Perencanaan Aktifitas Kerja IK104 Pengantar Manajemen & Organisasi Pertemuan #5

Kemampuan akhir yang diharapkan Anda dapat menjelaskan perencanaan dan manajemen strategi sebagai dasar untuk pengembangan dan keberlangsungan organisasi.

Topik bahasan Arti perencanaan bagi organisasi Tujuan dan rencana Perencanaan taktis dan operasional Isu-isu dalam perencanaan

Arti perencanaan

Pengertian Perencanaan (planning) melibatkan aktifitas: Menentukan tujuan (goal) organisasi, Menetapkan strategi untuk mencapai tujuan, Mengembangkan rencana (plan) untuk mengintegrasi dan mengkoordinasi aktifitas kerja. Jadi perencanaan berkaitan dengan tujuan akhir (what) dan cara mencapainya (how)

Mengapa perlu? Menyediakan arah bagi MANAJER dan nonmanager, Mengurangi ketidakpastian (uncertainty), Meminimalkan waste dan redundancy, Memantapkan tujuan (goal) atau standar yang digunakan dalam pengendalian (controlling)

Tujuan dan rencana

Tujuan (goal/objective) adalah hasil (outcome) atau sasaran (target) yang diinginkan. Tujuan akan memandu pengambilan keputusan manajemen dan pembuatan kriteria yang digunakan untuk mengukur hasil kerja. Tujuan sering digambarkan sebagai elemen penting dalam perencanaan. Anda harus mengetahui target atau outcome yang diinginkan, sebelum Anda dapat membuat rencana untuk mencapainya.

Rencana (plan) adalah dokumen yang menyatakan bagaimana tujuan (goal) akan dipenuhi/dicapai. Rencana biasanya berisi alokasi sumberdaya (resource), jadwal (schedule), dan tindakan2 yang diperlukan lainnya untuk memenuhi tujuan. Saat MANAJER berencana, yang dibuat adalah tujuan dan rencana.

Proses perencanaan

Jenis-jenis tujuan (goal ) organisasi Mission : sebuah pernyataan berisi maksud dasar organisasi. Contohnya, mission Starbucks adalah menjadi “the premier purveyor of the finest coffee in the world while maintaining our uncompromising principles while we grow.”

Strategic goal : diatur oleh dan untuk top management organisasi Strategic goal : diatur oleh dan untuk top management organisasi. Fokus tujuannya bersifat luas dan umum. Contohnya, Starbucks punya strategic goal untuk “increasing the profitability of each of its coffee stores by 25 percent over the next five years.”

Tactical goal : diatur oleh dan untuk middle manager Tactical goal : diatur oleh dan untuk middle manager. Fokus tujuannya pada bagaimana untuk mengoperasionalkan tindakan2 yang diperlukan untuk mencapai strategic goal. Contohnya, tactical goal Starbucks berkaitan dengan store yang company-owned atau store yang diberi license, serta distribusi global semua store yang berada di berbagai negara.

Operational goal : diatur oleh dan untuk lower-level manager Operational goal : diatur oleh dan untuk lower-level manager. Fokusnya bersifat jangka pendek yang berhubungan dengan tactical goal. Contohnya, operational goal Starbucks mungkin adalah untuk mendorong profitability pada beberapa store tertentu dalam 5 tahun mendatang.

Jenis-jenis rencana (plan ) organisasi Strategic plan : rencana umum yang menyatakan keputusan mengenai alokasi sumberdaya (resource), daftar prioritas, dan langkah2 tindakan yang diperlukan untuk mencapai strategic goal. Rencana ini sifatnya: Diatur oleh board of directors (BOD) dan top management, Biasanya durasi waktu lebih panjang, Mengatur hal2 yang berkaitan dengan lingkup (scope), pengeluaran sumberdaya, competitive advantage, dan synergy.

Tactical plan : bertujuan untuk mencapai tactical goal, dan dikembangkan untuk mengimplementasikan bagian2 spesifik dari strategic plan. Tactical plan biasanya melibatkan top dan middle management, serta memiliki durasi waktu yang lebih pendek dan fokus yang lebih spesifik dan konkrit/nyata. Tactical plan lebih berkaitan dengan menyelesaikan sesuatu secara nyata, dan bukan menentukan apa yang harus dilakukan.

Operational plan : sebuah rencana yang berfokus pada pelaksanaan tactical plan untuk mencapai operational goal. Dikembangkan oleh middle- dan lower-level manager, operational plan memiliki fokus jangka pendek dan biasanya dalam lingkup sempit. Setiap operational plan umumnya berurusan dengan kumpulan aktifitas dalam jumlah cukup sedikit.

Perencanaan taktis

Membangun rencana taktis Perencanaan taktis (tactical planning) harus mencakup sejumlah tactical goal yang diturunkan dari strategic goal yang lebih luas. Contohnya, top manager di Coca-Cola mengembangkan strategic plan untuk menguatkan dominasi perusahaan pada industri soft-drink; untuk itu Coca-Cola membeli beberapa perusahaan botol dan menggabungkan mereka ke dalam satu organisasi baru bernama Coca-Cola Enterprises.

Taktik harus mencantumkan sumberdaya and jangka waktu. Contohnya, elemen lain dalam strategic plan Coca-Cola adalah meningkatkan pangsa pasar (market share) dunia; untuk itu MANAJER mengembangkan tactical plan untuk membangun pabrik baru di Perancis Selatan dan pabrik pengalengan di Dunkirk, juga melakukan banyak investasi di India.

Tactical planning membutuhkan penggunaan sumberdaya manusia; MANAJER yang terlibat tactical planning menghabiskan banyak waktu bekerja dengan orang lain. Contohnya, setiap aktifitas untuk meningkatkan bisnis Coca-Cola di seluruh dunia akan membutuhkan banyak waktu dan tenaga para MANAJER seperti harus menyeberangi Laut Atlantik 12 kali saat menegosiasikan kesepakatan bisnis (business deal) di Perancis.

Mengeksekusi rencana taktis Implementasi yang sukses bergantung pada penggunaan yang bijak terhadap sumberdaya, pengambilan keputusan yang efektif, dan langkah2 yang tepat untuk memastikan bahwa “the right things are done at the right times and in the right ways.”

Faktor2 yang mempengaruhi kesuksesan: MANAJER perlu mengevaluasi setiap kemungkinan arah tindakan dengan mempertimbangkan tujuan yang ingin dicapai. Perlunya memastikan bahwa setiap pengambil keputusan (decision maker) memiliki informasi dan sumberdaya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugasnya. MANAJER harus memantau aktifitas2 berjalan yang diturunkan dari rencana untuk memastikan pencapaian hasil yang diinginkan.

Perencanaan operasional

Ada 2 jenis utama rencana operasional: Perencanaan operasional (operational plan) diturunkan dari tactical plan dan digunakan untuk mencapai operational goal. Operational plan cenderung untuk memiliki fokus yang sempit, durasi waktu yang cukup pendek, dan melibatkan lower-level manager. Ada 2 jenis utama rencana operasional: Single-use plan Standing plan

Jenis-jenis rencana operasional 1 2

Isu dalam perencanaan

Perencanaan yang efektif di lingkungan yang dinamis MANAJER sebaiknya mengembangkan rencana yang spesifik, namun fleksibel. Rencana berfungsi sebagai road map, walaupun tujuan dapat berganti sejalan dengan kondisi pasar yang dinamis. Membuat hirarki organisasi lebih datar (horizontal) agar dapat membuat rencana secara efektif dalam lingkungan yang dinamis.

Menggunakan environmental scanning Environmental scanning : menyaring informasi untuk mendeteksi tren2 terbaru yang muncul. Dilakukan dengan melakukan survei pasar (cara tradisional) atau dengan competitive intelligence (secara modern).

Competitor intelligence : mengumpulkan informasi mengenai kompetitor yang memungkinkan MANAJER untuk mengantisipasi tindakan kompetitor (sebelum), bukan melakukan reaksi terhadap kompetitor (sesudah). Question: Legal? Atau ilegal?

Diskusi & penutup