PERTEMUAN KE-3 Sistem dan fungsi-fungsi manajemen

SISTEM-SISTEM MANAJEMEN Sistem manajemen yang diterapkan oleh manajer dalam memimpin suatu organisasi (perusahaan) tergantung pada karakter seseorang manajer dan keadaan organisasi yang dipimpinnya. Sistem-sitem manajemen dapat dibedakan atas : Manajemen Bapak (Paternaslistic Managament) Manajemen Tertutup (Closed Management) Manajemen Terbuka (Open Management) Manajemen Demokrasi (Democratic Management)

1. Paternalistik management (Manajemen bapak) suatu sistem yang hanya memfokuskan usahanya / kegiatanya kepada bapak. bapak dalam hal ini diartikan sebagai seorang atasan perusahaan, setiap usaha dan kegatan apapun karyawan (bawahan) hanya mengerjakan apa yang diinginkan oleh atasan (bapak) baginya itulah yang paling dianggap benar, artinya para karyawan mempertuhankan atasanya yang dianggapnya paling pintar, benar dan mengetahuinya. 

Kelebihan: Jika pemimpin itu masih dalam kekuasaan yang  wajar, maka karyawanya cepat bergerak dan berkerja, karena hanya mendengar satu instruksi saja, dengan begitu tujuan bisa dijalankan dengan baik. Kelemahan: a. jka perusahaan tersebut dipimpin oleh orang yang tidak ahli dan tidak benar yang hanya mementingkan      kekuasaan, maka karyawanya pun akan ikut mencontoh dan perusahaan tersebut akan hancur.

b. Kemajuan perusahaan tersebut hanya berjalan ditempat, artinya tidak sukses tapi tidak pula gagal, karena     bawahan hhanya tergantung pada satu perintah saja, tanpa didukung oleh kreativitas bawahanya. c. Jika terjadi pergantian pemimpin, pemimpin yang baru akan susah beradaptasi dengan pola perusahaan tersebut, karena para karyawanya masih menganut setruktur organisasi yang ada, yang telah diwarisken atau diperintahkan oleh pemi]mpin yang lama.

2. Closed Management (Manajemen tertutup) Manajemen tertutup adalah suatu sistem yang setiap kegiatan, dan keadaan perusahaan tidak diberitahukan kepada siapapun, baik itu rekan bisnis ataupun bawahanya sekalipun. Manajer tidak menginformasikan apakah perusahaannya tersebut untung atau rugi, yang diketahui oleh karyawanya hanyalah mengerjakan apa yang diperintahkan, keputusan yang diambil dalam setiap tindakan tanpa melibatkan partisipasi dan musyawarah dari bawahanya. Kelebihan: a. privacy dan keadaan perusahaan hanya diketahui oleh pemimpin dan sekretarisnya saja sehingga sangat terjamin. b. pengambilan keputusan lebih cepat dan tidak memerlukan waktu lama. c. perusahaan lain tidak dapat mengetahui keadaan perusahaan tersebut.

Kelemahan: a. para karyawan tidak mengetahui apakah untung dan  rugi perusahaan tersebut. b. ketika terjadi masalah dan tidak dapat dipecahkan, maka yang menanggung beban tersebut hanyalah pemimpin saja, sehingga terasa berat dan sulit untuk diselesaikan karena tidak ada yang membantu memikulnya. c. tidak adanya penerus-penerus yang berbakat yang dianggap mampu melanjutkan tongkat estafet perusahaan tersebut. d. bawahan hanya bersikap masa bodoh dan tidak mau ambil pusing dengan apa yang terjadi terhadap perusahaanya sehingga tidak menimbulkan rasa kebersamaan. e. tidak dapat memicu kreativitas karyawanya, karena ia tidak melihat hasil dari kerja kerasnya, apakah hasilnya optimal atau kurang optimal untuk melanjutkan perusahaannya.

3. Open management (Manajemen terbuka) adalah manajer lebih terbuka kepada bawahanya, ia menginformasikan karayawanya apa yang harus diketahui oleh bawanya. tapi tetap pada batasan-batasan tertentu. Rahasia perusahaan pun tidak disampaikan pada seluruh golongan dan kedudukan bawahan tersebut, artinya jika ia masih golongan bawah, rahasia perusahaan pun yang tidak diketahui hanya sedikit, dan sebaliknya. Kebaikan: a. para bawahan ikut memikirkan kondisi-kondisi perusahaannya. b. para bawahan sudah mengetahui kerangka perusahaan tersebut sehingga ia yakin dengan keputusan yang akan diambil. c. para bawahan akan memacu kreativitasnya untuk memberikan yang terbaik.

d. para bawahan merasa mendapat pendidikan dan pengarahan sehingga terjadi pembentukan generasi yang terampil. e. menimbulkan persaingan yang sehat antara bawahan, sehingga mereka berlomba lomba menunjukan hasil kerja yang optimal. f. akan menimbulkan sikap kerja sama, saling tolong menolong,  dan sikap rasa kebersamaan yang harmonis antar bawahan. g. bawahan atau karyawan akan merasa sepenanggungannya terhadap apa  yang dialami perusahaan tersebut. secara tidak langsung menimbulkan sikap berat sama dipikul, ringan sama dijinjing. h. tidak menimbulkan sifat buruk sangka, dan sifat diskriminasi terhadap pemimpinnya.

Kelemahan: a. pengambilan keputusan terkesan lambat dan tidak mayakinkan. b. rahasia perusahaan tidak terjamin, karena memungkinkan ada salah satu pihak yang membocorkannya, yang menginginkan perusahaan tersebut hancur dan bangkrut. c. kecakapan dan kepemimpinan manajer akan lebih mudah diketahui oleh seluruh bawahannya sehingga wibawanya sebagai seorang pemimpin akan berkurang. d. akan timbul sikap penilaian positif atau negatif terhadap pola pikir dan tingkah laku pemimpinnya.

4. Democratic Management (Manajemen Demokrasi) adalah sistem dimana seluruh bawahan didengar aspirasi dan kririkannya terhadap suatu perusahaan yang dianggap membangun. Kelebihan: a. keputusan yang diambil dapat meyakinkan, lebih baik dan berguna karena keputusan dari banyak pihak. b. tidak adanya sikap penguasa dan yang disukai. c. adanya sikap tanggung jawab dari berbagai pihak yang bersangkutan. d. struktur dan kerangka organisasi diketahui oleh kalangan umum.

Kelemahan: a. membutuhkan biaya yang banyak, sehingga boros dari segi keuangan dan waktu yang lama. b. adanya sikap minoritas dan mayoritas dalam pengumpulan pendapat. c. menimbulkan sikap siapa yang menang dan kalah pada saat beragumentasi dan saling menyalahkan.

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN Fungsi Manajemen terdiri atas 4 fungsi yang utama, yaitu : Planning ( fungsi perencanaan ) Organizing ( fungsi pengorganisasian ) Directing ( pengarahan ) Controlling ( pengendalian ) Fungsi fungsi manajemen menurut para ahli yang satu dengan yang lainnya secara umum memiliki banyak kesamaan. Fungsi manajemen menurut Henry Fayol dan GR Terry menyebutkan ada 4 fungsi yang utama dari sebuah manajemen, Perencanaan - Pengorganisasian - Pengarahan - Pengendalian.

Planning (Fungsi Perencanaan) Planning adalah bagaimana perusahaan menetapkan tujuan yang diinginkan dan kemudian menyusun rencana strategi bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut. Manajer dalam fungsi perencanaan harus mengkaji dan mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum memutuskan karena ini adalah langkah awal yang bisa berpengaruh secara total dalam perusahaan kedepannya. Fungsi fungsi manajemen yang lain tidak akan bisa berjalan dengan baik tanpa adanya perencanaan yang matang.

Ada beberapa aktivitas dalam fungsi perencanaan Menetapkan arah tujuan dan target bisnis Menyusun strategi untuk mencapai tujuan tersebut Menentukan sumber daya yang dibutuhkan Menetapkan standar kesuksesan dalam upaya mencapai tujuan  Pembagian Perencanaan Perencanaan dari sudut pandang jenjang manajemen bisa dibagi kedalam beberapa jenjang: Top Level Planning (Perencanaan Jenjang Atas) Perencanaan dalam jenjang ini bersifat strategis.

Jenjang atas ini memberikan petunjuk umum, rumusan tujuan, pengambilan keputusan serta memberikan pentunjuk pola penyelesaian dan sifatnya menyeluruh. Top level planning menekankan tujuan jangka panjang organisasi dan tentu saja menjadi tangung jawab manajemen puncak. Middle Level Planning (Perencanaan Jenjang Menengah) Jenjang perencanaan menengah sifatnya lebih administratifJenjang menengah menyiapkan cara-cara yang akan ditempuh untuk merealisasikan tujuan dari sebuah perencanaan dijalankan.

Tanggung jawab perencanaan middle level berada pada manajemen menengah. Low Level Planning (Perencanaan Jenjang Bawah)  Perencanaan jenjang bawa lebih fokus terhadap bagaimana cara menghasilkan.Jenjang bawah ini lebih mengarah kepada kegiatan operasional perusahaanManajemen pelaksana adalah pihak yang bertanggung jawab dalam perencanaan jenjang bawa ini  

Syarat Fungsi Perencanaan Perencanaan yang baik selayaknya memenuhi beberapa syarat syarat berikut: Mempunyai tujuan yang jelas Sederhana, tidak terlalu sulit dalam menjalankannya Memuat analisis pada pekerjaan yang akan dilakukan Fleksibel, bisa berubah mengikuti perkembangan yang terjadi Mempunyai keseimbangan, tanggung jawab dan tujuan yang selaras pada tiap-tiap bagian Segala sesuatu yang tersedia bisa dipergunakan secara efektif serta berdaya guna

Manfaat Fungsi Perencanaan Beberapa manfaat dari adanya fungsi perencanaan, diantaranya : Bisa membuat pelaksanaan tugas jadi tepat dan kegiatan pada tiap-tiap unit akan lebih terorganisir kearah tujuan yang sama Dapat menghindari kesalahan yang mungkin akan terjadi Memudahkan pengawasan Menjadi pedoman dasar di dalam menjalankan kegiatan

2. Organizing (Fungsi Pengorganisasian) Organizing (fungsi perencanaan) adalah pengaturan sumber daya manusia dan sumber daya fisik yang dimiliki agar bisa menjalankan rencana-rencana yang sudah diputuskan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Fungsi pengorganisasian mengelompokkan semua orang, alat, tugas dan wewenang yang ada dijadikan satu kesatuan yang kemudian digerakkan melaksanakan apa yang sudah direncanakan sebelumnya. Pengorganisasian bisa memudahkan manajer untuk mengawasi dan menentukan orang-orang yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas yang telah dibagi-bagi.

Tugas apa yang harus dikerjakan ? Siapa personil yang akan melakukannya ? Bagaimana tugasnya dikelompokkan ? Siapa yang harus bertanggung jawab terhadap tugas tersebut ? Semua telah ditentukan dalam fungsi organizing manajemen. Kegiatan Organizing Mengalokasikan sumber daya, menyusun dan menetapkan tugas-tugas serta menetapkan prosedur yang diperlukan Menetapkan struktur perusahaan yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab Merekrut, menyeleksi, dan melakukan pelatihan serta pengembangan tenaga kerja Menempatkan tenaga kerja pada posisi yang pas dan paling tepat.

Unsur-unsur Organizing Sekelompok orang yang diarahkan untuk bekerja sama Melakukan kegiatan yang sudah ditetapkan Kegiatan  yang diarahkan untuk mencapai tujuan Manfaat Organizing Pembagian tugas-tugas bisa sesuai dengan kondisi perusahaan Menciptakan spesialisasi saat menjalankan tugas Personil dalam perusahaan mengetahui tugas apa yang akan dijalankan.

3. Directing (Fungsi Pengarahan) Fungsi Organizing Pendelegasian wewenang dari manajemen puncak kepada manajemen pelaksana Adanya pembagian tugas yang jelas Mempunyai manajer puncak yang profesional untuk bisa mengkoordinasikan semua kegiatan yang dilakukan 3. Directing (Fungsi Pengarahan) Directing alias fungsi pengarahan adalah upaya untuk menciptakan suasana kerja dinamis, sehat agar kinerjanya lebih efektif dan efisien.

3. Directing (Fungsi Pengarahan) Beberapa kegiatan pada fungsi pengarahan : Membimbing dan memberi motivasi kepada pekerja supaya bisa bekerja secara efektif dan efisien. Memberi tugas serta penjelasan secara rutin tentang pekerjaan Menjelaskan semua kebijakan yang sudah ditetapkan

4. Controlling (Fungsi Pengendalian / Pengawasan) Fungsi pengendalian adalah upaya untuk menilai suatu kinerja yang berpatokan kepada standar yang telah dibuat, juga melakukan perbaikan apabila memang dibutuhkan. Kegiatan pada fungsi pengendalian misalnya: Mengevaluasi keberhasilan dan target dengan cara mengikuti standar indikator yang sudah ditetapkan Melakukan klarifikasi dan koreksi terhadap penyimpangan yang ditemukan Memberi alternatif solusi yang mungkin bisa mengatasi masalah yang terjadi.

Controlling akan berjalan efektif dengan memperhatikan hal hal berikut : Routing (jalur), manajer menetapkan cara atau jalur supaya bisa dengan mudah mengetahui letak dimana suatu kesalahan sering terjadi. Scheduling (penetapan waktu), Manajer menetapkan kapan semestinya pengawasan harus dijalankan.  Kadang-kadang, pengawasan yang terjadwal mungkin tidak efisien dalam menemukan suatu kesalahan, dan sebaliknya, sesuatu yang dijalankan secara mendadak malah lebih berguna

Dispatching (perintah pelaksanaan), adalah pengawasan yang berupa suatu perintah pelaksanaan pada pekerjaan. Tujuannya supaya suatu pekerjaan bisa selesai tepat waktu.  Perintah bisa membuat sebuah pekerjaan bisa terhindar dari kondisi yang terkatung katung, dan pada ujungnya apabila terjadi kesalahan, bisa dengan mudah diidentifikasi siapa yang melakukan kesalahan Follow Up (tindak lanjut), Manajer mencarikan solusi apabila terdapat kesalahan yang ditemukan. Tindak lanjut bisa dengan memberikan peringatan terhadap pihak yang sengaja atau tidak sengaja melakukan kesalahan dan memberikan petunjuk supaya kesalahan yang sama tidak akan terulang kembali

Bentuk pengawasan yang baik adalah pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan dan sifat atau karakter dari perusahaan. Sebuah pengawasan yang baik dilakukan dengan tidak menelan banyak biaya dan bisa menjamin adanya kegiatan perbaikan. Untuk itu, perusahaan perlu menyiapkan langkah tata pola dan rencana perusahaan sebelum pengawasan dilaksanakan.