Membuat Perencanaan Kerja (Planning) Disajikan oleh: Nur Hasanah, SE, MSc

Membuat Perencanaan Kerja (Planning) Perencanaan merupakan fungsi manajemen utama karena menjadi dasar bagi semua fungsi lain yang dilakukan supervisor. Ideal apabila supervisor memiliki perencanaan yang terinci, mudah dimengerti dan dapat diimplementasikan sehingga anak buah paham terhadap perencanaan tersebut.

Pengertian Perencanaan Proses yang mendefinisikan sasaran organisasi, menetapkan strategi menyeluruh untuk mencapai sasaran itu, dan menyusun serangkaian rencana menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan pekerjaan organisasi (Stephen P. Robbin).

Hubungan dengan Kinerja Perencanaan berhubungan erat dengan kinerja organisasi secara keseluruhan. Supervisor yang membuat perencanaan dengan benar akan lebih unggul ketimbang supervisor yang membuat perencanaan asal-asalan.

Manfaat Perencanaan Membantu supervisor melaksanakan lebih banyak dengan sumber lebih sedikit. Keterampilan merencana supervisor mempengaruhi produktivitas orang lain. Menjadikan supervisor proaktif, tidak sekadar reaktif. Tidak ada pekerjaan yang gagal. Untuk melaksanakan tugas yang besar dan penting perlu dua hal: rencana dan waktu yang hampir tidak mencukupi.

Sifat Rencana yang Baik Rencana itu menyediakan suatu solusi yang dapat dilaksanakan Rencana itu harus cukup luas untuk dapat menyelesaikan pekerjaan dengan benar namun juga cukup sederhana untuk dipahami dan dilaksanakan Rencana itu meminimalkan terjadinya resiko yang tidak diinginkan Rencana itu harus spesifik dalam pengertian waktu, biaya, sumber daya Rencana itu harus fleksibel

Rencana itu dikembangkan dengan proses logis Rencana itu dikomunikasikan dengan benar kepada orang-orang yang akan menggunakan dan mendukungnya Rencana itu idealnya memasukkan gagasan orang-orang yang akan melaksanakan dan menggunakan Ada ukuran yang jelas sehingga orang yang melaksanakan tidak akan multitafsir terhadap apa yang akan dikerjakan

Latihan Mengapa perencanaan penting untuk pekerjaan anda? Hal-hal apa yang perlu direncanakan dalam pekerjaan anda? Faktor-faktor apa saja yang diperlukan dalam membuat perencanaan? Bagaimana cara anda membuat perencanaan dalam lingkungan yang cepat berubah?

Jenis-jenis Perencanaan Rencana Strategis Rencana pengembangan bisnis korporasi Rencana merger atau akuisisi Rencana komputerisasi seluruh divisi organisasi Rencana pembukaan kantor cabang di luar negeri Rencana pembuatan produk baru Rencana Operasional Rencana Tetap: rencana kunjungan ke gerai, rencana penjualan, rencana evaluasi kerja, rencana pemrosesan pesanan Rencana Situasional (Sekali Pakai): Anggaran tahunan, pameran produk baru, implementasi sistem reward and punishment, implementasi sistem komputer baru

Rencana Strategis (Renstra) Rencana yang berlaku bagi organisasi secara keseluruhan dan menjadi sasaran (tujuan) organisasi bersangkutan. Masa depan organisasi dapat dilihat dari renstra yang dibuat organisasi bersangkutan. Renstra cenderung berjangkauan panjang dan melibatkan analisis lingkungan, masalah ekonomi, perubahan global, pertumbuhan pasar dan persaingan yang ada. Renstra biasanya dibuat oleh eksekutif puncak: Vice President, General Manager dan hanya sedikit melibatkan manajer.

Manfaat Renstra Menetapkan sebuah visi bagi organisasi Menentukan arah organisasi secara keseluruhan Menyatukan divisi atau departemen di bawah satu misi tunggal yang menyeluruh

Rencana Operasional (Renop) Rencana yang memperinci cara mencapai sasaran menyeluruh dari renstra. Rencana operasional cenderung mencakup periode waktu yang pendek bulanan, mingguan, harian, bahkan jam. Bersifat lebih teknis. Supervisor bermain pada wilayah Rencana Operasional. Bersama dengan manajernya, supervisor membuat Renop beserta rinciannya.

Rencana Tetap Suatu rutinitas atau serangkaian kegiatan yang telah ditetapkan. Paling baik digunakan untuk tugas yang berulang. Manfaat: Sangat menyederhanakan pekerjaan yang dikerjakan berulang kali Menstandarkan tindakan sehingga setiap orang yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan tersebut dapat mengerjakan. Memberikan pedoman kepada karyawan

Rencana Situasional Rencana yang dikembangkan sekali saja untuk tujuan tertentu. Apabila rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya maka pekerjaan tersebut sudah selesai dan tidak akan diulang dua kali. Paling baik digunakan untuk proyek- proyek unik.

Manfaat Rencana Situasional Melengkapi atau mendukung rencana tetap karena ada perubahan dalam pelaksanaan Menyesuaikan tindakan agar cocok bagi suatu situasi atau kejadian tertentu Menjamin ketepatan karena pengumpulan data disesuaikan dengan tujuan/sasaran umum rencana

Rencana tiba di: harian, mingguan, bulanan Rencana Tetap Rencana Strategis Rencana tiba di: harian, mingguan, bulanan Rencana Tetap Rencana Situasional (Sekali Pakai) Makro Mikro

Langkah-langkah Membuat Rencana (Versi Tanri Abeng) Proyeksi dan latar belakang Sasaran yang ingin dicapai Program kerja Jadwal kerja Anggaran yang diperlukan Prosedur yang harus diikuti Kebijakan yang perlu diperhatikan

Latihan Membuat Perencanaan Bambang Hidayat adalah Supervisor Penjualan Sepeda Motor yang bertanggung jawab terhadap penjualan sepeda motor di wilayah Kabupaten Sleman, Yogyakarta. Sebagai supervisor, Bambang memiliki sepuluh anak buah di mana delapan anak buah tersebut adalah sales person dan dua orang lagi sebagai back office.

Untuk mengenalkan produk motor terbaru ke calon konsumennya, Bambang diberi tugas oleh Kepala Cabangnya mengadakan pameran di Ambarukmo Mall. Waktu pameran dibatasi seminggu dalam bulan Desember. Bagaimana cara Bambang membuat perencanaan tersebut?

Rencana Pameran Motor 17-24 Desember, Ambarukmo Mall, Yogyakarta Proyeksi dan Latar Belakang (Antisipasi, ramalan dan prakiraan kondisi ke depan serta latar belakang terhadap kegiatan masa lalu yang pernah dilakukan. Oleh karena jenis dari rencana ini operasional, maka proyeksi dan latar belakang cukup sederhana dan tidak harus komprehensif)

Memperkenalkan produk baru sepeda motor ke masyarakat Melakukan antisipasi terhadap agresivitas pesaing dalam memasarkan sepeda motor mereka Melanjutkan program-program promosi sekaligus mengakhiri promosi akhir tahun. Pameran sepeda motor dengan meriah pada tanggal 17-24 Desember.

Sasaran yang ingin dicapai (menentukan sasaran yang hendak dicapai secara terukur, jelas dan prioritaskan pada kegiatan yang dilakukan. Ukuran kuantitatif didahulukan dibanding ukuran kualitatif) Penjualan sepeda motor produk baru sebanyak minimal 20 buah per hari, atau 140 buah seminggu selama pameran. Memperkuat posisi merek di benak konsumen seperti selama ini telah terjadi. Memperluas pangsa pasar di kabupaten sleman.

Program kerja (langkah-langkah strategis yang akan dijalankan untuk mencapai sasaran dan penentuan siapa melakukan apa) Penanggung jawab pameran: Ketua : Bambang Hidayat (supervisor) Bendahara : Fransiska Tan (back office) Sekretaris : Dinta Nur (back office) Seksi acara : Supriyadi dan Teuku Ramli Seksi tempat: Bonar Sijabat dan Ujang Jaya Seksi perlengkapan: Made Adi dan Victor Dompas Seksi promosi: Taufik Hadi dan Alex Watimena

Program kerja Penyebaran brosur, pamflet, spanduk Pemasangan iklan di media massa (koran dan radio) lokal Parade band pada saat pameran Undian door prize Uji coba motor di lapangan parkir Ambarukmo Mall Service gratis lima orang setiap hari kepada pengunjung

Jadwal kerja (batasan-batasan waktu pelaksanaan sesuatu prioritas) Ingat: mulailah membuat jadwal dari yang paling akhir! Tujuan dari jadwal paling akhir ini agar mudah mengalokasikan kegiatan lain sehingga ketika di ujung pokok acara tidak kehabisan waktu/tanggal.

Anggaran yang diperlukan (pengalokasian dana dan sumber daya lain secara efektif dan efisien) Sewa lokasi pameran Rp 20 jt Brosur, pamflet, spanduk: Pembuatan brosur, pamflet, spanduk Rp 3 jt Penyebaran brosur, pamflet, spanduk Rp 2 jt Pemasangan iklan di media massa (koran) lokal Iklan koran daerah 1 kali tayang Rp 10 jt Iklan 3 radio Rp 10 jt Parade band pada saat pameran 5 band@ Rp 2 jt = Rp 10 jt Undian door prize Hadiah utama Rp 2 jt Hadiah tambahan Rp 1 jt Biaya service gratis Rp 5 jt Lain-lain untuk mendukung acara Rp 5 jt Total Rp 68 jt

Prosedur yang harus diikuti (aturan dan metode yang disusun untuk mempermudah operasional lapangan) Setiap pengeluaran uang harus sepengetahuan dan ditandatangani ketua serta bendahara Penjualan sepeda motor, baik tunai maupun kredit tetap mengikuti aturan (SOP) seperti selama in berjalan Penerima service gratis lima orang per hari hanya berlaku selama pameran berlangsung dan atas nama sama tidak boleh melakukan service dua kali Motor yang di-service tidak boleh lebih berumur tiga tahun ditarik dari tanggal pameran berlangsung Undian door prize akan dilakukan pada tanggal 24 Desember jam 19.00 sampai selesai Anggaran untuk band tidak lebih dari Rp 2 jt per band dan maksimal sebesar Rp 10 jt untuk keseluruhan band

Kebijakan yang perlu diperhatikan (merupakan kebijakan yang dilakukan apabila terjadi hal-hal di luar prosedur) Apabila salah satu PIC (Ketua atau Bendahara) berhalangan dan pengeluaran uang harus terjadi, maka boleh sepengetahuan dan tanda tangan satu pihak saja Masa berlaku door prize selama satu minggu setelah diumumkan dan diberitahukan kepada pemenang. Jika lebih dari satu minggu door prize tidak diambil akan diberikan kepada yayasan sosial Door prize tidak berlaku kepada karyawan maupun orang-orang yang berhubungan keluarga dengan karyawan (orang tua, saudara kandung, pasangan hidup, anak)

Latihan Individu Berdasar pembahasan tersebut dengan dasarnya teori perencanaan Tanri Abeng, tugas anda sekarang membuat rencana kerja dari divisi anda yang sebentar lagi benar-benar akan dijalankan.

Referensi Agung, AM Lilik. 2009. Cara Cepat Menjadi Supervisor Unggul. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.