MAN 344 : MANAJEMEN MUTU PERTEMUAN 9 Manual manajamen mutu Nur Hadi Wijaya, STP, MM

Dokumentasi SMM Persyaratan ISO 9001: 2000 klausul 4.1 Organisasi harus : menetapkan , mendokumentasikan , Menerapkan, dan memelihara sistem manajemen mutu & terus menerus memperbaiki keefektifannya.

DESAIN ISO 9000 (MANUAL MANAJEMEN MUTU) Manual manajemen mutu adalah : Suatu ringkasan tertulis dari semua aktivitas manajemen mutu dalam suatu organisasi Peran Manual Manajemen Mutu : Simbol yang menunjukkan sistem manajemen mutu Buku acuan praktis atau pedoman terhadap sistem manajemen mutu

Dokumentasi SMM harus mencakup : Kebijakan Mutu & Sasaran Mutu Persyaratan ISO 9001 : 2000 klausul 4.2.1 Dokumentasi SMM harus mencakup : Kebijakan Mutu & Sasaran Mutu Prosedur – prosedur yang dipersyaratkan Dokumen pendukung yang dapat memastikan perencanaaan, operasi & pengendalian prosesnya berjalan efektif Rekaman mutu yang dipersyaratkan

Definisi Dokumen Dokumentasi SMM “Informasi dan media pendukungnya” Apa itu dokumen ? Definisi Dokumen “Informasi dan media pendukungnya” Media Dokumen dapat berupa : kertas, pita magnetic, file elektronik foto, master sampel, spesifikasi gambar, laporan, standar.

Informasi tertulis yang menjadi acuan dalam melaksanakan kegiatan Dokumentasi SMM Apa itu dokumen ? Informasi tertulis yang menjadi acuan dalam melaksanakan kegiatan Dokumen dapat diubah !!!

Dokumentasi SMM Bagaimana dokumen yang baik ? Mudah dikendalikan - ada identifikasi yang jelas & baku Penerbitan dokumen Perubahan/pembaruan dokumen Distribusi dokumen; penyimpanan, penggantian dan penarikan dokumen Menggunakan bahasa yang sederhana, singkat, praktis dan lugas. ISO 9001: 2000 tidak mengatur bentuk/format baku dokumen !!!

Dokumentasi SMM Quality Manual/Manual Mutu/Pedoman Mutu/Panduan Mutu Jenis-jenis dokumen SMM Quality Manual/Manual Mutu/Pedoman Mutu/Panduan Mutu Prosedur Mutu Prosedur Sistem Prosedur Operasional/Instruksi Kerja Formulir-formulir Peraturan dan Persyaratan lainnya

Dokumentasi SMM Pedoman Mutu Isi manual mutu/pedoman mutu tergantung dari tujuan dibuatnya pedoman mutu dan pihak-pihak yang memegang pedoman mutu Biasanya pedoman mutu berisi: Uraian ringkas tentang organisasi; bisnis, kegiatan, lokasi, sistem manajemen organisasi dan struktur organisasi Kebijakan mutu organisasi Kebijakan organisasi dalam memenuhi persyaratan ISO 9001 : 2000 Uraian tentang struktur dokumentasi SMM dan keterkaitannya

5W ? Dokumentasi SMM What to do Who do(es) it When it done Jenis-jenis dokumen SMM - Prosedur 5W ? Prosedur harus dengan jelas menguraikan 5W; What to do Who do(es) it When it done Where it done HoW to do it

Dokumentasi SMM ISO 9001: 2000 mensyaratkan 6 prosedur sistem untuk: Jenis-jenis dokumen SMM – Prosedur Sistem ISO 9001: 2000 mensyaratkan 6 prosedur sistem untuk: Pengendalian Dokumen Pengendalian Rekaman Mutu Audit Internal Pengendalian Produk Tidak Sesuai Tindakan Koreksi Tindakan Pencegahan Prosedur sistem biasanya mengatur kegiatan yang melibatkan lebih dari satu bagian/departemen dari organisasi

Dokumentasi SMM Kebijakan Mutu Sasaran Mutu Jenis-jenis dokumen SMM – Dokumen non-prosedur Kebijakan Mutu Sasaran Mutu Struktur Organisasi dan Tanggung Jawab fungsi-fungsi kunci dalam SMM Interaksi antara proses – proses yang terkait dengan SMM dll

Dokumentasi SMM Jenis-jenis dokumen SMM – Formulir-formulir Merupakan pendukung pelaksanaan prosedur atau Instruksi Kerja Formulir yang telah diisi disebut Rekaman mutu dan diperlukan sebagai bukti dilaksanakannya Prosedur atau Instruksi Kerja

ISO 9000 = TANTANGAN ? ISO 9000 merupakan tantangan bagi perusahaan, Why? Karena kurang akrabnya perusahaan dengan konsep di bawah ini : Penciptaan struktur manajemen Penetapan persyaratan Persetujuan & perumusan prosedur Pengambilan tindakan koreksi Pelaksanaan audit internal

TREND STANDARISASI Kecendurungan Th- 90-an Standardisasi dan sistem nasionalnya Keterkaitan antar industri Keterkaitan secara internasional Pengakuan antar negara Kegiatan standardisasi regional Harmonisasi Standar Standar Internasional Memperbaiki kualitas hidup masyarakat Masalah Lingkungan hidup dunia Perkembangan IPTEK Sertifikasi, Akreditasi dan Mutu

PENGENDALIAN DAN PEMASTIAN MUTU Pengendalian Mutu Pemahaman mengenai mutu sbg proses inspeksi yang mengambil tempat persis sebelum pelanggan menerima barang/jasa Pemastian Mutu Konsep Mutu sbg sesuatu yang menggerakkan kerja dari organisasi mulai dari awal sampai akhir SISTEM MANAJEMEN MUTU Gb. Segitiga Sistem Manajemen Mutu Tk 1 Tk II Tk III Perencanaan & Kebijaksanaan Manajer & Prosedur Tugas

SISTEM MANAJEMEN MUTU PERENCANAAN DAN KEBIJAKSANAAN TK. Perencanaan & pembuatan kebijakan dari organisasi di mana keputusan strategi dibuat ( mengenai arah, maksud, dan organisasi) > Manajer senior MANAJER DAN PROSEDUR Menginterprestasikan kebijakan mutu dan mengembangkan prosdur yang dapat digunakan oleh setiap orang/staf > Manajer Operasional TUGAS Dilaksanakan oleh pekerja, yang akan mengikuti prosedur dari kebijakan yang telah dibuat.

IMPLIKASI SMM & MMM IMPLIKASI SMM + MMM Manual kebijakan Mutu Tk 1 Gb. Manual manajemen mutu untuk Dokumentasi SMM Tk 1 Tk II Tk III Manual kebijakan Mutu Manual Prosedur Mutu Referensi tempat kerja Keterangan : Bagian yang di arsir adalah dokumentasi yang terdapat pada Manual manajemen mutu Manual Kebijakan Mutu Mencangkup seluruh kebijakan mutu dan rencana yang datang dari pucuk pimpinan Manual Kebijakan Mutu Mencangkup semua prosedur yang dikembangkan dan diterapkan di tk madya dalam organisasi ( Manual Operasi/ Prosedur Manajemen)

PROSEDUR OPERASIONAL/ Dokumentasi SMM Struktur Dokumen SMM – Yang umum dibuat Level I PEDOMAN MUTU Kebijakan Acuan kerja sistem PROSEDUR SISTEM Level II PROSEDUR OPERASIONAL/ INSTRUKSI KERJA Acuan kerja operasional Level III Rekaman Data FORMULIR Level IV ISO 9001: 2000 tidak mengatur struktur baku dokumen !!!

Tahap penyusunan dokumen SMM Dokumentasi SMM Penyusunan dokumen SMM – Tahap penyusunan dokumen SMM Tahap penyusunan dokumen SMM Pembentukan tim penyusun dokumen SMM Perencanaan penyusunan dokumen SMM Persiapan penyusunan dokumen SMM Penyusunan dokumen SMM

Dokumentasi SMM Pembentukan tim penyusun dokumen SMM Penyusunan dokumen SMM – Tahap penyusunan dokumen SMM Pembentukan tim penyusun dokumen SMM Melibatkan personil yang secara langsung terlibat dalam pelaksanaan pekerjaan Penyusunan pedoman mutu : Dikoordinir oleh Manajemen Penyusunan Prosedur: Melibatkan departemen/bagian terkait Tim terdiri dari wakil setiap bagian/departemen & dikoordinir oleh wakil manajemen Setiap anggota tim diberi pelatihan yang memadai Pelatihan Interpretasi ISO 9001 : 2000 Pelatihan Penyusunan Dokumen SMM

Dokumentasi SMM Perencanaan penyusunan dokumen SMM Penyusunan dokumen SMM – Tahap penyusunan dokumen SMM Perencanaan penyusunan dokumen SMM Harus mendapatkan dukungan manajemen; komitmen, keuangan, waktu, sumber daya Tetapkan: Tujuan penerapan SMM Jadwal penyelesaiannya Kebutuhan sumber daya; anggaran, personil, fasilitas Tugas dan tanggung jawab setiap anggota tim

Dokumentasi SMM Persiapan penyusunan dokumen SMM Penyusunan dokumen SMM – Tahap penyusunan dokumen SMM Persiapan penyusunan dokumen SMM Identifikasi standar dan persyaratan yang akan diacu oleh SMM Tetapkan ruang lingkup kegiatan yang akan dicakup dalam SMM Identifikasi aturan organisasi dalam sistem dokumentasi (jika ada) Identifikasi prosedur relevan yang sudah ada Tetapkan struktur dokumentasi, pengelompokan dokumen menurut level-nya dan keterkaitan diantaranya Tentukan format dokumen SMM yang akan dibuat Tentukan tatacara identifikasi dokumen SMM yang akan dibuat; biasanya penomoran merupakan cara yang efektif

Dokumentasi SMM Penyusunan dokumen SMM Penyusunan dokumen SMM – Tahap penyusunan dokumen SMM Penyusunan dokumen SMM Tetapkan kegiatan yang akan didokumentasikan Tetapkan cara penulisan dokumen; uraian kalimat atau diagram alir atau gambar atau checklist atau kombinasi diantara keempat cara Buat urutan dan hirarki dokumen Buat draft dokumen yang diperlukan Komunikasikan kepada fungsi terkait untuk mendapatkan umpan balik Perbaiki draft dokumen dan lakukan uji coba dokumen Simpulkan cara terbaik untuk dokumentasi Lakukan penyempurnaan dokumen berdasarkan hasil uji coba

Dokumentasi SMM Rancang kerangka, format dan struktur pedoman mutu Penyusunan dokumen SMM – Penyusunan Pedoman Mutu Rancang kerangka, format dan struktur pedoman mutu Tunjuk penanggung jawab penyusun pedoman mutu Tafsirkan persyaratan standar ISO 9001: 2000 dan rumuskan kebijakan organisasi untuk tiap elemen kunci standar Identifikasi personil yang tepat untuk menyusun uraian kebijakan organisasi atas tiap elemen kunci standar Susun konsep pedoman mutu Lakukan tinjauan atas konsep yang telah dibuat Perbaiki konsep berdasarkan hasil tinjauan Terbitkan pedoman mutu

Hardiana Widyastuti, S.Hut, MM AUDIT Pertemuan 10 Hardiana Widyastuti, S.Hut, MM

AUDIT MUTU Evaluasi secara sistematik dan independen yang dilaksanakan untuk menentukan : Apakah kegiatan mutu yang berhubungan dengan hasil produksi telah sesuai dengan dokumentasi sistem mutu. Apakah prosesdur daam dokumentasi sistem mutu diterapkan secara efektif dn pantas untuk memenuhi sasaran yang diinginkan.

First party audits Second party audit Third party audit TIPE AUDIT MUTU First party audits Second party audit Third party audit

1) First party audits Sama dengan internal audit Digunakan oleh perusahaan untuk mengevaluasi efektivitas performansi mutu yang mereka miliki. Untuk mengidentifikasi ketidaksamaan dan kekurangan

2) Second party audits Dikenal sebagai jaminan mutu suplier Untuk menentukan kesesuaian supplier dengan beberapa prosedur kontraktual tertentu diterima oleh pelanggan

3) Third party audits Dilaksanakan oleh pihak yang independen Memfokuskan pada pemenuhan /kesesuaian dengan standar dan implementasi

SEKIAN & TERIMA KASIH