03. Aktivitas Pergudangan Receiving-Storage-Delivery TIM Logistik Bisnis Manajemen Pergudangan

Pengantar Adalah rangkaian proses receiving (penerimaan) dan identification (identifikasi kiriman) Pada tahapan proses ini akan diuraikan proses penerimaan barang, proses pembongkaran kiriman barang dan identifikasi kiriman. Terdapat berbagai model penerimaan maupun identifikasi yang bisa dipergunakan sesuai dengan kebutuhan dan potensi yang dimiliki. Versi / Revisi : 1/0

RECEIVING (penerimaan barang) Pengecekan transportasi Pembongkaran muatan dari truck Memastikan jaminan bahwa kuantitas dan kualitas barang sesuai dengan dokumen yang diorder

1. Receiving Proses penerimaan barang dibedakan menjadi dua kategori umum, yaitu : Pengiriman Melalui Jasa Pengangkutan Pengiriman Oleh Pemasok Kekurangan dan kesalahan yang sering kali terjadi adalah : Kerusakan di tempat penerimaan (dock area) Kekurangan barang, baik sejak waktu pemuatan, maupun karena hilang selama dalam perjalanan Ketidak cocokan dalam berat maupun ukuran Ketidak cocokan dalam spesifikasi menurut hasil pengujian para ahli, yang diminta untuk menganalisis barang kiriman. Versi / Revisi : 1/0

a. Pengiriman Melalui Jasa Pengangkutan Pada kategori ini pada saat proses penerimaan barang pada umumnya terdapat hal-hal yang harus diperhatikan yaitu : Surat pengiriman barang dikirimkan melalui : Dikirim lewat pos/kurir Disertakan pada barang Terdapat aturan untuk menuntut ganti rugi atas kerusakan, kekurangan atau kehilangan barang. Terdapat tiga pihak yang terlibat dalam tuntutan ganti rugi, yaitu pemasok, penerima dan pengangkut. Pihak pemasok dan pengangkut keduanya harus diberitahu. Pemasok pada dasarnya adalah pelanggan dari pengangkut, dan sering berkepentingan untuk mencoba melimpahkan tanggung jawab kepada penerima barang. Tanda tangan pada umumnya diberikan atas jumlah barang bukan isinya. Versi / Revisi : 1/0

b. Pengiriman Oleh Pemasok Pada kategori ini pada saat proses penerimaan barang pada umumnya terdapat hal-hal yang harus diperhatikan yaitu : Surat pengiriman biasanya disertakan dengan barang Dalam hal terjadi kerusakan atau kekurangan barang, dapat langsung berhubungan dengan pemasok, sehingga penyelesain tuntutannya berjalan lebih mudah Biasanya pemasok akan memasok pelanggannya sendiri. Oleh karena itu ia akan berusaha keras agar penerima barang merasa puas Tuntutan ganti rugi sering kali dapat dilakukan dengan mempergunakan fasilitas telepon. Penyelesaian dapat dilakukan jauh lebih cepat Tanda tangan meliputi isi kiriman, disamping kuantitas sering termasuk juga kualitas barang. Versi / Revisi : 1/0

2. Product Staging Concepts Beberapa model yang umum dipakai di Indonesia Floor Stack Design; Pada model desain ini, barang setelah dibongkar ditumpuk di lantai dock area ataupun dibagian dalam gudang Standars Rack; Berupa rak yang diletakkan di antara dock area dengan ruang gudang, pada umumnya dipergunakan untuk meletakkan pallet atau kardus. Carton Conveyor Method; Conveyor dipergunakan di dock area apabila bongkar muatan barang langsung dinaikkan ke conveyor. Versi / Revisi : 1/0

a. Floor Stack Design Adalah model penumpukan barang yang umum dipakai diberbagai gudang Pada model desain ini, barang setelah dibongkar ditumpuk di lantai dock area ataupun dibagian dalam gudang. Model ini memiliki beberapa kelemahan yaitu : Membutuhkan area lantai yang cukup luas. Tidak memperhitungkan tinggi ruang, sehingga ketinggian ruang kurang termanfaatkan. Versi / Revisi : 1/0

b. Standars Rack Berupa rak yang diletakkan di antara dock area dengan ruang gudang, pada umumnya dipergunakan untuk meletakkan pallet atau kardus. Keuntungan penggunaan alat ini adalah bahwa: Hanya membutuhkan area yang relatif tidak terlalu luas Memudahkan melakukan akses terhadap pallet maupun kontainer Kelemahan penggunaan alat ini adalah: Diperlukan biaya untuk pembelian rak Kebutuhan sarana untuk menaikkan dan menurunkkan pallet/kardus (ex : Forklift) Semua barang/komoditi harus ditempatkan diatas pallet atau didalam kontainer Terdapat proses peningkatan waktu bongkar barang. Versi / Revisi : 1/0

c. Carton Conveyor Method Model conveyor seperti ini umumnya dipergunakan di dalam area gudang atau dipergunakan di dock area. Dipergunakan dalam area gudang apabila proses bongkar dan staging barang dilakukan di dock area. Conveyor dipergunakan di dock area apabila bongkar muatan barang langsung dinaikkan ke conveyor. Versi / Revisi : 1/0

DIRECT SHIPPING Catatan : Vendor shipping Untuk barang pesanan. Distribution Central Vendor shipping Customers receiving Logistics Provider Catatan : Barang – barang yang besar. Untuk barang pesanan. Untuk barang kombinasi yang volumenya satu truck penuh

Cross-Dock Produk A Distribution Warehouse Produk B Produk C Combine inventory from multiple origins into an assortment for specific customer Produk A Customer Y Customer Z Customer X Distribution Warehouse Produk B Produk C

CROSS DOCKING Apa sih……….. Cross Docking ? Pemindahan barang dari truck … Penerimaan barang langsung ke dalam truck pengiriman Adapted from Dr. Richard Wilding, KPis in The Supply Chain.

CROSS DOCKING Datang kirim Adapted from Dr. Richard Wilding, KPis in The Supply Chain.

Muatan dijadwal utk kedatangan truck dan pengirimannya. Persyaratan dalam Cross Docking Muatan dijadwal utk kedatangan truck dan pengirimannya. Barang diterima = barang dikirim (dlm kondisi ideal) Tersedia lokasi yang memadai. Kuantitas jenis barang lebih baik terbatas. Jenis truck sebaiknya/ harus sepadan. Dokumentasi harus mantap Apa keuntungannya Cross Docking ? Adapted from Edwarr H Frazelle, PhD. World – class Warehousing and material Handling

Cross-Dock Kesimpulannya Cross Docking adalah satu pola pengiriman dgn cara langsung memindahkan brg dr truck penerimaan ke truck pengiriman. Cross Docking dapat dilakukan selama kordinasi penerimaan dan pengiriman barang dilakukan dgn baik 3. Untuk mencapai efisien yg lebih tinggi, direct delivery akan memberikan tantangan yg lebih menarik Adapted from Edwarr H Frazelle, PhD. World – class Warehousing and material Handling

Aktifitas transportasi Pengecekan dokumen vs dokumen Receiving Principles Aktifitas transportasi Pengecekan dokumen vs dokumen Pengecekan dokumen vs barang Aktifitas barang vs lokasi (space) Aktifitas dokumen vs system

Receiving Barrier Jika tidak ada jadwal pengiriman Parkir kendaraan sempit Loading dock tidak ada/ penuh Sarana unloading kurang Warehouse penuh/ Lokasi penyimpanan jauh Registrasi produksi : batch no, exp date Dokumentasi

Bagaimana Mengukur Kinerja Waktu tunggu – diukur semenjak truck masuk ke dalam lokasi perusahaan sampai truck parkir di dock/ barang-barang siap diturunkan Contoh: Jam 08-10 30 menit, Jam 10-12 55 menit, Jam 13-15 30 menit Unloading truck/tipe/jam – diukur waktu mulai truck turun brg hingga dokumen pengiriman selesai di proses Contoh: CDE 30-45 menit, CDD 50-75 menit, Fuso 60-75 menit, Tronton 90 menit Pallet (karton)/jam – banyaknya pallet (atau yang setara dengan 1 pallet) yang diturunkan dari truck Contoh: 12 pallet/jam, 140 karton/jam

PUT AWAY – LET DOWN Penempatan adalah Menempatkan barang di area penyimpanan Penanganan barang, verifikasi lokasi dan penempatan barang Penempatan Pengambilan

Put away Direct Put away Batched and Sequenced Put Away

Put Away Principles Aktifitas transportasi Pengecekan dokumen vs barang Aktifitas barang vs lokasi Aktifitas dokumen vs system

Put Away Barrier Jarak rak yang relatif jauh Ketinggian pallet yang beragam Lokasi barang yang kurang jelas Sarana yang terbatas

Bagaimana Kinerja Put Away Pallet/jam – banyaknya pallet (atau yang setara dengan 1 pallet) yang diturunkan dari truck Contoh: 12 pallet/jam Akurasi – mengukur akurasi antara lokasi pallet yang di put away kan dengan data yang di masukan kedalam system Contoh: Tanggal 1 – 98%, tanggal 2 – 99%, tanggal 3 – 99% Waktu process key in – diukur waktu mulai mencetak instruksi put away hingga dokumen dimasukan kembali ke dalam system

Put Away

3. Unloading Concepts Model unloading yang dipilih sangat ditentukan oleh tipe, klasifikasi dan karakteristik produk, dengan kata lain kebutuhan alat ditentukan oleh arah kebijakan bisnis. Model-model unloading yang akan dijelaskan berikut adalah pilihan-pilihan yang dapat dilakukan dengan mendasarkan pada arah kebijakan bisnis logistik, yaitu: Manual Unloading Mechanical Unloading Automatic Unloading Versi / Revisi : 1/0

a. Manual Unloading Sarana yang dipergunakan terdapat beberapa jenis diantaranya: Employee carry Two wheel hand truck Roller pallet Manual pallet truck Semilive skid Garment trooley cart Four wheeled and hanging garment carts Extendible trolley boom Versi / Revisi : 1/0

b. Mechanical Unloading Sarana model kedua adalah sarana mekanik, yang digerakan oleh kekuatan gravitasi, elektrik, atau bahan bakar minyak. Beberapa model yang biasa dipergunakan adalah: Electric pallet truck Electric pallet truck with slip sheet device Lift truck Lift truck with slip sheet device Gravity conveyor Powered extendible belt or roller conveyor Pallet claw design Versi / Revisi : 1/0

Model sarana ini terdiri dari: c. Automatic Unloading Model sarana ini terdiri dari: Truck lift design Strad-o-lift Pallet flow device Versi / Revisi : 1/0

4. Product Identification Activity Proses pemberian identitas pada SKU (stock keeping unit) barang, baik pada item, carton ataupun pada pallet. Proses identifikasi barang ini penting untuk memudahkan proses distribusi maupun pembedaan secara fisik antara barang yang satu dengan yang lain. Identifikasi barang pada dasarnya terdiri dari tiga jenis, yaitu: no identification method identification system automatic system Versi / Revisi : 1/0

a. No Identification Method Model identifikasi ini lebih menekankan pada kepercayaan terhadap kode-kode identifikasi yang telah dipergunakan pada kemasan atau barang itu sendiri, tanpa dilakukan proses penandaan secara spesifik sesuai dengan kebutuhan proses pergudangan yang dilakukan Kelemahan model ini adalah bahwa : Produktivitas pekerja berkurang karena terdapat pekerjaan yang seharusnya dilakukan tetapi tidak dilaksanakan. Terdapat kemungkinan hilangnya produk akibat tidak adanya proses identifikasi. Terdapat kemungkinan kesalahan pendistribusian, penyimpanan ataupun sortasi barang. Identifikasi yang kurang jelas dapat berakibat rendahnya volume pekerjaan, akibat dari kurang jelasnya proses alokasi barang. Sedangkan kelebihannya adalah tidak terdapat biaya yang dikeluarkan untuk proses tersebut. Versi / Revisi : 1/0

b. Identification System (Written Label) Dimana pada barang tersebut dituliskan dan ditempelkan dengan label tertentu, dengan ditulis tangan Metoda ini sering dipergunakan pada perusahan-perusahaan yang melaksanakan kegiatannya secara manual dalam skala volume yang relatif tidak terlalu tinggi Kelemahan metoda ini adalah: Tulisan sering sulit dibaca Potensi besar terjadi kesalah penulisan Tulisan tangan cukup melelahkan dan relatif memakan waktu Kelebihan dari metoda ini adalah: Biaya pekerja untuk proses ini relatif rendah Tidak terdapat biaya investasi peralatan identifikasi Pengurangan tingkat kesalahan alokasi dan sortasi maupun distribusi. Perbaikan kendali persediaan Versi / Revisi : 1/0

b. Identification System (Marking On The Product) Proses identifikasi ini dilakukan pada kemasan produk dengan mempergunakan tulisan tangan. Berbagai metoda yang dapat dilakukan adalah sbb: Sticker label, yang ditempel pada barang Label yang digantung, terutama produk pakaian Label berwarna untuk kode pengaturan proses FIFO Printed label Penempatan label pada lokasi di mana barang disimpan. Versi / Revisi : 1/0

c. Automatic Identification Method Metoda otomatis yang dipergunakan ini adalah dengan dukungan teknologi dalam pengendaliannya. Kode-kode identifikasi di proses scanning, sehingga akan memberikan input pada alat pemeriksaan untuk dipergunakan sebagai alat kontrol lebih lanjut, baik berupa pendistribusian, pengalokasian dan sortasi barang. Beberapa jenis model yang dipergunakan adalah: Wire prong identification Photoreflective Barcode Magnetic strip Optical character recognition Radio frequency Machine vision Voice recognition Surface acoustic wave Versi / Revisi : 1/0

Versi / Revisi : 1/0

Versi / Revisi : 1/0

Versi / Revisi : 1/0

Versi / Revisi : 1/0

Versi / Revisi : 1/0

T E R I M A K A S I H