PERTEMUAN – 2 MEMULAI PROYEK

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK PENUTUPAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PELAKSANAAN PROYEK PERENCANAAN PROYEK MEMULAI PROYEK BAHASAN LAHIRNYA PROYEK WAKTU IF015 - 3 SKS

BAHASAN Project Charter Kick-off meeting Persiapan perencanaan IF015 - 3 SKS

Proses-proses dalam Memulai Proyek KNOWLEDGE AREA PROSES Manajemen integrasi proyek Menyusun project charter Manajemen stakeholder proyek Mengidentifikasi stakeholders IF015 - 3 SKS

Proses: MENYUSUN PROJECT CHARTER Project charter adalah dokumen yang secara resmi menyatakan kewenangan sebuah proyek. Draf project charter disusun oleh manajer proyek dan disepakati oleh anggota tim proyek sebelum diajukan kepada sponsor. IF015 - 3 SKS

PROJECT CHARTER (lanj) Project charter ditandatangani oleh anggota tim sebagai tanda komitmen anggota tim pada kegiatan proyek. Bila diperlukan dukungan tinggi dari pihak lain (klien / calon pengguna), maka mereka juga diminta menanda-tangani. Bila proyek dilaksanakan dengan kontrak, maka kontrak ini dapat berlaku sebagai project charter bagi pelaksana pekerjaan yang dikontrakkan. Bisa jadi kecuali kontrak dibuat project charter sbg pegangan praktis manajer proyek dengan sponsor. IF015 - 3 SKS

Proses : Menyusun PROJECT CHARTER INPUT OUTPUT SoW (Statement of Work): Deskripsi ttg yang harus dihasilkan oleh proyek) Business case Kontrak Faktor lingkungan perusahaan Aset proses organisasi Project Charter PIRANTI & TEKNIK Pertimbangan ahli

Proses Menyusun Project Charter: Masukan SoW = Statement of Work memuat penjelasan tentang produk (barang atau jasa) yang dihasilkan proyek untuk memenuhi kebutuhan bisnis tertentu, cakupan produk proyek (persyaratan dan karakteristiknya) serta rencana strategi yang didukung oleh proyek. Business Case: Pandangan dari sisi bisnis yang memperlihatkan bahwa proyek adalah investasi yang berharga, seperti: untuk memenuhi keinginan pelanggan; tuntutan pasar; tuntutan legal; kemajuan teknologi yang tidak bisa dihindari, dll

Proses Menyusun Project Charter: Masukan (lanjt) Kontrak Faktor lingkungan perusahaan Budaya; struktur; standar industri; sistem informasi; dll. Aset proses organisasional: prosedur; standar; template kerja; dll Knowledge base milik perusahaan IF015 - 3 SKS

Proses Menyusun Project Charter: Piranti & Teknik Pertimbangan ahli Ahli dari dalam perusahaan Ahli dari luar perusahaan (konsultan, profesional, asosiasi, grup industri, dll) Teknik-teknik yang memberikan kemudahan. IF015 - 3 SKS

Contoh format: PROJECT CHARTER NAMA PROYEK: ……………… TGL MULAI PROYEK : ……………… TGL SELESAI: ………… INFORMASI ANGGARAN: (Jelaskan ttg anggaran keseluruhan dan penggunaan utamanya) MANAJER PROYEK: (Sebutkan nama lengkap, dan alamat e-mailnya) SASARAN PROYEK: (Perlu jelas, supaya pada akhir proyek bisa diukur) PENDEKATAN: (Isikan cara yang akan ditempuh, dan berikan gambaran untuk melaksanakan itu)

PERAN DAN TANGGUNG JAWAB ANGGOTA TIM NAMA PERAN POSISI CARA KONTAK E-MAIL; TELP; DLL NAMA 1 SPONSOR DIR. PEMASARAN xx.bl.ac.id NAMA 2 MANAJER PROYEK MANAJER T.I. NAMA 3 ANGGOTA TIM BAG. T.I NAMA 4 NAMA 5 NAMA 6 NAMA 7 TENAGA AHLI MEWAKILI PENGGUNA NAMA 8 (Schwalbe,Information Technology Project Management, 4thed, Thomson, 2006) IF015 - 3 SKS

KICK-OFF MEETING Kickoff meeting adalah pertemuan pertama, yang dihadiri oleh semua pemangku kepentingan (stakeholder) utama untuk mendiskusikan: Tujuan / sasaran Rencana secara umum Hal-hal lain yang dipandang penting untuk disepakati IF015 - 3 SKS

PROSES MENGIDENTIFIKASI STAKE HOLDER proyek IF015 - 3 SKS

PROSES: MENGIDENTIFIKASI STAKEHOLDERS Melakukan identifikasi semua pemangku kepentingan (pihak yang terkena dampak kegiatan ataupun produk proyek) dan mendokumentasikan informasi yang relevan, seperti: ketertarikan keterlibatan dampak terhadap keberhasilan proyek IF015 - 3 SKS

MENGIDENTIFIKASI STAKEHOLDER INPUT OUTPUT Project charter Dokumen pembelian Faktor lingkungan perusahaan Aset proses organisasional Register stakeholder Strategi manajemen stakeholder PIRANTI & TEKNIK Analisis stakeholder Kebijakan ahli

MASUKAN PROSES MENGIDENTIFIKASI STAKEHOLDER Project charter : Didalamnya terdapat informasi tentang stakeholder internal maupuun eksternal Dokumen pembelian/pengadaan: termasuk kontrak: didalam kontrak dicantumkan stakeholder utama The parties in the contract are key project stakeholders Faktor lingkungan organisasi / perusahaan: budaya, struktur, standar; infrastrukur; dll Aset proses organisasional: Proses-proses organisasional & prosedur Knowledge base organisasional perusahaan IF015 - 3 SKS

PROSES MENGIDENTIFIKASI STAKEHOLDER: Piranti & teknik Analisis Stakeholder: mengumpulkan dan menganalisa informasi untuk menentukan stakeholder: Mengidentifikasi semua pemangku kepentingan dan informasi yg penting: peran, unit kerja, minat, tingkat pengetahuan, harapan, dan pengaruh) Mengidentifikasi potensi dampak dan dukungan yang bisa diberikan oleh pemangku kepentingan. Melakukan asesmen reaksi pemangku kepentingan terhadap berbagai situasi IF015 - 3 SKS

Kisi-kisi Kekuatan-Minat TINGGI Jaga kepuasan Kelola dari dekat RENDAH Monitor (pantau) Ikuti informasinya KETERTARIKAN

Pertimbangan ahli: 3. Pertemuan2 Manajer senior Ahli pada bidang khusus Kelompok industri atau konsultan Profesional / asosiasi teknis Dll 3. Pertemuan2 IF015 - 3 SKS

Contoh isi Rencana Manajemen Stakeholder Nama /peran: Tipe: Pemahaman thd proyek saat ini: Tingkat pengaruh: Tingkat keterikatan saat ini: Target tingkat keterikatan: Manajemen pemangku kepentingan: IF015 - 3 SKS

PROSES MENGIDENTIFIKASI STAKEHOLDER: Luaran Register stakeholder memuat semua rincian tentang stakeholder yg diidentifikasi Informasi Identifikasi: nama, alamat, etc; Informasi asesmen: kebutuhan utama, harapan utama, dll Klasifikasi stakeholder Strategi dalam mengelola stakeholder: Mendefinisikan pendekatan yang harus dilakukan guna meningkatkan dukungan, dan meminimal-kan dampak negatif stakeholder selama proyek. IF015 - 3 SKS

PERSIAPAN PERENCANAAN IF015 - 3 SKS

PERSIAPAN PERENCANAAN Sebelum menyusun rencana yang lengkap, hal-hal yang sangat mendasar perlu dipersiapkan dulu, yaitu: Cakupan proyek Jadwal proyek (perkiraan kasar) Standar mutu (kualitas) Estimasi anggaran biaya proyek (CSSQ: C=cost; S=scope; S=schedule; Q=quality) Disamping 4 hal diatas, perlu juga dibuat: Daftar resiko & Rencana komunikasi IF015 - 3 SKS

Sampai Jumpa IF015 - 3 SKS