Pemodelan dan Analisis Proses Bisnis SI301 Analisis Bisnis dan Informasi Pertemuan #6-7

Quiz - 3 Analisalah situasi yang ada di dalam gambar rich picture disamping ini: Apa masalah yang kira2 terjadi di perusahaan? Siapa saja stakeholder yang terlibat? Solusi apa yang akan Anda sarankan?

Kemampuan akhir yang diharapkan Anda mampu membangun model proses bisnis serta melakukan analisis proses bisnis untuk perbaikan yang diperlukan oleh organisasi.

Topik bahasan Konteks organisasi dan proses bisnis Value proposition dan model proses bisnis Proses analisis dan perbaikan proses bisnis Notasi model proses bisnis

Proses bisnis adalah hal2 yang dilakukan oleh organisasi untuk menjalankan operasi internal dan memberikan produk/layanan kepada pelanggan.

Arti penting membuat model proses bisnis Untuk memahami bagaimana cara kerja proses yang ada. Untuk menjelaskan kepada orang yang terlibat dalam proses: apa yang dikerjakan dan bagaimana pekerjaan mereka berkaitan dengan proses lain. Untuk membantu memastikan konsistensi, sehingga semua orang mengikuti proses yang sama. Untuk mengidentifikasi masalah dan kelemahan dari proses bisnis yang ada, sehingga dapat mengembangkan dan mengimplementasikan yang lebih baik.

Konteks organisasi dan proses bisnis

Pandangan fungsional organisasi Sebelum memulai proyek perbaikan proses bisnis, sebaiknya periksa dahulu konteks organisasi dimana proses bisnis berjalan. Pandangan tradisional terhadap bisnis didasarkan pada area fungsi2 khusus seperti penjualan, akunting dan operasi. Umumnya hal ini terlihat pada bagan organisasi.

Berguna bagi manajemen internal dan karyawan untuk melihat bagaimana struktur organisasi dan dimana posisi mereka didalamnya.

Kelemahan pandangan fungsional Berorientasi internal, hanya pada struktur organisasi, tidak memperhatikan pelanggan organisasi. Struktur formal, mengabaikan komunikasi dan kooperasi tak resmi antar karyawan (bisa jadi penting untuk kesuksesan) yang berbeda bagian. Bersifat ‘statis’ dan tidak memperlihatkan apa yang dilakukan untuk merespon kejadian seperti pelanggan yang ingin meminta layanan.

Saat membuat model proses bisnis, diawali dengan menggambarkan peta proses bisnis dengan konsep: Contoh detilnya seperti di bawah ini:

Alternatif untuk membangun peta proses adalah dengan cara melihat produk dan layanan, lalu pertimbangkan proses yang dibutuhkan untuk menghasilkannya. Value chain oleh Michael Porter adalah teknik yang bermanfaat karena membantu menyusun pemikiran untuk mengidentifikasi area proses yang mungkin terlewatkan.

Value proposition dan model proses bisnis

Hal inilah yang membedakan organisasi dengan para pesaingnya. Value proposition adalah penjelasan mengenai produk atau layanan organisasi kepada pelanggan bahwa organisasi memahami dan memenuhi kebutuhan mereka. Hal inilah yang membedakan organisasi dengan para pesaingnya. Atribut proposition mencakup 3 area: Atribut produk/layanan yang menjelaskan produk itu sendiri; Hubungan pelanggan (customer relationship); Citra (image) dan reputasi.

Atribut produk adalah: Functionality – apa yang dilakukan oleh produk. Price – harga produk. Quality – seberapa baik kinerja produk. Choice – apakah ada pilihan produk bagi pelanggan? Availability atau timing – seberapa cepat respon kepada pelanggan

Sebuah organisasi dapat membedakan diri dengan organisasi lainnya dalam 3 cara: Menjadi yang paling efisien; Menjadi penghasil produk terbaik; Menjadi penyedia layanan pelanggan (customer service) terbaik.

Proses bisnis Sebuah proses bisnis dipicu/ditimbulkan oleh business event dan terdiri atas 5 komponen utama: Task yang membentuk proses, Aliran proses, Titik keputusan (decision point), Aktor yang melakukan task, dan Hasil dari proses bisnis.

Untuk memodelkan proses bisnis digunakan teknik activity diagram UML . Model proses bisnis disebut juga ‘swimlane diagrams’ yang memperlihatkan semua task yang dilakukan oleh ‘aktor’ tertentu, yang menjadi elemen kunci dari model. Teknik diagram swimlane melibatkan element2 berikut: Layout keseluruhan; Simbol2 yang digunakan; Urut-urutan simbol.

Contoh 1

Contoh 2

Contoh 3

Contoh 4

Proses analisis dan perbaikan proses bisnis

Analisis proses bisnis Identidikasi masalah Untuk mengidentifikasi masalah pada proses, perlu dicari tahu tingkat dukungannya pada bisnis. Analisis hand-off Masalah yang sering dijumpai pada proses bisnis adalah ‘hand-off’, yaitu saat satu aktor melewatkan pekerjaan ke aktor lain.

Penting untuk memperhatikan kemungkinan2 berikut: Analisis proses Penting untuk memperhatikan kemungkinan2 berikut: Duplikasi pekerjaan. Redundancy. Tidak ada standarisasi. Ketidaklengkapan. Pengukuran dan pengendalian tidak konsisten.

Faktor lain penyebab kinerja proses terhambat: Karyawan yang terlibat tidak punya keahlian dan motivasi kerja. Sumberdaya yang dibutuhkan oleh proses tidak mencukupi. Proses tidak dikelola dengan benar.

Perbaikan proses bisnis Business rule Perbaikan proses bisnis dilakukan dengan mencoba asumsi dan business rule pada proses yang ada, apakah membantu atau menghambat proses. Sederhanakan proses Menyederhanakan proses dapat dicapai dengan menghapus task atau hand-off yang tidak perlu.

Lengkapi proses Proses dapat diperbaiki dengan menambah task, untuk menjadi standar yang baru. Hilangkan bottleneck Bottleneck terjadi bila ada ketidaksesuaian dalam hal penentuan kapasitas task yang berhubungan.

Ubah urutan task Tentukan ulang batasan proses Kemungkinan untuk menambah atau mengurangi activity yang dijalankan organisasi. Otomasi proses Otomasi artinya menggunakan software komputer untuk melakukan task, tidak lagi secara manual.

Rancang ulang proses Hasil dari pemetaan proses akan mengindikasikan proses2 baru yang mungkin akan muncul dan berhubungan dengan proses2 lain yang ada.

Alternatif lain untuk perbaikan proses adalah pendekatan Six Sigma yang dikembangkan oleh Motorola pada tahun 1970an, terdiri dari: Define masalah yang dihadapi. Measure data yang diperlukan. Analyse masalah. Improve proses dengan menghilangkan akar masalah. Control untuk mencegah masalah muncul lagi dan menjaga manfaat yang didapat dari perubahan.

Pengukuran proses

Notasi model proses bisnis

Notasi yang digunakan dalam activity diagram untuk menggambarkan model proses bisnis adalah sederhana dan terdiri dari 5 simbol dasar, yaitu:

Notasi memungkinkan kita untuk memodelkan 3 aspek penting pada sebuah proses, yaitu: Urutan (Sequence) – urutan hal2 yang dilakukan. Pilihan (Selection) – dimana dan atas dasar apa sebuah pilihan dibuat. Ulangan (Iteration) – dimana urutan langkah diulang.

Diskusi & penutup