ORGANISASI DAN PERSONIL
Konsep Khusus Untuk Kegiatan Pengolahan Data Kegiatan pengolahan data mempunyai pelayanan yang khusus untuk bagian lain organisasi. Seringkali pelayanan pengolahan data menyeberang batas-batas kegiatan unit organisasi yang lain, hingga menimbulkan masalah.
Yang perlu diperhatikan : Unit pengolahan data perlu diletakkan sedemikian rupa sehingga dapat melayani bagian-bagian lain dengan sebaik- baiknya. Hubungan yang efektif dengan user harus dikembangkan. Tim pengolah data harus terus-menerus menambah pengetahuan bagaimana melayani user dengan baik. Dengan tekhnologi yang terus berubah dan berkembang, maka keinginan untuk mengembangkan pengetahuan tekhnik dan pengalaman dari para staf harus didorong. Struktur organisasi harus ditata sedemikian rupa sehingga mampu mengikuti perkembangan tekhnologi yang ada.
Struktur organisasi harus memberi peran penting untuk perencanaan, skedul dan fungsi control, agar 2 tujuan ganda dari kegiatan pengolahan data tercapai. Dalam organisasi pengolahan data seringkali terdapat masalah antara pengembangan dan operasi. Agar keduanya dapat dikombinasikan dengan baik, maka diperlukan keahlian tersendiri untuk melihat situasi dan kondisi. Fungsi dan tanggung jawab proses pengolahan data harus diorganisir sedemikian rupa, sehingga tak satupun individu atau unit kecil yang mempunyai pengawasan total atas suatu informasi. Oleh karena itu organisasi harus diatur sedemikian rupa sehingga unit-unit akan saling melakukan control atau cek seiring dengan berjalannya alur pemrosesan data.
Tujuan Unit Pengolahan Data Dukungan terhadap pengembangan suatu proyek (contoh : rancang bangun pesawat, konstruksi jembatan- jembatan, penelitian reactor nuklir, software dan perkembangannya). Dukungan untuk kegiatan operasi (contoh : pelayanan tiket pesawat terbang, pengawasan manufaktur, permintaan pinjaman uang, pengendalian, dan control). Dukungan untuk manajer (contoh : manajemen sistem informasi, manajemen keuangan, anggaran, dan pengawasan biaya). Penyediaan fasilitas computer untuk semua user yang memerlukan.
Faktor-Faktor Lingkungan Yang Mempengaruhi Unit Pengolahan Data Lingkungan tempat kegiatan pengolahan data berfungsi adalah sangat penting untuk dapat mengorganisasi fungsi kegiatan unit pengolahan data.
Faktor lingkungan yang mempengaruhi unit pengolahan data Jumlah dan ukuran user; apakah mereka semua sama kecil, agak besar, atau ada yang kecil, dan ada yang agak besar? Bagaimana saluran beban kerja mereka? Ketergantungan manajer terhadap pengolahan data. Apakah manajer sangat memerlukan informasi dari unit pengolahan data dengan cepat? Ketergantngan user pada operasi pengolahan data. Apakah pengolahan data bagian integral dari pekerjaan user? Jenis kerja pengolahan data. Apakah data berorientasi pada pengolahan bisnis, ataukah pada pengolahan sains dan teknik?
Derajad kerja user; apakah user membuat sendiri perancangan sistem maupun pemrogramannya? Ataukah unit bertindak sebagai biro jasa pelayanan lengkap? Apakah proporsi pekerjaannya banyak yang bersifat mengembangkan program atau sistem baru, ataukah banyak yang bersifat membeli sistem atau program yang ada sehingga tinggal masalah pemeliharaan saja? Jenis input pengolahan data On-line, ataukah transaksion oriented data yang siap pakai, ataukah data yang masih harus dikonversi?
Tipe-Tipe Lingkungan Ada berbagai cara pengaturan unit pengolahan data. Empat contoh diberikan untuk menggambarkan profil lingkungan. Dari keempat contoh lingkungan ini dijelaskan pengaruhnya pada model organisasi.
Pertama : Dukungan manajemen dan administrasi (dukungan pelayanan pengolahan data) biasanya berukuran dari kecil kemenengah yang memberikan jasa penggajian, pembelian, rekening, pengawasan informasi keuangan, sampai persediaan. File-file di-update dan output dibuat pada skedul yang biasa teratur, input dipersiapkan oleh unit pengolahan data. Hampir seluruh sistem sudah berjalan, modifikasi hanya sedikit. Kedua : Dukungan pengembangan proyek. Disini permintaan user untuk pengembangan sistem dan program sangat tinggi. Beban kerja cukup berat dan tidak mudah diperkirakan. Beberapa user kadang minta diprioritaskan. Komputer yang digunakan adalah skala menengah atau besar, juga computer paralel.
Ketiga : Penyediaan fasilitas Ketiga : Penyediaan fasilitas. Tujuan umumnya adalah untuk menyediakan pelayanan jasa computer bagi para user. Jenis user bervariasi. Beban kerja dapat diperkirakan. User melakukan sendiri semua sistem perancangan dan programming. Keempat : Dukungan kegiatan operasi. Database adalah penting karena merupakan bagian integral dari operasi organisasi. Data-data yang ada diperbaharui oleh remote terminal input. Beban kerja dapat diperkirakan. Seringkali modul baru ditambahkan ke sistem.
Posisi Organisasi Pengolahan Data Posisi unit pengolahan data dalam organisasi besar adalah hal yang penting. Ada 3 dasar pendekatan yang berfungsi sebagai model umum dan dalam prakteknya kesesuaian terhadap lingkungan merupakan factor yang menentukan
1. Lokasi Operasi Kelebihan : Departemen mempunyai pengontrolan langsung terhadap fasilitas operasi pengolahan data. Setiap fasilitas pengolahan data hanya memerlukan peralatan yang minimum sesuai kebutuhan departemennya. Jumlah biaya pengolahan data dengan sistem ini kemungkinan akan lebih kecil daripada bila unit pengolahan datanya hanya satu dan harus memenuhi semua departemen. Pertanggung jawaban sebagai posisi pusat laba ditekankan, sehingga user dapat lebih efisien dalam pemakaian sumber daya perusahaan.
Kerugian : Mungkin terjadi pemborosan dalam sumber daya manusia dan peralatan. Fungsi integrasi pengolahan, pengembangan database, dan koordinasi perencanaan menjadi lebih sulit. Standarisasi kebijaksanan maupun praktek perusahaan menjadi lebih sulit. Tindakan-tindakan khusus diperlukan untuk mengontrol aplikasi pengolahan data oleh departemen, karena departemen mempunyai control penuh atas semua tahap pengolahan.
2. Lokasi Dalam Group Servis Keuntungan : Semua departemen memberikan perhatian yang sama terhadap departemen pengolahan data. Kekuatan computer yang unggul dapat menyediakan semua tipe dan ukuran bagi user. Pemakaian ini baik bila dibuat dengan peralatan. Perencanaan sistem informasi dan pengembangan bisa terpusat dan terintegrasi dengan baik. Pengontrolan TOP manajer terhadap pengolahan data dan pemakaiannya menjadi lebih mudah. Nomor manajer dan supervisor banyak diperlukan untuk kegiatan total pengolahan data, biasanya tidak sebanyak bila untuk unit-unit yang terpisah. Syarat-syarat ekspansi dari user yang ada, biasanya lebih mudah ditampung dalam kapasitas modul tambahan.
Kerugian : Diperlukan pemusatan staf mulai dari perancangan sistem pengolahan data sampai pemrograman. Dalam operasi organisasi, diperlukan pelatihan secara teratur dan mahal biayanya. Jika tidak ada chargeback untuk servis, para user mungkin banyak menghabiskan tempat pada pusat departemen. Membuat prioritas di antara para user adalah masalah yang sulit dan sensitive. Persaingan serius dalam bekerja untuk mendapatkan sumber-sumber merupakan kerugian yang dialami oleh para user. Frekuensi masalah permintaan dan keuntungan ekonomi yang dipecahkan oleh bagian staf atau instansi pusat, jelas merupakan kerugian. Kalau para user departemen pengolahan data diberitahu kelanjutannya dengan sangat baik dan waktu yang diharapkan jarak permintaannya panjang, maka sumber-sumber perencanaan dalam departemen pengolahan data menjadi tidak efektif.
3. Posisi Bebas Pada akhir pendekatan ini, departemen pengolahan data ditempatkan supaya hubungan laporannya langsung kepada pemimpin organisasi. Pendekatan ini penting, karena manajer memiliki kebebasan dan perhatian yang sama dalam menjalankan prinsip operasi dan fungsi staf. Pada perancangan, pendekatan dari beberapa variasi ada yang sama untuk pendekatan sebelumnya, yang kegiatan pengolahan data diletakkan dalam group dukungan manajer. Perhatian utama pada bagian ini sangat diperlukan bila pengolahan data menjadi dasar penyelesaian sasaran atau tujuan organisasi, yaitu pengolahan data untuk metode produksi. Contohnya ada dalam Bank-Bank komersial, perusahaan asuransi, penerbangan, dan tentu saja servis untuk kantor-kantor.
Ada masalah .. ?