lotus notes) pemberitahuan pembatalan beserta alasannya, atau applicant dapat melihat status dokumen tersebut di Vehicle Status folder. Apabila dokumen disetujui (approve), maka dokumen akan terkirim ke GA untuk proses selanjutnya yaitu pengaturan/penyediaan mobil oleh GA, pihak GA akan menerim email pemberitahuan via lotus notes juga bahwa ada penumpang baru yang harus diproses. Namun jika dokumen ditolak (reject), maka dokumen akan dibatalkan, applicant/pemohon akan menerima email (lotus notes) pemberitahuan pembatalan beserta alasannya, atau applicant dapat melihat status dokumen tersebut di Vehicle Status folder.

e-Office Document Status/Hierarchy

5. Pengaturan mobil oleh General Affair (GA) Set Date Search

Car Arrangement Untuk pengaturan mobil oleh GA dilakukan dengan masuk melalui Car Arrangement di Special folder.

Set Penumpang

User Mail Notification dari GA

User Mail Notification dari GA -Detail

Melihat sejarah dokumen - Appropal History

Vehicle Status (Status Kendaraan yang Dipesan)