MANAJEMEN REKAYASA INDUSTRI Prof. Dr. Iman Sudirman, DEA

MANAJEMEN REKAYASA INDUSTRI Tujuan: Memberikan kemampuan dalam: Memahami persoalan-persoalan menejemen dalam proses rekayasa industri Menguasai dan menerapkan berbagai alat dalam menejemen rekayasa industri

Outline Kuliah: Sejarah Perkembangan manajemen Rekayasa Industri Pemakaian dan Perencanaan Proses Keputusan Organisasi Kepemimpinan Pengendalian Manajemen Operasi Manajemen Proyek Manajemen Career bagi engineering

MANAGING ENGINEERING AND TECHNOLOGY Karangan: Lucy C. Morse Daniel L. Babcock

Literatur: Managing engineering and technology (Lucy C Morse, Daniel L Babcock)

TUGAS DAN FUNGSI MANAJER Memahami Misi Perusahaan (arah dan ruang gerak bisnis) a. Mengantisipasi keadaan dan persoal- an masa depan b. Menentukan tujuan c. Menentukan courses of action d. Menyiapkan Sumber Daya 3. Mengendalikan Penggunaan Sumber Daya 4. S i a p M e n g h a d a p i Kontingensi

Persoalan Dasar Manajemen 1. Ketidakpastian: Ketidaklengkapan informasi mengenai masa depan 2. Keterbatasan: Keterbatasan Sumber Daya

Pendekatan Manajemen Pendekatan Kewirausahaan a. Intuitif dan Agresif b. Dramatic Leap Forward In Face Of Uncertainty 2. Pendekatan Penyesuaian a. Konservatif b. Pertumbuhan tanpa pola 3. Pendekatan Terencana Sistematis, terstruktur dan rasional

Peran Manajer 1. Keterampilan Manajerial a. Keterampilan konseptual b. Keterampilan meng-handle manusia c. Keterampilan teknis 2. Peran Manajer a. Peran Interpersonal Figurehead, Leader, Liaison b. Peran Informasional Monitoring, Disseminator, Spoke Person c. Peran pengambilan keputusan Entrepreneurs, Disturbance Handler, Resource Allocator, Negotiator

Atribut Manajemen Kekuasaan: Pelaksanaan tugas dan fungsi memerlu- kan dukungan kekuasaan 2. Tujuan: Pencapaiannya menuntut Komitmen dan motivasi 3. Proses: Pelaksanaan tugas dan fungsi 4. Manusia: Pendukung Proses 5. Sumber Daya: Fisik dan Non Fisik

B. Middle Manager: . Memerintah First Line Manager . Menjabarkan Strategi & Kebijakan Perusahaan dalam kegiatan operasional C. Top Managers: . Bertanggung Jawab atas seluruh Mana- gement Perusahaan . Merumuskan Strategi & Policy Perusa- haan.

3. Management Level & Skills Skills yang dibutuhkan berbeda menurut level management. 3 Macam Skill: Technical Skill: Kemampuan untuk meng- gunakan prosedur, Teknik atau pengeta- huan dalam bidang tertentu. contoh: Engineer, Accountant, Ahli bedah

Managerial Performance Menurut P. Drucker: Eficiency: Doing thing right, hubungan input-output menghasilkan hasil dengan sumber yang ekonomis. Effectiveness: Doing the right thing: kemampuan untuk menentukan tujuan serta kemampuan untuk mencapainya.

2. Level Management: A). First Line Manager Memerintahkan para pelaksana Contoh: Formen, Supervisor. Human skill, kemampuan untuk bekerja sama dengan mengerti tentang memotivasi orang lain sebagai individu atau kelompok

Conceptual skill: kemampuan untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan seluruh kegiatan-kegiatan unit organisasi sebagai suatu sistem serta melakukan antisipasi dampak perubahan suatu unit organisasi terhadap yang lain.

First Line Manager Conceptual Human Technical Middle Manager Conceptual Human Technical Top Manager Conceptual Human Technical

Management Role Interpersonal role: Berguna untuk membantu organisasi berjalan lancar 1. Figure Head: dapat ditampilkan, memi- liki peran untuk tampil pada acara- acara jurnal serta melakukan tugas- tugas sosial 2. Liaison: menjaga hubungan dengan pihak-pihak yang terkait serta menyediakan informasi.

B. Informational Role: menerima & mengko- munikasikan informasi Monitor: mencari dan menerima informasi Disseminator: menyalurkan informasi pada yang membutuhkan informasi yang dikirimkan dapat saja telah ditafsirkan oleh manager yang bersangkutan. Spoke Person: menyampaikan tentang kebijakan, strategi serta rencana perusahaan

C. Decision Making: Enterpreneur: Mencari peluang-peluang bisnis memulai proyek-proyek baru atau proyek-proyek perbaikan untuk perubahan 2. Disturbance Handler: Mengambil tindakan koreksi bila terjadi penyimpangan 3. Ressource Allocator 4. Negotiator

Orientasi Manajemen DIMENSI MANAJEMEN PUNCAK MANAJEMEN MADYA PENYELIA 1 Fokus 1.Keselamatan dan pengembangan perusahaan jang- ka panjang 2. Faktor kunci keberhasilan strategis Kompetisi, pelayanan pasar Dan pemantapan keunggul an Persoalan operasional 2. Tujua 1. Posisi perusahaan di masa depan 2. Keuntungan di masa depan 1. Penghematan sumber daya 2. Keuntungan jangka menengah Keuntungan jangka pendek 3. Proses Forumulasi kebijakan Dan strategi Formulasi rencana dan program 1. Perencanaan pelaksa- sanaan 2. Implementasi rencana pelaksanaan 4. Kendala/Pembatas 1. Sumber daya global di 2. Faktor kunci keberhasil- an jangka panjang 1. Sumber daya terpakai dimasa depan 2. Faktor kunci keberhasil an jangka menengah 1. Sumber daya yang di- alokasikan an operasional

ORIENTASI MANAJEMEN DIMENSI MANAJEMEN PUNCAK MANAJEMEN MADYA PENYELIA 5. Hasil yang di- harapkan 1. Pengembangan po- tensi di masa depan 2. Pertumbuhan berke- lanjutan Efektivitas dan fleksibi- litas Efisiensi dan stabilitas 6. Informasi 1. Kecenderungan pe- luang dan bahaya 2. Informasi bisnis 1. Kekuatan dan kele- mahan 2. Informasi fungsional Kemajuan pelaksanaan kegiatan 7. Organisasi Entrepreneurial dan fleksibel Profesional dan adhokrasi Terstruktur dan stabil 8. Pemecahan persoalan 1. Antisipatif 2. Tidakbaku 3. Risiko tinggi 1. Pendekatan sistem 2. Risiko rasional/ moderat 1. Reakti 2. Berdasarkan penga- laman 3. Risiko rendah

Teori Manajemen Klasik Perkembangan teori-teori ini mempunyai kaitan dengan revolusi industri 1780 (di Inggris) terutama dengan: a. Substitusi tenaga manusia oleh mesin b. Perluasan pasar karena perluasan jabatan c. Pertumbuhan perusahaan

Akibatnya timbul perosalan-persoalan: Kesulitan dalam pengarahan dan pe- ngendalian kegiatan b. Kekurangan manager dan tenaga kerja terampil c. Produktivitas tenaga kerja yang rendah Teori-teori klasik mencoba menjawab masa- lah di atas, organisasi terbentuk dengan ciri- ciri: a. Centralized b. Spesialistis c. Disiplin, aturan dan kepatuhan  Produktivitas Organisasi mekanistik  keputusan lambat, tapi cocok Untuk saat itu karena perubahan-perubahan lambat.

Evolusi Teori Management Klasik Pemikiran awal Persoalan inti: Produktivitas & Organisasi a. Robert Owen: Manager pabrik tekstil (awal abad 19) untuk meningkatkan produktivitas perlu perbaikan perlakuan terhadap karyawan (perumahan, jam kerja, umur kerja).

Produktivitas bukan hanya melalui perbaik- an teknis tapi melalui pembinaan tenaga kerja. b. Charles Babbage: (Prob. Matematik): pe- nerapan prinsip-prinsip ilmiah (ex: spesia- lisasi, efisiensi penggunaan tenaga kerja, lintas assesment dan sebagainya).

2. Scientific Management F.W. Taylor (1856-1915) dipengaruhi oleh Henry Towne 1886: “The Engineer as an Economist”. Fokus: Peningkatan Effisiensi, perbaikan metoda kerja. Dilandasi pengalaman: Micvale steel company Bethleheem company Konsultan 1920: Lousi Brandeis menyebut Scientific Management

Gagasan-gasasan: Tugas dapat dianalisis  one best way Perlu standard kerja dan waktu melaui Time & Motion Study 3. Seleksi pegawai sesuai dengan tugas dan melatih untuk menguasai metoda yang effisien 4 4. Motivasi pekerja lebih baik memperoleh ganjaran ekonomis sebagai imbalan dari peningkatan produktivitas

Pengaruh pada teori Organisasi a). Keterpaduan kekuasaan dan tanggung jawab. b). Pemisahan perencaan dan operasi c). Organisasi fungsional d). Spesialisasi tugas 3. Teori Management Administratif Scientific Management  optimasi operasi (mikro)

Administrative management Theory (awal abad XX) relevan untuk persoalan-persoalan manajemen pada tingkat yang lebih tinggi. Pelopor: Henry Fayol – Industrialis Perancis (manager puncak), diterbitkan tahun 1916 dengan nama: “Administrasi Industrielle et generale”. Element Administrasi: Planning, Organization, Command, Coordination Control

Prinsip-prinsip manajemen: Pembagian Tugas Spesialisasi tugas untuk menciptkan effi- siensi kerja. b. Kekuasaan dan Tanggung jawab Kekuasaan adalah hak untuk memberikan perintah dan kekuatan untuk menjamin kepatuhan kekuasaan harus diimbangi dengan tanggung jawab

c. Disiplin Disiplin diperlukan agar aktivitas-aktivitas bisnis dapat berjalan secara lancar d. Kesatuan Perintah Seorang pekerja hendaknya hanya mem- peroleh perintah dari seorang atasan saja e. Kesatuan Arah Seorang pimpinan dan sebuah rencana bagi sebuah kelompok aktivitas yang me- miliki tujuan yang sama.

f. Subordinasi kepentingan Pribadi Meletakkan kepentingan pribadi di bawah kepentingan organisasi g. Remunerasi Penggajian harus adil dan memberikan kepuasan, baik bagi pekerja maupun bagi perusahaan h. Sentralisasi Sentralisasi sangat penting bagi sebuah organisasi

Rantai Skalar Rantai skalar adalah rantai kekuasaan atau jabatan mulai dari kekuasaan ter- tinggi sampai ke jabatan terendah. J. Keteraturan Posisi setiap orang dalam organisasi harus diatur keteraturan tercapai bila ter- sedia “ a place for everyone and everyone in his place”. K. Keadilan

L. Stabilitas Seorang pekerja memerlukan waktu untuk menyesuaikan diri pada tugasnya dan untuk melaksanakan tugas tadi secara efektif m. Inisiatif Inisiatif perlu dirangsang pada semua tingkat organisasi n. Esprit de corps Prinsip ini menekankan arti penting “team work” serta pemeliharaan hubungan antar personil

Pengaruh aliran ini: a). Organisasi dengan struktur piramida b). Implementasi rantai pasar c). Pembatasan span of control d). Pendelegasian kekuasaan Model Birokrasi Max Weber: Pelopor sosiologi modern, Prof. M. Heidelber University

Prinsip-prinsip Kekuasaan yang resmi atau legal Kompensasi dalam bentuk gaji tetap Posisi-posisi harus diorganisasikan menurut hirarki kekuasaan Penugasan harus didasarkan pada kompetensi teknis Organisasi diatur dan dioperasikan berdasarkan peraturan-peraturan

I. Management Kontemporer: Aliran behavior a. Eksperimen hawtorne b. Kontribusi Mary Parker Polles: - Kelompok penting - Kesadaran sosial - Solusi bagi seluruh

c. Chester Barnard: - Reward financial & non financial - Tidak selalu motivasi ekonomis d. Herbert Simon - Zone of acceptance - Self Control

e. Kurt Lewin B = f (P, E) f. Rensis Linkert - Organisasi  Tujuan - Pemimpin  Supportif & Ramah - Kesetiaan kelompok g. Douglas Mc. Gregor Teori X dan Y

L. Chris Arggris Proses pematangan: 1. Pentingnya aktivitas 2. Independences 3. Stronger interest 4. Pekerjaan bervariasi 5. Pandangan ke depan 6. Sub ordinate pindah ke equal/lebih tinggi 7. Self control

i. Katz and Kahn organisasi = sistem terbuka

II. Pendekatan Quantitative OR berkembang pada PD II Simplex oleh George B. Dantzig tahun 1947 EOQ model reason Model: representasi dunia nyata Terdiri: ikonik analog simbolik - Computer simulation

III. Pendekatan System Sistem: kumpulan elemen interaksi Tujuan Kerangka Sistem

Perspektif Perencanaan Horizon waktu: - Rencana jangka panjang - Rencana jangka pendek 2. Bidang: - Produksi - Keuangan - Pemasaran dsb

3. Elemen rencana: a. Visi, Misi b. Strategi: Corporasi, bisnis dan fungsional c. Program dan kegiatan d. Anggaran

Proses Perencanaan:

Flow chart/gambar

Strategi ---------> Organisasi Studi dari Chandler Meneliti pertumbuhan 100 perusahaan di USA Pertumbuhan: Kecil  Product  Otonomi Deversification  Product Growth Struktur: Sentralisasi  Desentralisasi  Divisional

Pengaruh Spesifik: Strategi Defender Focus pada produk yang ada Mempertahankan produk dengan kualitas tinggi, harga bersaing Mempertahankan segmen pasar Tidak tertarik pada penjajagan produk baru Stabilitas.

Strategi Prospector: Mencari peluang-peluang pengembangan produk Mencari peluang-peluang pasar baru Mendorong inovasi

Struktur Organisasi Prospector: Formulasi rendah Desentralisasi/Divisional Flexibility tinggi

Strategi: Analyzer: Kombinasi defender & Prospector Minimalisasi resiko, memanfaatkan peluang

Organisasi: Mix Fungsional & Divisional formal, informal Sentralisasi, desentralisasi, standard, flexible

Strategic generic: Cost leadership Product leadership Focus Struktrur organisasi ???

Factor Contextual: Lingkungan Technology Size

Lingkungan (Emery & Trist) Placid (sederhana, tidak cepat berubah) Disturbed Reaktive (persaingan, bereaksi) Turbulent (kompleks, dinamis)

Organisasi Dimensi Mekanistik Organic 1. Pembagian tugas Jelas, std Disesuaikan dengan kebutuhan 2. Pembagian wewenang Sentralisasi Desentralisasi 3. Hubungan kerja Dominasi: Vertical Relationship Lateral Relationship 4. Formalisasi TInggi Rendah 5. Ukuran kinerja Loyalitas & Obedience Comitmen

Pengaruh Lingkungan terhadap Organisasi: Placid Disturbed Reactive Turbulent Lingkungan Mekanistic Organic Organisasi

17 5 I 10 II 2 III 7 IV Produc of units to customer’s requirements Production of Prototype 2 III Pabrication of large Equipment in stage 7 IV Production of small Batches to customer’s orders

Pengaruh teknologi  Organisasi Dimensi Job order/ Small batch Mass Production Process Jumlah level Sedikit (max 5) Tinggi Span of control Kecil Besar Organizational consciousness Rendah Ratio adm staff/ Technical worker sedang

Pengaruh size  Organisasi Kecil - Besar Sentralisasi - Desentralisasi Formalisasi rendah  Tinggi

Organisasi : Perencanaan organisasi: Berdasarkan tujuan: - Berdasarkan produk - Berdasarkan pelanggan - Berdasarkan lokasi b. Berdasarkan proses: - fungsi-fungsi bisnis - teknologi

Kelebihan berdasarkan tujuan: Koordinasi mudah Adaptive Evaluasi mudah Motivasi tinggi

Kerugian berdasarkan tujuan: Integrasi sulit (karena ada otonomi) Duplikasi

Keuntungan berdasarkan proses: Kompetensi teknis Efisiensi (karena tidak ada duplikasi)

Kerugian berdasarkan proses-proses Orientasi tujuan kurang Koordinasi tinggi Evaluasi sulit

Prof. Dr. Ir. Iman Sudirman, DEA LEADERSHIP Prof. Dr. Ir. Iman Sudirman, DEA

Leadership: Proses mengarahkan & memperbaiki - Proses & atribut

4. Aspek yang terlibat Follower Power distribution Power to influence Value creation

Pendekatan Kepemimpinan Trait theory of Leadership: a. Ability (directing & motivating) b. Ability to communicate c. Ability to listen d. Need for achievement e. Need for power f. Lack of Job security g. Masculinity/feminity h. Etc.

Management and Leadership Creating and Agenda Developing a Human Network for achieving the Agenda Execution Outcomes

1. Creating Agenda Manager: Planning & Budgeting Leader: Vision, Direction

2. Developing Human Network for Achieving Agenda Manager: Organizing & Staffing Establishing system Delegating & task assignment Leader: Communication & Facilitating

3. Execution Manager: Controlling Problem Solving Leader: Motivating Supporting Inspiring Energizing

4. Outcome Manager: ability to produce consistenting Leader: ability to charge (ex New product)

Managerial Leadership: Kemampuan dalam: a). Mempengaruhi b). Memberdayakan c). Memberikan motivasi d). Memberikan dukungan

Pengendalian: Persyaratan: Ada rencana Standard yang jelas Sistem pelaporan Unit organisasi yang berwenang

Metoda pengendalian: Kontrol dengan feedback Pengendalian sebelum kegiatan Feed forward control

Pengambilan keputusan: Keputusan terbagi 2: Rasional Intuitif

Proses Keputusan: Intelegent Design Choice Implementation

Jenis Keputusan: Structure Unstructure

Komposisi menurut level manajemen:

Metoda-metoda Peramalan Pada dasarnya metoda peramalan dapat dikelompokkan ke dalam 3 kelompok yaitu: Metoda kualitas yang terdiri dari: * Metoda Delphi * Market Research * Historical Analogy 2. Time Series * Simple average * Moving average * Weighted moving average * Exponential Smoothing * Regressi Linier * Regressi non Linier * Box Jenkins 3. Metoda Causal * Korelasi Regressi * Econometrie Model

Beberapa Metoda akan dijelaskan secara rinci Metoda Delphi Digunakan untuk produk baru, ramalan dengan Horizon waktu yang cukup panjang. Dilaksanakan dengan mengumpulkan beberapa ahli dan dilakukan dengan beberapa tahap. Tahap 1: * Penjelasan * Ramalan oleh para ahli secara terpisah Tahap 2: Diskusi hasil Tahap 3: Ramalan oleh para ahli secara terpisah Tahap 4: Tahap 2 & 3 diulang sehingga diperoleh kesepakatan Market Research Untuk produk baru dan memiliki horizon waktu yang panjang penelitian terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi terhadap timbulnya demand.

Historical Analogy Untuk produk baru, ramalan memiliki horizon waktu panjang meniru perkembangan produk yang telah ada dan memiliki fungsi yang mirip dengan produk yang akan diramalkan besar demandnya. Time Series Simple Average Digunakan bila demand menunjukkan kecenderungan tetap. Assumsi: demand masa datang adalah sama dengan rata-rata dari demand masa lalu

Contoh: Bulan 1 2 3 4 5 6 7 Demand 30 40 70 50 Ramalan bulan 8 30 + 30 + 40 + 40 + 70 + 50 + 50

Moving Average Ramalan demand didasarkan rata-rata demand terakhir Tentukan periode dasar (umumnya 2 – 4 periode) Hitung rata-rata berdasarkan rata-rata demand pada periode dasar. Contoh: Lihat data diatas Ramalan bulan 8 70 + 50 + 50 3 = 170 = 56,6

Weighted Moving Average Berikan bobot bulan-bulan yang terdapat pada periode dasar Ramalan demand diperoleh dengan mengalihkan antara demand dengan bobot. Contoh: Bulan Demand Bobot Demand x Bobot 5 70 0,2 14 6 50 0,3 15 7 50 0,5 25 Ramalan  54

Exponential Smooting Peramalan demand diperoleh dengan rumus Ft = Contoh: Bulan Demand nyata Ramalan 1 100 150 2 120 150 Ramalan Bulan 3 = 0,6.120 + 0,4.150 = 72+60 = 132

Causal Method Korelasi Cari variabel yang diperkirakan mempengaruhi demand (dapat digunakan metoda scatter diagram) Y= demand X= variabel yang dipengaruhi Assumsi hubungan linier

Definisi Manajemen Operasi Bertanggung jawab terhadap penyediaan produk/jasa Mengambil keputusan yang berhubungan dengan pengelolaan kegiatan-kegiatan operasional serta kegiatan-kegiatan lain yang berhubungan dengan fungsi-fungsi lain di dalam organisasi Membuat rencana dan melakukan pengendalian sistem produksi serta kegiatan-kegiatan interface dengan fungsi lain di dalam organisasi dan lingkungan organisasi

Key word: Decision making terutama pada bidang: proses, kualitas, kapasitas dan persediaan Empat (4) daerah keputusan penting dalam manajemen operasi. Proses: Memutuskan proses yang harus dilakukan, fasilitas dan tenaga kerja yang harus digunakan untuk membuat produk/jasa.

Kualitas: Tingkat pemenuhan kebutuhan yang akan dipenuhi Standard dan prosedur untuk menjamin kualitas Pelatihan-pelatihan yang dibutuhkan Cara-cara penyediaan Kapasitas: Menentukan besarnya kemampuan untuk Menghasilkan produk/jasa (bisa jangka Pendek, bisa jangka panjang)

Investornya: Menetapkan barang apa yang harus dibeli, Berapa jumlahnya. Management Supply Chain (dari supplier sampai dengan customer) adalah membuat Keputusan yang tepat di empat (4) bidang.

Terdapat 3 fungsi pokok dalam organisasi: Marketing Produksi Keuangan Terdapat beberapa fungsi pendukung: Human Resseource Information system Terdapat keputusan spesifik untuk suatu Fungsi, tetapi banyak pula keputusan yang Harus mempertimbangkan fungsi lain. Contoh: Rencana produksi harus mempertimbang- kan fungsi marketing, keuangan dan Human Resseource keputusan menjadi penting.

Kegiatan operasi dapat dipandang sebagai suatu sistem Sistem Operasi:

Tema-tema baru dalam Manajemen Operasi Manufacturing dan Service: Jasa (seperti Bank, Telekomunikasi, transportasi, dsb) dibutuhkan untuk mendukung dan berhubungan erat dengan manufacturing. 2. Custumer focus: Operasi harus memenuhi kebutuhan konsumen. 3. Continous Improvement 4. Keterpaduan antara operasi dengan fungsi- fungsi lain 5. Perhatian terhadap lingkungan 6. Globalisasi