Pemantauan dan Pengendalian IK104 Pengantar Manajemen & Organisasi Pertemuan #15

Kemampuan akhir yang diharapkan Anda dapat menjelaskan fungsi pengendalian dan prosesnya dalam kerangka pengukuran kinerja organisasi.

Topik bahasan Arti penting pengendalian Proses pengendalian Pengendalian kinerja karyawan dan organisasi Perangkat pengukuran kinerja organisasi

A key to success in management and in your career is knowing how to be effective at giving feedback.

Berikan feedback secara efektif dengan cara berikut ini: Langsung to-the-point fokus pada perilaku tertentu. Realistis lah. Feedback jangan bersifat personal. Tahu kapan harus memberi feedback—cari waktu yang tepat. Pastikan ada kesepahaman (understanding). Perhatikan body language, nada bicara, dan ekspresi wajah.

Arti penting pengendalian

Pengendalian (controlling) adalah proses pemantauan, pembandingan, dan perbaikan kinerja. Kendali yang efektif membantu memastikan bahwa aktivitas2 telah diselesaikan dengan cara yang menuju pada pencapaian tujuan.

Kendali itu penting karena merupakan satu2nya cara MANAJER menetahui apakah tujuan organisasi telah dipenuhi, atau bila tidak terpenuhi –mengapa bisa terjadi? Perencanaan dapat dikerjakan, struktur organisasi dapat dibuat untuk memfasilitasi pencapaian tujuan secara efisien, dan karyawan dimotivasi dengan kepemimpinan yang efektif. Namun tidak ada jaminan bahwa aktivitas akan berjalan sesuai yang direncanakan dan tujuan dapat tercapai.

Alasan kedua mengapa pengendalian itu penting adalah karena pemberdayaan karyawan (employee empowerment). Sistem kendali yang efektif dapat menyediakan informasi dan feedback terhadap kinerja karyawan dan mengurangi kemungkinan potensi masalah akan muncul.

Alasan terakhir mengapa MANAJER melakukan pengendalian adalah untuk melindungi organisasi dan aset2nya. MANAJER harus melindungi aset organisasi sekiranya hal yang buruk terjadi: Bencana alam, Skandal keuangan, Kekerasan di tempat kerja, Gangguan supply chain global, Masalah keamanan, dan kemungkinan serangan teroris. Kendali yang komprehensif dan rencana back-up akan membantu memastikan gangguan kerja yang minimal.

Proses pengendalian

Proses kendali adalah proses 3 tahap untuk: Mengukur kinerja aktual, Membandingkan kinerja aktual dengan standar yang ditetapkan, Melakukan tindakan MANAJERIAL untuk mengoreksi penyimpangan atau untuk mengatasi standar yang tidak layak.

Tahap 1: Measuring Actual Performance 4 pendekatan digunakan oleh MANAJER untuk mengukur dan melaporkan kinerja aktual: Observasi personal, Laporan statistik, Laporan lisan, Laporan tertulis.

Tahap 2: Comparing Actual Performance Against the Standard Perlu ditentukan jangkauan nilai yang dapat diterima, yang digunakan sebagai parameter acuan perbedaan antara kinerja aktual dengan standar.

Tahap 3: Taking Managerial Action MANAJER harus mengambil keputusan untuk: Melakukan tindakan perbaikan (corrective action), untuk memperbaiki masalah seketika agar kinerja kembali ke jalurnya, Menggunakan corrective action dasar, untuk melihat bagaimana dan mengapa kinerja menyimpang sebelum memperbaiki sumber penyimpangan. Ada kemungkinan bahwa penyimpangan terjadi karena standar yang tidak realistis —terlalu rendah atau terlalu tinggi terhadap tujuan. Pada situasi seperti ini, standarnya yang perlu diperbaiki bukan kinerjanya.

Pengendalian kinerja karyawan dan organisasi

Kinerja adalah hasil akhir dari sebuah aktivitas Kinerja adalah hasil akhir dari sebuah aktivitas. MANAJER sangat berkepentingan dengan kinerja organisasi —akumulasi dari hasil seluruh aktivitas kerja di organisasi.

Mengukur kinerja organisasi MANAJER harus mengetahui pengukuran seperti apa yang dapat memberikan mereka informasi yang dibutuhkan mengenai kinerja organisasi: Produktivitas organisasi, Efektifitas organisasi, Ranking industri.

Produktivitas organisasi Produktivitas adalah jumlah produk atau layanan yang dihasilkan dibagi dengan input yang diperlukan untuk menghasilkan output tersebut. Output diukur dengan sales revenue yang diterima organisasi Input diukur dengan cost untuk memperoleh dan mentransformnya menjadi output.

Efektifitas organisasi Efektifitas organisasi adalah pengukuran seberapa baik tujuan organisasi dan seberapa jauh tujuan tersebut telah terpenuhi.

Ranking industri dan perusahaan Peringkat (ranking) adalah cara yang populer bagi MANAJER untuk mengukur kinerja organisasinya. Peringkat ditentukan oleh pengukuran kinerja spesifik yang bisa saja berbeda-beda, misalnya aset terbanyak, tempat kerja terbaik, penjualan terbesar, dll.

Mengendalikan kinerja karyawan Karena MANAJER mengelola karyawan, mereka juga harus mempertimbangkan bagaimana mengendalikan kinerja karyawan. MANAJER harus memberikan feedback kepada karyawan, sehingga karyawan mengetahui posisi mereka dalam hal pekerjaan yang mereka lakukan. Tindakan kedisiplinan (disciplinary action) —tindakan yang dilakukan oleh MANAJER untuk menerapkan standar dan peraturan kerja di organisasi.

Perangkat pengukuran kinerja organisasi

MANAJER dapat mengimplemen kendali pada saat: Semua MANAJER perlu perangkat yang diperlukan untuk memantau dan mengukur kinerja organisasi. MANAJER dapat mengimplemen kendali pada saat: Sebelum aktivitas dimulai (feedforward control), Selama aktivitas berjalan (concurrent control), Setelah aktivitas selesai (feedback control).

Tipe kendali yang paling diinginkan adalah feedforward control— yang mencegah masalah karena dilakukan sebelum aktivitas aktual terjadi. Bentuk concurrent control yang paling dikenal adalah pengawasan langsung (direct supervision) atau management by walking around, yaitu pada saat MANAJER berkeliling tempat kerja dan berinteraksi langsung dengan karyawan.

Kendali feedback memiliki 2 keunggulan: Feedback memberikan informasi yang bermanfaat kepada MANAJER mengenai seberapa efektif perencanaan yang telah dilakukan. Feedback dapat meningkatkan motivasi. Orang selalu ingin tahu seberapa baik mereka telah bekerja, dan hal itu dapat diketahui melalui feedback.

Diskusi & penutup