PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA Setelah selesai mempelajari materi ini mahasiswa diharapkan dapat: 1. Memahami dan dapat menjelaskan dasar, tujuan dan proses perencanaan sumber daya manusia 2. Menjelaskan analisis kebutuhan sumber daya manusia. 3. Menjelaskan analisis persediaan sumber daya manusia. 4. Menjelaskan analisis kesenjangan sumber daya manusia.

1. Dasar, Tujuan dan Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia 1.1 Dasar Perencanaan Sumber Daya Manusia Peran SDM dalam suatu perusahaan terlihat dari keberhasilan perusahaan untuk mencapai tujuan. Mathis dan Jackson (2001) mengatakan perencanaan sumber daya manusia sebagai proses analisis dan identifikasi kebutuhan dan ketersediaan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan. Perencanaan sumber daya manusia sebagai suatu proses untuk menentukan jumlah dan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan oleh organisasi atau perusahaan dalam waktu dan tempat yang tepat serta melakukan tugas sesuai dengan yang diharapkan. Dapat disimpulkan bahwa perencanaan SDM merupakan proses menentukan kebutuhan SDM, kuantitatif dan kualitatif untuk mencapai tujuan strategik organisasi melalui fungsi-fungsi SDM.

Aspek pokok yang tertuang dalam perencanaan sumber daya manusia adalah sebagai berikut. Sistematis dan merupakan suatu proses yang disadari dan terencana. Proses terus menerus karena tujuan organisasi dan lingkungan akan selalu berubah. Tujuan jangka pendek dan jangka panjang dengan penekanan pada rencana jangka panjang. Berhubungan dekat dengan proses perencanaan perusahaan, karena menentukan kebijakan dan prioritas organisasi akan dipengaruhi oleh sumber daya manusia. Persyaratan sumber daya manusia harus dinilai dari sudut kualitas dan kuantitas. - Tingkat sumber daya akan tergantung pada kemampuan. Sumber daya harus memenuhi persyaratan demi keefektifan organisasi.

manajer harus memperhitungkan setiap tantangan eksternal, Dalam menyusun perencanaan sumber daya manusia, manajer harus memperhitungkan setiap tantangan eksternal, internal dan situasi ketenagakerjaan intern organisasi sehingga tercipta suatu perencanaan sumber daya manusia yang matang dan mantap. - Tantangan eksternal meliputi bidang sosial ekonomi, teknologi, dan persaingan. Tantangan internal yang juga dipertimbangkan meliputi rencana strategis anggaran, estimasi produksi, ramalan penjualan dan struktur organisasi beserta tugas pekerjaan. Selain mempertimbangkan tantangan eksternal dan internal, suatu organisasi dalam menyusun perencanaan sumber daya manusia perlu memperhitungkan situasi intern ketenagakerjaan untuk mengantisipasi kekosongan jabatan dan pemenuhan kepuasan tenaga kerja. Situasi internal ketenagakerjaan dalam setiap organisasi selalu berada pada posisi yang dinamis, yang disebabkan oleh pemensiunan dan pemutusan hubungan kerja.

1.2 Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia Penyusunan rencana sumber daya manusia bagi suatu organisasi dimaksudkan untuk menjamin agar kebutuhan sumber daya manusia dapat terpenuhi baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Bagi perusahaan yang berkembang akan semakin kompleks kegiatannya dan semakin rumit mengelola sumber daya manusia, sehingga perencanaan sumber daya manusia sudah merupakan bagian integral dari fungsi manajemen sumber daya manusia bahkan dianggap sangat vital bagi kelangsungan hidup perusahaan. Terdapat tiga macam tujuan yang ingin dicapai dari perencanaan sumber daya manusia, yaitu: menjamin tersedianya jumlah dan kualitas sumber daya manusia yang dibutuhkan; dapat meningkatkan pendayagunaan sumber daya manusia; meningkatkan sumber daya manusia dan memberikan kepuasan kerja.

Dengan perencanaan sumber daya manusia, manfaat yang dapat diperoleh suatu organisasi adalah: dapat mengintegrasikan kegiatan manajemen sumber daya manusia dengan tujuan organisasi; (2) dapat menghindari terjadinya tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas; (3) memudahkan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi; (4) menghindari kekurangan atau kelebihan karyawan; (5) untuk dijadikan pedoman dalam melaksanakan mutasi; (6) untuk dijadikan dasar dalam melakukkan penilaian kinerja; (7) menetapkan program penarikan, pengembangan, kompensasi, pemeliharaan, dan pemberhentian karyawan.

JUMLAH KARYAWAN DAN KEAHLIAN Berapa jumlah karyawan, karakteristik keahlian dan kemampuan apa yang dibutuhkan organisasi di masa yang akan datang, sangat ditentukan oleh faktor-faktor: Perubahan visi dan tujuan yang hendak dicapai. Perubahan strategi pada tingkat korporat. Tingkat persaingan dalam industri. Perubahan lingkungan makro: Ekonomi, politik, teknologi. Perubahan struktur dan kapasitas organisasi. Perubahan pada angkatan kerja.

1.3 Proses Perencanaan Perencanaan sumber daya manusia dimulai dengan menetapkan sasaran dan strategi organisasi secara keseluruhan. Tindakan ini dilakukan untuk meramalkan kebutuhan sumber daya manusia dan suplai tenaga kerja. Secara rinci proses perencanaan sumber daya manusia meliputi lima langkah, yaitu: 1. meramalkan kebutuhan sumber daya manusia yang akan datang; 2. memproyeksikan persediaan sumber daya manusia yang akan datang; 3. membandingkan kebutuhan yang diramalkan dengan persediaan; 4. merencanakan kebijakan dan program untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia; 5. menilai keefektifan perencanaan sumber daya manusia.

Secara umum dapat dikatakan bahwa dasar untuk meramalkan kebutuhan sumber daya manusia adalah permintaan terhadap barang/jasa yang dihasilkan perusahaan. Ramalan kebutuhan sumber daya manusia ditentukan oleh kegiatan produksi. Kegiatan produksi perusahaan ditentukan oleh permintaan barang/jasa oleh masyarakat. Bila faktor lain tidak berubah, maka permintaan barang/jasa yang meningkat mengakibatkan meningkatnya permintaan tenaga kerja. Sebaliknya, permintaan barang/jasa yang berkurang akan diikuti oleh berkurangnya permintaan tenaga kerja. Untuk mengetahui sumber daya manusia yang dibutuhkan perusahaan, maka departemen sumber daya manusia perlu melihat secara konkrit kondisi perusahaan pada saat itu serta perencanaan dari setiap unit kegiatan yang ada di perusahaan, seperti perencanaan keuangan, pemasaran, dan operasional.

Proyeksi persediaan hanya berhubungan dengan persediaan intern sumber daya manusia. Perkiraan tentang jumlah dan kualitas sumber daya manusia yang diharapkan harus sesuai dengan kebutuhan di masa yang akan datang. Perkiraan ini didasarkan atas perkiraan yang cermat tentang sumber daya manusia yang sudah ada dan pola gerakan sumber daya manusia sepanjang waktu. Pola gerakan sumber daya manusia merupakan suatu pertimbangan yang penting untuk membuat proyeksi yang didasarkan atas sumber daya manusia yang sudah ada, karena susunan sumber daya manusia dapat berubah sepanjang waktu dengan adanya faktor perubahan seperti promosi, pemindahan, dan pemberhentian. Membandingkan kebutuhan ramalan sumber daya manusia dengan proyeksi persediaan intern sehingga dapat ditentukan kebutuhan karyawan netto. Kebutuhan ini hendaknya ditentukan, baik untuk tiap jabatan dalam perusahaan maupun untuk perusahaan secara keseluruhan. Sebab, persediaan mungkin saja cukup untuk perusahaan secara keseluruhan tetapi bisa jadi kekurangan dalam beberapa jabatan sementara kelebihan pada jabatan lain.

Dari hasil perbandingan kebutuhan dan persediaan sumber daya manusia yang dimiliki, menghasilkan tiga kemungkinan, yaitu: 1) Permintaan sama dengan penambahan yang berati tidak ada kegiatan penambahan atau pengurangan sumber daya manusia. 2) Kekurangan sumber daya manusia, yang berarti perusahaan harus memikirkan strategi untuk memenuhi kekurangan tersebut. 3) Kelebihan sumber daya manusia, yang berarti perusahaan harus memikirkan strategi mencari jalan keluar untuk mengurangi kelebihan tersebut. Jika kebutuhan sumber daya manusia telah ditentukan, maka perencana menilai kebijakan dan program alternatif untuk menambah kekurangan atau mengurangi kelebihan sumber daya manusia.

Analisis Kebutuhan Sumber Daya Manusia 1) Peramalan Kebutuhan Peramalan kebutuhan sumber daya manusia sangat erat dengan peramalan kondisi perusahaan di masa yang akan datang. Tenaga kerja yang diperlukan tergantung pada prospek dan kebijakan perusahaan dalam melakukan investasi dalam proses produksi

2) Analisis Beban Kerja (Work Lood Analysis) Analisis beban kerja adalah penentuan jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu beban kerja dalam jangka waktu tertentu. Atau proses penentuan jumlah jam kerja orang (man hours) yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu beban kerja tertentu dalam periode waktu tertentu. Dari jumlah jam kerja tiap tenaga kerja akan menghasilkan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan.

3) Analisis Tenaga Kerja (Work Force Analysis) Menghitung tenaga kerja yang dibutuhkan berdasarkan beban kerja produksi sehingga diperoleh jumlah tenaga kerja yang sesuai untuk menyelesaikan beban produksi yang ditetapkan. Tetapi harus diingat bahwa dalam waktu satu bulan itu ada karyawan yang tidak bekerja dengan berbagai alasan, akibatnya pekerjaan tidak bisa diselesaikan tepat waktu. Untuk menentukan jumlah tenaga kerja dengan lebih tepat, maka jumlah tenaga kerja yang sudah diperoleh berdasarkan analisis beban kerja dan penyelidikan waktu, masih perlu ditambahkan dengan persentase tertentu akibat ketidakhadiran tenaga kerja dalam bekerja (absen) dan persentase tingkat perputaran tenaga kerja karena ada yang keluar perusahaan.

4) Menghitung Tingkat Absensi Banyak faktor yang menyebabkan sumber daya manusia tidak masuk kerja, seperti sakit, upacara agama, upacara adat, alasan penting (anak, istri, orang tua, mertua sakit), membolos, lalu lintas macet, dan kecelakaan di jalan. Dengan perkataan lain bahwa dari sekian banyak alasan tenaga kerja tidak masuk kerja dapat dibedakan menjadi dua, yaitu absen karena sesuatu keadaan yang tidak dapat dihindarkan dan absen karena merosotnya disiplin dan moril kerja sumber daya manusia. Tinggi rendahnya tingkat absensi sumber daya manusia berpengaruh terhadap pencapaian target produksi perusahaan.

5) Menghitung Tingkat Perputaran SDM (Labour Turn Over) Perputaran sumber daya manusia adalah suatu istilah untuk mengukur berapa orang yang masuk menjadi karyawan dan berapa orang yang pergi meninggalkan perusahaan karena suatu dan lain sebab. Perputaran sumber daya manusia mencakup sumber daya manusia yang diberhentikan, dinonaktifkan, mengundurkan diri, meninggal dunia, dan pensiun

Apabila tenaga kerja banyak yang keluar dari perusahaan akan mengakibatkan berbagai masalah yaitu: menimbulkan biaya penarikan tenaga keja baru; bertambahnya biaya pendidikan dan latihan; meningkatnya kecelakaan kerja sebagai akibat tenaga kerja kurang terlatih; adanya produksi yang hilang selama masa pergantian; peralatan produksi tidak bisa digunakan karena ditinggal oleh tenaga kerja; perlu diadakan kerja lembur untuk memenuhi target produksi; biaya yang dikeluarkan akan lebih besar daripada hasil kerja tenaga kerja baru.

Dari permasalahan yang timbul sebagai akibat tenaga kerja yang keluar, maka perlu diteliti faktor penyebabnya, mengapa tenaga kerja tega-teganya meninggalkan perusahaan dan mencari pekerjaan di perusahaan lain. Faktor penyebab turn over tenaga kerja adalah: suasana kerja tidak menyenangkan; kompensasi yang diterima di bawah standar yang ditentukan oleh pemerintah; tidak ada penghargaan atas prestasi kerja; pekerjaan bersifat rutin dan tidak menantang; tidak ada jaminan pengembangan karir; keamanan kerja tidak terjamin, setiap waktu bisa dikeluarkan dari perusahaan; rendahnya disiplin dan moril kerja tenaga kerja; perlakuan terhadap tenaga kerja yang tidak wajar; konflik yang berlarut-larut tanpa penyelesaian yang memuaskan.