Sessi 3 PROSES PERENCANAAN STRATEGIS

PENGERTIAN PERENCANAAN Perencanaan merupakan proses dasar di manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Jadi Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut telah ditetapkan, rencana harus diimplementasikan. Salah satu aspek perencanaan adalah pembuatan keputusan (decision making), proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu.

Empat Tahap Dasar Perencanaan Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan Merumuskan keadaan saat ini mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan.

ALASAN PERLUNYAPERENCANAAN Protective benefit yang dihasilakan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan. Positive benefit dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

Manfaat perencanaan Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan Membantu kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama memungkinkan manager memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas membantu menempatkan tanggungjawab lebih tepat memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagaian organisasi Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti menghemat waktu , uasaha dan dana

Kelemahan Perencanaan Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata. perencanaan cenderung menunda kegiatan perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif berinovasi Kadang-kadang hasil yang lebih baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada masalah tersebut terjadi Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.

HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN LAINNYA Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegitan managerial lainya adalah saling berhubungan, saling tergantung, dan berinteraksi. Pengorganisasian dan Penyusunan Personalia Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumberdaya keuangan , phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber-daya –sumber daya tersebut untuk mencapai efektivitas paling tinggi. Pengarahan Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber-daya sumber daya dan berhubungan-hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan. Pengawasan Pengawasan bertidak sebagai kreteria penilaian pelksanaan kerja terhadap rencana. Pengawasan juga menjadi bagaian dari rencana baru.

TIPE-TIPE PERENCANAAN DAN RENCANA Ada lima dasar pengklasifikasian rencana-rencana Bidang fungsional Mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia Tingkat organisasi Termasuk keseluruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi Karatersistik-karateristik (sifat) Meliputi faktor-faktor komplesitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasian, biaya, rasionalitas, kuantitatif dan kualitatif. Waktu Menyangkut rencana jangka pendek, menengah dan jangka panjang. unsur-unsur rencana dalam wujud anggaran, program,prosedur, kebijaksanaan dan lain sebagainya.

Dua tipe utama rencana Rencana-rencana strategis (strategic plan) Rencana yang dirancang dalam memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas-mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi. Rencana-rencana opersional (operational plans) Adalah penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategik akan dicapai.

FAKTOR WAKTU DAN PERENCANAAN Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal: waktu sangat diperlukan melaksanakan perencanaan efektif waktu sering diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi jumlah ( atau rentang) waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.

Rencana jangka pendek (short-range plans) lanjutan Periode perencanaan Rencana jangka pendek (short-range plans) Rencana jangka menengah (Intermediate-range plans) Rencana jangka panjang (long-range plans)

PERENCANAAN STRATEGIK Ada tiga alasan yang menunjukan pentingnya perencanan strategik: Perencanaan strategik memberikan kerangka dasar dalam mana semua bentuk-bentuk perencanaan lainya harus diambil. Pemahaman terhadap perencanaan strategik akan mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainya. Perencanaan strategik sering merupakan titik permulaan bagi pemahaman dan penilaian kegiatan-kegiatan manager dan organisasi.

Proses Perencanaan strategik Penentuan misi dan tujuan Pengembangan profil perusahaan Analisa lingkungan eksternal Analisa Internal perusahaan (kekuatan dan kelemahan organisasi) Indentifikasi kesempatan dan ancaman pembuatan keputusan strategik pengembangan strategik perusahaan Implementasi strategi Peninjauan kembali dan evaluasi

Kebaikan Perencanaan Strategik Para manager akan memberikan kepada organisasi tujuan-tujuan yang dirumuskan secara jelas dan metode-metode bagi pencapaian tujuan Membantu manager mengantisipasi masalah-masalah sebelum timbul dan menanganinya sebelum menjadi lebih berat. Membantu para manager dalam membuat keputusan Meminimumkan kemungkinan kesalahan, karena tujuan atau sasaran danstrategi dirumuskan.

Kelemahan Perencanaan strategik Memerlukan investasi dalam waktu, uang dan orang yang cukup besar Kadang-kadang cenderung membatasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan bebas resiko.

HAMBATAN PERENCANAAN EFEKTIF Kurang pengetahuan tentang organisasi kurang pengetahuan tentang lingkungan Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif Kesulitan perencanaan opersi-opersi yang tidak berulang Takut gagal Kurang percaya diri Ketidaksedian untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif

Rencana operasional: Rencana sekali pakai (single use plans) Adalah serangkaian kegiatan terperinci yang kemungkinan tidak diulang dalam bentuk yang sama di waktu mendatang. Program menunjukan langkah-langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai tujuan satuan atau para anggota organisasi yang bertanggungjawab atas setiap langkah Urutan dan waktu setiap langkah Proyek adalah rencana sekali-pakai yang lebih sempit dan merupakan bagian terpisah dari program.

Rencana Tetap Wujud umum dari rencana-rencana tetap adalah kebijaksanaan , prosedur dan aturan. Kebijaksanaan adalah pedoman umum pembuatan keputusan. Kebijaksanaan merupakan batas bagi keputusan, menentukan apa yang dapat dibuat dan menutup apa yang tidak dapat dibuat Prosedur Standar adalah kebijaksanaan dilaksanakan dengan pedoman-pedoman yang lebih terperinci “ prosedur standar” atau SOP (standard operating procedur). Aturan adalah pernyataan (ketentuan) bahwa suatau kegiatan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Aturan digunakan untuk mengimplementasikan rencana-renca lain dan biasanya merupakan kebijaksanaan yang dikuti dalam setiap kejadian.

KRITERIA PENILAIAN EFEKTIVITAS RENCANA Kegunaan Ketepatan dan obyektivitas Ruang lingkup Efektivitas biaya Akuntabilitas Ketepatan waktu

Kriteria penilaian efektivitas suatu rencana efektivitas perencanaan Efektivitas biaya Ketepatan waktu Kegunaan Akuntabilitas Ruang lingkup Ketepatan & obyektivitas