Pengadaan logistik I G.K.Wijasa,Drs MARS

Pengadaan Pengadaan adalah kegiatan yang dilakukan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan Pengadaan dapat dilakukan melalui: Pembelian Produksi / pembuatan sediaan farmasi. Sumbangan / droping / hibah

Proses Pembelian mereview daftar perbekalan farmasi yang akan diadakan, menentukan jumlah masing-masing item yang akan dibeli, menyesuaikan dengan situasi keuangan , memilih metode pengadaan, memilih rekanan, membuat kontrak kerja, memonitor pengiriman barang, menerima barang, dan melakukan pembayaran

Hal-hal yang harus diperhatikan Metode Pengadaan yang dipilih , harus teliti agar tidak menjadikan “ biaya tinggi ” Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja harus memperhatikan harga kontrak yang sudah memperhitungkan visible cost + hidden cost ), persyaratan masa kadaluarsa, sertifikat analisa /standar mutu harus mempunyai material safety data sheet (MSDS), untuk bahan berbahaya, khususnya untuk alat kesehatan harus mempunyai certificate of origin, waktu dan kelancaran bagi semua pihak dll. Order pemesanan harus sesuai dengan macam barang yang dibutuhkan ; waktu dan tempat yang ditentukan  

Langkah-Langkah Pengadaan Memilih metode pengadaan Memilih pemasok/supplier Memonitor status pemeesanan Menerima & memeriksa barang dari aspek jumlah, jenis dan kualitasnyaagar sesuai dengan dokumen pemesanan dan dokumen yang menyertainya

Metode Pengadaan melalui produksi Produksi perbekalan farmasi di RS merupakan kegiatan membuat, merubah bentuk, dan pengemasan kembali ,sediaan farmasi steril atau non steril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di RS Kriteria perbekalan farmasi yang di produksi: Sediaan farmasi dengan formula khusus Sediaan farmasi dengan mutu sesuai standar dengan harga lebih murah. Sediaan farmasi yang memerlukan pengemasan kembali Sediaan farmasi yang tidak tersedia dipasaran Sediaan farmasi untuk penelitian Sediaan nutrisi parenteral Rekonstitusi sediaan perbekalan farmasi sitostatika Sediaan farmasi yang harus selalu dibuat baru

System Pemesanan Barang Logistik System Pemesanan Perdana Barang persiapan ( Comissioning materials ) Barang perdana ( Initial Materials ) Barang untuk operasional normal ( Operation materials ) System Pemesanan Kembali Perpetual review system ( terus menerus ) Periodic review system ( berkala ) Fixed quantity system ( tepat jumlah ) Just in time system ( tepat waktu )

Prinsip & Tujuan Pembelian Tepat mutu Tepat jumlah Tepat waktu Tepat sumber Tepat harga Tepat lokasi tepat aturan

Proses Administrasi Pembelian Menerima daftar permintaan barang Meneliti daftar permintaan Memilih pemasok (supplier) Membuat pesanan (order) Memantau pesanan Menerima hasil pemesanan

Daftar permintaan Barang Permintaan barang datang dari unit kerja Permintaan barang diteliti oleh pejabat yang diberi wewenang mana yang bersifat rutin dan tidak rutin Pertimbangan dan persetujuan didasarkan pada data pemakaian dan ketersediaan anggaran Khusus untuk permintaan barang non rutin dilakukan pertimbangan tersendiri

Pemilihan Pemasok Pertimbangan dalam memilih pemasok : Pemasok yang tepat dalam arti pemasok yang yang dapat dipercaya mampu menyediakan logistik yang sesuai dengan kebutuhan pemasok yang dapat memberikan harga yang paling layakterhadap barang yang akan dibeli Pemasok yang relatif dekat dengan perusahaan

Pemesanan Pemesanan dibuat dengan mempertimbangkan berbagai aspek ; Kejelasan barang yang dipesan terutama menyangkut spesifikasi barang, jenis, merk dllnya Cara pembayaran termasuk potongan harga Cara penyerahan barang Konsekwensi apabila barang yang dipesan tidak sesuaioleh pemasok Pertanggungan Pajak dan biaya-biaya lainnya

Penyerahan Barang Loko gudang artinya barang diserahkan kepada pembeli sebelum dipacking atau ditimbang ( ongkos pengepakan dan penimbangan ditanggung pembeli Eks Gudang artinya penjual menyerahkan barang yang dibeli dari gudangnya , ongkos pengepakan , penimbangan dan lain-lainnya ditanggung pemebeli Franko stasiunongkos angkut barang hingga tiba di stasiun KA di tanggung penjual Franko Gudang pembeli FOB artinya penjual menanggung ongkos angkut sampai diatas kapal selebihnya ongkos pengiriman ditanggung pembeli C&F ( cost and Freight) artinya semua ongkos termasuk pengangkutan barang dengan kapal ditanggung penjual Cost Insurance Freight (CIF) semua ongkos yang dikeluarkan termasuk asuransi da pengangkutan dengan kapal ditanggung penjual FAS (free alongside ship) artinya penyerahan barang kepada pembeli sampai di sisi kapal sedangkan ongkos angkut barang hingga dimuat kedalam kapal ditanggung pemebeli CIFIC ( cost insurance and freight inclusive commision ) artinya ongkos tambahan di kapal termasuk komisi dan asuransi ditanggung penjual

Penerimaan Barang Penerimaan barang yang dipesan merupakan hal yang harus melibatkan bagian pembelian, bagian keuangan,bagian gudang , panitia pengadaan dan user ( unit pemakai ) Dalam pemeriksaan barang yang diterima ada dua hal yang harus dilakukan: Pemeriksaan dokumen yang dilakukan dengan cara mencocokkan order pembelian dengan Tanda Terima (BAP) Barang Pemeriksaan Fisik Barang meliputi spesifikasi barang, jumlah, jenis merk dll sesuai surat pesanan

Cara Pembayaran Bayar di muka artinya pembayaran dilakukan sebelum barang diterima Bayar Tunai artinya pembayaran dilakukan secara tunai ketika barang diterima Bayar di belakang artinya pembayaran beberapa lama setelah barang diterima CAC ( Cash and Carry) COD ( Cash on Delivery ) atau remburst

Surat Perjanjian Kontrak SPK harus memuat Pihak yang memerintahkan dan menerima perintah Pekerjaan pokok yang diperjanjikan serta uraiannya Harga yang pasti dan syarat-syarat pembayarannya Jangka waktu penyerahan dan syarat-syaratnya Jaminan tehnis /hasil pekerjaan yang dilaksanakan Sanksi bila rekanan tidak memenuhi kewajban Hak dan kewajiban kedua belah pihak

Kebijakan pengadaan barang pemerintah Semaksimal mungkin menggunakan produk dalam negeri Untuk nilai pembelian dengan harga tertentu harus mematuhi ketentuan perpres/kepres yang setiap tahun dikeluarkan Pengadaan barang farmasi perlu memperhatikan : Jenis barang kelompok A sebaiknya tidak dibeli dalam jumlah banyak Jenis obat vital harus dijaga selalu dalam keadaan tersedia Jenis barang Fastmoving dibeli dalam jumlah besar Buat Analisa untuk prioritas pengadaan ABC -VEN -F/S Hal yang harus diperhatikan bila melakukan pembelian melalui pemasok tertentu dengan harga murah ; batas kadaluarsa , keaslian barang, mutu barang, ketepatan waktu pengiriman dls