BAB 6 PERENCANAAN 1. PERENCANAAN 2. PROSES PERENCANAAN 3. PERENCANAAN SITUASIONAL 4. PERENCANAAN DAN TINGKATAN MANAJEMEN 5. HAMBATAN DAN PEMECAHAN MASALAH HAMBATAN DALAM PERENCANAAN 6. MBO (MANAGEMENT BY OBJECTIVES).

PERENCANAAN Sisi positif perencanaan: Membantu manajer melihat masa mendatang (diluar saat ini) Koordinasi yang semakin baik Penekanan pada tujuan organisasi. Sisi negatif perencanaan: Jika perencanaan tidak dilaksanakan dengan baik, waktu dan tenaga manajer yang cukup berharga akan terbuang percuma b. Penekanan yang terlalu berlebihan pada fungsi perencanaan juga tidak menguntungkan karena fungsi manajerial yang lain akan teraibaikan.

Untuk membuat perencanaan kita harus mengetahui si-a-bi-di-ba Si ( siapa yg akan membuatnya ) A ( apa yg hrs direncanakan ) Bi ( bila/kapan dilaksanakan ) Di ( dimana tempat pelaksanaan ) Ba ( bagai mana hasilnya )

Langkah-Langkah Yg diperlukan JENIS PERENCANAAN MISI TUJUAN KEBIJAKAN PROSEDUR PROGRAM ANGGARAN Strategi Taktikal Operasional Alokasi Sumber daya Prioritas Langkah-Langkah Yg diperlukan Fokus Lebih sempit Fokus Lebih Konkrit PROYEK Rencana Tunggal Standing Plan ATURAN

a. Misi atau Maksud (Mission atau Purpose) Beberapa Jenis Perencanaan a. Misi atau Maksud (Mission atau Purpose) Maksud suatu entitas bisnis adalah memproduksi dan mendistribusikan barang dan jasa. b. Tujuan Adalah hasil akhir dimana aktivitas organisasi diarahkan/ditujukan. Tujuan merupakan titi akhir dari fungsi perencanaan, pengorganisasian, staffing, leading, dan pengendalian.

c. Strategi Strategi merupakan rencana umum/pokok untuk mencapai tujuan organisasi melalui pemilihan tindakan yang diperlukan dan alokasi sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. d. Kebijakan Kebijakan juga merupakan rencana karena merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan, khususnya cara berfikirnya bukan aksinya.

e. Prosedur Prosedur juga merupakan rencana karena menetapkan cara penanganan suatu aktivitas di masa mendatang. Prosedur lebih mengarahkan tindakan, bukannya mengarahkan cara berfikir. f. Aturan Aturan merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif, dan harus dilakukan, atau tidak dilakukan. Aturan berkaitan dengan prosedur karena aturan mengarahkan tindakan, tetapi tidak menyebutkan urutan waktu. Kebijakan perlu dipisahkan dari aturan, kebijakan lebih mengarahkan cara berfikir dalam pengambilan keputusan, sedangkan aturan lebih mengarahkan tindakan.

g. Program Merupakan jaringan yang kompleks yang terdiri dari tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, langkah yang harus dilakukan, alokasi sumberdaya dan elemen lain yang harus dilakukan berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih. h. Proyek Merupakan bgian dari program dengan cakupan yang lebih kecil. Penugasan atau dan target waktu dalam proyek ditentukan dengan jelas. i. Anggaran Merupakan rencana yang dinyatakan dalam angka-angka. Manfaat anggaran terutama membuat anggota organisasi melakukan perencanaan.

PROSES PERENCANAAN Perencanaan Strategis Perencanaan Taktis 3. Perencanaan Operasional.

PROSES PERENCANAAN Lingkungan Eksternal Organisasi Misi Organisasi Tujuan Strategi Rencana Strategis Tujuan Taktis Rencana Taktis Tujuan Operasional Rencana Operasional

Perencanaan dimulai dengan misi organisasi Dari misi organisasi, tujuan organisasi kemudian diturunkan. Tujuan organisasi merupakan kunci efektivitas organisasi. Tujuan memiliki beberapa fungsi: 1. Memberikan dan menyatukan arah kemana organisasi harus bergerak 2. Tujuan dan proses penetapan tujuan akan mempengaruhi perencanaan, tujuan dan penetapan tujuan yang baik akan menurunkan rencana yang baik pula 3. Tujuan dapat berfungsi sebagai alat motivasi karyawan.

Perancanaan Organisasi Berdasar Tujuan Organisasi dikelompokan dalam: 1. Perencanaan Strategis Adalah rencana jangka panjang untuk mencapai tujuan strategis. Rencana strategis dapat dilihat sebagai rencana seara umum yang menggambarkan alokasi sumberdaya, prioritas, dan langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis 2. Perencanaan Taktis Ditujukan untuk mencapai tujuan taktis, yaitu untuk melaksanakan bagian tertentu dari rencana strategis. Rencana ini memiliki jangka waktu yang lebih pendek dibandingkan rencana strategis, dan mempunyai fokus yang lebih sempit dan lebih konkrit. Tujuan taktis biasanya diturunkan dari tujuan strategis

Ada dua jenis perencanaan operasional: Perencanaan operasional diturunkan dari perencanaan taktis, mempunyai fokus yang lebih sempit, jangka waktu yang lebih pendek, dan melibatkan manajemen tingkat bawah. Ada dua jenis perencanaan operasional: Rencana tunggal (sekali pakai) yang dipakai untuk tujuan yang spesifik, contoh: program, proyek (project) dan anggaran b. Standing plan (dapat dipakai berkali-kali) adalah rencana standard untuk tujuan yang muncul berulang-ulang, contoh: kebijakan, prosedur operasional standard, dan aturan.

Program: merupakan rencana sekali pakai untuk serangkaian yang besar, mencakup tujuan, langkah-langkah, kebijakan, prosedur, aturan unit organisasi atau pihak yang bertanggung jawab pada setiap langkah Proyek: merupakan bagian dari program dengan cakupan lebih kecil. Penugasan dan target waktu ditentukan dengan jelas Anggaran: merupakan rencana yang dinyatakan dalam bentuk angka, dapat berupa angka kuantitas maupun moneter. Kebijakan: merupakan pedoman pengambilan keputusan yang terutama mengarahkan cara berpikir pengambilan keputusan, bukan pada tindakan spesifik.

Prosedur: merupakan pedoman yang mengarahkan pada tindakan yang diperlukan. Langkah-langkah dijelaskan secara terinci dan disusun secara kronologis. Aturan: pernyataan spesifik apakah suatu tindakan harus dilakukan atau tidak berdasarkan situasi yang ada. Aturan merupakan tindakan itu sendiri, bukan pedoman yang mengarahkan pengambilan keputusan.

PERENCANAAN SITUASIONAL (CONTINGENCY) Perencanaan situasional adalah perencanaan yang memasukan alternatif perecananaan yang berbeda, jika suatu kondisi tertentu terjadi. Tahapan perencanaan situasional: 1. Tahap pertama melakukan perencanaan seperti biasa, kemudian dikembangkan dengan mempertimbangkan kejadian-kejadian situasional 2. Melaksanakan perencanaan dan secara formal mengidentifikasikan kejadian situasional 3. Menetapkan indikator situasional, bila ada kejadian situasional maka dilakukan alternatif rencana situasional 4. Menyelesaikan rencana atau rencana situasional.

Perencanaan situasional terutama bermanfaat untuk organisasi dengan lingkungan yang dinamis, banyak perubahan dan ketidakpastian.

PERENCANAAN DAN TINGKATAN MANAJEMEN Tipe perencanaan berbeda berdasarkan tingkatan manajemen. Manajemen puncak lebih banyak terlibat dalam perencanaan strategis yang mempunyai focus jangka panjang. Sementara manajemen tingkat bawah lebih banyak berurusan dengan perencanaan operasional yang berdimensi jangka pendek.

HAMBATAN DAN PEMECAHAN HAMBATAN DALAM PERENCANAAN Hambatan dalam Perencanaan yang Efektif: Tujuan yang tidak tepat Balas jasa yang tidak tepat Lingkungan yang kompleks Keputusan menetapkan tujuan yang baru dan mengalokasikan sumberdaya untuk mencapai tujuan tersebut berarti melepaskan tujuan lainnya Beberapa anggota organisasi enggan untuk melakukan perubahan Anggota organisasi mengalami pembatasan- pembatasan g. Anggota organisasi yang tidak memahami lingkungan eksternal akan cenderung menolak perubahan.

Memahami tujuan perencanaan dan proses penetapan tujuan Mengatasi Hambatan: Memahami tujuan perencanaan dan proses penetapan tujuan Rencana dan tujuan harus dikomunikasikan ke bawah Konsistensi antara tujuan yang lebih tinggi dengan tujuan yang lebih rendah, konsistensi antar tujuan bagian atau departemen harus dijaga d. Sistem balas jasa (reward) yang tepat akan mendorong penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif.

MBO (MANAGEMENT BY OBJECTIVES) Peter Drucker dalam bukunya The Practice of Management (1954), MBO adalah metode formal atau semiformal yang dimulai dari penetapan tujuan, pelaksanaan, dan kemudian diteruskan dengan evaluasi. Kunci dalam metode MBO adalah partisipasi dan komunikasi dalam penetapan tujuan atau perencanaan.

Rencana secara kolaborasi Proses MBO Program MBO Penetapan Tujuan dan Rencana Organisasi Komitmen manajemen Puncak Penetapan Tujuan dan Rencana secara kolaborasi Partisipasi Menjelaskan Pertemuan Tujuan dan Konseling Sumberdaya Tujuan Rencana Rencana (Konsultasi) Organisasi yang Jelas Komunikasi Pelaksanaan Otonomi Review periodik Evaluasi

Efektifitas MBO Manfaat penting dari MBO adalah mendorong motivasi karyawan. Untuk mendukung sukses MBO, diperlukan beberapa elemen: Komitmen: diperlukan komitmen manajemen yang tinggi khususnya dari manajemen puncak Penetapan Tujuan Puncak: penetapan tujuan harus dinyatakan dengan jelas dan dapat diukur. Manajer dan bawahan harus bekerja sama menyelaraskan rencana bawahan dengan rencana dan tujuan manajemen puncak 3. Tujuan Individu: harus dinyatakan dengan jelas, siapa yang harus bertanggungjawab 4. Partisipasi

5. Komunikasi: manajer mengkomunikasikan tujuan manajemen puncak dan bawahan mendiskusikan apa yang perlu disumbangkan untuk mendukung tujuan tersebut 6. Otonomi dalam Pelaksanaan: otonomi mendorong kreatifitas dan komitmen bawahan serta memberi kebebasan dalam batas-batas tertentu Reviev Prestasi: kemajuan yang dicapai dapat memberi umpan balik yang kemudian dapat memberikan input perbaikan.

CONTOH VISI : menjadi ”Lembaga Pendidikan terkemuka di Indonesia dan diakui oleh dunia Pendidikan Internasional MISI : Melaksanakan Tridharma Perguruan Tinggi yang berkualitas guna menghasilkan lulusan yang cerdas, bermutu, beriman dan mampu bersaing di era global Mengembangkan Lembaga Pendidikan yang terkemuka dalam bidang IPTEK dan dinikmati oleh masyarakat/stakeholder.

TUJUAN Menghasilkan lulusan UT yang berkompeten di- bidangnya, mempunyai hard skill dan soft kill yang kuat. Mengembangkan IPTEK melalui penelitian serta memanfaatkannya untuk meningkatkan taraf hidup masyarakat PROGRAM Peningkatan Kualitas Proses Pembelajaran Peningkatan kinerja penelitian dan publikasi

STRATEGI Terlaksananya proses belajar dan mengajar sesuai dengan standar yang ditetapkan Meningkatnya kualitas riset, kinerja penelitian dan publikasi KEBIJAKAN Menyediakan semua fasilitas dan dukungan dana untuk terlaksananya proses belajar mengajar dengan baik dan berkualitas Mendorong peneliti untuk memiliki roadmap penelitian sinergis dalam kerangka riset unggulan.

LATIHAN BACA HAL. 3.27 RUMUSKAN VISI, MISI, TUJUAN, PROGRAM, STRATEGI, KEBIJAKAN