TQM IN EDUCATION (Sajian 2)

POKOK BAHASAN BS5750 DAN ISO 9000 dan Implementasi di Lembaga Pendidikan STANDAR MUTU YANG LAINYA BEBERAPA PERTIMBANGAN ORGANISASI TENTANG ISO airosilah@ymail.com

BS5750 dan ISO 9000 PELANGGAN MEMBUTUHKAN JAMINAN DAN KEPPERCAYAAN BAHWA PARA PEMASOK MEMILIKI KEMAMPUAN UNTUK MEMBERIKAN PRODUK ATAU JASA SECARA KONSISTEN SESUAI DENGAN MUTU YANG TELAH DITENTUKAN (QUALITY SYSTEMS ,BS5750,BAGIAN 4,1990)

Definisi Mutu Produk atau jasa yang sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan dan memuaskan pelanggan

Mutu di Bidang Pendidikan Meliputi mutu input, proses, output dan outcome

Karakteristik Mutu Kinerja (performa) : Berkaitan dengan aspek fungsional sekolah Timeliness: dapat diselesaikan dengan waktu yang wajar Reliability: pelayanan prima bertahan lama Durability: tahan banting Estetics: Indah Personal interface: menjunjung tinggi nilai-nilai moral dan profesionalisme

Easy of use: sarana dan prasarana termanfaatkan Lanjutan... Easy of use: sarana dan prasarana termanfaatkan Feature: keunggulan tertentu Conformance to specification: memenuhi standar tertentu Consistency: konsisten, ajeg Uniformity: tanpa variasi, seragam Serviceability: mampu memberikan pelayanan prima Accuracy: tepat dalam pelayanan

ISO (International standard organization) Adalah badan standardisasi internasional yang menangani masalah standardisasi untuk barang dan jasa. Badan ini merupakan federasi badan-badan standardisasi dari seluruh dunia yang berkedudukan di Geneva, Swiss. ISO 9000 adalah salah satu dari seri standar internasional untuk manajemen mutu. Manfaat ISO 9000 adalah untuk menunjukkan kemampuan organisasi yang taat azas dalam memberikan produk yang memenuhi permintaan pelanggan dan peraturan yang berlaku Tujuan ISO 9000 adalah untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi permintaannya.

Perkembangan ISO Dimulai dari tahun 1987 disebut ISO 9000:1987 kemudian menjadi ISO 9000:1994 lalu berubah menjadi ISO 9000:2000 Perkembangan terakhir dari ISO 9000 ialah menggabung ISO 9001, 9002 dan 9003 menjadi ISO 9001:2000. Lalu pada tahun 2008 berubah menjadi ISO 9001:2008. Jadi ISO 9001:2008 adalah Manajmen mutu terpadu yang merupakan versi terbaru yang diluncurkan pada tahun 2008.

Family ISO 9000 series ISO 9000:2000, Dasar dan kosakata sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, Persyaratan Sistem manajemen mutu (yang terbaru ISO 9001:2008) ISO 9004:2000, Pedoman untuk kinerja peningkatan sistem manajemen mutu ISO 19011, Pedoman audit sistem manajemen mutu dan lingkungan ISO 10005:1995, Manajemen mutu-Pedoman untuk rencana mutu

ISO 10006:1997, manajemen mutu- Pedoman mutu dalam manajemen proyek ISO 10007:1995, Manajemen mutu- Pedoman untuk susunan manajemen ISO 10014:1998, Pedoman untuk pengelolaan mutu ISO 10015:1999, Manajemen mutu- Pedoman Pelatihan

Karakteristik SMM ISO 9001 (SISTEM MANAJEMEN MUTU) Seluruh fungsi dan bagian dalam organisasi memiliki tanggungjawab yang sama dalam menjalankan sistem mutu sesuai standar yang telah ditetapkan Meningkatkan kemampuan kerja dan kesadaran mengenai kualitas Adanya suatu kejelasan bagi seluruh pegawai tentang uraian tugas, tanggungjawab, wewenang dan lingkup pekerjaannya terhadap produk yang dihasilkan.

Prinsip ISO 9001:2000 Customer focus Leadership‘ Involvement of people Process approach System approach Continual improvement Factual approach in decision making Mutual relationship

Fokus pada pelanggan Pelanggan Pelanggan Top manajemen Middle manajemen dan staf Pelanggan Pelanggan Middle manajemen dan staf Top manajemen

Kepemimpinan airosilah@ymail.com Pertimbangan semua kebutuhan pihak terkait sebagai suatu kesatuan Menciptakan visi yang jelas untuk masa depan organisasi Menetapkan target, tujuan, atau sasaran yang menantang Menyediakan sumber daya dan pelatihan Kebebasan untuk bertindak dengan tanggungjawab dan akuntabilitas Menjadi contoh dalam hal kejujuran, moral, dan penciptaan budaya Menhilangkan kekhawatiran di antara sesama pegawai

Melibatkan seluruh personil Personil pada semua tingkatan adalah modal utama organisasi, dimana keterlibatan kemampuannya secara penuh sangat bermanfaat bagi organisasi Prinsip ini dilaksanakan dengan cara memberdayakan dan memberikan kesempatan kepada seluruh personil untuk merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.

Pendekatan proses Proses: Kumpulan aktivitas yang saling berhubungan/mempengaruhi. Dimana terjadinya perubahan dari input (material, persyaratan, peralatan, instruksi) menjadi output (barang/jasa) Pendekatan proses mensyaratkan organisasi untuk melakukan identifikasi, penerapan, pengelolaan dan melakukan continual improvement proses yang dibutuhkan untuk smm dan mengelolanya untuk mencapai tujuan.

Pendekatan sistem Pendekatan sistem untuk pengelolaan baru dapat dilakukan jika pendekatan proses telah diterapkan. Pendekatan sistem untuk pengelolaan adalah kumpulan dari pendekatan proses. Pendekatan sistem didefinisikan sebagai pengidentifikasian, pemahaman, dan pengelolaan sistem dari proses yang saling terkait untuk pencapaian dan peningkatan sasaran organisasi dengan efektif dan efisien.

Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta Keputusan yang efektif adalah keputusan yang berdasarkan analisis data dan informasi yang dapat dipertanggungjawabkan

Perilaku ISO Selalu menulis apa yang dikerjakan dan mengerjakan apa yang ditulis Bertindak tepat dan benar Mengutamakan kepentingan pelanggan Efisien menggunakan sumber daya menghargai tugas, tanggungjawab dan wewenang orang lain

Memiliki tanggungjawab terhadap pelaksanaan tugas Memiliki semangat untuk melayani Memiliki kepekaan terhadap mutu Memiliki dorongan yang kuat untuk melakukan perbaikan terus menerus Memiliki semangat kerjasama Memiliki disiplin diri Memiliki prakarsa Menjunjung tinggi nilai-nilai moral dan etika

Tanggungjawab manajemen Pengelolaan sumber daya Realisasi produk Persyaratan SMM ISO 9001:2000 Sistem Manajemen Mutu Tanggungjawab manajemen Pengelolaan sumber daya Realisasi produk Pengukuran, analisis dan peningkatan

Persyaratan Dokumen Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup: 1. Kebijakan dan sasaran mutu 2. Manual Mutu 3. Prosedur Wajib 4. dokumen yang dibutuhkan oleh organisasi 5. rekaman

Tujuan Penerapan SMM ISO 9001:2008 Tujuan akhir menerapkan SMM ISO 9001:2008 adalah untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan menerapkan sistemnya secara efektif dan effisien.

Keuntungan Bagi Sekolah Mendapatkan pengakuan secara international Memperoleh posisi yang lebih baik dibanding pesaing Menghasilkan produk yang gagal mulai berkurang, sehingga terjadi penghematan dan mengurangi keluhan Struktur organisasi, tanggung jawab dan wewenang akan semakin jelas Dari segi pemasaran, akan lebih meningkatkan kepercayaan pelanggan Cara kerja lebih tertib, semua tugas ada penanggungjawabnya dan terdokumentasi File-file penyimpanan data lebih mudah dicari dan terkendali Selalu melakukan perbaikan dalam upaya peningkatan mutu

Keuntungan bagi warga sekolah Memperoleh kepuasan bekerja dengan adanya sistem yang baik Memiliki keyakinan bahwa pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan Memperoleh kejelasan mengenai tugas dan tanggungjawab

Tahapan Penerapan SMM ISO 9001:2000 Penulisan dan pengesahan dokumen Pelaksanaan dari seluruh dokumen yang telah dibuat Melakukan audit internal Melakukan audit eksternal

Langkah awal sebelum menerapkan: Mengidentifikasi proses yang diperlukan untuk menerapkan SMM yang efektif Memahami interaksi masing-masing proses Dokumentasi yang diperlukan untuk menjamin bahwa operasi dan pengendalian berjalan efektif

Hambatan dalam Menerapkan SMM Kurangnya komitmen Kurangnya sumber daya Kurangnya partisipasi Keterbatasan waktu Kurangnya pemahaman Kurangnya pemantauan

Standar Mutu lain Manajemen mutu merupakan hal yang amat sangat dibutuhkan karena saat ini tidak ada lagi hal yang sederhana inipun kalau hal yang sederhana pernah ada (Crosby)

TQM adalah sebuah filosofi tentang perbaikan secara terus-menerus, yang dapat memberikan seperangkat alat praktis kepada setiap institusi pendidikan dalam memenuhi kebutuhan, keinginan, dan harapan para pelanggannya, saat ini dan untuk masa yang akan datang. (Edward Sallis).

TQM (Total Quality Manajemen) merupakan perluasan dan pengembangan dari jaminan mutu. TQM ádalah tentang usaha menciptakan sebuah kultur mutu, yang mendorong semua anggota stafnya untuk memuaskan para pelanggan.

Management of Change TEKANAN TEKANAN TUNTUTAN PERSAINGAN CUSTOMERS SDM STRATEGI SDM TEKNOLOGI TQM TEKANAN DEREGULASI TEKANAN: WAKTU KUALITAS BIAYA.

DIMENSI MUTU PELAYANAN (CUSTOMER PERSPECTIVE) Compliance: kepatuhan terhadap aturan, etika dan norma masyarakat. Assurance: pengetahuan, kesopanan serta kemampuan dalam memegang kepercayaan dan keyakinan customer. Reliability: kemampuan untuk melakukan pelayanan sesuai dengan yang dijanjikan. Tangible: tampilan fasilitas fisik, perlengkapan, karyawan dan sarana komunikasi Emphaty: kepedulian dan perhatianindividual kepada customer. Responsiveness: kemampuan untuk menolong dan melayani customer

Pengendalian mutu dalam perspektif TQM Membangun komitmen organisasi terhadap mutu di mana untuk beberapa kasus tertentu langkah ini membutuhkan perubahan pada kultur organisasi. Fokus terhadap pelanggan yang dilakukan untuk (a) mengidentifikasi apa yang diinginkan oleh pelanggan dari pelayanan yang bertalian, (b) untuk mengidentifikasi apa yang sesungguhnya telah disediakan oleh organisasi untuk pelanggan, (c) untuk mengidentifikasi gap dari apa yang menjadi keinginan pelanggan dengan apa yang diterimanya, dan (d) untuk menutup gap tersebut. Menemukan cara untuk mengukur mutu Tetapkan tujuan dan ciptakan insentif untuk tercapainya tujuan tersebut. Hilangkan hambatan-hambatan antar fungsi dalam organisasi.

FILOSOFI TQM C COMMITMENT O OPENESS M MOTIVATION E EFFORT T TEAMWORK

PENDEKATAN dalam TQM VISI DAN MISI PENINGKATAN BERKELANJUTAN PENILAIAN TERHADAP KONDISI SAAT INI PRIORITISASI PELUANG PENGEMBANGAN INISIATIF IMPLEMENTASI RENCANA

PROYEK TQM LANGKAH PERBAIKAN MUTU Fase 1 Forming Fase 2 Storming TIM TQM KEPALA SEKOLAH Fase 1 Forming Fase 2 Storming Fase 3 Norming Fase 4 Performing

FAKTOR-FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN TQM KEPEMIMPINAN YANG KUAT KOMITMEN ORGANISASI YANG LUAS TIM LINTAS FUNGSI INTENSITAS KOMUNIKASI YANG TINGGI DISIPLIN KREATIVITAS PENDEKATAN YANG TEPAT PENCARIAN TERHADAP PENINGKATAN YANG SUBSTANSIAL PERENCANAAN YANG IMPLEMENTATIF DUKUNGAN TOP-DOWN IDE BOTTOM-UP

Implementasi TQM pada kegiatan sekolah Karakter Mandiri Budaya Mutu Pendekatan mutu Visi untuk berprestasi Komitmen stakeholders Program pengembangan staf Kendali mutu Continous improvement Intensitas komunikasi

KESALAHAN TIPIKAL GAGAL DALAM MENDEFINISIKAN TUJUAN DARI PROYEK. GAGAL DALAM MEMBANGUN SENSE OF URGENCY. TIDAK ADA DUKUNGAN DAN KOMITMEN MANAJEMEN. TIM TIDAK MAMPU UNTUK MEMBUAT PENINGKATAN SEBAGAIMANA DIHARAPKAN.

TEKNIK PENGEMBANGAN VISI ANALISIS AKTIVITAS PEKERJAAN PEMETAAN PROSES ANALISIS PELUANG BENCHMARK PERSAINGAN SURVEY NILAI CUSTOMER SURVEY DIAGNOSTIK ORGANISASI PENILAIAN TERHADAP KESENJANGAN

Alat Brainstorming Fishbone Diagram Force-Field Analysis Process Charting Decision Tree Diagram Pareto Analysis

Pengukuran Mutu (survey customer) Importance & Performance Matrix Analysis High Quality Improvement Quality Maintenance Importance Low Priority Main Priority Low High Performance

IMPLEMENTASI MUTU LAIN DALAM DUNIA PENDIDIKAN

BEBERAPA PERTIMBANGAN ORGANISASI TENTANG ISO INSTITUSI YANG SUKSES MENUJU MASA DEPAN ADALAH INSTITUSI YANG RESPONSIF SESUAI DENGAN TUNTUTAN DUNIA SEKITARNYA

Akhirul kata…………………. Keberhasilan yang muncul sebelum kerja, hanya ada di dalam kamus (Norman Mc Ewan) Biarkan mutu menjadi kebijakan anda. Esensi dari mengajar adalah belajar lagi (Will Rogers)

TEORI SIKLUS KEHIDUPAN INSTITUSI MERUPAKAN SUATU TEORI YANG MENGACU KEPADA KEBUTUHAN YANG SANGAT DIPERLUKAN OLEH SETIAP MANUSIA ATAU LIFE CYLE FORMASI PERTUMBUHAN KEDEWASAAN PENURUNAN /REVITALISASI

FASE- FASE PERKEMBANGAN DALAM TQM FASE PERTAMA KELAHIRAN DAN FORMASI FASE KEDUA PERTUMBUHAN UNTUK MENGHADAPI TANTANGAN BAIK SECARA EKSTERNAL MAUPUN INTERNAL FASE KEDEWASAAN MERUPAKAN FASE UNTUK MENCARAI PEMBENARAN DALAM SUATU ORGANISASI DAN SANGAT BERBAHAYA KALAU TIDAK DIBARENGI DENGAN PENDIDIKAN YANG MENUNJANG FASE KEEMPAT MERUPAKAN FASE YANG MENENTUKAN UNTUK MENJADI FASE YANG SANGAT MENENTUKAN UNTUK KEMAJUAN SUATU ORGANISASI

SILAHKAN ditanggapi