PROSEDUR TETAP / STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOPs) Materi PROSEDUR TETAP / STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOPs) Oleh: Sudjarwo Email: kulasudjarwo@gmail.com Mobile phone: 0853 1006 0215

MATERI PELATIHAN LANJUTAN SOP: Quiz Show Tujuan Pelatihan Pengertian SOP Praktek Pembuatan SOP Tanya Jawab

Jawab Pertanyaan Teknik Pembuatan SOP Quiz Show Jawab Pertanyaan Teknik Pembuatan SOP

Sepertinya Anda sudah Mengenal betul apakah SOP? Silakan jawab sendiri tanpa dibantu oleh teman atau “pacar” anda. Ada 4 tipe manusia ketika ditanya: Malu menjawab, karena tidak tahu Berani menjawab, tanpa harus tahu apakah jawaban itu betul atau salah Menjawab dengan suara Kalbu, karena takut didengar orang lain, dan Menjawab dengan Lantang dan BENAR.

APAKAH SOP ? 1 SOP adalah satu set instruksi tertulis yang merupakan dokumen suatu aktivitas yang selalu berulang atau rutin.   2 SOP menguraikan kedua unsur operasional administratif dan teknis dari suatu organisasi yang biasanya diatur oleh Quality Assurance.   3 SOP harus diorganisir untuk bisa dipastikan mudah dan efisiens dalam penggunaan dan dikembangkan sesuai dengan kekhasan organisasi.   4 Tidak ada format SOP yang pas dengan organisasi, pengaturan secara internal akan berbeda menurut masing-masing organisasi dan dengan jenis SOP yang akan dikembangkan.

Apa saja Struktur dan Elemen SOP? 1 Tujuan: berisi tujuan untuk apa SOP digunakan.   2 Ruang lingkup: berisi batasan dimana SOP akan digunakan / diterapkan  3 Acuan: berisi apa saja yang menjadi acuan dalam pembuatan SOP 4 Definisi: berisi istilah dan definisi yang digunakan dalam SOP 5 Prosedur (Siapa PJ?; Pelaksana?; Pengendali?) 6 Dokumentasi (berupa form yg harus diisi) 7 Diagram Alir (berisi Tahapan pekerjaan)

Tujuan Pelatihan

Tujuan Pelatihan 1 2 3 4 5 6 Memahami Konsep, dan Kebijakan SOP. Mampu menganalisis kebutuhan SOP sesuai tingkatan unit organisasi  3 Memahami anatomi SOP 4 Memahami Simbol-simbol SOP 5 Memahami langkah praktis menyusun SOP 6 Mampu mentransformasikan ilmu SOP ke Praktek Lingkungan Kerja

Halaman Judul SOP. Judul SOP Instansi /Satuan Kerja Tahun Pembuatan Informasi yang diperlukan

Format SOP No SOP Nomenklatur Satuan Unit / Organisasi Pembuat Tgl Pembuatan Tanggal pertama kali SOP selesai dibuat, Tgl Revisi Tanggal SOP direvisi atau di tinjau ulang SOP Tgl Efektif Tanggal mulai diberlakukannya (di TT) Dokumen SOP Pengesyahan Item pengesyahan berisi nomenklatur jabatan, TT, disertai NIP, Stempel / Cap instansi Judul SOP Judul Prosedur yg di SOP-kan sesuai dengan kegiatan, tugas dan fungsi yg dimiliki Keterkaitan Memberi penjelasan ttg keterkaitan prosedur dgn prosedur lain yg distandarkan, terkait langsung dalam proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tsb Peringatan Memberi penjelasan mengenai kemungkinan prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Memberi indikasi berbagai permasalahan yg bisa muncul dan berada di luar kendali. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya.

Format SOP Kualifikasi Pelaksana Memberi penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yg dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yg distandarkan. Kompetensi (keahlian dan ketrampilan), bersifat umum . Peralatan Perlengkapan Memberi penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yg dibutuhkan yg terkait secar alangsung dengan prosedur yang di SOP-kan Pencatatan Pendataan Memuat berbagai hal yg perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir2 tertentu yg akan diisi oleh setiap pelaksana yg terlibat dalam proses (misal formulir porses pengolahan dokumen pelayanan perijinan), berdasarkan hal itu, akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai dengan mutu baku yg ditetapkan yg ditetapkan dalam SOP Bagian Flowchart Nomor kegiatan Uraian kegiatan berisi langkah-langkah Pelaksana yang merupakan pelaku kegiatan Mutu baku yg berisi: kelengkapan, waktu, output dan keterangan

Untuk lebih jelasnya, perhatikan contoh format berikut ini

Contoh format SOP : Bagian Identifikasi SOP IDENTITAS DINAS No SOP 100/ Tgl Pembuatan Tgl Revisi Tgl Efektif Disyahkan oleh Identitas Unit Nama SOP Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksanaan Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Contoh format SOP : Prosedur No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan A B C D Kelengkapan Waktu Output

PENERAPAN SIMBOL DALAM SOP DINAS PU

SIMBOL FLOWCHARTS DALAM SOP Simbol yang digunakan dalam SOP UPTD hanya 5 buah dari 29 buah simbol dalam flowcharts: (Process) = Kotak 1. (Decision) = Belah Ketupat 2. 3. (Terminator) = Kapsul (0ff-page connector) = Segi Lima 4. 5. (Arrow) = Anak Panah

SIMBOL KOTAK (1) (Process) Simbol utama (yang diutamakan); Melambangkan kegiatan eksekusi (proses); Penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai kaidah; Prinsip yang digunakan adalah satu aktivitas satu aktor dan satu simbol kecuali untuk kegiatan yang secara esensinya merupakan kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu aktor seara bersamaan dalam waktu yang relatif sama, seperti: rapat, diskusi.

PENERAPAN SIMBOL KOTAK Diikuti simbol dari sebelah kiri Diikuti simbol dari bawah Diikuti simbol dari sebelah kanan

SIMBOL BELAH KETUPAT(2) Decision Simbol Kedua ; Melambangkan kegiatan pengambilan keputusan (adanya alternatif: ya-tidak, lengkap-tidak, sesuai-tidak, dsb); Penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai kaidah,tetapi lebih fleksibel dibandingkan simbol kotak; Prinsip yang digunakan adalah satu aktivitas satu aktor dan satu simbol kecuali pengambilan keputusan yang dilakukan dalam suatu forum bersama (rapat) dilambangkan dengan tanda kotak (proses).

PENERAPAN SIMBOL BELAH KETUPAT Diikuti simbol dari sebelah kiri Diikuti simbol dari bawah Diikuti simbol dari sebelah kanan

SIMBOL KAPSUL (3) Terminator Simbol Ketiga (buka-tutup); Melambangkan mulainya kegiatan (pemicu/start) dan akhir kegiatan (penutup/finish); Penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai kaidah, yaitu: untuk mulai (pemicu) arah panah kebawah terlebih dahulu dan untuk penutup arah panah harus dari atas simbol kapsul; Prinsip yang digunakan kegiatan mulai simbol kapsul harus dari ujung kiri sesuai skuennya (urutannya) tidak ada yang dari tengah ataupun ujung kanan.

PENERAPAN SIMBOL KAPSUL Diikuti simbol dari sebelah kiri Diikuti simbol dari bawah Diikuti simbol dari sebelah kanan Tidak Ada Tidak Ada Melanjutkan simbol dari sebelah kiri Melanjutkan simbol dari bawah Melanjutkan simbol dari sebelah kanan

SIMBOL Segi Lima (4) (Off-page connector) Simbol Keempat (penghubung); Melambangkan penghubung flowchart) yang terputus karena ganti halaman; Penulisan simbol didahului dengan anak panah dari simbol sebelumnya pada halaman yang terputus dan diteruskan dengan anak panah menuju simbol berikutnya pada halaman berikutnya dan berlaku sebaliknya untuk panah; Prinsip yang digunakan apabila hanya satu anak panah menghubung simbeol segi lima, maka tidak perlu ditulis nomor. Apabila menghubungkan lebih dari satu anak panah maka diberikan nomor.

PENERAPAN SIMBOL SEGI LIMA Menghubungkan simbol ke sebelah kiri Menghubungkan simbol ke bawah Menghubungkan simbol ke sebelah kanan halaman 1 halaman 1 halaman 2 halaman 2 1 2 1 2 1 2 halaman 1 halaman 1 halaman 2 halaman 2 1 2 1 2 1 2

SIMBOL ANAK PANAH (5) (Arrow) Simbol Kelima (Arah Proses); Melambangkan arah proses kegiatan dari satu simbol ke simbol selanjutnya; Penulisan simbol anak panah sesuai kaidah yang berlaku pada simbol yang dihubungkan; Prinsip yang digunakan: Pertama, arah anak panah selalu jatuh dari atas menuju ke sisi atas tengah simbol, kecuali untuk arah anak panah balikan yang tergantung pada kondisi yang dihadapi: bisa dari bawah ke atas dan bisa dari sisi kanan ataupun kiri. Kedua, tanda anak panah tidak boleh bersilangan seandainya terpaksa bersilangan maka digambarkan dengan “Ω = omega”.

PENERAPAN SIMBOL PANAH (1) Menghubungkan simbol ke sebelah kiri Menghubungkan simbol ke bawah Menghubungkan simbol ke sebelah kanan

PENERAPAN SIMBOL PANAH (2) Menghubungkan dua simbol ke sebelah kiri Menghubungkan tiga simbol ke bawah Menghubungkan dua simbol ke sebelah kanan Panah balikan ke simbol di sebelah kiri Panah balikan ke simbol di atas Panah balikan ke simbol di sebelah kanan Bersilangan Ω Ω

Saatnya PRAKTEK MENYUSUN MERUMUSKAN SOP

Bentuk team SOP Tahap Awal membangun SOP adalah memutuskan personal dalam team sop. Syarat terbentuknya Team minimal dua orang. Satu orang bertindak sebagai Ketua Team, satu orang lain bertindak menjadi anggota. Pilih Ketua, orang yang memiliki kapasitas pengetahuan dan wawasan yang cukup tentang bidang yang akan dibahas dan rumuskan SOP nya. Mengetahui alur proses manajemen sehingga mengetahui tata cara dan langkah paling efisien yang bisa dirumuskan.

2. Rumuskan siapa pengguna SOP Pengguna SOP adalah siapa yang akan mengimplementasikan dan bersentuhan terhadap SOP yang dihasilkan. Produk SOP yang dibuat harus berorientasi User, maka mindset penyusunan harus disesuaikan. Jangan sampai kita membuat SOP IT tapi tak memahami basic dan konsep dasar dunia IT dan seluk beluknya. Anda bisa Sebutkan Departemen, Bagian, Seksi yang akan mengimplementasikan SOP ini.

3. Kapan proses ini dilakukan Sebutkan waktu masing masing langkah sehingga akan memperjelas urut-urutan. Pemberian informasi waktu detail ini akan memudahkan pengguna melaksanakan SOP tanpa ada khawatir tertukarnya urutan. Maka penting mendeskripsikan Waktu seperti (H untuk Hari), (J untuk Jam) dan seterusnya.

4.Tempat kegiatan Jelaskan dimana terjadinya kegiatan yang dimaksud sehingga pengguna SOP tahu secara tepat dimana kegiatan itu berlangsung. Informasi ini akan mengarahkan detail lokasi pelaksanaan. Dapat dimungkinkan satu kegiatan berlangsung di beberapa tempat. 

5. Bagaimana berlangsungnya proses 5. Bagaimana berlangsungnya proses? Sebutkan urutan prosesnya secara step by step Proses atau prosedur berasal dari rangkaian langkah per langkah yang membentuk sebuah kesatuan. Rangkaian ini harus menjelaskan detail kegiatan mulai dari awal, proses persiapan, eksekusi pelaksanaan dan berakhir saat proses itu selesai.

6. Sebutkan kriteria ketentuan apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan Ini salah satu contents terpenting dari pembuatan SOP dimana harus dibuat rumusan kriteria ideal tentang Kualitas. Ingat kualitas adalah pendifinisian secara detail tentang keinginan Pelanggan. Maka rumusan kondisi ideal adalah panduan dan kriteria yang boleh diterima, kebalikanya yang tidak ada disebut sebagai kondisi yang harus ditolak hindari. Contoh jika kita ingin memberi Pelayanan Prima kepada Pelanggan, maka perlu dibuat panduan SOP penerimaan Pengaduan Pelanggan. Rumuskan baku mutu Tenaga Humas, No Telepon Genggam yang bisa dihubungi, Nama Personil yang siap melayani pengaduan dan seterusnya. Maka diluar kategori yang sudah ditetapkan, menjadi ketentuan yang ditolak.

7. Lakukan brainstorming dengan team mengenai proses dan prosedur yang telah dituliskan Brainstorming adalah metode tukar informasi dan pemikiran dengan topik proses dan prosedur yang telah dirumuskan. Dalam tahap ini setiap anggota diberikan hak yang sama untuk menyuarakan pendapat maupun idenya. Tak ada yang salah karena semua pendapat akan ditampung dan dicarikan peluang yang paling tepat. Baik ditinjau dari aspek paling efisien maupun paling efektif. Diakhir brainstorming kita harus dapat menghasilkan konsep step proses/prosedur yang dianggap paling pas.

8. Interview dan verifikasi proses/prosedur dengan pelaksana Lakukan wawancara dengan pelaku proses/prosedur dengan maksud untuk menggali informasi lebih detail dan lengkap. Disamping itu kita dapat melakukan verifikasi apakah informasi yang kita peroleh telah sesuai antara yang terecord dengan praktiknya. Ingat kita akan menetapkan secara tertulis apa yang telah kita lakukan. Tapi tidak serta merta semua yang kita lakukan dapat kita bakukan, sebaliknya harus dipertimbangkan alternatif terbaiklah yang dapat diformulasikan

9. Rekonstruksikan (Uji Coba) step per step aktivitas, review, dan sahkan SOP oleh otoritas yang berwenang Hasil interview dan verifikasi yang berhasil dituliskan, lanjutkan dengan rekonstruksi. Tahap ini adalah gelar praktik apa yang telah didapatkan dengan mensimulasikan secara detail dan komplet. Tujuannya sebelum kita membakukan dalam SOP tidak ada lagi celah dan kekurangan antara yang tertulis dan pelaksanaanya.

10. Susun prosedur dalam format flow chart Step step yang telah kita rekonstruksikan dan telah diterima oleh team sebagai proses/prosedur yang sahih dapat dituliskan kedalam format flowchart. Tujuan dari penulisan ini adalah sebagai sarana koreksi dan pemastian bahwa tidak step yang terlewat atau bahkan tertulis double. Flowchart ini juga bisa digunakan sebagai sarana penguji apakah alur logika yang digunakan tepat

11. Sosialisasikan kepada seluruh penanggung jawab, buat pendokumentasian sebagai buktinya Umumkan kepada seluruh anggota dari departemen yang melaksanakan SOP. Sosialisasi dimaksudkan sebagai upaya untuk memberikan kefahaman mengenai proses/prosedur yang telah dibakukan. Momentum ini memberi peluang team memperoleh respon langsung dari user jika terdapat ketidaksesuaian dengan praktik. Setelah sosialisasi dipahami dan diterima oleh semua, maka harus dibuatkan pendokumentasian. Tujuannya adalah sebagai bukti tertulis telah dilaksanakan, materi telah dipahami dan semua berkomitment melaksanakan SOP ini secara konsistent.

12. Implementasikan dalam lingkup yang tertera dalam SOP, ingat prinsip tulis apa yang dilakukan-lakukan apa yang ditulis SOP yang telah dilaunching dan disosialisasikan harus segera diimplementasikan. Tujuannya adalah agar bisa digunakan sebagai panduan dan tool pemastian proses/prosedur. Dalam masa tiga bulan lakukan trial dan lakukan pengamatan dalam praktik. Jangan lewatkan satu step pun menyimpang dari SOP tujuanya adalah agar kita yakin bahwa tiap step teruji dan dapat diimplementasikan sempurna.

13. Kaji prosedur yang telah diimplementasikan dan segera buat perbaikan jika ditemukan kekurangan Dalam jangka waktu tiga bulan,team dapat melakukan audit mengenai SOP. SOP tidak tabu dilakukan perubahan, jika dalam pelaksanaan ada celah salah. Saat ada ketidaksesuaian buat kajian mengenai alternatif step dengan methode yang lebih baik. Setelah alternatif ini diuji coba dan terbukti lebih baik dibanding SOP sebelumnya formulasikan, dan bakukan sebagai SOP Revisi

14. Pengesahan / Pembakuan Dokumen SOP Sebelum SOP dilaksanakan. Sebelum SOP dijadikan dokumen acuan bagi kepentingan Audit pihak luar, dan sebelum SOP dijadikan standar kerja resmi oleh Organisasi, maka langkah terakhir adalah Pengesahan oleh Pimpinan.