KULIAH SEMBILAN

PROSES BISNIS PENGELOLAAN PESANAN PELANGGAN Tujuan Pengajaran: Menjelaskan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan Menggambarkan pengendalian yang diaplikasikan pada proses pesanan Menjelaskan proses manajemen akun pelanggan Menggambarkan pengendalian yang diaplikasikan pada proses piutang dagang

Tinjauan Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan meliputi aktivitas: Permintaan informasi (pilihan) Pembuatan kontrak (pilihan) Penerimaan pesanan Pengiriman Penagihan Aktivitas permintaan informasi dan pembuatan kontrak kadang-kadang diperlukan dalam proses bisnis pengelolan pesanan pelanggan tetapi aktivitas ini tidak penting pada beberapa pelanggan atau organisasi.

PERMINTAAN INFORMASI Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan dimulai dengan permintaan informasi dari pelanggan atau permintaan suatu quotation. Quotation adalah sebuah dokumen yang disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan potensial guna memberikan informasi mengenai produk, harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman. Quotation disiapkan ketika pelanggan potensial meminta secara khusus informasi secara rinci mengenai pesanan potensialnya. Suatu permintaan (Inquiry) informasi mirip dengan quotation , tetapi permintaan informasi tidak berisi informasi pengiriman.

PEMBUATAN KONTRAK Kontrak adalah suatu perjanjian untuk menyediakan barang atau jasa kepada pelanggan. Kontrak biasanya menyebutkan kuantitas dan jadwal waktu pengiriman. Rincian pesanan seperti tanggal pengiriman ataupun harga ditentukan kemudian, ketika pelanggan melakukan pesanan. Kontrak yang berisi perjanjian mengenai penyediaan suatu barang pada periode tertentu disebut blanket order.

MEMASUKAN PESANAN Memasukan pesanan (order entry) menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Penerimaan pesanan biasanya berisi penentuan harga dan pemeriksaan ketersediaan barang. Penentuan harga suatu pesanan yaitu mengetahui harga terkini dari produk atau jasa, biaya tambahan, diskon, ataupun biaya pengiriman. System informasi Enterprise Resource Planning (ERP) memungkinkan implementasi prosedur penentuan harga yang canggih dan fleksibel antara pelanggan dan barang spesifik.

PENGIRIMAN Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang disebut delivery. Dokumen delivery dibuat untuk mengatur pengiriman barang ke pelanggan.semua informasi yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan mengirimkan barang kepada pelanggan ada di dalam delivery. Pesanan penjualan berisi banyak informasi yang diperlukan dalam suatu delivery. ERP secara otomatis membuat salinan informasi ini ke delivery. ERP akan melakukan pemeriksaan tambahan untuk memastikan kualitasnya.

PENGIRIMAN Beberapa dokumen disiapkan selama aktivitas pengiriman. Daftar pengambilan (picking list) disiapkan sebagai petunjuk aktivitas pengambilan. Daftar pengepakan (packing slip) disiapkan untuk setiap pengiriman dan tembusannya diikutkan dalam pengiriman. Bill of lading disiapkan sebagai dokumen untuk pengangkutan barang ke kendaraan angkutan sampai ke pelanggan. Personil pengiriman akan memposting goods issue notice ketika barang sudah dikirimkan. Posting ini digunakan sebagai awal proses penagihan shipping advice sinonim dari goods issue notice.

PENAGIHAN Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwal penagihan dan difakturkan. ERP membuat banyak salinan data yang digunakan untuk penagihan dari dokumen pesanan penjualan pelanggan atau dokumen delivery pelanggan. Faktur untuk pengiriman disiapkan dan diberikan kepada pelanggan. Pembuatan faktur ini merupakan akhir dari proses bisnis pesanan pelanggan

PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PEMROSESAN PESANAN Pengendalian siklus transaksi didasarkan pada fungsi yang dipisah dalam suatu proses bisnis. Fungsi-fungsi ini adalah: Memasukan pesanan (Order entry) Kredit (Credit) Barang Jadi (Finished goods) Pengiriman (Shipping) Penagihan (Billing) Piutang dagang (Accounts Receivable) Buku besar (General Ledger)

Order Entry Fungsi memasukkan pesanan memulai proses pesanan pelanggan dengan menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Pesanan penjualan (Sales Order) berisi penjelasan mengenai produk yang dipesan, harga, dan data deskriptif mengenai pelanggan seperti nama, alamat pengiriman, dan jika diperlukan alamat penagihan. Harga yang dimasukkan harus disetujui oleh manajemen. Pesanan penjualan merupakan dokumen internal yang utama. Faktur (Invoice) atau penagihan adalah dokumen terpisah yang biasanya disiapkan setelah barang dikirimkan dan pemberitahuan pengiriman dilanjutkan ke penagihan.

Kredit Untuk pelanggan regular, pemeriksaan kredit meliputi menentukan jumlah total kredit yang disetujui tidak melebihi otorisasi dari manajemen secara umum atau khusus. Untuk pelanggan baru, pemeriksaan kredit diperlukan untuk menentukan jangka waktu penjualan kepada pelanggan. Sekali kredit disetujui maka proses pesanan berjalan.

Barang Jadi Barang jadi diambil sesuai dengan yang ada pada picking list. Picking list disiapkan dari dokumen pengiriman yang disiapkan dengan database pesanan untuk memproses pesanan yang telah disetujui. Barang akan dilanjutkan ke bagian pengiriman.

Pengiriman Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok dengan pesanan yang ada pada picking list bersama dengan barang yang dipesan seperti yang ada pada daftar pengepakan barang (packing list) . Dokumentasi pengiriman disiapkan dan database pesanan diperbarui untuk pengiriman. Bagian pengiriman secara khusus menyiapkan bill of lading. Bill of lading merupakan pertukaran dokumentasi antara pengirim dan pengangkut, misal perusahaan angkutan.

Penagihan Penagihan merupakan proses terakhir dari proses pesanan dengan menyiapkan faktur untuk pesanan yang tampak pada daftar penagihan. Bagian penagihan melakukan verifikasi pesanan dan kemudian menyiapkan faktur. Faktur dikirim ke pelanggan, faktur dicatat pada jurnal pembelian dan pemberitahuan dikirimkan ke bagian piutang dagang dan selanjutnya diposting ke buku besar secara periodik.

Piutang Dagang dan Buku Besar Bagian penagihan bertanggungjawab membuat faktur pesanan secara individual dan piutang dagang menangani informasi rekening pelanggan dan secara periodic mengirimkan laporan piutang kepada pelanggan.

PROSES BISNIS MANAJEMEN AKUN PELANGGAN Proses bisnis pesanan pelanggan mencakup pemrosesan piutang dagang sampai pengumpulan pembayaran pelanggan pada rekening. Piutang Dagang Piutang dagang mewakili uang yang dimiliki oleh pelanggan untuk barang atau jasa yang telah dijual yang dimasukkan dalam rekening. Karena kebanyakan bisnis dilakukan secara kredit, piutang dagang seringkali mewakili sejumlah besar modal kerja organisasi.

Pemrosesan balance forward Ada dua pendekatan pada aplikasi piutang dagang, yaitu: Pemrosesan open-item Pada pemrosesan open-item, pencatatan terpisah dikelola pada system piutang dagang untuk setiap faktur yang belum dibayar oleh pelanggan. Jika pembayaran pelanggan diterima, akan dibandingkan dengan faktur yang belum dibayar oleh pelanggan Pemrosesan balance forward Pada pemrosesan balance forward , pembayaran dari pelanggan dibandingkan dengan total saldo pelanggan yang masih ada dan bukan dibandingkan dengan faktur pelanggan secara individu.

SELESAI