Membuat Dokumen dengan Software Pengolah Angka Program pengolah angka sering digunakan untuk pengolahan data keuangan. Program ini mampu memperbarui hitungan pada seluruh sel yang ada di lembaran begitu satu sel diubah nilainya. Membuat Dokumen Ms. Excel dengan Variasi Teks Sebelum melakukan pemasukan data, terlebih dahulu perlu dipahami tentang jenis-jenis data. Karena setiap data yang dimasukkan akan diidentifikasi oleh Microsoft Excel sesuai jenis datanya.

1. Dokumen Numerik Jenis data ini sifatnya data angka yang akan dihitung. Data numerik berupa angka nominal maupun angka nilai tukar uang. Microsoft Excel akan menganggap data angka sebagai data numerik jika terdiri dari karakter- karakter angka 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / % $. Secara default, semua data angka akan ditampilkan secara rata kanan dalam sebuah sel. Penulisan kombinasi antara angka dan karakter huruf akan dianggap sebagai data teks, jadi tidak dapat dihitung. Namun demikian, Microsoft Excel menyediakan karakter-karakter tertentu yang masih dianggap sebagai data numerik, misalnya simbol mata uang.

2. Data Teks Jenis data teks sifatnya tidak akan dihitung, hanya sebatas informasi tampilan saja. Data teks berupa huruf, rangkaian huruf, angka, rangkaian angka, atau rangkaian angka dengan huruf. Misalnya nomor urut, judul tabel, keterangan tabel, nomor telepon, kode pos, dan sebagainya. Setiap melakukan pengetikan pada lembar kerja, akan diletakkan pada sel. Saat data teks dimasukkan, Microsoft Excel akan mengenali data tersebut adalah data teks, maka secara otomatis penulisannya menjadi rata kiri.

3. Data Penanggalan Data Penanggalan adalah jenis data yang digunakan untuk menampilkan status penanggalan.

Data Waktu Data waktu adalah jenis data yang digunakan untuk menampilkan status jam. Penggunaannya tinggal menuliskan jamnya, sebagai pemisah antara detik dan menit dengan menggunakan pemisah titik dua. Untuk pengetikan data waktu berdasarkan sistem 12 jam diikuti dengan AM atau PM (A atau P) di belakang angka waktu, misalnya 10:45:15 AM. Selain itu, Microsoft Excel dapat digunakan untuk memasukkan data waktu berdasarkan sistem 24 jam, misalnya 21:15:40/

B. Membuat Tabel Lembar kerja Ms. Excel pada dasarnya tampil dalam format tabel, karena terdiri dari kolom dan baris. Sehingga program ini tidak mempunyai menu tabel untuk membuat tabel seperti Ms. Word. Untuk pembuatan tabel bisa dilakukan melalui menu Format – Format Cells– Klik Tab Border.

C. Membuat Grafik Ms. Excel memiliki kemampuan untuk membuat grafik dari data tabel dengan fasilitas jenis grafik yang menarik, dan dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan. Untuk membuat grafik persiapkan data tabel terlebih dahulu.

Mengolah Dokumen dengan Software Pengolah Angka Microsoft Excel mempunyai kemampuan untuk melakukan berbagai jenis perhitungan secara matematik serta analisis data. Dalam melakukan eksekusi perintah yang diberikan MS. Excel menggunakan beberapa jenis operator , yaitu operator aritmatik dan operator logika. Selain itu, kita akan mencoba mengembangkan pengetahuan kita untuk menerapkan rumus menggunakan fungsi-fungsi matematika yang ada dalam Ms. Excel. Perlu kita sadari bersama bahwa pengertian rumus dan fungsi berbeda cukup jauh. Rumus adalah sekumpulan fungsi matematika yang berada dalam sebuah sel, sementara itu fungsi adalah berbagai operator matematika yang dapat digunakan dalam rumus.

A. Operator Logika Operator Logika adalah simbol yang mempunyai fungsi pembanding antara dua buah nilai yang akan menghasilkan benar atau salah. Misalnya manusia adalah makhluk hidup, Pandu adalah manusia, akan terjadi benar jika Pandu adalah makhluk hidup. Contoh yang lain adalah 5 =8 akan dinyatakan salah, 5 < 8 akan dinyatakan benar. Dalam Ms. Excel pernyataan benar dan salah akan tampil dalam bentuk True atau False. Adapun operator logika adalah seperti pada tabel berikut: Simbol Operator Fungsi = Sama dengan < Lebih kecil dari > Lebih besar dari <= Lebih kecil atau sama dengan >= Lebih besar atau sama dengan <> Tidak sama dengan

B. Operator Aritmatik Operator aritmatik adalah simbol yang berfungsi sebagai penggerak angka matematik sehingga angka tersebut mengalami perubahan nilai. Adapun operator aritmatik adalah seperti pada tabel berikut. Simbol Operator Fungsi + Penjumlahan - Pengurangan * Perkalian / Pembagian ^ Eksponensial (Pangkat) % Persen & Penggabungan () Grup

C. Penggunaan Rumus Penggunaan rumus dalam Ms. Excel penulisannya harus diawali dengan tanda = . Dalam operasi perhitungan yang diekspresikan sebenarnya adalah alamat sel, sedang hasil perhitungannya berdasar pada isi sel tersebut. Proses pengerjaannya berdasarkan prioritas operator yang digunakan dan tidak mengenal karakter spasi.

1. Meng-copy (menyalin) rumus Ms. Excel merupakan program pengolah angka yang mampu mengerjakan dengan cepat dan akurat. Karena dalam melakukan penghitungan dengan rumus jika ingin menggunakan lagi cukup dengan meng-copy rumus yang sudah ada.

ACUAN Berdasarkan sifatnya, saat mengkopi rumus kita dapat mengelompokkan acuan- acuan yang dimiliki Excel menjadi 3 jenis. Yaitu: Acuan Relatif Acuan Mutlak Acuan Campuran

Acuan Relatif Adalah acuan yang pada saat dikopi akan berubah relatif terhadap sel tempat rumus tersebut digunakan. Misalnya kita mempunyai sebuah rumus di F4 yang mengacu ke data di sel C4, D4, dan F4. Jika rumus tersebut dikopi ke sel F5 sampai F11, maka di F5 rumus akan mengacu ke C5, D5, dan E5, di F6 rumus akan mengacu ke sel C6, D6, dan E6, demikian seterusnya sampai di F11 rumus akan mengacu ke sel C11, D11, dan E11.

Acuan Mutlak Acuan Mutlak adalah acuan di rumus yang jika dikopi ke sel lain tidak berubah, meskipun sel tempat rumus digunakan berubah. Acuan sel mutlak dalam rumus ditulis dengan menambahkan tanda dollar ($) di depan nama kolom dan baris. Acuan mutlak selalu mengacu kepada satu sel tertentu. Secara default, rumus yang baru akan menggunakan acuan relatif dan kita harus mengubahnya sendiri menjadi acuan mutlak. Acuan mutlak digunakan jika kita ingin rumus mengacu ke sel yang tetap, sekalipun rumus dikopi ke baris atau kolom yang berbeda.

Acuan Campuran Acuan campuran adalah acuan yang merupakan campuran dari acuan relatif dengan acuan mutlak. Sebuah acuan campuran mempunyai sebuah kolom mutlak dan sebuah baris relatif atau sebuah kolom relatif dan sebuah baris mutlak. Sebuah kolom acuan mutlak mempunyai bentuk $A1 dan sebuah baris acuan mutlak mempunyai bentuk A$1. Jika posisi dari sel yang mengandung rumus berubah acuan relatifnya akan berubah, sedangkan acuan mutlaknya tetap. Acuan campuran digunakan apabila kita ingin rumus mengacu kepada sebuah sel , yang jika dikopi dalam arah kolom tidak berubah namun jika dikopi dalam arah baris akan berubah. Atau sebaliknya jika dikopi dalam arah kolom akan berubah dan jika dikopi dalam arah baris acuannya tidak akan berubah. Kita dapat memasukkan acuan mutlak tanpa harus memasukkan tanda ($), melainkan dengan menekan tombol F4.