Manajemen Proyek IT oleh: Indah Susilawati, S.T., M.Eng. PERILAKU DAN DINAMIKA PROYEK Program Studi Teknik Elektro Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Mercu Buana Yogyakarta Manajemen Proyek IT oleh: Indah Susilawati, S.T., M.Eng.

Definisi proyek Lingkup proyek Kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk yang kriteria mutunya telah digariskan dengan jelas. Lingkup proyek Pembangunan pabrik Pembuatan produk baru Pelaksanaan penelitian dan pengembangan

Ciri Proyek Definisi program Bertujuan menghasilkan produk atau kerja akhir tertentu. Dalam proses mewujudkan produk tsb di atas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu. Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan titik akhir ditentukan dengan jelas. Nonrutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang berlangsungnya proyek. Definisi program Program mempunyai sifat yang sama dengan proyek. Perbedaannya terletak pada kurun waktu pelaksanaan dan besarnya sumberdaya yang diperlukan. Program memiliki skala yang lebih besar daripada proyek, program dapat dipecah menjadi bermacam proyek yang berbeda.

Sasaran proyek dan tiga kendala (triple constraint) Anggaran Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran. Untuk proyek besar (jangka waktu proyek bertahun-tahun) maka seringkali anggaran dipecah menjadi beberapa periode anggaran. Jadwal Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan. Produk akhir harus diserahkan dengan tidak melewati batas waktu yang ditentukan. Mutu Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan.

Sasaran proyek yang juga merupakan tiga kendala (triple contraint) Ketiga batasan saling tarik menarik. Jika ingin meningkatkan mutu produk yang telah disepakati maka umumnya berakibat pada naiknya biaya. Sebaliknya bila ingin menekan biaya, maka biasanya harus berkompromi dengan mutu dan jadwal. Dari segi teknis, ukuran keberhasilan proyek biasanya dikaitkan dengan sejauh mana ketiga sasaran proyek tersebut dapat dipenuhi. Sasaran proyek yang juga merupakan tiga kendala (triple contraint)

Kegiatan Proyek vs Operasional Bercorak dinamis, nonrutin. Siklus proyek relatif pendek. Intensitas kegiatan berubah-ubah selama siklus proyek. Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan. Terdiri atas bermacam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu. Keperluan sumberdaya selama siklus proyek berubah, baik macam maupun volumenya. Operasional Berulang-ulang, rutin. Berlangsung dalam jangka panjang. Intensitas kegiatan relatif sama. Batas anggaran dan jadwal tidak setajam proyek. Macam kegiatan tidak terlalu banyak. Keperluan sumberdaya untuk operasional relatif konstan.

Ukuran proyek Belum ada kriteria untuk menentukan besar kecilnya proyek secara kuantitatif, hal ini dikarenakan banyaknya jenis proyek (contoh proyek bendungan  perumahan  pengembangan). Kompleksitas proyek Bergantung pada: Jumlah jenis kegiatan dalam proyek. Jenis dan jumlah hubungan antar kelompok dalam proyek. Jenis dan jumlah hubungan antar kegiatan (kelompok) dalam proyek dengan pihak luar.

Macam atau jenis proyek Proyek Engineering – Konstruksi  Misal pembangunan gedung, jembatan, jalan raya, dll. Proyek Engineering – Manufaktur  Untuk menghasilkan produk baru. Jika kegiatan ini dilakukan berulang dan rutin maka tidak lagi disebut proyek. Proyek Penelitian dan Pengembangan  Bertujuan melakukan penelitian dan pengembangan untuk menghasilkan produk tertentu. Prosesnya bisa berubah-ubah (dalam rangka mengejar produk akhir). Proyek Pelayanan Manajemen  Misalnya merancang sistem informasi manajemen, sistem informasi akademik, merancang program efisiensi dan penghematan. Proyek Kapital  Berkaitan dengan penggunaan dana kapital untuk investasi, misalnya pembebasan tanah, penyiapan lahan, pembelian material dan peralatan. Proyek Radio – Telekomunikasi  Untuk membangun jaringan telekomunikasi. Proyek Konservasi Bio – Diversity  Berkaitan dengan usaha pelestarian lingkungan. Proyek jenis ini sarat dengan pengkajian, penelitian, dan survai.

Timbulnya suatu proyek Rencana pemerintah  misalnya proyek pembangunan jalan Permintaan pasar  misalnya terjadi kenaikan permintaan suatu produk dalam jumlah besar, maka perlu dibangun sarana produksi baru. Dari dalam perusahaan yang bersangkutan  misalnya suatu perusahaan akan memperbarui (modernisasi) perangkat, sistem kerja, atau sistem informasi yang lama agar lebih mampu bersaing. Dari kegiatan penelitian dan pengembangan  dari kegiatan penelitian dan pengembangan diperkirakan dapat dihasilkan produk baru yang banyak manfaat dan peminatnya, sehingga dibangun fasilitas produksinya.

Dinamika dalam siklus proyek

Tahap Siklus Proyek Ad.1. Tahap Konseptual Tahap Perencanaan dan Pengembangan (PP/Definisi) Tahap implementasi Tahap terminasi Ad.1. Tahap Konseptual Terdiri atas kegiatan penyusunan dan perumusan gagasan, analisis pendahuluan, dan pengkajian kelayakan. Seringkali disebut dengan studi kelayakan proyek. Hasilnya: dokumen hasil studi kelayakan Ad.2. Tahap PP/Definisi Melanjutkan evaluasi tahap konseptual secara lebih terinci sehingga dapat digunakan untuk mengambil keputusan mengenai kelangsungan investasi atau proyek. Menyiapkan perangkat, seperti data, kriteria dan spesifikasi teknik. Menyusun perencanaan dan membuat keputusan strategis yang terkait garis penyelenggaraan proyek, seperti sasaran pokok dan pendanaan. Memilih peserta proyek, yaitu pemilik proyek, kontraktor, konsultan, arsitek, dll. Hasilnya: Dokumen analisis lanjutan kelayakan proyek. Dokumen rencana strategis dan operasional proyek. Dokumen definisi anggaran, jadwal induk, dan kriteria mutu proyek. Paket lelang dan dokumen hasil evaluasi proposal para peserta paket lelang.

Berbeda-beda dari proyek yang satu dengan yang lain. Meliputi: Ad.3. Tahap Implementasi Berbeda-beda dari proyek yang satu dengan yang lain. Meliputi: Mengkaji lingkup kerja proyek, membuat program implementasi dan mengkomunikasikannya kepada peserta dan penanggung jawab proyek. Melakukan pekerjaan desain-engineering terinci, pengadaan material dan peralatan, instalasi atau konstruksi. Melakukan perencanaan dan pengendalian aspek biaya, jadwal, dan mutu. Melakukan mobilisasi tenaga kerja, melatih dan melakukan supervisi. Hasilnya: Produk atau instalasi proyek yang telah selesai secara mekanis. Ditandai dengan penyerahan sertifikat mechanical completion dari pemilik proyek kepada organisasi pelaksana atau kontraktor.

Ad.4. Tahap Terminasi Meliputi: Mempersiapkan instalasi atau produk beroperasi, seperti uji coba start up, dan perfomance test. Penyelesaian administrasi dan keuangan proyek seperti asuransi dan klaim. Seleksi dan kompilasi dokumen proyek untuk diserahkan kepada pemilik atau induk perusahaan. Melakukan demobilisasi dan reassignment personil. Menyusun laporan penutupan proyek. Hasilnya: Produk atau instalasi proyek yang telah siap pakai. Ditandai dengan penyerahan sertifikat operational acceptance oleh pemilik proyek untuk organisasi pelaksana atau kontraktor. Dokumen pernyataan penyelesaian masalah asuransi, klaim, dan jaminan.

Proyek Penelitian dan Pengembangan Tahap Konseptual: Melihat kesempatan dan merumuskan gagasan. Meletakkan dasar studi kelayakan. Menentukan lingkup kerja, jadwal, dan prakiraan biaya. Tahap PP/Definisi: Menjabarkan lingkup kerja/kegiatan. Memperdalam evaluasi. Melakukan desain engineering awal. Tahap Implementasi: Pengadaan materiil dan peralatan. Melakukan pilot test. Menganalisis hasilnya. Melakukan test penuh dan menganalisis hasilnya. Tahap Operasi: Membuat laporan akhir. Mengedarkan laporan akhir untuk memperoleh tanggapan.

Perilaku Selama Siklus Proyek Perubahan titik berat pengelolaan Dengan bergerak majunya proyek, maka titik berat pengelolaan berubah dari perencanaan ke pengendalian. Potensi pengendalian biaya Pengendalian biaya adalah hal yang substansial di awal proyek, dan menurun pada tahap-tahap berikutnya. Menurunnya resiko sejalan dengan kemajuan proyek. Proyek mempunyai resiko gagal mencapai sasaran. Dengan kemajuan yang diperoleh sehubungan dengan tersedianya informasi yang cukup maka resiko kegagalan tersebut akan menurun. Perubahan lingkup vs siklus proyek Harus dihindari perubahan lingkup pada tahap implementasi karena akan memiliki dampak pada biaya dan jadwal.

selesai