Perencanaan pengorganisasian pelaksanaan pengawasan SYAMSUL ARIFIN MAGISTER ILMU KESEHATAN MASYARAKAT FK UNLAM

MANAJEMEN FUNGSI 2 ( PROCESS ) UNSUR 2 ( INPUTS ) SISTEM ( SIKLUS ) memiliki : FUNGSI 2 ( PROCESS ) UNSUR 2 ( INPUTS ) SISTEM ( SIKLUS )

MANAJEMEN POC3 Man POSDiCoRB Money POAC Material POMC Machine POSDiC FUNGSI2 MANAJEMEN UNSUR2 / ELEMEN2 MANAJEMEN SISTEM / SIKLUS MANAJEMEN POC3 POSDiCoRB POAC POMC POSDiC POMCE P1 P2 P3 Man Money Material Machine Method Marketing Minute Information INPUT E N V I R O M T PROCESS OUTPUT OUTCOME BENEFIT 7 M + 1 I IMPACT

?? ?? BAGAIMANA PERAN UNSUR 2 – FUNGSI 2 – SISTEM DALAM MANAJEMEN UNSUR 2 MANAJEMEN ( SUMBERDAYA : 7M + 1I ) DIDAYAGUNAKAN DGN MENJALANKAN FUNGSI 2 MANAJEMEN MENGIKUTI URUTAN SISTEM MANAJEMEN UTK MENCAPAI TUJUAN

Perbedaan pandangan Fungsi-fungsi Manajemen Ernest Dale Richard W Griffin Nickels, McHugh & Mc Hugh Koontz & O ’Donnelly James AF Stoner George Terry Luther Gullick PLANNING ORGANIZING STAFFING CONTROLLING DIRECTING COORDINATING REPORTING Actuat ing Leading Directing INNOVATING REPRESENTING

Kegiatan dalam Fungsi-fungsi Manajemen Planning Penentuan Tujuan dan Bagaimana Cara Pencapaian yang terbaik Organizing Penentuan Bagaimana Penyusunan Organisasi dan Aktifitas dapat dilakukan Controlling Monitoring dan Perbaikan Aktifitas yang sedang berjalan agar Tujuan dapat tercapai Leading Proses Memotivasi Anggota Organisasi agar Planning dapat dijalankan Menunjukkan Arah Tahapan dari setiap fungsi manajemen Menunjukkan keterkaitan timbal balik antar fungsi manajemen Keterangan:

PERENCANAAN

PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian

Pengorganisasian

Prinsip Dasar Kekuasaan dan Tanggung Jawab Disiplin Kesatuan Perintah Keterpaduan Arah Subordinasi Kepentingan Sentralisasi Rantai Kekuasaan Keteraturan Keadilan Stabilitas Hubungan Kerja Inisiatif “Team Work”

Fungsi Appropriateness, harus dapat mempermudah proses pencapaian tujuan. Adequacy, harus dapat mempermudah pemecahan masalahnya. Effectiveness, harus dapat mewadahi proses-proses usaha dan proses-proses manajemen yang diperlukan untuk mencapai suatu hasil. Efficiency, harus dapat mendukung terjadinya proses- proses untuk mendapatkan hasil yang maksimal dengan pengorbanan yang minimum.

Tahapan 1. Merefleksikan rencana dan tujuan 2. Menetapkan tugas-tugas utama 3. Membagi tugas utama menjadi sub tugas 4. Mengalokasikan sumber daya untuk tugas tersebut 5. Evaluasi dan perbaikan

Struktur Organisasi David Wilson dan Robert Rosenfeld: “pola hubungan yang diciptakan di antara komponen- komponen bagian dari seluruh organisasi yang menggambarkan komunikasi, pengendalian, dan wewenang”.

ORGANIZING ( PENGORGANISASIAN ) 1 harus menjawab 5 pertanyaan : Siapa melakukan apa ? Siapa bertanggungjawab kpd siapa ? Siapa yg berhub dg siapa dan dlm hal apa ?

ORGANIZING ( PENGORGANISASIAN ) 2 harus menjawab 5 pertanyaan : Saluran komunikasi apa yg ada dlm organisasi, bgmn cara memanfaatkannya, dan utk kepentingan apa ? Jaringan informasi apa yg ada dlm organisasi ?

Direktur Human Capital & General Affair Departemenisasi Direktur Utama Rinaldi Firmansyah Direktur Keuangan Sudiro Asno Direktur Human Capital & General Affair Faisal Syam Direktur Konsumer I Nyoman G Wiryanata … Fungsional

Departemenisasi Consumer Branded Noodle Diary Seasoning … 2. Produk

… Departemenisasi Ketua Umum Ketua DPD Jawa Barat Ketua DPD Jawa Tengah … 3. Lokasi

Departemenisasi President Personal Banking Private Banking Business Banking Corporate Banking 4. Segmentasi Pelanggan

Asas-Asas Organisasi 1. Pembagian Kerja 2. Span of control (Rentang Kendali) 3. Koordinasi 4. Pelimpahan wewenang 5. Fleksibilitas

PENGGERAKAN (ACTUATING) AP / FIP / UM / 2014 PENGGERAKAN (ACTUATING) Fauzi ৷ Isnaini ৷ Wahyunita

Pengertian Penggerakan Kegiatan menggerakan orang- orang yang ada di dalam sebuah organisasi agar mau bergerak dan bekerja untuk mencapai visi, misi, dan tujuan organisai.

PENGGERAKAN Penggerakan : fungsi manajemen utk menciptakan suatu keadaan sehingga tiap-tiap karyawan bersedia bekerja dan mampu bekerja dg baik & harmonis. Bersedia bekerja : karyawan siap, mau dg kesadaran utk bekerja. Mampu bekerja : tiap karyawan mempunyai pengetahuan & keterampilan utk bekerja. Harmonis : tiap karyawan saling mendukung dalam bekerja. Seorang karyawan akan bekerja dg baik kalau ada dorongan dari dalam dirinya dan ada dorongan dari luar.

Teknik-teknik Penggerakan Memberi komando atau perintah. Mengatur dan membuat staf untuk melakukan pekerjaan. Commanding Memberi pengarahan. Memberikan petunjuk-petunjuk, saran-saran atau instruksi, kepada staf harus diberikan dengan jelas. Directing Berkomunikasi. Poses di mana ide-ide ditransmisikan ke yang lain dengan tujuan untuk mencapai efektivitas kegiatan. Communicating

Stimulating Coordinating Leading Motivating Memberi stimulus atau rangsang. Merangsang dan mempengaruhi anggota untuk melaksanakan tugas-tugas dengan antusias dan kemauan yang baik. Stimulating Mengkoordinir. Mempersatukan dan mengkorelasikan semua aktivitas agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyelaraskan, dan menyatukan pekerjaan bawahan. Coordinating Memimpin Pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer yang menyebabkan orang lain bertindak. Leading Memotivasi. Memberikan semangat, motivasi, inspirasi, atau dorongan sehingga timbul kesadaran dan kemauan para pekerja untuk bekerja secara sukarela sesuai apa yang dikehendaki oleh atasan. Motivating

Motivasi yang disarankan menurut G.R. Terry Pemerkayaan pekerjaan Karyawan yg bekerja pada satu bidang dlm waktu yg lama akan jenuh, sehingga diperlukan mutasi, rotasi kerja 2. Menumbuhkan peran serta/partisipasi karyawan. Karyawan akan berpartisipasi secara aktif jika pimpinan selalu meminta pendapat, saran & pertimbangan dalam pengambilan keputusan. 3. Menciptakan iklim kritik yg konduksif. Pimpinan menciptakan suatu keadaan, sehingga karyawan bebas & tidak takut menyampaikan ide/pendapat, maka akan muncul kritik yg konstruktif.

4. Mengembangkan minat, bakat & kemampuan karyawan. Lanjutan 4. Mengembangkan minat, bakat & kemampuan karyawan. Penempatan karyawan pd unit kerja disesuaikan dg kemampuan & keterampilannya (the right man on the right place) Karyawan ditambah & keterampilannya : kursus, pelatihan & pendidikan. 5. Penetapan jam kerja yg fleksibel. 6. Pemberian insentif, bonus/penghargaan Bagi karyawan yg berprestasi diberi hadiah yg berupa insentif, bonus & penghargaan (naik pangkat/golongan). Sebagai motivasi kerja.

8. Menciptakan suasana rukun & damai Lanjutan 7. Kritik yg efektif terhadap karyawan Atasan yg bijak memberikan kritik yg halus terhadap karyawan yg melakukan kesalahan. Ditunjukkan kesalahannya, kemudian diberitahu cara yg benar dalam kerja. 8. Menciptakan suasana rukun & damai Suasana rukun & damai merupakan motivasi kerja yg baik.

Prinsip kesatuan komando PRINSIP PENGGERAKAN Prinsip mengarah pada tujuan Prinsip keharmonisasian dengan tujuan Prinsip kesatuan komando Makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan anggota terhadap usaha mencapai tujuan. Harapan tidak terjadi penyimpangan. Kebutuhan dapat dijadikan sebagai pelengkap. Harmonis dengan kepentingan perusahaan. Menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan.

TUJUAN PENGGERAKAN Menciptakan kerja sama yang lebih efisien. Mengembangkan kemampuan dan keterampilan staf. Menumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaan. Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi dan prestasi kerja staf. Membuat organisasi berkembang secara dinamis.

Langkah-langkah Penggerakan Menjelasakan tujuan yang harus dicapai. Menyadari, memahami serta menerima dengan baik tujuan tersebut. Menjelaskan mengenai filsafat dari organisasi. Menjelaskan kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasi. Setiap orang harus mengerti struktur organisasi.

Menjalankan peranan apa yang diharapkan oleh pimpinan organisasi dengan baik. Menekankan pentingnya kerjasama. Memperlakukan setiap bawahan sebagai manusia dengan penuh pengertian. Memberikan penghargaan serta pujian dan teguran. Meyakinkan setiap orang bahwa dengan bekerja baik dalam organisasi tujuan pribadi orang-orang tersebut akan tercapai semaksimal mungkin.

PENGAWASAN (CONTROLLING)

Fungi-fungsi terdahulu tidak akan efektif tanpa fungsi pengawasan (controlling) = pengendalian

Definisi PENGAWASAN, PENGENDALIAN Proses untuk menjamin bahwa tujuan organisasi & manajemen tercapai Konsep “penetapan standar, pengukuran kegiatan dan tindakan korektif” Aktivitas menemukan, mengoreksi penyimpangan hasil dibandingkan dg rencana kerja standar

TIPE CONTROLLING Pengawasan pendahuluan (FEEDFORWARD CONT) Pengawasan “ CONCURRENT” Pengawasan umpan balik (FEEDBACK CONT)

FEED FORWARD CONTROL STEERING CONTROL Pengawasan Pendahuluan Deteksi, antisipasi masalah/penyimpangan dari standar/tujuan dan BOLEH korektif sebelum kegiatan selesai Pendekatan AKTIF AGRESIF EFEKTIF BILA manajer mampu mendapat : informasi akurat tepat waktu ttg perkembangan lingkungan

PENGAWASAN “CONCURRENT” SCREENING CONTROL Pengawasan “YA-TIDAK” Dilakukan selama kegiatan berlangsung dimana harus SETUJU dulu sebelum kegiatan selanjutnya FAKTOR KEAMANAN menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan

FEED BACK CONTROL Pengawasan UMPAN BALIK Mengukur hasil kegiatan telah selesai Penyebab penyimpangan diaplikasikan untuk kegiatan y.a.d Sifatnya HISTORIS dan dilakukan stlh kegiatan selesai

CONTROLLING ( PENGAWASAN ) ‘fact finding’ preventif, memiliki 7 sifat / ciri : ‘fact finding’ preventif, diarahkan pd masa sekarang, alat utk meningkatkan efisiensi, mempermudah tercapainya tujuan, membimbing, menemukan apa ( bukan siapa ) yg salah.

TAHAP-TAHAP PROSES PENGAWASAN Penetapan standar pelaksanaan Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan Pengukuran Pembandingan prestasi dengan standar Pengambilan tindakan koreksi

Tahap 1: Penetapan Standar Satuan pengukuran yang digunakan sebagai patokan untuk penilain hasil. tujuan, sasaran, kuota, target lebih khusus - target penjualan - anggaran - market share - margin keuntungan - sasaran produksi

TIGA BENTUK STANDAR Fisik: kuantitas, kualitas produk Moneter: biaya, laba Waktu: kecepatan produksi

Tahap 2: Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Beberapa pertanyaan yang digunakan: HOW OFTEN: stp jam, harian, mingguan WHAT FORM: Laporan tertulis, inspeksi visual melalui telepon WHO: manajer, staf departemen Pengukuran mudah dilakukan tidak mahal dapat diterangkan kepada karyawan

Tahap 3: Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Merupakan proses yang berulang-ulang, terus-menerus Cara: 1. Pengamatan (observasi) 2. Laporan-laporan (lisan, tertulis) 3. metode-metode otomatis 4. Inspeksi, penguiian (test) dengan pengambilan sampel

Tahap 4: Perbandingan Prestasi dengan Standar & Analisis Penyimpangan Tahap paling kritis, tetapi mudah dilakukan Kompleksitas: saat menginterpretasikan adanya deviasi Analisis: mengapa penyimpangan terjadi

Tahap 5: pengambilan Tindakan Koreksi Tindakan koreksi  berbagai bentuk Standar diubah Pelaksanaan diperbaiki Keduanya Mengubah standar mula-mula Mengubah pengukuran pelaksanaan - frekuensi (sering, kurang) - mengganti sistem pengukuran Mengubah cara analisis & interpretasi

PENTINGNYA PENGAWASAN FAKTOR-FAKTOR  Pengawasan semakin penting 1. Perubahan lingkungan organisasi 2. Peningkatan kompleksitas organisasi 3. Kesalahan-kesalahan 4. Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang.

PENGAWASAN YANG EFEKTIF ? (10 kriteria)

AKURAT mengawasi kegiatan benar dan real 2. TEPAT WAKTU informasi dikumpulkan dan dievaluasi secapatnya bila korektif segera 3. FLEKSIBEL thdp perubahan lingkungan

4. OBYEKTIF dan INTEGRATIF info mudah dipahami, obyektif dan lengkap 5. Terpusat pd Titik Pengawasan STRATEGIS fokus pada aktivitas dg penyimpangan tertinggi shg bisa fatal

6. Realistik EKONOMIS biaya lbh kecil dr manfaat 7. Realistik ORGANISASIONAL sistem harus cocok HARMONIS dg kenyataan organisasi 8. Sbg petunjuk operasional menunjukkan, deteksi, koreksi

9. Terkoordinasi dg Aliran Kerja Organisasi tiap tahap pekerjaan mempengaruhi kesuksesan/kegagalan operasional perusahaan 10. Diterima Anggota Organisasi mendorong tanggungjawab dab berprestasi

TERIMA KASIH