Information Resource Management MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS Raymond McLeod, Jr. and George Schell Information Resource Management Disajikan dalam Kuliah SIM Program Sarjana Magister Universitas Gunadarma Oleh Lily Wulandari What we are doing right now is to observe and absorb information trying to figure out what will happen and how it will happen We are therefore thinking about our little ‘wolds’ and moving forward trying to find ways of using the technology to ‘get there’

Sumber daya Informasi Meliputi Spesialis Systems analysts, programmers, database administrators, network specialists, operations personnel, dan lain-lain Hardware Software Users Data Information Merepresentasikan suatu investasi organisasi besar

Spesialis Informasi Sebagian besar terletak pada unit layanan informasi Terdapat suatu kecenderungan untuk menempatkan spesialis di dalam perusahaan Bagan organisasi Aktual tergantung pada kebutuhan perusahaan

Sebuah Struktur Organisasi Fungsional untuk Layanan Informasi CIO Manager of systems development Manager of systems maintenance Manager of computer operations Manager of systems administration Network manager Operations personnel Database administrators Network specialists Systems analyst Systems analyst Programmers Programmers

Sumber Daya Informasi Sebagian besar terletak pada layanan informasi Sebagian besar yang terletak secara terpusat adalah tanggung jawab CIO Mereka yang terletak di area fungsional adalah tanggung jawab manajer area

Model of an IRIS Subsistem input - AIS - Penelitian sumber-sumber daya Informasi - Kecerdasan sumber-sumber daya Informasi Subsistem Output - Perangkat keras - Perangkat lunak - Sumber daya manusia - Data dan Information - Sumber daya terintegrasi

A Model of an Information Resources Information System Hardware subsystem Accounting information system Software subsystem Internal sources Information resources research subsystem Human resources subsystem Database Users Environmental sources Data and information subsystem Information resources intelligence subsystem Integrated resource subsystem

Information Resources Research Subsystem Gambarkan fungsi yang terlibat di dalam proyek penelitian khusus di dalam perusahaan Dilakukan oleh analisis sistem untuk saling berinteraksi dengan para pemakai

Information Resources Intelligence Subsystem Gambarkan fungsi yang terlibat dalam mengumpulkan informasi dari unsur-unsur dalam lingkungan perusahaan Pemerintah Pemasok Serikat buruh Komunitas Global Pelanggan Kompetitor

CIO Responsibilities Dapat eksekutif tertinggi yang mengambil bagian pada eksekutif dan MIS steering committee Mendukung perencanaan strategis untuk perusahaan dan fungsi IS Sumber kepemimpinan primer untuk: Keberhasilan dan memelihara kualitas informasi Menjaga keamanan sumber-sumber daya informasi Perencanaan untuk ketidaktentuan Pemeliharaan biaya informasi yang terkendali

Pencapaian Kualitas Produk dan Layanan 1) Mengidentifikasikan pelanggan IS MIS steering committee Penggunaan dari suatu sistem formal bekerja dengan cara terbaik 2) Definisikan kebutuhan kualitas pelanggan Kebutuhan kualitas Produk Kebutuhan Jasa kualitas

IS menggunakan 6 langkah dasar dalam Mencapai Manajemen Kualitas 1 Identify IS customers 2 Define customer quality needs 3 Establish quality metrics 4 Define quality strategy 5 Implement IS quality programs 6 Monitor IS quality performance

Perbandingan Bagaimana IS dan Middle-Level Manajer-Kualitas Produk Dari Sisi pemakai Perceived Value Dimension IS User Aggregate Accurate 4.91 4.88 4.89 Trusts output 4.90 4.86 4.87 Works as specified 4.75 4.73 4.73 User friendly 4.50 4.75 4.68 Relevant 4.59 4.53 4.53 Fast response time 4.12 4.55 4.42 Meets all user needs 4.22 4.48 4.41 No downtime 3.96 4.25 4.16 Delivered on time 3.80 4.16 4.05 Has user documentation 4.21 3.93 4.01 Can be changed quickly 3.84 4.04 3.98 Delivered on budget 3.45 3.67 3.61 Low cost of operation 3.19 3.49 3.40 Has programmer documentation 3.74 3.23 3.39 Uses new technology 3.04 3.28 3.21

Pencapaian Kualitas Produk dan Layanan 3) Membentuk kualitas metrics Kualitas produk Informasi Kualitas Layanan informasi 4) Definisikan kualitas IS strategi Perekrutan dan pelatihan Pengembangan sistem pemakai Analisis pasar Analisa pengakuan/penerapan produk Analisis tugas Test Prototipe Pengujian Sistem Operasional

Kompetensi Dasar Yang Diharapkan dari IS Job Applicants 1. Fokus untuk efektivitas 2. Inisiatif 3. Gairah untuk bekerja 4. Keyakinan diri 5. Perduli terhadap dampak 6. Kecerdikan Hubungan antar pribadi 7. Pemikiran Konseptual 8. Pemikiran Analisis 9. Komunikasi Efektif 10. Fleksibilitas

Perhatian Khusus pada Faktor Manusia Memastikan Bahwa Kebutuhan Pemakai dihubungkan ke dalam disain sistim Conduct a market analysis 1. Planning phase 5. Use phase 2. Analysis phase Conduct a product acceptance analysis 4. Implementation phase Conduct operational system tests 3. Design phase Conduct a task analysis Conduct prototype tests 18-16

Pencapaian Kualitas Produk dan Layanan 5) Terapkan bermacam-macam implementasi program kualitas IS dengan perusahaan 6) Monitor kualitas IS Kinerja dari spesialis IS dan unit

seperti virus komputer Tujuan Keamanan Kerahasiaan Ketersediaan Integritas Perhatian Saat ini difokuskan pada perangkat lunak jahat seperti virus komputer

Kegiatan yang Tidak Syah Yang Mengancam Tujuan Keamanan Sistem Unauthorized use Information Unauthorized disclosure and theft Confidentiality Availability Integrity Unauthorized destruction and denial of service Security Unauthorized modification

Fungsi Pengawasan/Kontrol Akses Users Identification User Profiles Authentication Authorization Access control files Audit log Software library Report writer Database Fungsi Pengawasan/Kontrol Akses Security reports

Kontrol Akses Identifikasi - Apa yang anda tahu (kata sandi) atau - Dimana anda (lokasi terminal) Otentikasi/pengesahan - Apa yang anda miliki Otorisasi - Tingkatan pemakaian Ancaman tingkat tinggi dari penjahat komputer yang canggih

Contingency Planning Rencana darurat Rencana Backup Pemborosan/redundancy Keanekaragaman/diversity Mobilitas/mobility Reciprocal agreement Hot site Cold site Empty shell

Vital Records Plan Elektronic vaulting Backup file secara elektronik setiap akhir hari Remote Journaling Transmisi data transaksi ketika transaksi terjadi Digunakan untuk memperbaikan basis data secara jarak jauh dalam membentuk batch berikutnya Basis data shadowing/bayangan Meliputi pembaharuan dari duplikasi basis data pada lokasi jarak jauh sebagaimana transaksi terjadi

Strategi Pengurangan Biaya Konsolidasi Mengurangi jumlah lokasi terpisah untuk sumber-sumber daya informasi Paling mudah untuk mencapai dalam kaitan dengan sumber-sumber daya informasi Lebih sulit oleh kebutuhan komputasi end user

Strategi Pengurangan Biaya Menurunkan-ukuran Migrasi ke platform yang lebih kecil Keuntungan dari pengurangan biaya Keuntungan dari peningkatan produktivitas dengan peletakan PC di area pemakai Resiko dari keamanan hilang

Strategi Pengurangan Biaya Outsourcing Masukan Data dan pemrosesan sederhana (pengeditan, pengaturan) Pemrograman kontrak Facilities Management (FM) System Integration (SI) Dukungan untuk pemeliharaan, layanan, atau pemulihan bencana/kecelakaan

Tujuan Outsourcing Mengelola biaya menjadi lebih baik Mengurangi Isi Ramalan Memperoleh relief dari pemeliharaan sistem agar supaya berkonsentrasi pada pengembangan sistem baru Memperoleh keahlian yang diperlukan

Strategi Proaktif CIO 1) CIO harus menekankan manajemen kualitas dari sumber daya IS 2) Capai pemakai kuat 3) Kuatkan eksekutif 4) Bentuk satu tim manajemen IS 5) Bentuk staf berkompeten di dalam teknologi dan metodologi terdepan 6) Bangun suatu IRIS (Information Resource Information System)

CIO di Masa Depan Komputasi Bisnis sedang bergerak dari komputasi terpusat ke tersebar dalam kaitan dengan: Equipment Development Decision making Peran CIO Big brother Helping hand Watchdog Networker

Donovan’s Four Stages of Decentralized Computing D Network Decentralized Watchdog C Decentralized B Helping hand Development Decision making Big brother A Decentralized Centralized Equipment

Kesimpulan Sumber Informasdi yang dialokasikan dalam IS adalah tanggung jawab CIO IRIS digunakan untuk mengelola sumber informasi dalam sebuah organisasi CIO harus: Mempromosikan kualitas produk dan layanan informasi Memastikan keamanan dari IS Mempersiapkan untuk disasters

Kesimpulan Pemotongan biaya IS dengan CIO dapat proaktif Consolidation Downsizing Outsourcing CIO dapat proaktif