Manajeman Proyek SISTEM INFORMASI SIKLUS HIDUP PROYEK Manajeman Proyek SISTEM INFORMASI

PROYEK : Cost, ketidakpastian, potensi konflik, Potensi Resiko, dsb. Siklus Produk : R & D Pengenalan Pasar Tumbuh (Growth) Matang (Mature) Penurunan (Anti Klimaks) Mati (dead) OVERVIEW

GRAFIK SIKLUS HIDUP PRODUK

SIKLUS HIDUP PROYEK Konsepsi Perencanaan Eksekusi Operasi

TAHAP KONSEPSI (‘1) Inisiasi Proyek Kelayakan Proyek Dari Owner atau tawaran dari pihak luar, mis : Konsultan Dimulai dgn ditemukannya masalah, kesempatan, atau kebutuhan user Kelayakan Proyek Proses investigasi thd masalah dan mengembangkan solusi secara detail, apakah penyelesaian masalah cukup menguntungkan secara ekonomis dan bermanfaat. Apa yg diperlukan, kapan, pihak yang terkait, dll Jika perlu, gunakan pihak ketiga, ex : konsultan, kontraktor,developer

TAHAP KONSEPSI (‘2) Permintaan Proposal Proposal Proyek Dikirim ke pihak luar (terdaftar peserta lelang/Bidders List) Penyebaran RFP (Request for Proposal) RFP : Tujuan Proyek, Lingkup Proyek, spesifikasi performansi, batasan ongkos, jadwal, kebutuhan data, jenis kontrak yang diinginkan Proposal Proyek Surat Pengantar  Meyakinkan user bahwa proposal perlu dipertimbangkan, kualifikasi, pengalaman, minat kontraktor, contact person

TAHAP KONSEPSI (‘3) Ringkasan Eksekutif (Executive Summary) deskripsi singkat proyek, tujuan, kebutuhan keseluruhan, hambatan dan area masalah.  Penting  menentukan apakah user akan memeriksa proposal /tidak Bagian Teknis Lingkup pekerjaan, pendekatan yang digunakan, detail Manfaat/keuntungan  manfaat yang akan diperoleh user Jadwal  Jadwal dan tahapan pengerjaan dan kapan hasil proyek diserahkan

TAHAP KONSEPSI (‘3) Bagian Keuangan  Penjelasan Biaya langsung, biaya tidak langsung sesuai dengan tenaga kerja dan bahan yang digunakan. Sistem kontrak dan pembayaran include di bagian ini Bagian Legal  Masalah/perubahan yang akan muncul, ex : prosedur perubahan lingkup proyek, dan penghentian proyek Kualifikasi Manajemen  Latar Belakang organisasi kontraktor, pengalaman pekerjaan, prestasi, situasi keuangan, susunan tim, orang2 kunci dalam organisasi.

TAHAP KONSEPSI (‘4) Pemilihan Proposal Syarat Administrasi Aspek Hukum Bidang Pekerjaan Aspek Finansial Personil Metodologi/ Teknis Performansi/Kualitas Harga Jadwal

TAHAP KONSEPSI (‘5) Contoh Form Penilaian Proposal Bobot total = 1 * Nilai = skala 1 - 10 KRITERIA (1) BOBOT (2) NILAI (3) BOBOT x NILAI (4) PERSONEL 0,2 8 1,6 TEKNIS 0,3 9 2,7 HARGA 6 1,2 PERFORMANSI / KUALITAS TOTAL 8,2

TAHAP KONSEPSI (‘6) Negoisasi Kontrak Transaksional yang kompleks, dan memakan waktu dalam hal waktu, jadwal, biaya, dan performansi. Tergantung Bargaining position kedua belah pihak USER : persyaratan yang menguntungkan, penekanan harga, mencegah pembatasan ruang gerak user, sistem penalti. Detail aspek teknis pekerjaan, Informasi ttg calon kontaktor (brosur,laporan,info dari klien lain) , sejarah,pengalaman,kondisi dan strategi. Calon Kontraktor : Mengurangi Resiko, mengurangi resiko, menekan biaya, usulan untuk deviasi pekerjaan, insentif

TAHAP PERENCANAAN Dikerjakan tim dengan seorang manajer proyek  memastikan kebutuhan user cukup wajar dan jelas Memenuhi kebutuhan user Memenuhi kebutuhan proyek

TAHAP PERENCANAAN (2) Jadwal Pekerjaan Anggaran dan sistem Pengendalian Biaya Work Breakdown Stucture secara Rinci Bagian-bagian yang beresiko tinggi dan cukup sulit dan rencana ttg pengatasan kemungkinan yang akan muncul Rencana Sumberdaya Manusia dan pemakaian SD lain Rencana Pengujian Hasil Proyek Rencana Dokumentasi Rencana Peninjauan Pekerjaan Rencana pelaksanaan hasil proyek

TAHAP EKSEKUSI Desain Pengadaan Produksi/ Development Implementasi  Gambar, Maket, Diagram atau Skema secara detail Pengadaan  Pengadaan Fasilitas-fasilitas pendukung, baik material inti maupun material pendukung Produksi/ Development Pelaksanaan product development Pengawasan, pengendalian SD, motivasi para pekerja, dan laporan kemajuan thd user Implementasi Pengujian dan penyerahan produk apakah sesuai dengan keinginan dan TOR (Term of Reference) pekerjaan. Adanya Training utk USER

TAHAP OPERASI Tahap pengoperasian hasil dari pekerjaan kontaktor/developer setelah dilakukan serah terima pekerjaan Adanya masa maintanance dari pihak kontraktor dengan user  tergantung yang disebutkan dlm klausul kontrak Jika terjadi perubahan lingkungan, ex : perkembangan teknologi, maka bisa dilakukan kerjasama baru dengan pihak developer sebelumnya atau dengan partner baru.

JENIS KONTRAK KONTRAK adalah persetujuan dua belah pihak, pihak yang satu (Kontraktor) berjanji utk mengerjakan suatu jasa, dan pihak yang lain (Klien/user) berjanji utk mengerjakan sesuatu sebagai imbalan atau pembayaran Jenis Kontrak : Harga Tetap / fixed price Harga Berubah / reimbursement

HARGA TETAP Harga Tetap Harga Tetap dengan penyesuaian Tidak ada Toleransi thd kemungkinan perubahan harga material atau tenaga kerja Klien tidak bisa meminta perubahan thd apa yg tertera dalam kontrak Cocok dengan proyek yang dalam dokumen lelang yang detail pekerjaan sudah lengkap Harga Tetap dengan penyesuaian Jika terjadi perubahan harga material, tenaga kerja atau overhead Kontraktor lebih diuntungkan dengan kontrak jenis ini Biasanya untuk sebuah kontrak kerjasama jangka panjang

HARGA TETAP Harga Tetap dengan insentif fee Mengurangi kerugian di pihak klien, karena ada profit tambahan jika kontaktor dapat menurunkan biaya dan meningkatkan efisiensi Harus dinegoisasikan harga maksimum dan profit maksimum Jika terjadi pembengkakan biaya, maka kontaktor harus berusaha untuk menurunkannya, agar profit minimum bisa dicapai Jika terjadi pembengkakan biaya, maka ada prosentase rasio pembebanan biaya, ex : 70/30 (30% ditanggung kontraktor, 70% oleh user) Kontrak jenis ini, cocok utk proyek berskala besar dan jangka waktu lama

HARGA BERUBAH HARGA BERUBAH : Variasi Harga Berubah : Cocok utk proyek R&D  biaya sulit diestimasi Kontraktor melakukan pekerjaan terlebih dahulu, baru biaya ditentukan kemudian Variasi Harga Berubah : Biaya Plus fee Tetap Biaya plus fee insentif

HARGA BERUBAH (2) Biaya Plus fee Tetap Biaya plus fee insentif Berapapun biaya yang dikeluarin, nilai fee thd kontaktor tetap Kontraktor tidak perlu memikirkan biaya yang dikeluarkan dan waktu Cocok untuk pekerjaan yang berbasis penelitian dan pengembangan dimana target pekerjaan belum pasti dan masih umum. Biaya plus fee insentif Kompromi bila kontraktor tidak menghendaki biaya tetap dan klien tidak menginginkan kontrak biaya plus fee tetap Fee berdasarkan prosentase pada biaya aktual yang dikeluarkan  Cost sharing Ratio Didalam kontrak disebutkan biaya target, fee maksimum dan minimum. Fee maksimum kontraktor tidak terbatas, tapi minimumnya bisa nol atau negatif

TUGAS KELOMPOK CARILAH CONTOH PROPOSAL PROYEK, DAN BERIKAN ULASAN TERHADAP PROPOSAL PROYEK(RFP) / RFI(REQUEST FOR INFORMATION) YANG ANDA AJUKAN...!!! DIKUMPULKAN MINGGU DEPAN DIPRESENTASIKAN DI DEPAN KELAS DIKUMPULKAN DALAM BENTUK SOFTCOPY DAN HARDCOPY TIAP KELOMPOK TIDAK BOLEH SAMA

TERIMA KASIH SEE U NEXT WEEK..!!!