Persiapan Implementasi SI401 Perancangan Sistem Informasi Pertemuan #13 Suryo Widiantoro, ST, MMSI, M.Com(IS)

Capaian pembelajaran #6 Mahasiswa mampu melakukan tahapan-tahapan implementasi sistem informasi di organisasi.

Topik bahasan Pengelolaan proses pemrograman Pengujian sistem Pembuatan dokumentasi Penerapan persiapan implementasi di organisasi

Setelah tahapan design selesai, Analis Sistem mulai fokus pada tugas yang berkaitan dengan pembuatan sistem serta memastikan bahwa sistem berjalan sesuai dengan dokumentasi perancangan dan pengembangan sistem. Programmer akan melakukan penulisan program yang memakan waktu dan biaya, sementara Analis Sistem menyiapkan rencana untuk berbagai tes yang akan memverifikasi bahwa sistem berfungsi seperti yang diharapkan. Beberapa jenis dokumentasi yang berbeda juga akan dirancang dan ditulis selama bagian systems development life cycle ini, yaitu tahapan implementasi.

Sejalan dengan dimulainya tahapan implementasi, yang ada di benak orang adalah pembangunan sistem baru. Komponen utama dari pembangunan sistem adalah menulis program. Tahapan implementasi terdiri dari pengembangan (developing) dan pengujian (testing) software sistem, dokumentasi, dan prosedur operasi yang baru. Mengembangkan software sistem (menulis program) bisa menjadi komponen terbesar dari proyek pengembangan sistem bila dikaitkan dengan waktu dan biaya.

Sementara programmer mengubah spesifikasi program menjadi kode program yang berfungsi, maka Analis Sistem akan merancang berbagai tes yang akan dijalankan pada sistem baru. Selama tahapan ini, juga merupakan tanggung jawab Analis Sistem untuk memfinalisasi dokumentasi sistem dan mengembangkan dokumentasi user.

Pengelolaan proses pemrograman

Bila proyek pengembangan sistem gagal, biasanya bukan disebabkan karena programmer tidak mampu menulis program. Kesalahan dalam analysis, design, atau manajemen proyek merupakan penyebab utama kegagalan proyek. Agar proses pemrograman berjalan sukses, ada beberapa tugas yang harus dikerjakan project manager untuk mengelola aktivitas pemrograman: Menempatkan tugas pemrograman, Mengkoordinasi aktivitas, Mengelola jadwal pemrograman.

1# menempatkan tugas pemrograman Project manager mengidentifikasi dukungan pemrograman yang diperlukan untuk mengkonstruksi sistem terkait dengan jumlah dan skill programmer. Setiap modul pemrograman harus terpisah dan berbeda dari modul lainnya. Project manager kemudian menempatkan modul program pada staf pemrograman.

Secara teori proses pemrograman dapat dipercepat dengan menambah jumlah staf pemrograman, namun prakteknya dalam pengembangan sistem semakin banyak programmer terlibat semakin lama proyek selesai. Jumlah terbaik adalah tim pemrograman yang kecil tapi layak. Bila proyek begitu rumit sehingga butuh tim yang besar, strategi terbaik adalah memecah proyek menjadi rangkaian bagian2 kecil yang dapat berfungsi secara independen.

2# mengkoordinasi aktivitas Koordinasi dapat dilakukan dengan cara high-tech dan low- tech. Cara termudah adalah melalui rapat proyek mingguan untuk mendiskusikan perubahan pada sistem yang ada selama minggu sebelumnya —atau isu apapun yang ada. Rapat regular, meskipun hanya berlangsung singkat, dapat mendorong komunikasi dan diskusi isu2 sebelum berubah menjadi masalah.

Cara lain untuk meningkatkan koordinasi adalah membuat dan mematuhi standar, misalnya dalam bentuk aturan penamaan file/formulir yang harus diselesaikan atau panduan programming. Project manager harus membuat mekanisme untuk menjaga agar aktivitas pemrograman tetap teratur. Beberapa tim proyek membuat 3 “bidang” untuk pekerjaan programmer development, testing, dan production. Menjaga file dan program di berbagai lokasi sesuai degnan status penyelesaian membantu untuk mengelola perubahan.

3# mengelola jadwal Estimasi waktu yang dihasilkan selama tahapan perencanaan awal dan diperbaiki selaman tahapan analysis dan design harus hampir selalu diperbaiki sejalan dengan proyek dijalankan, karena mustahil untuk mengembangkan penilaian yang tepat untuk jadwal proyek. Salah satu penyebab terbesar masalah jadwal adalah lingkup yang tidak jelas. Lingkup yang tidak jelas terjadi saat requirement yang baru ditambahkan ke dalam proyek setelah rancangan sistem difinalisasi.

Penyebab lainnya adalah penyimpangan harian yang tidak teramati pada jadwal. 1 modul telat di bagian ini; 1 modul lain telat di bagian lain. Biasanya project manager akan membuat penilaian resiko (risk assessment) yang memantau potensi resiko sejalan dengan evaluasi kemunculan dan potensi dampaknya. Sejalan dengan perkembangan pemrograman, daftar resiko akan berubah karena ada yang hilang namun ada yang lain muncul. Project manager yang baik akan bekerja keras untuk menjaga agar resiko tidak berdampak pada jadwal dan biaya yang berkaitan dengan proyek.

Pengujian sistem

Menulis program adalah aktivitas kreatif yang menyenangkan. Programmer pemula cenderung hanya membuat program saja dan mengabaikan tugas untuk mentes dan mendokumentasi pekerjaan mereka. Testing dan dokumentasi tidak menyenangkan dan kurang mendapat perhatian seperti meulis program. Testing adalah jaminan bagi pengembang software profesional.

Perhatian harus diberikan pada testing karena tingginya biaya yang berkaitan dengan downtime dan kegagalan yang disebabkan oleh bug software. Sebuah program belum dianggap selesai hingga melewati proses testing. Oleh karena itu, programming dan testing saling berkaitan. Testing sering menjadi fokus utama Analis Sistem pada saat sistem sedang dibangun.

Perencanaan Test Testing diawali dengan tester mengembangkan rencana test yang mendefinisikan serangkaian tes yang akan dijalankan. Ada 4 tahapan tes: Tes unit, Tes integration, Tes system, Tes acceptance. Walaupun setiap sistem aplikasi berbeda namun kebanyakan error ditemukan pada saat tes integration dan system.

Ada 2 pendekatan untuk tes unit : Fokus pada 1 unit —sebuah program atau modul program yang menjalankan fungsi spesifik yang dapat diuji. Maksud dari tes unit adalah untuk memastikan bahwa modul atau program menjalankan fungsinya sebagaimana yang dijelaskan dalam spesifikasi program. Ada 2 pendekatan untuk tes unit : Black-box testing adalah yang umum digunakan. Rencana tes dikembangkan langsung dari spesifikasi program. Setiap item dalam spesifikasi program menjadi tes, dan beberapa test cases dikembangkan untuk itu. White-box testing digunakan untuk keadaan khusus dimana tester ingin meninkau kode program sesungguhnya, biasanya pada kondisi kompleksitas yang tinggi.

Ada 4 pendekatan untuk tes integration: Menilai apakah sebuah kumpulan modul atau program yang harus bekerja sama telah berjalan tanpa error. Memastikan apakah interface dan hubungan antara bagian2 yang berbeda dalam sistem telah bekerja dengan baik. Ada 4 pendekatan untuk tes integration: Tes user interface, Tes use scenario, Tes data flow, Tes system interface.

Tes system mirip dengan tes integration, namun lebih luas lingkupnya. Dilakukan oleh Analis Sistem untuk memastikan bahwa seluruh modul dan program bekerja bersama tanpa error. Tes system mirip dengan tes integration, namun lebih luas lingkupnya. Tes integration fokus pada modul bekerja bersama tanpa error, Tes system memeriksa seberapa baik sistem memenuhi kebutuhan bisnis (business requirement) serta usability, security, dan kinerja dalam beban kerja yang tinggi.

Dilakukan oleh user dengan bantuan dari tim proyek. 4# Tes Acceptance Dilakukan oleh user dengan bantuan dari tim proyek. Tujuannya adalah untuk mengkonfirmasi bahwa sistem telah selesai, memenuhi kebutuhan bisnis, dan telah diterima oleh user. Tes acceptance dilakukan dalam 2 tahap: alpha testing, dimana user mentes sistem menggunakan data palsu, beta testing, dimana user mulai menggunakan sistem dengan data asli dan hati2 mengawasi sistem bila ada error.

Pembuatan dokumentasi

Ada 2 jenis dokumentasi yang berbeda: Dokumentasi sistem yang dimaksudkan untuk membantu programmer dan Analis Sistem memahami software aplikasi dan memungkinkan mereka untuk membangunnya atau memeliharanya setelah sistem dipasang. Dokumentasi user (seperti user manual, training manual, dan online help system) dirancang untuk membantu user mengoperasikan sistem.

Dokumentasi user Ada 3 jenis dokumentasi user: Dokumen reference, Manual procedure, Tutorial. Reference document (help system) dirancang untuk digunakan saat user butuh untuk mempelajari bagaimana melakukan fungsi spesifik (misal: updating field, menambah record baru). Biasanya orang membaca informasi reference hanya setelah mereka mencoba dan gagal melakukan fungsi yang diinginkan.

Procedure manual mendeskripsikan bagaimana untuk melakukan tugas bisnis (misalnya: mencetak laporan bulanan, menerima order pelanggan). Setiap item dalam procedure manual biasanya memandu user melakukan tugas yang memerlukan beberapa fungsi atau langkah dalam sistem. Tutorial mengajarkan bagaimana untuk menggunakan komponen utama sistem (misalnya: pengenalan operasi dasar sistem). Konten dalam tutorial biasanya lebih panjang daripada di procedure manual, Konten tutorial biasanya dirancang untuk dibaca secara berurutan, namun di reference document dan procedure manual dapat dibaca tidak berurutan.

Dokumentasi dengan kertas mudah digunakan karena: Walaupun manual dengan kertas masih penting, namun dokumentasi online mulai banyak digunakan. Dokumentasi dengan kertas mudah digunakan karena: Lebih dikenal oleh user, khususnya awam yang kurang pengalaman berkomputer. Lebih mudah dibolak-balik untuk mendapatkan pemahaman mengenai pengaturan dan topik, dan dapat dibawa jauh dari komputer.

Ada 4 keunggulan dokumentasi online: Mencari informasi lebih mudah (dengan catatan ada fasilitas search index yang bagus). Informasi yang sama dapat disajikan beberapa kali dalam format berbeda, sehingga user dapat menemukan dan membaca informasi dengan nyaman. Memungkinkan user untuk berinteraksi dengan dokumentasi dengan beberapa cara yang baru yang tidak mungkin dilakukan dengan dokumentasi dengan kertas. Lebih murah untuk didistribusikan dan dijaga keterkiniannya dibandingkan dokumentasi dengan kertas.

Merancang struktur dokumentasi Fokus pada pengembangan dokumentasi online karena bentuk yang paling umum untuk dokumentasi user. Struktur yang digunakan pada dokumentasi online – dokumen reference, procedure manual, atau tutorial- adalah untuk mengembangkan kontrol navigasi dokumentasi yang mengarahkan user pada topik dokumentasi. Topik dokumentasi adalah materi yang ingin dibaca oleh user, Kontrol navigasi adalah cara yang digunakan user untuk menemukan dan mengakses topik spesifik.

Topik dokumentasi umumnya diperoleh dari 3 sumber: Kumpulan perintah (command) dan menu yang ada pada user interface. Bagaimana untuk melakukan tugas tertentu, biasanya yang ada dalam use scenario dari rancangan user interface. Definisi istilah penting yang biasanya adalah entitas dan elemen data dalam sistem, namun terkadang juga berupa perintah (command).

Ada 5 jenis kontrol navigasi untuk topik, namun tidak semua sistem menggunakan seluruh 5 jenis ini: Daftar isi yang mengatur informasi dalam bentuk logisseolah user membaca dokumentasi reference dari awal hingga selesai. Indeks yang menyediakan akses ke topik melalui keyword, seperti halnya indeks yang berada di bagian belakang buku. Text search menyediakan kemampuan untuk mencari topik berdasarkan teks/kata yang diketikkan user yang sesuai dalam daftar yang lebih luas daripada indeks. Beberapa sistem menyediakan kemampuan untuk menggunakan intelligent agent untuk membantu search. Link antar topik berbasis web yang memungkinkan user untuk klik dan berpindah diantara topik.

Procedure manual dan Tutorial sebetulnya mirip, namun seringkali strukturnya lebih sederhana. Bila ada perubahan penting pada sistem baru yang mempengaruhi cara melakukan pekerjaan, maka dokumentasi ini menjadi sangat penting. Topik untuk procedure manual biasanya diambil dari use scenario yang dikembangkan selama perancangan interface dan beberapa pekerjaan dasar yang harus dilakukan user. Topik untuk tutorial biasanya diatur seputar bagian utama dari sistem dan tingkat pengalaman user. Banyak tutorial dimulai dari perintah dasar yang sering digunakan dan kemudian perintah yang lebih kompleks dan jarang digunakan.

Menulis topik dokumentasi Format umum untuk topik kurang lebih sama untuk berbagai sistem aplikasi dan sistem operasi. Topik biasanya dimulai dengan judul yang jelas, diikuti beberapa teks pengantar yang menjelaskan topik, dan kemudian memberikan instruktsi detil langkah2 bagaimana melakukan sesuatu yang sedang dijelaskan. Menulis konten topik dapat menjadi tantangan: Membutuhkan pemahaman dan pengetahuan yang baik terhadap user dan skill yang dimiliki user dari sistem atau tool yang saat ini digunakan yang akan digantikan sistem baru. Sebaiknya ditulis dari viewpoint user dan mendeskripsikan apa yang ingin diselesaikan user, bukan apa yang dapat dilakukan oleh sistem.

Mengidentifikasi cara navigasi Saat menulis topik dokumentasi, perlu dimulai untuk identifikasi cara2 yang akan digunakan untuk membantu user mencari topik. Daftar Isi adalah yang paling mudah karena dikembangkan berdasarkan struktur logis topik dokumentasi, baik itu adalah topik reference, topik procedure, maupun topik tutorial. Item untuk index dan search engine membutuhkan perhatian lebih karena mereka dikembangkan dari bagian utama sistem dan fungsi bisnis user.

Cara untuk index dan search engine berasal dari 4 sumber: Kumpulan perintah (command) dalam user interface, seperti: open file, modify customer, dan print open order. Kumpulan konsep utama dalam sistem, biasanya berupa entitas, data store, dan elemen data dalam data flow diagram (DFD). Kumpulan tugas bisnis (business task) yang dilakukan oleh user, seperti: ordering replacement unit atau making an appointment. Kumpulan sinonim dari 3 kumpulan item di atas.

Penerapan persiapan implementasi di organisasi Kasus Online Store: Tune Source

Mengelola pemrograman 3 programmer ditunjuk oleh Tune Source untuk mengembangkan 3 bagian utama dari sistem Digital Music Download: 1 mengerjakan bagian Web interface, baik utuk client side (browser) dan server side. 1 mengerjakan bagian purchase transaction system, yang berbasiskan client–server. 1 mengerjakan bagian sales analysis dan promotions dari sistem.

Testing Rencana tes Tune Source:

Mengembangkan dokumentasi user Ada 3 jenis dokumentasi: dokumen reference, procedure manual, dan tutorial yang akan dibuat untuk komponen Web interface dan promotion. Setelah daftar topik dibuat, technical writer mulai menulis topiknya dan kontrol navigasi untuk memudahkan akses. Contoh topik help: .

Contoh topik dokumentasi untuk Tune Source:

Terima kasih Selamat belajar dan semoga sukses