SOP Seminar

Pokok Bahasan Alur Kontrol Seminar Acara Pre Seminar Post Seminar SOP

Alur kontrol seminar

Laporan rutin ke Panitia Dana Tanggal terakhir Stase pertama: Laporan ke Panitia Dana: Tanggal (Supervisor) Tempat (Supervisor) Hasil Rapat Perdana Rapat Sekbend: - Bagi2 Tanggal Kasar dengan Seminar lain 2 minggu 2 minggu Pengumuman pengurusan Rapat Perdana Lapor Supervisor Acara (perwakilan) Pembuatan Proposal Acara + Paket surat Struktur panitia Tanggal (kasar) Tempat (kasar) Gambaran Umum Acara Timeline Kasar Laporan memberitahu panitia tahun depan Beri tahu gambaran umum rencana acara Minta tanggal menurut supervisor Minta tempat menurut supervisor List pembicara Perpindahan stase 2 ke 3 Proposal Acc Dekanat Laporan rutin ke Panitia Dana Setelah rapat: Laporan ke Panitia Dana H-4 bulan Pengurusan SKP Rapat Panitia Fiksasi Konsep Fiksasi Jobdesc Panitia Timeline Fix (rapih, halus) Pastikan Pembicara Persiapan SKP (CME, perhimpinan) Acara H-3 bulan Pengurusan Internal Acara

Form penilaian seminar A. Publikasi 1. Poster soft copy dan Social media (IG, Facebook, Twitter)  3 bulan paling mepet sekali 2. Website  Content 3 bulan 3. Update B. Acara 4. Laporan sebelum acara (laporan perdana, laporan fiksasi, dan laporan rutin)  tepat waktu atau tidak 5. Permohonan pinjaman  sesuai alur dan waktu (h-4 bulan) 6. Pengurusan SKP sesuai waktu (mulai ngurus H-3 bulan; masuk semua berkas H-2 bulan; follow up tiap 2 minggu) C. Sponsor 7. Keterangan panitia dana dari seminar 8. Proposal eksternal 9. Invoice  sesuai dengan kriteria 10. LPJ seusai dengan kriteria Cut-off nya: > 5

Peminjaman modal Alur peminjaman  mengisi form (bisa diunduh dari dropbox angkata, link milis) lampirkan proposal  email ke panitia dana seminar masing2  forward ke RICKY  Rapatkan di minggu ke 3 dan 4  3 bulan sebelum acara, akan dihubungi oleh panitia & dana ditransfer ke sekben Max 5 juta  case tertentu sesuai persetujuan dana Poin yang menjadi indikator pemberian pinjaman Kas yang ada Lampiran Proposal Total Anggaran Waktu pelaksanaan Keterangan penggunaan: kolom perincian Pengajuan baru bisa dimulai H-4 bulan sampai 2 minggu kedepan (makin lama, makin pelit)

Acara

Timeline Seminar Berpedoman taun lalu paling gak jauh2 beda kan tanggalnya Tetap harus dikonfirmasi ulang dengan departemen yang bersangkutan untuk estimasi tanggal2 seminar pld Mohon dicek dengan jadwal akademis masing2 kloter juga agar tidak bentrok dengan hari2 penting seperti TO UKDI, UKDI, dsb juga harus tetap mengintegrasikan dengan kalender akademis UI  PR YG TAK KALAH PENTING yaitu gw rasa kalo bisa jangan sampe ada seminar yg tabrakan tanggalnya biar gak rebutan pasar terutama yg di timeline taun lalu tubrukan harus sering koordinasi

Maret Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Maret

April Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 April

Mei Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Mei

Juni Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Juni

Juli Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Juli

Agustus Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Agustus

September Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 September

Oktober Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Oktober

Gd A Lt 1 (hanifa, sarwono) Opsi Tempat Gd A Lt 8 RSCM Kirana Lt 6 Luar FKUI Gd A Lt 1 (hanifa, sarwono) Gd A Lt 1  bedah

Gedung A lantai 8 Sekretariat lt 8. Surat ditujukan kepada Kepala Unit Rawat Jalan Terpadu Biaya perhari 5,5 juta. Dapat mengajukan keringanan biaya (surat ditujukan pada orang yang sama; biasanya 500 ribu) Kapasitas 160 (kalau mau nambah jadi 200 kursi sewa sendiri)

RSCM Kirana Lantai 6 Sekretariat lt 1 RSCM Kirana Mbak Devi Surat ditujukan kepada Koordinator Sarana dan Fasilitas Dr Umar Biaya perhari 3,5 juta; kalo weekend + 500 ribu; kalo mau nambah ruang buat pembicara + 500 ribu. Dapat mengajukan keringanan biaya (surat ditujukan pada orang yang sama; biasanya dikit doang) Reserve 2 bulan; batal 2 minggu Kapasitas 200 maksimal tapi biasanya nambah AC Note: Mbaknya agak sesuatu.

RSCM Lantai 1 Obgyn Bedah Baca disamping aja Punya departemen bedah Ada 2 ruang masing2 100 orang Belum tau biaya dan suratnya. Punya departemen Obgyn Baca disamping aja Punya departemen bedah

Luar RSCM Parasit Cimandiri One RIK Tempat lain

Pre-Seminar

Algoritma Kerja Pre Acara Seleksi Anggaran Kebutuhan Minimum Marked up Rencana Pemasukan Riil Registration fee Konsumsi Publikasi Barang Uang List Sponsor th lalu List Baru link Target peserta th lalu; RS, FK, Database email Target Pemasukan Pemasukan Th Lalu Sponsor Laba untuk menutup biaya PLD + LPJ th lalu Step 1 Step 2 Step 3 Algoritma Acara:   1. Seleksi Anggaran (buat anggaran se riil mungkin, untuk mendapatkan anggaran minimal yang harus dicapai. Buat versi kedua yaitu versi marked up yang dimasukan proposal. Bandingkan dengan tahun lalu, perkirakan Feasibilitasnya. 2. Dari anggaran yang telah diseleksi dan difinalisasi, buat rencana pemasukannya. Buat versi minimal dan optimal, minimalnya untuk menutup kubutuhan minimum yang merupakan anggaran riil dan mencapai setidaknya menutup biaya PLD, optimalnya (mohon dikritisi). 3. Masuk tahap berikutnya : Tentukan target pemasukan Registration Fee  Anggaran minimal + laba untuk biaya PLD harus tertutupi dengan seluruh pendaftaran early bird. Sponsor  Dalam bentuk uang (paket, dan produk alternatif kontraprestasi), barang (workshop, doorprize, seminar kit), Konsumsi, penginapan, publikasi, etc.

Sponsor Kit Invoice Tanda Terima Sertifikat sponsor Before Deal Proposal Surat Pengantar List Sponsor Lengkap Deal Surat Kerja Sama Pasca Event Invoice Tanda Terima Sertifikat sponsor Surat Pengantar dan LPJ sponsor Dokumenasi Acara Setuju

Surat Pengantar No – Lamp - Hal Nama General Manager dan alamat perusahan jelas. Pembukaan : Keterangan mengenai acara (apa, kapan, dimana) Setuju Tujuan Surat

Proposal Detail Acara Gold – Silver – Bronze Sponsorship Apa? Kapan? Dimana? Proposal Detail Acara Target Peserta Susunan Acara Gold – Silver – Bronze Rencana Pemasukan Logis Rencana Media Partner Paket Sponsorship Paket alternatif Sponsorship Setuju Cara Pembayaran In Kind Sponsorship Ilustrasi Logo di Media Promosi

Logo pada media promosi acara Kontraprestasi Iklan pada Guidebook Iklan pada Website Twitter Update Ad Libs Pemasangan media promosi sponsor Horizontal Banner Sponsor Vertikal Banner Sponsor Hanging Banner Sponsor Stand Sponsor Sampling Produk Sponsor Penyebaran Flyer Sponsor Logo pada media promosi acara Baliho Spanduk Poster Flyer Umbul-umbul Website Backdrop Guidebook T-shirt Ini agak gak ngaruh sih. Sebenernya ini semacam nyebutin ulang yang akan dimasukin ke kontraprestasi. Mungkin diganti judul bentuk kontraprestasi kali ya?

Sponsorship Tips HUBUNGI SUPERVISOR DARI DEPARTEMEN MASING MASING! Minta List Sponsor dari departemen terkait Target Focused Selling Contoh: Penyedia peralatan atau bahan/perlengkapan RS, obat, atau lab  Booth, dan commercial break Logo, Iklan pada Guidebook, Iklan pada Website, Twitter Update, dan media sosial tetap menjual Jangan terpaku dengan format proposal, munculkan ide ide baru. Tawarkan tawaran tambahan secara “gratis” (tidak merugikan dan diperhitungkan sebelumnya) TANYA SUPERVISOR DARI DEPARTEMEN MASING MASING! Dokter-dokter itu biasanya punya kerjasama dengan perusahaan tertentu. Kadang ada dokter yang sakti, sekali si dokter yang minta sponsor, perusahaan biasanya ngasih duit CUMA2 (ya paling ngikutin tawaran paket sih). Tapi bisa sampai dapat 100 juta (sumber: salah satu seminar tahun lalu). Kalau tidak ada paling tidak mintalah list sponsor perusahaan yang banyak bekerja sama dgn departemen tersebut (membantu) Yang paling menjual untuk acara seminar (berdasarkan target penyedia peralatan rumah sakit, bahan/perlengkapan rumah sakit, obat, atau lab) = Booth, dan commercial break (sesi 1x10 menit yang diberikan kepada sponsor untuk presentasi dan promosi) Logo tetap menjual Media sosial tetap menjual Jangan terpaku dengan format proposal, munculkan ide ide baru. Tips meningkatkan penjualan, tawarkan tawaran menarik diluar yang tertera pada paket secara gratis, apabila melakukan ttd kontrak sebelum tanggal tertentu. (usahakan menarik, namun tidak merugikan)

Contoh Proposal

Sponsor Kit Surat Kerja Sama Invoice Tanda Terima Sertifikat sponsor Before Deal Proposal Surat Pengantar List Sponsor Lengkap Deal Surat Kerja Sama Pasca Event Invoice Tanda Terima Sertifikat sponsor Surat Pengantar dan LPJ sponsor Dokumenasi Acara

Surat Kerja Sama Sponsorship Dua Rangkap Dibuat oleh kedua belah pihak Ditanda tangani di atas materai oleh kedua belah pihak Sifatnya Fleksibel (Berdasarkan kesepakatan) Contoh Kerja sama dalam Surat Kerja Sama Aqua

Surat Kerja Sama Sponsorship (Cont..) Kontraprestasi yang diterima Aqua

Sponsor Kit Surat Kerja Sama Invoice Tanda Terima Sertifikat sponsor Before Deal Proposal Surat Pengantar List Sponsor Lengkap Deal Surat Kerja Sama Pasca Event Invoice Tanda Terima Sertifikat sponsor Surat Pengantar dan LPJ sponsor Dokumenasi Acara

Invoice List produk atau layanan yang diberikan kepada suatu client beserta harganya. semacam bill, BUKAN TANDA PEMBAYARAN Tujuannya memberitahu bahwa ada uang yang belum dibayarkanmenagih hutang secara halus Tanyakan kepada perusahaan apakah perlu dibuatkan invoice atau tidak. Dikirimkan setelah pekerjaan selesai atau sesuai kesepakatan(yang pasti sebelum deadline pembayaran). Kalau sudah bayar kasih tanda terima. Sebaiknya tetap dikirimkan walaupun pembayaran sudah dilakukan(?)dari internet

Invoice(2) Terdiri dari: Nomor surat Detail dari produk/servis yang diberikan Tanggal saat invoice dikirim Nama dan kontak dari pemberi layanan Nama dan kontak dari penerima layanan Rincian harga dan layanan Cara pembayaran (ke rekening apa?) Deadline pembayaran (dan denda jika terlambat)

Layanan yang diberikan Tanggal pembuatan invoice Layanan yang diberikan Jumlah yang perlu dibayarkan Rekening pembayaran Kontak pemberi layanan Contoh invoice. Format invoice bisa beda2, intinya mirip2 begini. Ttd di atas materai

Tanda Tangan di atas Materai Tanda Tangan Pihak Sponsor

LPJ Sebagai bentuk pertanggung jawaban kepada sponsor (WAJIB!) Di berikan secepatnya setelah acara selesai Isi: Gambaran umum acarakaya LPJ PPKM Foto dokumentasi kegiatan (dalam bentuk CD) Foto publikasi (bukan softcopy ya, foto di lapangan) sesuai perjanjian/kontraprestasi (foto baliho, poster) Bisa juga dilampirkan kaos panitia/nametag yg ada gambar sponsornya + Sertifikat

Logo sponsor sesuai yang tertera dalam Surat Perjanjian Kerja Sama Lampiran (Cont..) Logo sponsor sesuai yang tertera dalam Surat Perjanjian Kerja Sama

CD dokumentasi, sertifikat sponsor, makalah LPJ

SKP

SKP ? Satuan Kredit Profesi (SKP) merupakan suatu bukti keikutsertaan dokter dalam berbagai kegiatan untuk meningkatkan dan mengembangkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap, yang selanjutnya akan digunakan untuk sertifikasi ulang setiap 5 tahun.

Skala skp Wilayah Nasional Internasional

bobot skp

Persyaratan akreditasi kegiatan pb idi Surat permohonan dari PDSp/PDSm/PDPP/Lembaga Non IDI/IDI Wilayah/IDI Cabang yang ditujukan kepada Ketua CME-CPD FKUI Proposal acara Rincian jadwal acara lengkap (disertai nama pembicara dan moderator) Jika seminar/pelatihan lebih dari 1 hari, maka wajib disertakan 1 topik tentang etika dan 1 topik tentang patient safety Kegiatan milik lembaga non IDI atau PDSm wajib melampirkan surat rekomendasi dari perhimpunan/kolegium terkait (kegiatan tanpa alat peraga) atau surat kerjasama dengan perhimpunan/kolegium terkait Susunan panitia Surat rekomendasi dari KKI jika ada narasumber internasional

Persyaratan akreditasi kegiatan pb idi Pre/post test Keterangan sponsorship Biaya pendaftaran peserta CV pembicara dan moderator Contact person Peserta nasional (minal 5 wilaya/provinsi) Pengajuan diharapkan 3 bulan sebelum acara

Prosedur tahun lalu Persiapkan! Proposal seminar/workshop CV Pembicara CV Moderator Surat Rekomendasi dari Persatuan Dokter Spesialis sesuai departemen yang bersangkutan CME Semua berkas yang telah disiapkan, diserahkan ke CME CP: Mbak Meli (No.hp) Transfer! Selanjutnya akan diberitahukan prosedur selanjutnya oleh pihak CME Lakukan pembayaran SKP ke Rekening IDI Harga SKP (2015): Rp 200.000,- Harga SKP (2016): Rp ?