PERENCANAAN SISTEM INFORMASI BAB III KEBIJAKAN dan PERENCANAAN SISTEM INFORMASI arifin

KEBIJAKAN  Dilakukan oleh manajemen puncak,  Merupakan landasan dan dukungan untuk membuat perencanaan  Manajemen puncak juga diharapkan ikut berpartisipasi biasanya dibentuk komite penasehat (advisory committee) atau komite pengarah (steering committee). Tugas komite ini adalah : Mengkoordinasi pelaksanaan proyek sistem Memonitor kemajuan proyek sistem Menilai kinerja dari fungsi-fungsi sistem yang telah dikembangkan memberikan saran-saran dan petunjuk terhadap proyek sistem arifin

PERENCANAAN Terdiri dari : © Perencanaan jangka pendek (short range) : 1 – 2 tahun © Perencanaan jangka panjang (long range) : s.d 5 tahun Biasanya ditangani oleh staff perencanaan (staff planning) atau departemen sistem (system department) Proses perencanaan sistem informasi, terdiri dari 3 proses utama : ® Merencanakan proyek-proyek sistem ® Mempersiapkan proyek-proyek sistem ® Mendefinisikan proyek-proyek sistem arifin

PERENCANAAN Merencanakan Proyek-proyek sistem Merencanakan Mengkaji tujuan, strategi dan taktik Menunjuk team analis Melakukan studi kelayakan Mengidentifikasi Mengumumkan proyek Menilai kelayakan proyek Menetapkan sasran Membuat usulan proyek Menetapkan kendala Meminta persetujuan manajemen Menetapkan prioritas Membuat laporan Meminta persetujuan manajemen arifin

PERENCANAAN Mengkaji, strategi dan taktik perusahaan Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan (goal) perusahaan, sehingga harus dapat mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan untuk mencapai kesuksesannya Mengidentifikasi proyek-proyek Perencanaan sistem dapat melibatkan beberapa proyek-proyek sistem informasi yang harus dikembangkan. Contoh sub sistem – sub sistem informasi dalam perusahaan bisnis : * Pengendalian penjualan * Pengendalian distribusi * Pengendalian produksi * Pengendalian persediaan * Pengendalian keuangan * dll arifin

PERENCANAAN Menetapkan sasaran proyek Sasaran dari proyek sistem informasi harus konsisten dengan sasaran perusahaan. Sasaran dari masing-masing proyek harus ditetapkan. Menetapkan kendala-kendala proyek Kendala-kendala proyek diantaranya : * batasan dana * batasan waktu * umur ekonomis * batasan struktur organisasi yang tidak boleh dirubah * batasan-batasan peraturan yang berlaku * dll Menentukan prioritas proyek Proyek sistem yang sangat diperlukan dan mendesak harus dikembangkan terlebih dahulu dan sebalinya proyek sistem yang kurang mendesak dapat dikembangkan berikutnya. arifin

PERENCANAAN Meminta persetujuan manajemen Persetujuan dari manajemen merupakan bentuk dukungan dan komitmen manajemen puncak terhadap proyek sistem yang akan dikembangkan Menunjuk team analis Team analis dapat berasal dari perusahaan itu sendiri (jika telah mempunyai departemen pengembangan) atau dapat ditunjuk team pengembangan dari luar (konsultan), sehingga pihak manajemen juga harus menyiapkan kerangka acuan (term of reference / TOR) TOR dapat berisi uraian latar belakang oraganisasi, ruang lingkup proyek, permasalahan dan sasaran yang ingin dicapai, serta kebutuhan informasi Mengumumkan proyek pengembangan sistem Pengembangan proyek sistem informasi ini harus diumumkan ke semua lini organisasi diperusahaan, sehingga dapat menumbuhkan motivasi, mendukung dan membantu kelancaran proyek sistem. Dengan demikian proyek sistem dapat sukses mencapai tujuan. arifin

PERENCANAAN Melakukan studi kelayakan Studi kelayakan (feasibility) adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah proyek sistem layak diteruskan atau tidak. Studi kelayakan dapat dilakukan dengan melakukan penelitian pendahuluan yang bertujuan untuk : ¤ Memahami operasi sistem yang lama Sistem yang lama merupakan sumber data untuk menyusun sistem baru. Cara yang dapat dilakukan adalah dg mendapatkan dokumen-dokumen sistem yg telah ada, seperti : bagan alir arus formulir, struktur organisasi, deskripsi jabatan, salinan dokumen-dokumen dasar dan salinan laporan-laporan. ¤ Menentukan kebutuhan pemakai secara garis besar ¤ Menentukan permasalahan yang terjadi yang menyebabkan sistem yang lama tidak dapat mencapai sasaran arifin

PERENCANAAN Menilai kelayakan proyek sistem terdapat 5 hal yang dapat dinilai : 1. Kelayakan teknis yang digunakan untuk menjawab mengenai a. ketersediaan teknologi b. ketersediaan tenaga ahli yang mengoperasikan 2. Kelayakan operasional yang digunakan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan dapat dioperasikan atau tidak a. kemampuan personil b. kemampuan operasi sistem 3. Kelayakan jadual yang dapat digunakan untuk menentukan bahwa pengembangan sistem dapat dilakukan dalam batas waktu yang telah ditetapkan. Dapat digunakan teknik kuantitaif  PERT arifin

PERENCANAAN 4. Kelayakan eknomis yang dapat digunakan untuk mengukur apakah sistem akan dikembangkan dapat dibiayai atau tidak a. Besarnya biaya yang diperlukan b. manfaat yang diperoleh dibandingkan dengan biaya yg dikeluarkan Kelayakan hukum Penerapan sistem yang baru tidak boleh menimbulkan masalah karena menyimpang dari hukum yang berlaku Membuat usulan proyek sistem Hasil akhir dari proses perencanaan adalah laporan usulan proyek sistem secara tertulis. Inti dari laporan ini adalah mengenai alternatif pemecahan masalah yang terbaik, serta rencana kegiatan yang akan dilakukan untuk mengembangkan proyek sistem. arifin